Документационное обеспечение управления. Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов
 Скачать 83.9 Kb.
|
|
3.4. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу оформляют прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает издания приказа по личному составу о зачислении на работу. Приказы по личному составу включаются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с», например: № 1 л/с, № 2 л/с. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия для внутренних документов и имеют следующие реквизиты: 1) наименование предприятия; 2) наименование вида документа; 3) регистрационный номер; 4) заголовок к тексту; 5) текст; 6) подпись; 7) визы согласования. Текст приказа обычно делится на две части: констатирующую (может опускаться) и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа. Распорядительная часть приказа по личному составу печатается от границы левого поля документа и начинается словами «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ». На следующей строке указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок назначения, увольнения или перевода. При увольнении сотрудника указывается статья Трудового кодекса. При приеме на работу указывается вид приема (постоянная, временная, с испытательным сроком) и оклад. Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом. Приказы по личному составу объявляются сотруднику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом содержит слова «С приказом ознакомлен», подпись сотрудника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Помимо приказов по личному составу в процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами, например о взысканиях, отпусках и т. д. Такие приказы имеют индекс «К» и хранятся в самостоятельном деле не более трех лет. 3.5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для написания докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем. Докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся пять лет. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы: следственных органов, административных органов, органов охраны общественного порядка, договорного типа (протокол разногласий, согласования разногласий, согласования цены). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания акционеров, заседания советов директоров и т. д.). Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных). Протокол оформляется на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению). В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа (протокол общего собрания акционеров). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников более 15 человек, то рядом с указанием их количества делается отметка «Список участников прилагается»). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в ней располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Они формулируются в именительном падеже без предлогов «о» и «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». В разделе «СЛУШАЛИ» в протоколах даются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается делать отметку «Текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления лиц, принявших участие в обсуждении, дискуссии, включая вопросы к докладчику. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющая часть может делиться на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются работниками, как правило, по кадровым вопросам, адресуются руководителю организации, оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст начинается с изложения непосредственного существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения (подлинники или копии документов, анкета, автобиография). Заявление подписывается автором. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций), приема – передачи (при смене руководства), дегустации, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, несчастных случаев, аварий, коммерческий акт, приема работ по контракту. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по приказу руководителя. Акты составляются по единой схеме. Комиссия изучает существо вопроса, законодательные, нормативные документы. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены, первоначально ведутся черновые записи. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Текст акта делится на две части. Во вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документы, устное распоряжение руководителя, какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проделанной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Акт может иметь заголовок, начинающийся с предлога «о» или «об» и формируемый с помощью отглагольного существительного («О проверке», «О списании») или отвечающий на вопрос «чего?» (Акт ревизии кассы). Для ряда актов (по материальным, финансовым и др.) необходимо утверждение руководителя и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка (виза ознакомления). Справка – документ, содержащий описание фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного характера. Справки по основной деятельности организации могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило – вышестоящую, организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Контрольные вопросы Какие разновидности приказов используются в деятел ьности предприятия (организации)? Какие реквизиты используют при составлении докладной записки? Как оформляются протоколы заседаний, собраний, совещаний? Как оформляется заявление? Лекция 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т. д.). По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – исходящие документы, а другая циркулирует внутри учреждения – это внутренняя документация. При рационализации документооборота следует руководствоваться положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда. При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения, например предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и проставления резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т. д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т. д.). 4.2. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ Все поступающие в организацию документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и т. д.) передаются конкретному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте проверяют правильность доставки, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией с пометкой «лично» передаются адресату без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (если на документе нет даты или адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в зависимости от срока хранения письма. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Это существенно повышает эффективность управленческого процесса. Нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения, так как 80–90 % всех поступающих документов ему приходится переадресовывать своим заместителям. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. При отсутствии руководителя допускается передавать документ для исполнения должностному лицу с последующим извещением об этом руководителя. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп: Наименование организации Вх. №______________ От________________ Дата регистрации (по порядку номеров, начиная с календарного года) проставляется в день поступления документа. Регистрировать следует документы, поступающие от вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и другие. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем организации. Все документы (входящие, исходящие, внутренние) регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. единиц и более, где невозможна централизованная регистрация, важнейшие документы регистрируются в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях. В последнее время для этого используются автоматизированные системы регистрации документов (АСРД). Документы регистрируются в основном на карточках, хотя журнальная система регистрации кое-где еще сохранилась: такой учет документов предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче трудовой книжки, пропуска и т. д. Журнальная система используется также в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала. Журнальная система удобна еще и для организации, в которую поступает незначительное количество документов. На первом этапе заполняются следующие реквизиты: входящий номер и дата регистрации, например № 15 от 15.01.2016 (№ 15 – порядковый номер поступающего документа начиная с 1 января текущего года, 15.01.2016 – дата поступления регистрируемого документа). Эти номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе; от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ); количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); дата полученного документа и исходящий номер (20.02.2016 № 259/10); краткое содержание документа – например, направить информацию о состоянии воспитательной работы в учреждениях начального профессионального образования. После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как исключение – на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Резолюция должна быть конкретной, например, Иванову Г.В. Прошу подготовить ответ личная подпись 12.02.2016 Руководитель не должен оставлять документы у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости можно сделать ксерокопию документа. Руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных. Это, как правило, делают референт или канцелярия, общий отдел, секретариат и т. д. Затем документ передается исполнителю согласно проставленной руководителем резолюции. Если в резолюции названы несколько исполнителей, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии – другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция», например: Кирсанову И.П., Иванову Г.В. Прошу подготовить ответ личная подпись 13.02.2016 Затем на обратной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.02.2016; «Кому направлен документ» – Иванову Г. В.; «Расписка в получении» – личная подпись Г. В. Иванова, 15.02.2016. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем – в канцелярии. |