Документационное обеспечение управления. Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов

Название	Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов
Дата	06.04.2022
Размер	83.9 Kb.
Формат файла
Имя файла	Документационное обеспечение управления.docx
Тип	Лекция #447561
страница	1 из 5

1 2 3 4 5

Лекция 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.

Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ – это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Документы классифицируются:

по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по средствам фиксации – письменные, графические, фото- и кинодокументы, электронные и т. д.;
по юридической силе – подлинные и подложные;
по стадиям подготовки – черновики и подлинники (оригиналы).

Черновик– документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом.

Копия – повторное абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Выписка – фрагмент содержательной части документа, имеющий состав реквизитов основного документа и подтвержденный необходимыми подписями должностных лиц и печатью.

Дубликат–документ, выдаваемый в случае утраты владельцем подлинного документа (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

1.2. Ф_{УНКЦИИ ДОКУМЕНТА}

Документ выполняет ряд функций. Это:

Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь – документирование создания предприятия и организации, его производственно-хозяйственной деятельности.
Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.
Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных вопросов с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензии в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.
Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.
Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.
Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

1.3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. УСД предназначены как для использования с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

В основе создания УСД лежит метод унификации– установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;
унифицированная система внешнеторговой документации.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.

Контрольные вопросы

Дайте определение документа.
Укажите, по каким признакам классифицируются документы.
Назовите основные функции документа.
Что представляет собой подлинник документа?
В чем заключается метод унификации документа?

Лекция 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

организационные документы – законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), типовые и примерные номенклатуры дел;
распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения;
документы по личному составу – приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий;
плановые документы – целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализ отчетных данных;
финансово-бухгалтерские документы – годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договоры банковского счета, кредитные договоры, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.;
информационно-справочные документы – акты, письма, факсы, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, доверенности, телефонограммы и пр.;
учетно-статистическая документация – статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность.

2.2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению управленческих документов приведены в ГОСТе Р 6.302003. В данном стандарте приведены единые требования и правила оформления документов управления предприятиями, организациями и их объединениями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Документыизготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

левое – 20;
правое – 10;
верхнее – 20;
нижнее – 20.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств и средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

2.3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий используется первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
служебные поля: поле подшивки – не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля – не менее 10 мм.

2.4. СОСТАВ, РАСПОЛОЖЕНИЕ, ХАРАКТЕРИСТИКА РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке документов необходимо учитывать положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТа Р 6.30– 2003, которыми определены правила оформления реквизитов для документов общего административного управления.

При подготовке и оформлении документов по ГОСТу Р 6.30–2003 используются следующие реквизиты:

01    – Государственный герб Российской Федерации;

02    – герб субъекта Российской Федерации;

03    – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04    – код организации;

05    – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06    – идентификационный номер налогоплательщика-код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07    – код формы документа;

08    – наименование организации;

09    – справочные данные об организации;

10    – наименование вида документа;

11    – дата документа;

12    – регистрационный номер документа;

13    – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14    – место составления или издания документа;

15    – адресат;

16    – гриф утверждения документа;

17    – резолюция;

18    – заголовок к тексту;

19    – отметка о контроле;

20    – текст документа;

21    – отметка о наличии приложения;

22    – подпись;

23    – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» и реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»помещаются на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Воспроизводимое изображение должно точно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов располагается в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1268 изготавливаются только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности.

На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»– это, как правило, символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04 «Код организации»проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП»также проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 «Код формы документа»проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа, относящейся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, состоит из семи цифр (класс 0200000) и контрольного числа.

Реквизит 08 «Наименование организации»должен соответствовать наименованию, закрепленному в уставе организации или положении о ней. Указанный реквизит обозначает автора документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором документа, например, могут быть администрация области, края, структурные подразделения, должностные лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации»содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, webстраницы в Интернете, номера телефонов, факсов и др.

Последовательность написания адреса в документах определена ГОСТом Р 6.30–2003, она отличается от последовательности написания адреса на почтовых отправлениях, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). К почтовым отправлениям относятся письма и почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в определенной последовательности:

адрес (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номера дома и квартиры;
название населенного пункта (город, поселок и т. п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

В таком же порядке оформляется адрес отправителя.

Реквизит 10 «Наименование вида документа»– один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного письма. Данный реквизит дает первое общее представление о документе и его назначении. Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает набор необходимых реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Располагается этот реквизит после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке. При продольном расположении реквизитов на бланке этот реквизит центрируют относительно наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ СПРАВКА

Реквизит 11 «Дата документа»– один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

дата его подписания (для приказов, писем, справок);
дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т. п.) оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 08.04.2016.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 апреля 2016 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например: 2016.04.08. Данный способ используется в основном в международной переписке.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа»– это порядковый номер документа с начала календарного года. Для заполнения данного реквизита отведено место в бланке документа рядом с датой.

Для внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов) это также порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14 «Место составления или издания документа»указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации».

Реквизит 15 «Адресат»может состоять из следующих частей:  наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
инициалы и фамилия (в дательном падеже);
почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же положения табулятора. Расстояние между ними – 1,5 междустрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к его самой длинной строке, например:

Руководителю Департамента

Энской области

Г. В. Петрову

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат».

Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Завод «Кристалл»

Отдел снабжения и сбыта

Если документ адресован должностному лицу, название его должности и фамилия указываются в дательном падеже:

Директору школы № 25 г. Красноярска П. Н. Фролову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, данный реквизит оформляют следующим образом:

Начальнику общего отдела

П. С. Григорьеву

Должность получателя и его фамилию следует указывать только в том случае, если точно известно, кто занимается вопросом, о котором идет речь в письме, например:

Департамент образования

Энской области

Отдел кадров

Главному специалисту

Г. В. Сидорову

При адресовании документа лицам, имеющим звания, например военным или ученым, эти звания указываются перед фамилией:

Российский государственный гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Заведующему кафедрой археологии

профессору И. И. Петрову

Если документ отправляется нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям, их следует указывать обобщенно:

Администрации районов, городов Омской области

Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес. Если документ адресуется в организацию, сначала указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ направляют физическому лицу, вначале указывают инициалы и фамилию адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову В. Я.

ул. Кирова, д. 6, кв. 10,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Данный реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правовой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется указывать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам данный реквизит включает имя и фамилию адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы и населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк данного реквизита должно быть не больше шести, а количество знаков в строке не больше 30. Если в строке более 30 знаков, следует использовать шрифт меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа»придает документу юридическую силу.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Утверждаются, как правило, такие документы, как положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания, должностные инструкции и т. д.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. В случае утверждения документа должностным лицом указанный реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента образования

Энской области подпись В. А. Романов 20.03.2016

При утверждении документа правовым актом данный реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО)», наименования

утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом руководителя Департамента имущественных и земельных отношений Администрации Энской области

от 20.02.2016 № 134

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

Слово «УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕР-

ЖДЕНЫ)» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже через два межстрочных интервала печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа. Данные наименования допускается центрировать относительно слова «УТВЕРЖДАЮ».

Реквизит 17 «Резолюция»представляет собой конкретное поручение руководителя по исполнению документа.

Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения, например:

Черняеву А. С. к 12.01.2016 Подпись

07.01.2016

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, личную подпись и дату, например:

Веберу А. Б.

Галкину А. А. Личная подпись

03.02.2016

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах в верхней части листа. Часто резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему «листке-поручении» формата А6.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту»включает краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. После составления текста документа формулируется заголовок, являющийся обязательным элементом любого документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Он должен отвечать на вопрос «о чем? (о ком?)» или «чего? (кого?)», например: «О сроках поставки продукции» или «Должностная инструкция главного специалиста».

Заголовок размещается от левой границы правого поля документа. Данный реквизит облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка может быть не более пяти.

Если в тексте отражены несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий, например: «О Н. К. Петрове».

Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Реквизит 19 «Отметка о контроле»проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

Реквизит 20 «Текст документа».Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их:

а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. В других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и ее субъектов документы могут составляться на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Тексты документов допускается оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации (ГОСТ Р 1.5–2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики выражаются словесно и должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, организации-автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения».Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Если приложения упомянуты в тексте, их наименования в данном реквизите не указываются, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, их наименования следует указывать в отметке о приложениях, например:

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Между названиями приложений делается 1,5–2 междустрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один междустрочный интервал.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложение посылается, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение 2 к распоряжению главы администрации области от 20.02.2016 № 25-Р

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ 2» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу от 15.02.2016 № 120

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

Заключение Постоянной комиссии по здравоохранению от

25.10.2016 № 25 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Реквизит 22 «Подпись»– обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается под текстом у границы левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); его личная подпись и ее расшифровка.

Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, например:

Начальник управления          личная подпись                   Н.И. Сергеев

1 2 3 4 5