Документационное обеспечение управления. Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов
 Скачать 83.9 Kb.
|
|
4.3. ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Отправка документов осуществляется в следующем порядке. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Материалы, на основании которых он готовился, передают руководителю вместе с проектом документа, либо они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. В частности, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа. После подписания руководителем на первом листе документа, который оформляется на бланке, проставляются дата отправления и регистрационный номер. На бланке письма указываются также номер и дата входящего документа, на который дается ответ, например: 20.01.2016 №259-02/36 На № 2054-02/5 от 25.12.2016 Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй, с визами согласования, – остается в деле организации. Отправляемый документ регистрируется для учета и планирования документооборота. В регистрационных формах необходимо предусмотреть следующие реквизиты: порядковый регистрационный номер и дату; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписку в получении или номер реестра; дату; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дату исполненного документа; номер дела, в которое помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметку о получении ответа; дату. 4.4. ОБРАБОТКА ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения и исполнения (использования) документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения, учреждения, а в других случаях – в иные организации. Протоколы, содержащие поручения, передаются адресатам в виде копий или заверенных выписок из протокола. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело. Порядок регистрации и учета внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству. 4.5. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период, обычно за год. Учет организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства. При определении объема документооборота учитывают все документы. Входящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов также учитываются отдельно. Чтобы определить объем документооборота в организации за год, необходимо подсчитать общее количество всех документов – внутренних и исходящих. Контроль исполнения документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов, с другой стороны – соблюдение соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба. Основные задачи контрольной службы – контроль исполнения входящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностных инструкциях. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, исполнение которых подлежит контролю. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов, а также распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения. Информация о результатах исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля сроков исполнения данных документов. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения: например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя эта группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения. Повышению эффективности контроля исполнения и дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения и должностные инструкции, четкие и однозначные формулировки решений, высокое качество подготовки документов. Сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции. Если в документе и резолюции не указаны иные сроки исполнения, документ должен быть исполнен до истечения месяца со дня его поступления. На документы, подлежащие контролю, заводится карточка с указанием сроков исполнения и исполнителей. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут лишь руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль. Согласно ГОСТу Р 6.30–2006 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К». Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами. По данной справке можно проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. Если руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может проверить качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие отчеты помогают руководителю оценить труд работников. 4.6. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ Номенклатура дел согласно основным правилам работы ведомственных архивов представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные. Конкретная номенклатура дел– это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. Типовая и примерная номенклатуры делявляются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. Типовая номенклатура делустанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом. Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями архивной службы Российской Федерации в порядке оказания методической помощи организациям. Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (центральными экспертными комиссиями) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел и правильную классификацию документов. Работа по составлению номенклатур дел структурных подразделений и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой, которая определяет принципы формирования документов в дела. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел руководители структурных подразделений получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, рассматривается экспертной комиссией и ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел структурных подразделений координируется службой делопроизводства. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, куда передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о включении новых дел и т. д. Формирование дел– это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. При формировании дел необходимо обеспечить оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформление в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежат возврату (возвращаются исполнителю для доработки). Черновики, копии в дело не помещают. Дела формируются централизовано (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс: например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты комитета по начальному профессиональному образованию может иметь индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные и отчетные планы и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание». В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и служебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов. При большем количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам, например, дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки». Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлению деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. При формировании дел используются скоросшиватели. Большие дела могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри папки необходимо использовать разделители с указанием года. Завершающим этапом работы с документами является подготовка исполненных документов к хранению и передаче в архив. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и длительного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив. Отметим, что ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящий в систему государственной архивной службы или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел. Для проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля правильности отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК) и разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На ЭПК кроме ежегодного отбора документов на хранение возлагаются следующие обязанности: рассмотрение дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о повреждении документов постоянного хранения и утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение, вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного характера; подготовка и внесение на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т. д. Оформление дела – это комплекс работ по переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление дела с момента его заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив в конце календарного года. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения оформлению подлежат дела постоянного, длительного хранения и дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней систематизации, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. На обложках дел постоянного, длительного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс; аннотация к документам (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов; срок хранения; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. При заполнении реквизитов на обложке дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года на обложку дела постоянного или длительного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело перешло в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел учреждения, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной службы. При необходимости (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле), в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть отметка об этом. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дела зависит от всестороннего учета, характера и вида документов, которые в нем сформированы. В конце каждого дела постоянного или длительного хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно документом, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, в закрывающихся шкафах, которые должны обеспечивать сохранность документов, корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дела постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают листзаместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дела не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку – заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в котором выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, дату, также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль сохранности документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, длительного хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.), заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате, другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если обнаруживаются недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего дела структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передающего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. Контрольные вопросы Что представляет собой документооборот предприятия (организации)? Перечислите операции по обработке документов, поступающих в организацию. Какие признаки используют при формировании дел? Как осуществляется подготовка дел к архивному хранению? Почему необходимо ведение номенклатуры дел на предприятии? |