Материалы для работы. Лекция. Тема Понятие и методологические основы регламентации и нормирования труда
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Контрольные вопросы 1. В каком году развернулось стахановское движение? В чем его сущность? 2. В чем заключается главная проблема создания единой общеотраслевой нормативной базы? 3. Какой основной фактор в нормировании труда выделил Г.Ф. Ориентлихер? 29 4. Назовите основные вехи этапа централизации в организации и нормировании труда на государственном уровне. 5. Какие ученые и когда внесли значительный вклад в разработку теории управления. 6. Дайте определение регламенту и регламентации. 7. На какие нормативно-правовые акты опирается регламентация труда. 8. Какова цель системы регламентов труда, назовите формы регламентации труда. 9. Какие документы относятся к распорядительным. 10. Каковы задачи и функции возникают при формировании системы управления новой организацией. 11. Дайте определение и назовите цели должностной инструкции. 12. Что включают в себя профессиональные стандарты. Контрольные задания 1. В России впервые попытку применения научных методов оценки труда предпринял: а. И.М. Сеченов; б. И.П. Павлов; в. В.М. Бехтерев. 2. Теория В.М. Бехтерева строится на: а. комплексном изучении отношений человека и окружающего его физического, биологического и социального мира; б. процессах возбуждения и торможения реакций в коре головного мозга, что обосновало закономерности трудовых процессов; в. формировании научной базы для исследования человека в процессе труда. 3.Регламентация труда – это управленческий процесс, который обеспечивает: а). установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления; б). упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач; в). затраты времени на выполнение элементов (или комплексов) работы, а также необходимой численности работников для выполнения объема работы, принятого за единицу; г). время, необходимое в определенных организационно-технических условиях на обслуживание в течение смены одной единицы оборудования. 1 Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда персонала и система нормативных документов. В первом блоке раскрываетсяформы регламентации труда, регламентирующие документы, виды регламентов, качественные и количественные параметры трудовой деятельности. Во втором блоке раскрывается система нормативных документов по регламентации труда. Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда персонала и система нормативных документов. Первый блок Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда, т. е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т. п., которые можно разделить на документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т. д. Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др. Регламентация труда требует определения совокупности регламентирующей документации. Проблема определения форм регламентации труда обуславливается, с одной стороны, спецификой труда, а 2 с другой – неопределенностью границ делимости составляющих процессов. В научной и методической литературе по организации управления отсутствуют полные классификационные схемы регламентов труда. Поэтому вопрос о принципах классифицирования исходного множества определенных предметов требует теоретического осмысления. Классификация – это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков. Регламент можно классифицировать: - регулирующие деятельность предприятия (устав, учредительный договор); - по информационному обеспечению: формы документов – делопроизводство; - регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение); - нормирование процесса управления – организационные процессы, графики производства; - регулирующие работу персонала – положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты, если данные положения отсутствуют, то для наёмника есть крайне большой риск. Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой – упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда – т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Как видно, регламенты труда занимают 3 ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др. 1 К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д. Для регламентирования труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной. В этой связи следует обратиться к нормированию труда – установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности. Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов. Регламентирование труда, как правило, рассматривается по следующим направлениям: организационно-правовое; экономическое; социально-психологическое. 1 Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.: МАРТИТ, 2012.-69 с. 4 Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих: - нормативный характер (например, положение о структурном подразделении, положение об организации, должностные инструкции и др.); - характер административного указания, которое является обязательным, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам (например, приказ, распоряжение, инструкция); - рекомендательный характер (например, распорядок рабочего дня руководителя и т.п.). Эти документы имеют различную степень регламентации и детализации, но общее для них – четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица. Экономические направления и формы регламентирования определяют границы и порядок экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников организации, положение о премировании и т.п. Социально-психологическое направление регламентирования устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования труда. Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации. Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. В текст 5 положения о персонале рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, правила делового поведения персонала. 2 Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.): его задачи, функции, права, ответственность. Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению. Штатное расписание описывает совокупность должностей персонала; это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним. Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и 1. 2 Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с. 6 составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений – положениями о них. Таким образом, классификация форм регламентации труда может включать в себя бесконечное множество признаков и соответствующее множество классификационных схем. Количество признаков определяется целями и задачами, стоящими перед разработчиком. Так же отметим, что эффективная работа организации не может быть достигнута без регламентирующих документов, с помощью которых осуществляется результативная работа персонала. От правильно разработанной регламентации труда персонала напрямую зависит успех организации. 3 Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин – локальные нормативные акты. 3 Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с. 7 Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации – уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве – положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях – положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан. 4 Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы 4 Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с. 8 с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.). Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются: - общие положения; - состав документов организации; - подготовка документов, организация документооборота; - информационно-поисковая система организации; - контроль исполнения документов; - организация документов в делопроизводстве; - передача документов на архивное хранение. В "Общих положениях" указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений. В разделе "Состав документов организации" называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации. Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и 9 организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица. Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п. При работе с такой документацией предусматриваются: - своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств; - заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков; - внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации. Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно 10 создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования, прежде всего, следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям. 5 Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций. 5 Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.: МАРТИТ, 2012.-69 с. 11 Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения: - о наименовании формы документа; - о присвоенном этой форме коде; - о наличии общегосударственной формы документа; - об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.); - о степени ограничения доступа к документу. Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее. Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе "Подготовка документов, организация документооборота" Инструкции. Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных 12 групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов. Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее – Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, должностных инструкций, договоров и т.д. Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например: 13 "Для прохождения производственной практики в 20__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек. Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях: Рассмотрим локальные нормативные акты, принятие которых обязательно для организации. Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются: - порядок введения суммированного учета рабочего времени; - перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно; - места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов; - порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре. К обязательным локальным нормативным актам относятся также: 14 - документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников; - права и обязанности работников в этой области; - порядок хранения и использования персональных данных работников в организации; - порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации; - перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников. Также обязательны – штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка. Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда. Они регламентируют: - информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда; - наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации. Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео – дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. 15 Например, по причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д. 6 Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда персонала и система нормативных документов. Второй блок Исходя из содержания и характера выполняемых функций выделяют следующие категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители). Труд руководителей по своему характеру является административно- управленческим и представляет собой комплекс систематических и целенаправленных действий по организации и координации деятельности подчиненных им сотрудников. К числу выполняемых ими функций относятся: служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные и др. Руководитель наделен определенными полномочиями в принятии решений по конкретному кругу вопросов и несет всю полноту ответственности за результаты работы возглавляемого им коллектива. Труд специалистов связан с выполнением работ аналитического и конструктивного характера, требует предоставления широких возможностей для творчества как при постановке целей и задач, так и при определении путей и методов их осуществления. Труд технических исполнителей состоит из относительно несложных, стереотипных, постоянно повторяющихся операций по информационному обеспечению управления. К ним относятся: 6 Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.: МАРТИТ, 2012.-69 с. 16 документационные, первично-счетные и учетные, коммуникационно- технические, вычислительные и формально-логические. Система нормативных документов по регламентации труда. Исходя из содержания и характера выполняемых функций выделяют следующие категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители). Труд руководителей по своему характеру является административно-управленческим и представляет собой комплекс систематических и целенаправленных действий по организации и координации деятельности подчиненных им сотрудников. К числу выполняемых ими функций относятся: служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные и др. Руководитель наделен определенными полномочиями в принятии решений по конкретному кругу вопросов и несет всю полноту ответственности за результаты работы возглавляемого им коллектива. Труд специалистов связан с выполнением работ аналитического и конструктивного характера, требует предоставления широких возможностей для творчества как при постановке целей и задач, так и при определении путей и методов их осуществления. Труд технических исполнителей состоит из относительно несложных, стереотипных, постоянно повторяющихся операций по информационному обеспечению управления. К ним относятся: документационные, первично-счетные и учетные, коммуникационно- технические, вычислительные и формально-логические. Различия в содержании труда требуют разного подхода при регламентации трудовой деятельности каждой из указанных категорий служащих. Труд руководителей менее всего поддается жесткой регламентации, так как именно на них лежит ответственность за качественную подготовку и принятие обоснованного и своевременного решения. Управление – процесс многогранный, неоднозначный, зависящий 17 от сложной и подвижной совокупности факторов, постоянно создающих нестандартные ситуации. Это требует от руководителя творческого подхода, широкого кругозора, высокой профессиональной квалификации, а также интуиции, здравого смысла, особых личных качеств, которые необходимы при принятии решений и руководстве людьми. Именно поэтому труд руководителя справедливо рассматривается многими исследователями как искусство, без которого невозможен процесс управления. В связи с этим, чем выше уровень управления, тем более серьезное внимание уделяется порядку подбора персонала и назначения на должность. Уровень управления влияет также на содержание и сложность работы руководителя, меру его ответственности и самостоятельности, объем полномочий. Чем ниже уровень управления, тем конкретнее они могут быть определены и закреплены в нормативных документах. Число уровней управления устанавливается под влиянием различных, в том числе противоположных по направленности, требований. С одной стороны, такое влияние должно быть как можно меньше, так как с увеличением числа уровней управления возрастает опасность потери и искажения информации, а также увеличивается время ее прохождения по управленческой цепи. В результате снижаются оперативность и качество управления при росте затрат на содержание управленческого аппарата. С другой стороны, при неоправданном сокращении числа звеньев теряется управляемость, т. е. возможность контроля и координации работ большого числа сотрудников. Для обоснованного решения этого вопроса применяются нормативы числа подчиненных. Должностные обязанности руководителя прямо связаны с организационной структурой аппарата управления и вытекают из тех задач и функций, которые возложены на возглавляемое им структурное подразделение. Организационная структура аппарата определяет состав и 18 взаимосвязь подразделений и должностных лиц. Она отражает специализацию каждого структурного подразделения, его место в общей системе управления, подчиненность и взаимодействие с другими подразделениями (по вертикали и горизонтали). Структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляются процессы управления на основе разграничения функций и специализации подразделений. Деятельность аппарата управления как единой системы обеспечивается путем регламентации, т. е. установления определенного порядка работы каждого его элемента (структурного подразделения, должностного лица). Для этой цели разрабатываются положения о структурных подразделениях. Положение о структурном подразделении – это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, его место и роль в системе управления, внутреннюю организацию. Взаимоотношение отдела кадров с другими подразделениями предприятия 1. С цехами, отделами и подразделениями предприятияПолучает: заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины; графики отпусков работников подразделения. Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины; изменения правил внутреннего трудового распорядка. 2. С юридическим отделом Представляет: приказы на визирование. 3. С бухгалтерией Получает: справки о заработной плате для оформления пенсии по 19 возрасту и инвалидности. Представляет: табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц (Из типового положения об отделе кадров). На основе положения о структурном подразделении осуществляется повседневная деятельность его сотрудников по реализации тех задач и функций, за выполнение которых подразделение в лице его руководителя несет полную ответственность. Положение является базовым документом для распределения функций и работ между исполнителями, установления их персональных должностных обязанностей, составления штатного расписания. Оно позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании работников. Для разработки качественных положений важно, чтобы их подготовка и утверждение проводились одновременно для всех структурных подразделений или по строго установленному графику. Это обеспечит системность всего комплекса разрабатываемых документов, наиболее четкое распределение работ, ответственности и полномочий. Проекты положений, как правило, поручают разрабатывать самим руководителям структурных подразделений, однако в процессе работы необходимо обеспечить совместное обсуждение вопросов, касающихся смежных подразделений. Это позволит подготовить целый комплекс документов, согласовать взаимосвязи между подразделениями и избежать дублирования, что неизбежно при автономной работе над каждым отдельным положением. Составляя проекты положений, руководители структурных подразделений, как показывает практика, исходят из своих представлений о 20 характере этих документов, их содержании и структуре. В результате документы получаются разностильными, различными по степени регламентации, что также противоречит принципу комплексности и системности. Чтобы этого избежать, необходимо обеспечить руководителей инструктивным материалом с методикой разработки положений, организовать консультации квалифицированных методистов. Роль методистов особенно важна на этапе системного анализа подготовленных проектов, в результате которого выявляются слабые стороны и дисбалансы в деятельности взаимосвязанных структурных единиц, проводится увязка с целью более органичного и гибкого их взаимодействия, уточняются требования высшего уровня управления к подразделениям с точки зрения их вклада в решение задач, стоящих перед предприятием в целом. По результатам этой тщательной аналитической работы и после согласования с руководителями подразделений предложений по дополнению и корректировке документа может быть подготовлена его окончательная редакция, которая и представляется на утверждение. Для вновь создаваемых подразделений, направление деятельности которых только формируется и в полной мере определится только в перспективе, разрабатываются временные положения, вводимые сроком на один год, по истечении которого они уточняются и утверждаются как постоянные. Утвержденный комплекс положений отражает наиболее эффективный вариант разделения труда и кооперации работников аппарата управления на конкретный период – момент разработки. Однако содержание и условия деятельности аппарата постоянно изменяются под влиянием большого числа внешних и внутренних факторов. Поэтому утвержденные регламенты не должны превращаться в догму, препятствовать инновациям, т. е. должны обладать определенными адаптивными качествами, чтобы сохранять актуальность. 21 Предотвратить неоправданно быстрое старение положений возможно на основе правильного подхода к степени конкретности их содержания. Степень конкретности должна быть необходимой и достаточной, чтобы можно было четко зафиксировать круг задач и функций, контролировать ход их выполнения и результаты, установить должностных лиц, ответственных за ошибки и задержки при принятии управленческих решений, за некачественные, плохо подготовленные решения, а также за непринятие решения. Вместе с тем излишняя конкретизация может только ограничить деятельность руководителя, снизить эффективность работы подразделения и аппарата управления в целом. Это особенно важно учитывать потому, что наряду с регламентацией существует еще и область неформального взаимодействия между подразделениями и должностными лицами, в том числе руководителями подразделений, в ходе которого уточняются многие конкретные вопросы. Прямые неформальные контакты позволяют в современных условиях оперативно найти разумное решение даже в весьма сложных и неожиданно возникающих обстоятельствах, в то время как все разнообразие жизненных ситуаций в регламентирующих документах предусмотреть невозможно. Появление новых задач и функций, смещение акцентов в значимости отдельных направлений деятельности, упразднение некоторых из них, применение новых информационных технологий, основанных на компьютерной обработке данных и создании сетей, совершенствование документооборота вносят серьезные изменения во взаимоотношения между элементами организационной структуры, что должно находить отражение и в регламентирующих документах. Для поддержания комплекса положений о подразделениях в работоспособном состоянии с учетом изменений условий их функционирования в регламентирующие документы следует своевременно вносить изменения и дополнения. Однако по мере накопления таких изменений и дополнений становится все сложнее 22 обеспечить эффективную совместную работу подразделений, поэтому необходимо систематически пересматривать и совершенствовать как структуру управления, так и комплекс дополняющих ее нормативных документов. В соответствии с действующей системой организационно- распорядительной документации в Положении о структурном подразделении (департаменте, управлении, отделе) должны быть предусмотрены следующие разделы: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и ответственность; Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Связи В разделе “Общие положения” указывается точное название подразделения, определяется его место в организационной структуре, в чьем непосредственном подчинении оно находится, кем возглавляется. Устанавливается порядок назначения на должность и освобождения от должности его руководителя. Должна быть приведена также внутренняя структура подразделения. Необходимо четкое распределение функций между частями подразделения, указание подчиненности и взаимодействия последних. Кроме того, устанавливается порядок утверждения структуры и штатов подразделения. Приводится перечень основных нормативных документов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Раздел “Основные задачи” содержит формулировку основных задач подразделения, пространство его управленческого воздействия, которое обеспечивает достижение общих целей, стоящих перед предприятием. В зависимости от принятой организационной структуры для этого может быть использован проблемно-целевой, функциональный, предметный или территориальный (региональный) подход. Задачи должны 23 быть сформулированы достаточно укрупненно, масштабно, без излишней детализации. Оптимальным считается их количество от 3 до 5. Раздел «Функции» является основным разделом положения. В нем должны быть отражены основные функции и виды работ, которые необходимо осуществить, чтобы выполнить сформулированные выше задачи, причем наиболее эффективным и экономичным способом. Разработка этого раздела базируется на изучении загрузки подразделений, состава и объема выполняемых ими работ, установлении четких границ и обеспечении надежных “стыков” между подразделениями применительно к той технологии, которая является наиболее эффективной для решения поставленных задач. Поэтому при разработке положений решаются вопросы совершенствования управленческих технологий и организации труда сотрудников; проводятся анализ и рационализация информационных связей и документопотоков; уточняется роль подразделения в подготовке проходящих через него документов; устанавливается круг вопросов, по которым подразделение принимает решения самостоятельно. Права подразделения осуществляются его руководителем, а также другими должностными лицами, которым он передает часть своих полномочий. Масштаб полномочий, предоставляемых руководителям соответствующих уровней, определяет степень централизации организационной структуры. Централизация характеризуется отсутствием передачи полномочий, в связи с чем большая часть решений принимается только на уровне руководителей высшего звена. К недостаткам централизации относятся: снижение оперативности в принятии решений, рост бюрократизма, увеличение количества документов и их оборота. Децентрализация, составной частью которой является делегирование полномочий, направлена на преодоление этих недостатков. Делегирование полномочий дает право принятия решений должностным лицам нижестоящего уровня. Прежде всего это касается тех вопросов, которые требуют немедленной реакции либо носят узкий, специальный 24 характер. При делегировании полномочий должны соблюдаться определенные условия: передача полномочий связана с конкретным заданием и ожидаемым результатом, а объем полномочий должен быть достаточным для его достижения; передача полномочий осуществляется по управленческой вертикали (линейное подчинение) таким образом, чтобы каждый подчиненный знал, кто конкретно его уполномочил, перед кем он несет ответственность; передаются лишь полномочия, ответственность за действия своего подчиненного перед вышестоящим уровнем управления несет руководитель соответствующего подразделения. Результативность передачи полномочий зависит, в основном, от причин субъективного характера, в том числе от восприимчивости высшего эшелона управления к новым идеям, доверия к подчиненным и готовности пойти на некоторый риск, желания подчиненных взять на себя дополнительное задание и соответствующую ответственность. С учетом особенностей работы подразделения, его функций и прав устанавливается ответственность руководителя за своевременное и соответствующее установленным требованиям выполнение всех закрепленных за подразделением работ, рациональную организацию труда сотрудников. Вопрос об ответственности решается на основе принципа единоначалия, в соответствии с которым эта ответственность возлагается на одно лицо, а не распределяется между несколькими лицами, что особенно важно при выполнении комплексных задач несколькими подразделениями. Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями. Связи» устанавливает совокупность устойчивых связей и взаимных обязательств 25 между подразделениями. Без связей и реального взаимодействия частей не может быть организованного целого. Распределение функций, прав и ответственности должно быть уравновешено мерами по интеграции и координации, которые связывали бы эти разрозненные элементы и обеспечивали необходимую согласованность в их действиях. Чаще всего взаимодействие осуществляется по таким основным видам связи, как вертикальные (линейные) и горизонтальные (функциональные). Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организационной структуре. Они жестко установлены, действуют постоянно и отражают распределение полномочий. Эти связи служат каналами передачи распорядительной (вниз) и отчетной (вверх) информации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния. С их помощью руководитель реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство, используя для этого форму приказа, распоряжения, команды, указания и т. д. Горизонтальные связи отражают отношения с другими подразделениями, другими элементами организационной структуры, не носящими характера подчиненности. Их главное назначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию путем передачи информации смежным подразделениям в соответствии с принятой процедурой подготовки и принятия управленческих решений. По этим каналам связи передаются статистическая информация, аналитические материалы, проекты документов, предложения и замечания по их доработке и корректировке. На их основе осуществляется комплексный, многоаспектный подход к разработке и принятию управленческих решений. Большое количество и неупорядоченность горизонтальных каналов связи свидетельствуют о недостатках в организационной структуре. Горизонтальные связи не всегда удается полностью формализовать, поэтому они, как правило, дополняются неформальным взаимодействием. Формальные же связи, то есть закрепленные в положении, отражают 26 лишь обязательные и постоянные, стабильно поддерживаемые связи между «неперсонифицированными» элементами организационной структуры. Наряду с регламентацией деятельности подразделений осуществляется и регламентация работы каждого сотрудника. Для этой цели разрабатываются типовые или персональные должностные инструкции. По своему назначению, структуре и содержанию они близки положениям о подразделениях. В разделе «Общие положения» инструкции содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность, его основные задачи, основные документы и материалы, которыми он руководствуется в своей деятельности, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к образованию и практическому опыту работника, внутридолжностное квалификационное категорирование (для специалистов). Иногда высказываются возражения против регламентации процессов управления на том основании, что она будет порождать формализм в работе аппарата управления и сковывать инициативу работников. Между тем регламентация предполагает изучение и анализ существующей практики и разработку наиболее рациональных способов выполнения процессов управления. Один из известных американских специалистов в области управления Г. Эмерсон справедливо считал, что предприятие, лишенное стандартных написанных инструкций, неспособно к неуклонному движению вперед. По его мнению, пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сменяющихся служащих. 27 Контрольные вопросы 1. В чем сущность классификации форм регламентации труда персонала. 2.Какова цель системы регламентации труда. 3.В каких документах отражаются организационно-правовые формы регламентирования. 4. Объясните каким образом качество документов влияет на эффективность управления. 5. Назовите локальные нормативные акты, принятие которых обязательно для организации. 6. Перечислите направления регламентирования труда. 7. Какие функции выполняются руководителями, специалистами и техническими исполнителями. 8. Какие функции выполняются и 9.Охарактеризуйте сущность Положения о структурном подразделении. 10.С какими подразделениями предприятия возникают взаимоотношения отдела кадров. 11. Почему излишняя конкретизация может только ограничить деятельность руководителя, снизить эффективность работы подразделения и аппарата управления в целом? Контрольные задания 1. Классификации форм регламентации труда персонала – это: а). установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления; б). упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач; в). затраты времени на выполнение элементов (или комплексов) работы, а также необходимой численности работников для выполнения объема работы, принятого за единицу; г). это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков. 2. Функции, выполняемые руководителями: а). служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные и д; б). выполнение работ аналитического и конструктивного характера, требующих предоставления широких возможностей для творчества как при постановке целей и задач, так и при определении путей и методов их осуществления; 28 в. документационные, первично-счетные и учетные, коммуникационно- технические, вычислительные и формально-логические. |