Внешнеэкономическая деятельность предприятия - Л.Е. Стровский, С.К. Казанцев, Е.А. Паршина. Внешнеэкономическая деятельность предприятия - Л.Е. Стровский, С. Леонид Евгеньевич Стровский
 Скачать 5.88 Mb.
|
20.8. Особенности деловых партнеров – представителей различных странПри деловом общении приходится иметь дело с представителями различных стран и культур. И хотя в мире постепенно складывается определенный стандарт деловых контактов, существуют заметные отличия в поведении, в степени открытости и самостоятельности представителей, мере их ответственности. Подчеркнем, что различия стилей определяются не столько национальными особенностями, сколько традициями соответствующих государств. Естественно, что фирмы и представители стран крайне разнообразны и не обязательно будут вести себя в соответствии со стилем переговоров, характерных для данной страны. В книге М.М. Лебедевой "Вам предстоят переговоры" особенности поведения представителей разных стран представлены следующим образом*: 1 См.: Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры. – М.: Экономика, 1993. Для американцев характерно стремление обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией договоренностей. Для них типичны мажорный настрой, открытость, энергичность, дружелюбие, не слишком официальная манера ведения переговоров. В то же время они обычно несколько переоценивают свои позиции и уверены, что их правила ведения переговоров – единственно верные и приемлемые. Нередко их позицию оценивают как напористую и агрессивную. Профессионализм американских делегаций высок. По сравнению с представителями других стран члены американских делегаций относительно самостоятельны при принятии решений. Американцы любят предлагать пакетные решения, объединяющие в единое целое ряд различных вопросов. Обладая обычно сильной позицией, американцы настойчивы в достижении целей и любят торговаться. Французы избегают официальных обсуждений "один на один". На переговорах стремятся сохранить независимость и существенно меняют поведение, принимая во внимание, с кем они ведут переговоры. Большое внимание уделяют предварительным договоренностям и предварительным обсуждениям проблем. Они относительно менее свободны при принятии окончательных решений и жестко связаны инструкциями руководства. Часто избирают конфронтационный стиль взаимоотношений. Характерно стремление использовать французский язык в качестве официального языка переговоров. Китайский стиль характеризуется четким разграничением отдельных этапов переговоров. На начальной стадии большое внимание уделяется внешнему виду и поведению партнеров. Идет ориентация на людей с более высоким статусом, на потенциальных союзников в составе делегации партнеров. Практически обязательно принятие окончательных решений после проведения переговоров вышестоящими органами в Китае. Позиция китайских делегаций обычно закрытая: они стараются выяснить позицию партнеров и выдвинуть свои предложения после этого, в конце переговоров, после полной оценки возможностей другой стороны. При этом умело используются ошибки, допущенные партнерами. Очень большое внимание придается выполнению достигнутых договоренностей (нередко используют различные формы давления). Японцы идут на уступки, если большие уступки делает партнер. Угрозы при переговорах с японцами мало эффективны. Японцы стремятся избежать обсуждений и столкновений позиций в ходе официальных переговоров и избегают многосторонних переговоров. Во время неофициальных встреч они стараются по возможности подробнее обсудить проблему, уделив большое внимание развитию личных отношений с партнерами. В тактике переговоров не происходит серьезных изменений, но принятие решений связано с довольно сложным и многоступенчатым утверждением и согласованием и занимает много времени. Важная черта японского стиля ведения переговоров – большая точность и обязательность во всем. Существенная особенность стиля японских делегаций – это работа "в команде", групповая солидарность, умение сдерживать амбиции и не "выпячивать" сильные качества. Непривычно для европейцев то, что японцы подчеркнуто демонстрируют свое внимание, слушая собеседника, хотя это совсем не означает согласия с точкой зрения говорящего. Немцы обычно с желанием вступают в те переговоры, где они уверены в возможности нахождения решения. Они тщательно прорабатывают свою позицию и любят обсуждать вопросы последовательно, а не все сразу. Ведя переговоры с немецкими коммерсантами, необходимо учитывать их приверженность к точности, пунктуальности и строгой регламентации поведения. Надо обращать внимание и на приверженность к титулам и званиям. Поэтому до начала переговоров следует уточнить титулы и звания каждого члена немецкой делегации. Англичане уделяют меньшее внимание подготовке к переговорам и полагают, что наилучшее решение может быть найдено в ходе переговоров в зависимости от позиции партнера. Они достаточно гибки и положительно реагируют на инициативу противоположной стороны. Традиционно умение обходить острые углы. Представители Южной Кореи стремятся к принятию решений сразу после установления взаимопонимания. Они не любят общие рассуждения и готовы обсуждать возможности партнерства при наличии реальной и детально разработанной программы. Они всегда стремятся к логической последовательности и четким взаимосвязям. Они склонны к простоте и очень не любят абстрактных рассуждений. Они обычно четко излагают свои предложения и пути их конкретного решения. Корейцы никогда не хотят показывать свое непонимание или отказывать собеседнику. Часто гордость и боязнь "потерять лицо" не позволяют им обнаружить непонимание. Корейцы открыто не говорят о своем несогласии с партнером и не доказывают его неправоту (и того же ждут от собеседника). И если решение принято, они выражают готовность к немедленным действиям. Поэтому у них недоумение и даже раздражение вызывают уклончивые ответы типа "Надо подумать" и продолжительные согласования. Представители развивающихся стран, например, стран арабского мира представляют сложность как объект для переговоров из-за слабо развитых традиций современной экономической деятельности, привычки к торгу, связанной и со своеобразным "комплексом неполноценности", боязнью, что их ущемят, что ими пренебрегают, вмешиваются в их внутренние проблемы. Поэтому причиной трудностей и конфликтов нередко оказываются мелочи, которым другая сторона не придает значения. Наиболее серьезные столкновения "по мелочам" возникают между представителями близких культур или национальностей, так как они легче ощущают мельчайшие отклонения в поведении партнеров и более болезненно на них реагируют. По мнению зарубежных специалистов, представители России и СНГ обладают хорошим деловым потенциалом. Им мешают недостаток опыта, а также некоторые сложившиеся ранее традиции. Так, наша сторона часто обращает внимание на общие, "лозунговые" вопросы и очень мало на то, как эти лозунги можно реализовать. Отмечается стремление уйти от решений, связанных с риском, что губит инициативу. При этом часто предпочитают критиковать предложение партнера, а не выдвигать собственные варианты конструктивных решений. Уступки в большинстве случаев рассматриваются как проявление слабости и на них идут неохотно. Нередко из-за недостаточной культуры позиция либо оказывается избыточно конфронтационной, либо, напротив, русская сторона идет на совершенно необоснованные и очень далеко идущие уступки, как было, например, при решении вопроса о русском военном имуществе в странах Восточной Европы. Велика опасность и эмоциональных крайностей, когда представитель зарубежной стороны рассматривается либо как безусловный враг, либо как носитель высшей государственной и экономической мудрости. При общении с зарубежными партнерами надо считаться и с рядом сложившихся традиций. Так, для американцев или немцев опоздание на встречу – признак низкой культуры, необязательности партнера, что, естественно, сказывается на дальнейших взаимоотношениях. Для латиноамериканца подобное опоздание не имеет особого значения и не рассматривается как чрезвычайное событие. В деловой разговорной практике велико значение невербальных средств общения: мимики, жестикуляции, положений тела. Обычно мы пользуемся привычными жестами, почти не задумываясь. Между тем в разных странах те же жесты могут иметь совершенно иное значение. Так, обычный утвердительный кивок в Болгарии и на юге Югославии служит знаком отрицания. В Тибете высунутый язык – знак вежливого приветствия. У нас, например, не придается особое значение, какую руку (левую или правую) протягиваем для приветствия, а в странах ислама левая рука считается нечистой, и, протягивая собеседнику левой рукой подарок или деньги, вы наносите ему оскорбление. У народов разных культур существуют разные представления об оптимальных расстояниях между людьми. Так, жители США обычно ведут между собой разговор на расстоянии не ближе 60 см друг от друга. Если собеседник стремится приблизиться на более близкое расстояние, то он невольно воспринимается как излишне настойчивый и навязчивый человек, претендующий на установление близких отношений. Неблагоприятная реакция североамериканца, протестующего против сокращения дистанции, воспринимается его собеседником, например, латиноамериканцем, как признак высокомерности и надменности. Мнение обоих в итоге оказывается ошибочным. Просто при разговоре нарушается привычная для каждого из них дистанция. Не зная различий невербального общения у разных народов, можно легко попасть впросак, обидев или даже оскорбив собеседника. Поэтому, готовясь к встрече с зарубежными партнерами, надо разобраться в различиях в трактовке жестов, мимики и телодвижений представителями делового мира в различных странах. 20.9. Приемы убеждения в деловом общенииОдна из важнейших задач участника любых переговоров – убедить партнера в целесообразности принятия его предложений. Для хорошего специалиста важно выбрать правильное решение, и плох тот деловой человек, который идет на переговоры, сомневаясь в том, что им продуман и избран наилучший вариант решения. Но решение выполняется людьми, и оно будет выполнено наилучшим образом только в том случае, если партнер видит вашу идею вашими глазами, воспринимает ее как свою собственную. В этом случае он будет ее реализовать так же, как выдвинутую им лично, – с использованием своих способностей и творческого потенциала, личного делового опыта. Партнера можно заставить проводить устраивающую вас политику при использовании давления, угроз, но в этом случае он внутренне сопротивляется навязываемым ему решениям. Партнера можно уговорить, предлагая уступки и компромиссные решения, но и в этом случае позиции сторон все же различны, и работа не будет выполняться с максимальной отдачей. Если же партнера удалось убедить, то в этом случае может быть получена максимальная отдача от совместной деятельности, так как позиции сторон действительно становятся едиными. Психологическая сложность убеждения состоит в том, что тот, кого убеждают, вынужден в определенной степени изменить привычный образ мышления, сложившиеся установки и стереотипы, что связано для любого человека с определенным расходом нервной энергии и времени. Поэтому, убеждая в чем-то человека, надо как-то компенсировать эти затраты: человек должен почувствовать, что предлагаемые идеи сулят ему моральную и/или материальную выгоду, увеличивают его возможности и перспективы, уровень информированности. Это обстоятельство необходимо учитывать при любых контактах с деловыми партнерами. Формы убеждения весьма разнообразны: устное выступление на совещании или диалог, пояснительная записка или деловое письмо, статья или рекламный проспект и т. п. Выбор оптимального варианта в любой ситуации требует от убеждающего четкого ответа на три вопроса: "В чем убеждаю?", "Кого убеждаю?", "Кто убеждает?" Отвечая на вопрос "В чем убеждаю?", необходимо: 1. Точно определить цель конкретного мероприятия (Что должно явиться результатом убеждения? Как можно оценить, достигнут ли желаемый результат?). 2. Выработать план осуществления убеждения, обеспечивающий достижение" намеченной цели. 3. Быть глубоко уверенным в правильности позиции, которую вы стремитесь сделать достоянием партнера. 4. В устном выступлении и письменном тексте быть предельно целенаправленным. Любое изложение мыслей ни в коем случае не должно отступать от достижения намеченной цели. 5. Ни в коем случае не следует искать какие-то особые, нестандартные формы изложения. Главная цель убеждения – довести идею до собеседника. Любое искусственное усложнение изложения может отвлечь от достижения этой главной цели. Изложение следует вести обычным разговорным языком, полностью понятным слушателю или читателю. 6. Текст должен быть свободен от двусмысленностей, от положений, которые могут быть восприняты неоднозначно. Слушатель или читатель не должны искать особый подтекст в ваших предложениях, их скрытый смысл. 7. Оптимальная структура убеждающего сообщения: • четкая формулировка основной мысли с самого начала; • доказательство важности и полезности предложения, его ценности для собеседника или партнера; • доказательство реальности и достижимости предложения, сведения о возможных средствах его реализации; • снова (как резюме) формулировка основной мысли. 8. Убеждать следует в одном оптимальном варианте, если в конкретных ситуациях возможны различные альтернативные решения, то следует определить, какой вариант и в каких условиях будет оптимальным. Но ни в коем случае у слушателя или читателя не должно создаться впечатления, что убеждающий не имеет законченного мнения об оптимальном варианте. Вопрос "Кого убеждаю?" должен найти ответ на стадии подготовки к убеждению. 1. Любая аудитория, любые деловые партнеры обладают своими взглядами, представлениями, стереотипами, системой ценностей, предрассудками. Они могут быть спорными, ошибочными, но они существуют и определяют позицию и поведение партнера. Чем лучше вы представляете себе образ мышления партнера, чем легче сможете построить мост между его существующими и новыми взглядами, которые вы предлагаете, тем эффективнее будет убеждение. 2. Убеждение тем эффективнее, чем в большей мере ваши идеи подаются с позиций интересов партнера. Поэтому важно хорошо представить себе, что именно интересует партнера и соответственно строить аргументацию и изложение предложений. Для любого человека, как и для любой организации, собственные интересы имеют наибольшее значение. 3. Опасения и предубеждения не снимаются опровержениями. Более того, опровержение возможных или предполагаемых опасений собеседников может дать обратный эффект и самим упоминанием предполагаемых опасностей может насторожить и обеспокоить и тех, у кого не было таких опасений. Поэтому убеждение должно быть построено так, чтобы возможные опасения собеседников естественно снимались при прочтении или прослушивании сообщения. 4. Наибольший эффект достигается при использовании личной формы обращения: не "Это делают вот так:...", а "Вы делаете это следующим образом:...". При этом слушатель или читатель получает возможность "примерить к себе" предложение партнера, подсознательно проигрывает те или иные действия, оценивает, как именно он может реально использовать эти предложения в своих личных целях. Ответ на вопрос: "Кто убеждает?" – объективная оценка того, как относятся к вам и вашей организации потенциальные слушатели или читатели, какова в их глазах репутация ваша и вашей организации. Надо определить сильные и слабые стороны вашей позиции, стиля убеждения. Чем лучше это удается сделать, тем легче выбрать аргументы и подготовить и представить сообщение, которое сможет убедить вашего делового партнера. Как сделать, чтобы партнеру захотелось принять ваши идеи. Независимо от прочности и обоснованности вашей позиции на эффективность убеждения влияют эмоциональное состояние партнера и его реакция на ваше поведение. Когда человеку предлагается новая идея, то в определенных условиях это воспринимается им как удар по самолюбию, коль скоро оказывается, что его прежние представления были неверными. Кроме того, принятие любых новых взглядов требует перестройки мышления, что всегда требует расхода времени и нервной энергии. Поэтому существует такое явление, как неизбежное сопротивление новому, преодоление которого достаточно сложно. Поэтому убеждение следует вести так, чтобы оно не было воспринято как ущемление чувства собственного достоинства партнера. Фраза "Вы совершенно неправы, и я вам это сейчас докажу" воспринимается, как "Я умнее вас!". Она вынуждает собеседника искать слабые места в вашей позиции и в вас лично, чтобы опровергнуть это неприятное для его самолюбия утверждение. Ведь никто не хочет чувствовать себя глупее других! Следующие условия создают у партнера эмоциональное состояние, способствующее принятию ваших предложений: 1. Отметьте с самого начала ценность контактов с собеседником. В этом нет лицемерия. Любые деловые контакты, даже если они не приводят к соглашению, представляют ценность как источник получения информации, как школа делового общения. 2. Признавая существование разных мнений, можно заметить, что вы тоже можете ошибаться. "Давайте проанализируем факты." Лучший способ обсуждения спорного вопроса – путь от фактов к выводам совместно с собеседником. Формулируя ранее свои предложения, вы уже прошли этот логический путь. Теперь вы вновь проходите его вместе с собеседником, обсуждая известные обоим факты. Полученные при этом выводы окажутся теперь и выводами вашего делового партнера. И чем искуснее будет идти обсуждение фактов, тем большей будет уверенность партнера в том, что он полностью самостоятельно пришел к этим выводам. Тем самым и будет достигнута главная задача убеждения. 3. У вашего собеседника могут быть глубоко ошибочные представления. Лучше всего избавить его от них, если вы расскажете, что такие же взгляды были и у вас, но вы убедились в их ошибочности. При этом не следует говорить ни слова о суждениях собеседника. Вы рассказываете о своих уже исправленных заблуждениях и иронизируете над ними. 4. Всегда полезнее подчеркивать общность, а не различия взглядов и начинать анализ ситуаций с тех вопросов, по которым мнения единые. В этом случае проще и доброжелательнее обсуждаются разногласия. 5. В Ваших сообщениях (устных или письменных) не должно быть ошибок, очевидных для слушателей или читателей. В противном случае под сомнение будет поставлено все сообщение. Логика оппонента "Я не могу проверить все утверждения, но там, где проверка возможна, видна явная неправда. Какие гарантии, что достоверно все остальное?". 6. Не должно быть "кажущихся" ошибок. В разных сферах деятельности возможно разное понимание сходных терминов и понятий, а иногда одни и те же вещи могут быть названы по-разному. Поэтому необходима осторожность при изложении материала," а с партнером следует заранее определить смысл терминов и понятий. Это же относится и к переводам при переговорах с иностранцами, так как неточный перевод может , привести к кажущимся ошибкам в изложении материала. 7. Случайно допущенные ошибки следует немедленно признать. Упорное отрицание явных ошибок и оговорок порождает настороженность и недоверие у партнеров. 8. В серьезных деловых переговорах недопустима крикливая реклама своих позиций. Она порождает "эффект бумеранга", т. е. формирует у собеседников настороженное и даже отрицательное отношение к тому, что предлагается. 9. И совершенно естественно, что с большим желанием принимаются предложения, в которых наглядно демонстрируется их полезность для убеждаемых, и показано, как можно добиться обещаемого результата. 20.10. Деловое общение в критических ситуацияхВ книге Ф.А. Кузина "Культура делового общения" и Р. Фишера и У. Юри "Путь к соглашению, или Переговоры без поражения" высказан ряд ценных соображений о ведении переговоров в неблагоприятных ситуациях. К таким ситуациям относится положение, когда партнер не настроен на конструктивный диалог или когда он занимает более выгодную позицию. В первом случае партнер ведет себя деструктивно, объявляет о своей твердой позиции, критикует ваши предложения и вообще стремится делать только то, что обеспечивает его максимальную выгоду. Чтобы придать переговорам конструктивный характер, т. е. отойти от их ведения методом позиционного торга, надо самому настроиться на конструктивный характер ведения переговоров. Надо начать переговоры с рассмотрения тех вопросов, которые ни у вас, ни у вашего партнера не вызывают возражений. Во время обсуждения своей позиции не надо пытаться убедить партнера в ошибочности его точки зрения. Это может вызвать у него только раздражение. Существует несколько простых правил ведения диалога в подобной ситуации. 1. Прежде всего надо постараться отвлечь партнера от занимаемых им деструктивных позиций, давая понять, что конструктивный подход на переговорах выгоден прежде всего ему самому. 2. Если оппонент по-прежнему заявляет о своей твердой позиции, не отвергайте, но и не принимайте ее. Когда оппонент атакует ваши идеи, не защищайте их, а переждите и дайте ему возможность выговориться. Не отвечайте ударом на удар. Внимательно выслушайте все возражения и покажите, что понимаете, о чем идет речь, а затем направьте свои усилия на изучение интересов, которые стоят за возражениями. 3. Предложите партнеру несколько вариантов решения. Попросите его дать свои варианты. Затем обратите внимание на совершенствование этих вариантов. Попробуйте обсудить, что произойдет, если одно из его предложений будет принято. 4. Поощряйте критику имеете того, чтобы отбиваться от нее. Не просите принять или отвергнуть идею, а спросите, что оппоненту кажется неправильным (например: "Какие обстоятельства мешают вам принять во внимание мое предложение?"). Поощряя критику, старайтесь направить ее в конструктивное русло, чтобы изменить ситуацию и обратиться за советом к оппоненту. Спросите, например, чтобы он сделал на вашем месте. 5. Используйте в диалоге с оппонентом не утверждения, а вопросы. Утверждения вызывают сопротивление, а вопросы – ответы. 6. Чаще делайте паузы. Если вам сделали неразумное предложение или предприняли необоснованную атаку, самое лучшее – сидеть и не говорить ни слова. Если вы задали вопрос, на который получили неудовлетворительный ответ, просто ждите. Люди обычно чувствуют себя неловко при молчании, особенно если они не совсем уверены в справедливости своих высказываний. Молчание создает впечатление безвыходного положения, и другая сторона будет чувствовать себя обязанной выйти из него, ответив на Ваш вопрос или выдвинув новое предложение. Переговоры с партнером, позиция которого сильнее, часто вызывают тревогу и чувство неуверенности. Однако говорить о вашей более слабой позиции можно лишь условно. Партнеры всегда взаимосвязаны (иначе не были бы начаты переговоры) и, следовательно, в принципе – равны. Имея дело с более сильным партнером, может возникнуть соблазн приспособиться к его взглядам. Чтобы защитить себя от этого соблазна, надо заранее продумать самый плохой вариант, на который можно пойти, т. е. заранее установить "предел возможных уступок". Когда такой "предел" установлен, легче сопротивляться нажиму и отдельным соблазнам. Правда, установление "предела" уменьшает стимулы к поиску решений, которые могли бы согласовать различные интересы, чтобы это было выгодно обоим партнерам. Возникает вопрос: можно ли защитить себя от принятия нежелательной договоренности и одновременно предотвратить отказ от договоренности, на которую можно пойти? Оказывается, можно, если у вас появится мера, которая даст возможность оценить любое предложенное соглашение. Эта мера – наилучшая (из ряда имеющихся у вас) альтернатива. Если вы не подготовили никакой альтернативы возможному решению, то будете неизбежно пессимистически оценивать ситуацию, которая может возникнуть в случае провала переговоров. Если вы тщательно не продумали, что будете делать в этом случае, значит, вы ведете переговоры с закрытыми глазами. Однако нужна не всякая, а именно наилучшая из всех имеющихся у вас альтернатив возможному и невозможному для вас решению. Чем более отвечает реальной ситуации ваша наилучшая-альтернатива, тем больше возможностей улучшить условия любого достигаемого соглашения. Именно поэтому при подготовке к переговорам, как отмечалось, важно продумать ряд альтернативных вариантов и даже документально оформить их. Если вы знаете, что делать, если переговоры не приведут к немедленному соглашению, то вы получите дополнительную уверенность в процессе переговоров. Прервать переговоры легче, если вы знаете, куда направляетесь. Чем сильнее ваше желание прервать переговоры, тем больше вероятность добиться желаемого результата. 20.11. Деловой протоколМноголетний мировой опыт показывает, что в деловом общении далеко не последнее место занимает строгое соблюдение определенных общепринятых норм поведения, правил и порядка организации различных мероприятий и церемоний. Нарушая эти правила и нормы поведения, можно попасть в неудобную с морально-этических да и деловых позиций ситуацию, оскорбить достоинство партнера, серьезно усложнить дальнейшие деловые контакты. Формы делового общения и их традиционное оформление Это прием групп и делегаций партнеров, организация совещаний и конференций, выставок и ярмарок. Прием групп и делегаций предполагает встречи для обсуждения конкретных вопросов совместной деятельности. Проведение конференций открывает пути к многообразному контакту с различными традиционными и перспективными деловыми партнерами, широкому обмену информацией и рекламе своей продукции. Выставки позволяют значительно расширить подобные контакты и создают условия для широкого круга делового общения и более эффективной рекламы своей продукции, а также для заключения различных соглашений. Протокольные вопросы приема делегации. Целью визита может быть выяснение возможностей установления контактов, проведение переговоров, подписание документов, организация конференций, выставок и т. п. Форма приема делегации зависит от цели ее приезда и ранга ее главы. До приезда делегации принимающая сторона должна разработать общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, включающую технические детали, необходимые для принимающей стороны, других заинтересованных лиц и организаций. Общая программа включает информацию о 1) встрече делегации; 2) деловой части программы (переговоры, встречи, беседы); 3) приемах (завтраки, обеды и т. п.); 4) культурной программе; 5) поездках по стране (по предприятиям); 6) проводах делегации. Подробная программа отражает все организационные моменты, связанные с приемом делегации. Так, например, встреча делегации требует проработки таких вопросов, как: • персональный состав встречающих; • участие в случае необходимости представителей средств массовой информации; • преподнесение цветов; • приветственные речи; • обеспечение транспортом; • размещение в гостинице и т. п. Каждый пункт требует детальной проработки и обязательного определения ответственных исполнителей, следует также предусмотреть определенный резерв, гарантирующий выполнение каждого пункта в случае каких-либо недоразумений. Если глава делегации и ее члены прибывают с супругами или иными сопровождающими, необходимо разработать специальную программу для сопровождающих. Во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные, неформальные встречи по инициативе как хозяев, так и гостей. Первая такая встреча организуется хозяевами, но в общей программе должен планироваться свободный вечер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу. В программе каждого дня принято оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел. При встрече зарубежной делегации ранг встречающего главы делегации должен соответствовать рангу и должности главы приезжающих. Существуют определенные сложившиеся правила взаимных приветствий, включая и их последовательность, размещение в автомашинах, доставление в гостиницу. Правила хорошего тона рекомендуют распрощаться с гостями в вестибюле гостиницы (вы убедились, что у них все в порядке с поселением и не вынуждаете пригласить вас на чашечку кофе, что напрашивалось бы, если бы вы их проводили до номера). При расставании договариваются о визите вежливости или так называемом протокольном визите, которым начинаются официальные деловые контакты. Цель краткого протокольного визита (20–30 минут) – своеобразный ответ на встречу гостя при приезде и одновременно уточнение программы пребывания. Обычно во время этого визита подаётся угощение (но без спиртного). Инициатива ведения беседы – у принимающей стороны, а инициатива ухода – за гостями. Рассмотрим некоторые дополнительные положения, касающиеся проведения бесед. После окончания каждого раздела переговоров заранее назначенный сотрудник или руководитель делегации составляет подробную запись беседы, включающую информацию об участниках переговоров, перечень основных обсуждавшихся вопросов, мнения сторон по этим вопросам, достигнутые договоренности или изложение позиций сторон по разногласиям, записи о вручении документов или их копий. Памятные записки используются для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного истолкования, а также для подтверждения достигнутой устной договоренности, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, может быть, связать собеседника необходимостью отвечать на определенные вопросы, поднятые в ходе беседы. Если участник переговоров хочет, чтобы к вопросам, которые он поднимает при обсуждении, было привлечено внимание, он должен заранее подготовить памятную записку и передать ее после устного заявления. Проведение конференций требует более детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме – о вероятной тематике, месте, структуре и сроках конференции, а также об условии представления материалов на конференцию, о вероятном представительском взносе, стоимости проезда и пребывания на конференции, второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о программе поездок, программе для сопровождающих и т. п. В этом письме детально рассмотрены все вопросы, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции. Обычно к информационным письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками и включающие как информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а также о способах оплаты представительского взноса. Оргкомитет конференции детально готовит все организационные мероприятия по приему участников, проведению конференции и всех мероприятий, включенных в ее программу. Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или семинаров. Часто выставка может быть их составным элементом. При этом возникает ряд задач, связанных с организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников на оформление стендов. Оптимальный блок для размещения фирмы на выставке включает три или четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители фирмы, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы; кладовая для рекламной документации, сувениров, деталей, экспонатов; желательно также помещение, где представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями – потенциальными деловыми партнерами, проявившими особый интерес к деятельности фирмы. Как к конференции, так особенно к выставкам и ярмаркам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: общеинформационные сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции, рассчитанная на специалистов и квалифицированных потребителей. Все эти материалы должны быть подготовлены с определенным запасом и должны отличаться высоким уровнем полиграфического исполнения. Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны ответить на любой вопрос, касающийся качества продукции и предлагаемых услуг. Неквалифицированный ответ или оговорка неблагоприятно влияют на репутацию организации и ее продукции. Представители должны обладать достаточно высокими полномочиями, так как ряд контрактов заключается непосредственно во время выставок. Визитные карточки – важное средство, облегчающее деловое общение. На визитных карточках указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, номер служебного телефона, факса, электронной почты, возможно, номер в Интернете. Текст визитной карточки печатается на родном языке, на английском языке, на языке страны, в которой приходится часто бывать. Лучше иметь наборы карточек с текстами на разных языках (желательно, чтобы оборот карточки был чистым – для возможных записей). Визитными карточками обмениваются при взаимном представлении. Они могут быть широко и разнообразно использованы, заменяя подчас длинные формальные письма. В этом случае карточка может быть послана партнеру, а в ее нижнем левом углу предпочтительно карандашом пишут первые буквы французских слов, например: P. F. (pour Fete) – поздравление (с праздником). P. F. N. А. – поздравление с Новым Годом. Р. С. – выражение соболезнования P. R. – выражение благодарности. Р. Р. – представление Р. Р. С. – прощание и т. п. Подарки и сувениры. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события, благодарности за участие в мероприятии и т. п. В принципе можно дарить любые цветы и в любом количестве (четном или нечетном). Совсем не обязательно дарить огромные букеты. Можно обойтись и маленьким букетиком, и одним красивым цветком. Но следует помнить, что в России, например, четное число цветков ассоциируется с грустными событиями, в Германии огненно-красные розы воспринимаются как символ страстной любви и вряд ли могут рассматриваться как деловой подарок. В Латинской Америке красный цвет – символ крови и смерти, поэтому мексиканскому партнеру лучше дарить белые цветы, а в Китае и Турции популярны букеты из цветов красного оттенка в сочетании с декоративной зеленью. Выбор сувениров и подарков зависит от характера взаимоотношений. Хороший подарок – изделия народных промыслов, художественные альбомы. Личные вещи (духи, галстуки, рубашки) дарят только очень близким людям. Подарки не должны быть слишком дорогими, чтобы гости не чувствовали себя обязанными. Существуют определенные правила хорошего тона при приеме подарка: надо поблагодарить дарящего, затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и еще раз поблагодарить за внимание. Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Главное назначение их – не прием пищи и дегустация напитков, а углубление и расширение контактов, получение нужной информации и обмен мнениями в неофициальной обстановке. Участие в приемах – обязательный вид служебной деятельности. К приему надо тщательно готовиться, решая заранее, с кем и о чем переговорить, с кем познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и к любым вопросам потенциальных собеседников. Приемы существуют дневные и вечерние, с рассаживанием за столом и без него. Кроме того, в перерывах в ходе совещания (кофейные перерывы) также возможен неформальный обмен мнениями в кулуарах. Дневные приемы: "Бокал шампанского" или "Бокал вина" начинаются в 11 ч и заканчиваются в 13 ч. Во время такого приема подаются только шампанское, вина, соки, а в качестве закуски – маленькие пирожные, орешки, бутерброды. Эти приемы проводятся стоя. Стоя же проводится и вечерний прием "Коктейль". Он начинается в 17 или 18 ч и длится два часа. Нормальная продолжительность пребывания на этом приеме – около 1,5 ч. Грубое нарушение этикета – прибытие сотрудников позже руководителя делегации (фирмы). "Коктейль" предполагает подачу коктейлей, вина в бокалах. Закуской служат разнообразные маленькие бутерброды – канапэ, орехи, фрукты, мини-пирожные. Прием "а ля фуршет" проводится в те же часы, что и "Коктейль". Его отличие в том, что подается значительно больше закусок, включая и горячие (сосиски, жульены, маленькие котлеты). Они расставляются на столах. После подаются десерт, кофе. Гости берут закуску вилкой (отсюда и название приема, по-французски fourchette – вилка). Приходя на такой прием, прежде всего надо найти хозяина приема и поздороваться с ним. Уходить можно, не прощаясь. Признак хорошего тона – оставить в передней на особом подносе визитную карточку, загнув у нее уголок. Ланч. Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Продолжительность его 1–1,5 ч, из коих 45–60 мин – за столом, а 15– 30 мин – за кофе в гостиной или за тем же столом. Подают одну-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо, десерт и напитки, соответствующие блюдам. Наиболее почетный вид приема – "Обед-Диннер"– обычно начинается между 19 и 21 ч. Разновидностью обеда, а иногда ланча является шведский стол. Он не связан с обязательным размещением гостей за столами. Участники сами наполняют тарелки и рассаживаются за маленькими столами, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить. Правилам пользования столовыми приборами и правилам, касающимся того, как брать и есть разные блюда, посвящены многочисленные пособия по этикету. Ими надо владеть на уровне условных рефлексов. Во многих странах дети осваивают эти правила в младших классах школ. Поэтому в глазах представителей цивилизованных стран человек, не умеющий вести себя за столом, выглядит дикарем, и это формирует к нему пренебрежительное отношение, в известной мере влияющее на ход деловых переговоров. Естественно, что человек, не знающий, что ему делать с несколькими лежащими перед ним вилками и ножами, испытывает чувство стеснения и неполноценности, которые затрудняют для него контакты с людьми. Достаточно важно представить себе тематику бесед за столом и вообще во время неформальных бесед. Во многих странах считается неприличным вести разговор о доходах семьи, не принято вести разговор о семейной жизни, о неудачах, болезнях, политике, религии. Это глубоко личные вопросы, и люди не любят открывать свою личную жизнь и личные заботы другим. Не следует говорить в обществе о делах, касающихся только тебя и твоего собеседника, не стоит затрагивать и вопросов, понятных только вам двоим. И естественно, что при любых неформальных разговорах следует внимательно выслушивать собеседника и не прерывать его. Ответьте на вопросы1. От чего зависит эффективность делового общения? 2. Охарактеризуйте функции переговоров 3. Как разрешаются противоречия при переговорах? 4. Каковы особенности поведения представителей разных стран на переговорах? 5. Назовите формы убеждения при переговорах. |