менеджмент. Литература по теме Практические задания
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
Тема 4. Планирование деятельности менеджера Вопросы темы: 1. Целеполагание и планирование. 2. Внешняя среда организации. 3. Основные виды планированиядеятельности организации. 4. Принципы эффективного планирования. Цель изучения темы: изучение основ планирования как функции менеджмента. Задачи изучения темы: изучение роли и места функции планирования в деятельности менеджмента организации; ознакомление с понятием «внешняя среда организации», основными факторами внешней среды и характером их влияния на деятельность организации. Успешно изучив тему, Вы: Будете знать: понятие «планирование»; роль и место функции планирования в деятельности менеджмента организации; основные виды планов, разрабатываемых в организациях; принципы эффективного планирования. Будете уметь: составлять простейшие планы деятельности организации. Будете владеть: навыками постановки бизнес-целей с учетом необходимых требований эффективного планирования. Вопрос 1. Целеполагание и планирование. Как вы помните, планирование является начальным этапом процесса управления. Если менеджер не понимает целей деятельности организации или не знает, какие ресурсы и методы необходимы для их достижения, то он не может приступать к реализации других функций управления. Чтобы лучше понять сущность и содержание планирования, сначала определимся, что в менеджменте понимается под термином «цель»? Цель – это желаемое состояние, которого стремиться достичь организация. Цели, которые ставит перед собой организация, должны удовлетворять определенным требованиям (рис. 6).  Рис. 6. Требования, предъявляемые к целям организации 1. Достижимость. Нет смысла ставить цели, если заведомо известно, что достичь их организации не удастся (например, из-за недостатка средств, опыта, особенностей внешнего окружения и т.п.). Объявление в компании о намерении реализовать такие цели только вызовет непонимание, нервозность в коллективе и убежденность сотрудников в том, что не все цели, о которых заявляет руководство, следует пытаться воплощать в жизнь. Разумеется, все это негативно скажется на будущем компании. 2. Конкретность и количественная измеримость. Представьте себе, что генеральный директор компании заявил на совещании: «Мы в самом ближайшем будущем должны значительно повысить производительность труда и существенно увеличить объемы продаж нашей продукции». Что это? Цель? Нет, это больше похоже на мечту – «в самом ближайшем будущем … значительно повысить … существенно увеличить». Такие формулировки не имеют количественных измерений, а значит, они не конкретны. Достижима ли такая цель? Трудно сказать. Ведь под «самым ближайшим будущим» сотрудники компании могут понять, например, пять-шесть лет, а под «существенным увеличением объемов продаж» – всего один процент. Для того чтобы цель могла стать основой плана организации, она должна звучать примерно так: «В течение одного года мы должны вдвое увеличить производительность труда и на пятьдесят процентов – объем продаж нашей продукции». 3. Ориентированность во времени. Собственно говоря, в предыдущем примере мы уже показали, что такое ориентированность целей во времени, когда сформулировали цель, начинающуюся со слов «в течение одного года …». Однако ориентация во времени – более сложное понятие, предполагающее, что все цели организации, должны быть связаны друг с другом так, чтобы было возможным их последовательное достижение. Это требование напрямую связано со следующим. 4. Взаимоподдерживаемость. Другим словами, цели должны быть согласованными между собой. Достижение ближайших целей должно гарантировать возможность достижения последующих (более отдаленных) целей. Кроме того, при формировании системы целей компании надо понимать, что зачастую для выполнения целей одного подразделения необходимо, чтобы свои цели реализовали другие (смежные) подразделения. В противном случае может разрушиться вся система целей компании. Таким образом, процесс планирования деятельности организации можно определить следующим образом: Планирование (planning, programming) – это процесс определения целей организации и поиск наиболее эффективных методов и средств их достижения в условиях действия ограничений по ресурсам и времени. Другими словами, планирование – это процесс составления планов организации. Что же такое план? План (plan ) – это официальный документ, в котором отражаются промежуточные и конечные цели, задачи, механизмы координации и распределения ресурсов, а также варианты действий в нештатных ситуациях. Часто для повышения удобства составления плана и контроля его исполнения, менеджеры пользуются специальными инструментами, например, составляют т.н. диаграмму Гантта (рис. 7). Каждый заштрихованный прямоугольник диаграммы показывает, в течение какого периода времени должен выполняться данный пункт плана (этап работы), как этапы связаны между собой, какие из них должны выполняться параллельно и т.п.  Рис. 7. Пример диаграммы Гантта В процессе планирования менеджмент компании решает сразу несколько важных задач: 1. Обоснование деятельности компании. 2. Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и отдельных структурных подразделений. 3. Мотивация трудовой активности персонала. 4. Основание для принятия управленческих решений. 5. Создание критериев для оценки и контроля результатов деятельности. 6. Информационное обеспечение процессов управления. Прогнозирование – это специальная функция менеджмента, тесно связанная с планированием. Прогнозирование – это процесс предугадывания развития событий до их наступления. Успешность прогнозирования зависит от таких условий, как: объем и качество информации о прогнозируемом процессе и объекте управления; правильность формулировки задачи прогнозирования и обоснованности выбора способа ее решения; наличие необходимых вычислительных средств и вычислительного аппарата в соответствии с выбранным методом. Вопрос 2. Внешняя среда организации. Что такое внешняя среда организации? Внешняя среда организации – это совокупность факторов ее внешнего окружения. Факторами (или иначе говоря – переменными) внешнего окружения организации называются различные объекты и явления, так или иначе влияющих на деятельность организации. Результативность и эффективность работы любой организации существенно зависит от факторов ее внешнего окружения. Внешнюю среду условно делят на: внешнюю среду прямого воздействия (микросреду или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду) (рис. 8).  Рис. 8. Внешняя среда организации Внешняя среда прямого воздействия – это набор таких факторов, которые прямо и непосредственно влияют на деятельность организации (рис. 9).  Рис. 9. Важнейшие факторы внешней среды прямого воздействия Внешняя среда косвенного воздействия – это набор факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут сказаться на ее деятельности косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени (рис. 10).  Рис. 10. Некоторые факторы внешней среды косвенного воздействия В современном менеджменте оказывается недостаточным лишь уяснение того, какие факторы извне влияют на деятельность организации. Критически важным становится понимание характеристик внешней среды организации. Основными характеристиками внешней среды являются: Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать. Для различных организаций различна и сложность внешней среды. Взаимосвязанность факторов внешней среды – это степень влияния изменения одного фактора на все остальные. Изменение некоторых факторов приводит к значительным изменениям других (законы, потребители и т.п.). Уровень вариативности – это степень изменчивости каждого фактора. Некоторые факторы являются более стабильными (социокультурные факторы, трудовые ресурсы общества и т.п.), другие – существенно изменчивыми (научно-технический прогресс, законы, желания потребителей и т.п.). Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения вокруг организации. Подвижность может быть различна для разных подразделений организации. Неопределенность внешней среды – это соотношение между количеством информации о внешней среде, которой располагает менеджмент, и уверенностью в достоверности и точности этой информации. Чем выше неопределенность, тем сложнее принимать решения. Менеджмент любой хозяйственной организации должен понимать, что недостаточно полный учет влияния факторов может привести к неточности оценки текущей ситуации, а это может повлечь за собой ошибки при разработке планов развития компании. Вопрос 3. Основные виды планирования. Менеджмент формирует систему целей развития компании, одна из которых является самой главной, стратегической, отвечающей на вопрос «где мы хотим быть?». А это значит, что для определения путей достижения этих целей менеджерам приходится составлять систему планов, иначе говоря, планы организации можно разделить на несколько уровней. Какими же бывают планы организации? Прежде всего, менеджмент и собственники компании формулируют т.н. миссию компании. На ее основе разрабатывается стратегический план развития компании. Затем формируются тактические планы, а на их основе – оперативные (текущие планы) (рис. 11). Рассмотрим эти виды планов подробнее.  Рис. 11. Уровни планирования деятельности организации Миссия указывает на смысл существования организации, ее предназначение, ценности, принципы работы и уникальность. Стратегические планы относятся ко всей организации в целом и рассчитаны на воплощение в долгосрочной перспективе – пять или более лет. Задачей стратегического планирования является обеспечение изменений внутри организации для ее адекватной реакции на изменения, происходящие во внешней среде. Формируя стратегический план, менеджмент компании тем самым пытается дать ответы на вопросы: «что изменилось в нашем окружении?» и «как нам следует измениться, чтобы стать лучшими?». Некоторые компании могу ставить стратегические цели на более отдаленные периоды времени (например, на десять и более лет). Однако в неблагоприятных экономических условиях период стратегического планирования может уменьшаться до одного-двух лет. В тактических планах указываются действия конкретных подразделений организации, обеспечивающие достижение стратегических целей. Тактические планы обычно рассчитаны на срок до 1 года. Успешное последовательное исполнение нескольких тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании. В оперативных (текущих) планах определяются цели конкретных отделов и даже отдельных сотрудников организации на ближайшее полугодие или квартал (три месяца) с детализацией по месяцам и даже дням. Особым видом планирования является бизнес-планирование – процесс составления бизнес-планов.. Бизнес-план документ, предназначенный для детального описания и оценки возможности какого-либо инвестиционного проекта, направленного на создание нового или совершенствование действующего бизнеса (производства, филиала, услуги, продукта). Вопрос 4. Принципы эффективного планирования. Для того чтобы быть эффективным, планирование деятельности организации должно соответствовать ряду важных принципов (рис. 12):  Рис. 12. Принципы эффективного планирования 1. Принцип единства.Организация – это целостная система, поэтому её составные части должны развиваться в едином направлении. Планы каждого подразделения должны быть связаны с планами всей организации. 2. Принцип участия.Каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности. В процесс планирования должны вовлекаться все, кого он затрагивает.Планирование, основанное на принципе участия, называется «партисипативным». 3. Принцип непрерывности.Внешняя среда организации неопределенна и изменчива, поэтому компания должна корректировать и уточнять свои планы с учетом этих изменений. Процесс планирования должен осуществляться постоянно. 4. Принцип гибкости.В компании должна быть обеспечена возможность изменения планов при возникновении непредвиденных обстоятельств. 5. Принцип точности.Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая необходима для его правильного исполнения. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое планирование? 2. Назовите основные элементы типового плана организации. 3. Что называют миссией организации? Приведите пример формулировки миссии. 4. Какие виды планов формируются в организациях? 5. Перечислите принципы эффективного планирования. Литература по теме: Основная литература: 1. Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник. – М: МФПУ «Синергия», 2014. – Глава 4. Дополнительная литература: 1. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник. – М.: Проспект, 2010. 2. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: учеб. пособие. 2-е изд., доп. и перераб. – Таганрог: ТРГУ, 2003. 3. Гончарук В.А. Алгоритмы преобразований в бизнесе. – М.: Дело, 2001. 4. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. / пер. с англ. 3-е изд. – М.: Вильямс, 2008. 5. Теория менеджмента: учебник для вузов. Стандарт 3-го поколения / под ред. А.М. Лялина. – СПб.: Питер, 2009. Интернет-ресурсы: 1. Сайт «Корпоративный менеджмент» www.cfin.ru 2. Журнал «Управление компанией» www.management.web-standart.net/ Практические задания: Задание 1. Представьте, что вы являетесь топ-менеджером развивающейся сети ресторанов. В сеть входят двенадцать ресторанов: десять из них расположены в Москве и два – в Санкт Петербурге. В ресторанах создана уютная атмосфера. По результатам опросов выяснилось, что кухня, обслуживание и цены устраивают около 70% посетителей. У компании налажены хорошие партнерские отношения с банком «Инвест-Развитие». Сформулируйте и запишите: миссию компании и стратегическую цель ее развития. Задание 2. Представьте, что вы – руководитель информационно-аналитического отдела, занимающегося поиском и обработкой информации, необходимой топ-менеджменту компании ОАО «Техно-Инвест» для принятия стратегических решений. Вашему отделу необходимо срочно подготовить доклад-презентацию о популярности среди молодежи современных Интернет-планшетов. Доклад-презентация должен быть составлен на основе результатов предварительного анализа рынка. Он должен включать в себя презентацию в MS Power Point (с таблицами, диаграммами и т.п.) и доклад на 10-12 минут. Время, отводимое на подготовку доклада – один рабочий день. Распорядок работы отдела: рабочее время – 9.00-18.00; перерыв – 13.00-14.00. Кадровый состав информационно-аналитического отдела: 1. Вы – руководитель отдела, опытный менеджер, хорошо знающий способности своих сотрудников. 2. Анна – секретарь-референт, опытный специалист по подготовке текстов, член Союза писателей г. Москвы. 3. Андрей – опытный инженер-программист, разработчик систем поиска информации в Интернет. 4. Николай – экономист, хорошо разбирающийся в специфике рынка информационных технологий. 5. Елена – математик, специалист по статистике, умеет строить удобные для восприятия диаграммы и графики. 6. Наталия – специалист по работе с изображениями и презентациями, опытный дизайнер, имеет сертификат пользователя MS Power Point. Ресурсы и оборудование, имеющиеся в распоряжении отдела: рабочее помещение на шесть человек; персональный компьютер №1 (с выходом в Интернет); персональный компьютер №2 (без выхода в Интернет); цветной принтер; носители информации (диски, флэш-карты и т.п.); канцелярские принадлежности; телефон; компьютерный проектор с экраном. Задание: составьте план срочной работы вашего отдела на следующий рабочий день (см. ниже образец оформления плана). Рекомендации по составлению плана: а) подумайте, на какие этапы (задачи) следует разбить работу отдела и в какой последовательности они должны выполняться; б) подумайте, какое мероприятие следует провести в начале рабочего дня (до начала выполнения задания каждым сотрудником), а какое – в конце; в) правильно распределите задачи, время и ресурсы между исполнителями исходя из их способностей и навыков; г) при составлении плана срочной работы следует учитывать, что у каждого сотрудника отдела уже есть свое задание в соответствии с ранее составленным оперативным планом на текущий месяц (такие задания можно обозначать фразой «текущее задание»); д) для наглядности нарисуйте диаграмму Гантта, отражающую последовательность и взаимосвязанность этапов плана.  |