Министерство науки и высшего образования
 Скачать 0.64 Mb.
|
3.3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ И ОПТИМИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ЧАСТНЫХ КОМПАНИЙ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ.Налоговый кодекс Российской Федерации требует, чтобы все операции компании были задокументированы. Между тем, подтверждение транзакций часто создает проблемы. Это происходит потому, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками, ошибками, которые сделаны не в правильной форме, с задержкой или которые вообще не доходят до бухгалтерии. Чтобы избежать таких ситуаций, в компаниях с ограниченной ответственностью необходимо оптимизировать поток документов между бухгалтериями и другими отделами организации. После написания рабочего документа я пришел к выводу, что правильная организация рабочего процесса является обязательным условием успеха бухгалтерии. Если поток документов плохо определен, и, в частности, в отсутствие графика потока работ, ответственность ответственных сотрудников теряется, данные отчетности предоставляются руководству своевременно и, следовательно, руководство своевременно реагирует на происходящие изменения, а точное соблюдение графика рабочего процесса способствует своевременному и полному отражению в бухгалтерских записях коммерческих операций. Если для компании не существует единой схемы документооборота, необходимо ее разработать. Внутри компании необходимо оптимизировать рабочий процесс, установив график, который бы предусматривал оптимальное количество услуг и переводчиков для прохождения каждого первичного документа и минимальную продолжительность его пребывания в отделении, а также «Улучшить учет работы в компании, усилить функцию контроля учета и повысить уровень автоматизации работы. Должно быть понятно, от кого, когда и кому они доставляют определенные документы, кто их подписывает. Необходимо разработать приблизительный календарь рабочего процесса. В то же время, работа по программированию рабочего процесса должна быть организована главным бухгалтером, и бизнес-менеджер должен утвердить ее своим заказом. При разработке структуры календаря рабочих процессов необходимо исходить из положений о бухгалтерских документах и рабочих процессах, утвержденных Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года под №. 105, который действителен до сих пор. Для большей эффективности календарь рабочего процесса можно связать с рабочими описаниями сотрудников, которые должны устанавливать конкретную ответственность сотрудников за соблюдение календаря рабочих процессов, последовательность действий четко описана при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию. Кроме того, должна быть возможность генерировать эти документы в электронном виде, а также установить общий порядок организации рабочего процесса в компании. Для каждого сотрудника вы можете подготовить выписку из графика, которая касается его лично. И лично ознакомить сотрудника с графиком. В самой выписке вы должны предоставить список документов, относящихся к сфере деятельности подрядчика, рабочему времени и названиям подразделений, в которые эти документы должны быть переданы. Вы можете реализовать эту идею по-другому - разделить общую временную шкалу всего рабочего процесса на несколько более узких, создав несколько локальных законов, которые регулируют порядок и сроки подачи документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота в компании. Во-вторых, положения об управлении документами определенных операций (момент доставки документов в бухгалтерию, положения о согласовании и подписании договоров, положения о коммерческих операциях, операциях и т. д.). В-третьих, необходимо регламентировать подачу документов на другие операции. В то же время для повышения эффективности бизнеса целесообразно использовать систему электронного документооборота. Например, вы можете сделать это. Во-первых, при централизованном учете документы других департаментов будут передаваться в электронном виде, затем они будут проверяться и, при необходимости, вносить в них исправления. Окончательная версия, конечно же, отправляется на бумаге. Но могут быть и исключения, например, документы, полученные извне компании (счета-фактуры). Они должны быть немедленно переведены на бумажный учет. В то же время любой сотрудник организации может ознакомиться со всеми действующими в компании положениями, взглянув на сетевой диск организации. Но, тем не менее, важной задачей, тем не менее, является необходимость обеспечения того, чтобы сотрудники четко выполняли свои обязанности, регулируемые графиком работы и должностными инструкциями. В этом случае такую необязательную проблему можно решить следующим образом: работать по принципу убеждения. В компании с небольшим рабочим процессом это полностью оправдано. в случае несвоевременной подачи документов в бухгалтерию предусмотреть определенные санкции. Трудовой кодекс Российской Федерации не просто допускает штрафы или снижение заработной платы в случае нарушения сроков подачи документов. Однако администрация имеет право включить в положение о бонусах или других внутренних документах такую форму санкций, как сокращение или даже лишение бонусов для особо забывчивых сотрудников. Например, на основании памятки от уполномоченного сотрудника подразделения от имени директора. Даже в качестве предложения календарь рабочего процесса не обязательно должен быть частью заказа учетной политики. Предпочтительно добавить предложение: «Документирование коммерческих операций осуществляется в соответствии с календарем рабочего процесса, который руководитель организации утверждает отдельным приказом». Затем программу можно менять так часто, как это необходимо. В отличие от методов бухгалтерского учета, любое изменение может быть применено только с начала следующего года. «Массив первичных учетных записей». Улучшение этой подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие завершение коммерческой сделки, должны иметь силу закона. Среди мер, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие: внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, использование которых обязательно для всех работников, вовлеченных в первичный учетный процесс. Использование стандартизированных форм позволяет избежать возможных ошибок и нарушений. Поскольку в основе всей системы бухгалтерского учета лежит документирование хозяйственных операций. Посредством документов, которые устанавливают каждую операцию, производится непрерывная и непрерывная регистрация коммерческих операций для отражения в бухгалтерском учете. Поэтому рационализация и качество первичной документации, которая полностью реализуется в унифицированных формах, имеет особое значение. Унифицированные формы предназначены для однородных, стандартных операций обработки, используемых в деятельности компаний и организаций, независимо от их вида деятельности. уточняется, что на основе унифицированных форм будут разработаны специализированные первичные формы бухгалтерского учета, которые должны учитывать учетные характеристики различных видов деятельности в соответствии с постановлением правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 ". По первичным учетным документам». Необходимо разработать альбом внутренних первичных форм документов и измененных унифицированных документов, одобрение руководства ООО «ПОРТАЛ» и контроль за соблюдением этой декларации; публикация административных документов по определению круга лиц, ответственных за конкретную коммерческую операцию и имеющих право подписи первичных документов; контроль бухгалтерами за правильностью подготовки внутренней и внешней первичной документации (наложение бухгалтера на оформление документа, связанного с этой функцией, с помощью должностных инструкций и установление ответственности за ее несоблюдение); проверка службами внутреннего контроля соответствия требованиям законодательства о документации. Многие нарушения использования документов, полученных от других компаний, требуют ряда мер для их предотвращения. В частности, отделы, ответственные за ведение деловых операций с другими компаниями, должны дать четкие инструкции относительно документации, которая должна быть отправлена им другими организациями. Это можно сделать, выдав приказ главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничая со сторонними компаниями или обработав входящие документы, которые должны содержать: полнота документации (достоверность документов); порядок подачи документации; ответственность за ненадлежащее или неполное представление основной документации. На этапе записи документов в регистры бухгалтерского учета, во избежание ошибок и нарушений, целесообразно использовать метод «записок» - своего рода учебный материал для конкретной бухгалтерии, который описывает процесс учета для конкретного документа. В записке должно быть указано: какой операционный факт отражает тот или иной обработанный основной документ; какая информация должна быть включена в правильно заполненный документ; какие учетные записи, в каком научном реестре и в какие сроки должны быть сделаны на основании этого документа. Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах уменьшается за счет непрерывной нумерации (желательно предварительной или автоматической) и централизованной регистрации входящих документов. При использовании документов в текущей работе руководство компании должно гарантировать правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку в компании имеется автоматизированная система обработки данных, правильный доступ к данным будет осуществляться через систему паролей. Этот подход более перспективен, поскольку включает безопасное использование полного первичного пакета учета, интегрированного (на уровне экспорта / импорта данных) в систему учета. Эта опция позволяет создать единую систему основного учета в компании, которая отражает специфику деятельности компании, и в то же время избежать постоянных улучшений, связанных с изменениями в бухгалтерском программном обеспечении и несанкционированным доступом. Более широкое внедрение компьютеризированного учета в процессе первичной обработки документов может стать одним из наиболее эффективных способов улучшения первичного учета. Для улучшения первичной системы бухгалтерского учета частных компаний в качестве опции может быть предложен альтернативный подход к автоматизации, включающий как модели первичного бухгалтерского учета, так и бухгалтерского, налогового и управленческого учета, который настроен на Основа первичного бухгалтерского учета и позволяет получить полностью замкнутый цикл автоматизации всего корпоративного и коммерческого учета со всеми преимуществами этого подхода. Это способность внедрять сквозной учет снизу вверх для всех наиболее сложных бизнес-процессов, характерных для систем, для быстрого получения затрат и прибыли от товаров, клиентов, контрактов. И многое другое. |