Московский финансовопромышленный университет Синергия Хазиева Л. Р. Учебные материалы
 Скачать 1.19 Mb.
|
|
Тема 7. Инвентаризация материально-производственных запасов Материально-производственные запасы (далее – МПЗ) полностью преобразуются в ходе цикла производства и являются его неотъемлемой частью. Инвентаризация МПЗ помогает осуществлять контроль над запасами и отслеживать их целевое использование. Материально-производственные запасы – это активы организации, которые могут использоваться в собственном производстве или перепродаваться сторонним организациям. В качестве МПЗ выступают сырье, материалы, тара, топливо и т.д. Цель и задачи инвентаризации материально- производственных запасов. При планировании инвентаризации материально- производственных запасов важно учитывать структуру складов, которые являются хранилищем запасов. Руководитель должен обеспечить все необходимые условия для точного и полного установления факта наличия имущества: определить работников, проводящих ревизию, предоставить инвентарь для взвешивания, обмеривания, контрольные и измерительные приборы. Комиссия, подготавливаясь к инвентаризации МПЗ на предприятии, опломбирует склады и хранилища, где расположены материальные ценности, проверяет точность весов, наличие мерной тары, собирает с лиц, ответственных материально, отчет о движении товарно-материальных ценностей и расписки о том, что все документы переданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы либо списаны в расход. Правила проведения инвентаризации материально- производственных запасов. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. 33 При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Данные товарно-материальных ценностей заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно- материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами 34 поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. В случае наличия у организации нескольких складов инвентаризация должна производиться на каждом из складов одновременно. Также важно отрегулировать контроль за поступлением и выбытием в ходе ревизии материальных ценностей. Идеальный вариант – приостановление выдачи и приемки запасов со складов. Ценности, поступающие в ходе инвентаризации материально- производственных запасов на предприятии, приходуются в присутствии комиссии по инвентаризации. Факт фиксируется в реестре или товарном отчете, а после документируется в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации». Товарно-материальные ценности могут отпускаться лицам, ответственным материально, при осуществлении инвентаризации МПЗ в исключительных случаях. При продолжительной ревизии руководитель и главный бухгалтер должны дать письменное разрешение. Отпуск производится в присутствии комиссии по инвентаризации и фиксируется в описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Если продолжительность инвентаризации материально- производственных запасов более одного дня, то каждый день по окончании работы комиссии склады опечатываются. На время, освобожденное от осуществления ревизии (ночное, нерабочее время, перерыв на обед), описи убираются в недоступное для сторонних людей помещение (например, шкаф или сейф). Выполнение подготовительных к инвентаризации материальных запасов мероприятий влечет за собой составление описи имущества, проверку документов и фактического наличия запасов. Опись производится сплошным методом: все товары и ценности пересчитываются без каких-либо исключений. Члены комиссии взвешивают, обмеривают, пересчитывают имущество и фиксируют итоги в описях инвентаризации. Объем или вес навалочных материалов при проведении инвентаризации материально- 35 производственных запасов определяется с помощью технического расчета по данным обмера. Помимо наружного осмотра при инвентаризации оборудования следует провести проверку наличия инструкций по эксплуатации, монтажу, технических паспортов, комплектности. При большом количестве весовых запасов член комиссии и лицо, ответственное материально, ведут раздельные описи отвесов. По итогам дня они сличаются, итог вносится в опись. В результате фактической инвентаризации материальных запасов заполняются акты и описи инвентаризации. Их различие в том, что опись фиксирует итоги вещественной проверки, акт – документальной инвентаризации. При выявлении расхождений данных учета и полученных в ходе инвентаризации сведений заполняются сличительные ведомости. В ведомостях должны быть учтены пересортица и стоимостные разницы, образовавшиеся в итоге пересортицы. Инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2), правила его заполнения. Инвентаризационный ярлык ИНВ-2 – это вспомогательный документ, применяемый при проведении инвентаризации МПЗ предприятия в случаях, когда организация имеет большое количество имущества, пересчитать которое за один день не получается. По итогам каждого дня составляются ярлыки по каждому месту хранения. По окончании инвентаризации информация из ярлыков сводится в единую инвентаризационную опись, которая заверяется ответственными лицами и сдается в бухгалтерию для последующей обработки. Форму ИНВ-2 удобно применять в случаях, когда предприятие имеет масштабные склады, товары на которых не могут быть быстро пересчитаны, а также когда складские помещения рассредоточены. То есть основное предназначение инвентаризационного ярлыка – это ускорение и упрощение инвентаризационного процесса на предприятиях с широкой номенклатурой. Организация регулярно сталкивается с необходимостью проверки правильности учета товаров складов, для сопоставления фактических и учетных данных проводится инвентаризация. Как правило, данная процедура осуществляется ежегодно при подведении годовых итогов и заполнении бухгалтерской годовой отчетности, а также по мере необходимости (смена МОЛ, кражи, хищения на предприятии и прочее). 36 В ходе инвентаризационной процедуры проверяется и пересчитывается имущество предприятия, в отношении которого организуется проверка. Члены назначенной инвентаризационной комиссии по мере получения информации вносят ее в специальные описи, для каждого типа ценностей применяются свои типовые формы. В частности, в отношении товарно-материальных ценностей заполняется опись ИНВ-3. Если инвентаризационный процесс длительный, и у членов комиссии нет возможности сразу вносить данные по проверенному имуществу в инвентаризационную опись по итогам каждого дня, то применяется инвентаризационный ярлык ИНВ-2. Ответственные представители инвентаризационной комиссии вносят количественные данные о проверенных ТМЦ в ярлык ИНВ-2, впоследствии эта информация переносится в опись ИНВ-3. По каждому отдельному складскому объекту составляется отдельный ярлык. Заполняется ярлык в единственном экземпляре и хранится в месте нахождения тех ценностей, информация по которым приведена в форме ИНВ-2. Ярлыком нельзя заменять опись, форма ИНВ-2 – это лишь вспомогательный дополняющий документ, сведения по которому подлежат дальнейшему переносу в основной инвентаризационный документ. Кем заполняется форма ИНВ-2? Оформление документа выполняет ответственное лицо инвентаризационной комиссии. Состав данной комиссии определяется руководителем организации в приказе о проведении инвентаризации имущества. Членами комиссии могут выступать представители руководящего состава, бухгалтерии, иные лица. В состав комиссии не может быть включено лицо, материально ответственное за проверяемые ценности, однако это лицо должно присутствовать при проведении проверки. Кто подписывает инвентаризационный ярлык? Бланк ИНВ-2 подписывают следующие лица: Ответственный член инвентаризационной комиссии, подтверждая правильность проведения процедуры; Лицо, ответственное за сохранность ценностей, подтверждая, что указанное наименование ТМЦ находится в месте хранения в полном объеме, документация по нему сдана в бухгалтерию, и неучтенных товаров на складе нет. Данные подписи ставятся на лицевой стороне формы ИНВ-2. На оборотной стороне ставит свою подпись сотрудник предприятия, принимающий на ответственное хранение указанное в ярлыке количество ТМЦ. Ставя свою подпись в данном поле, работник 37 соглашается, что получил ценности именно в том количестве, какое указано в форме ИНВ-2. С какими документами заполняется форма ИНВ-2 Для того чтобы члены инвентаризационной комиссии приступили к своим обязанностям, необходимо определить их состав и назначить распорядительным документом. Приказом руководитель определяет сотрудников, включаемых в комиссию, а также устанавливает для них круг обязанностей, связанных с проведением инвентаризационной процедуры. То есть перед заполнением членами комиссии инвентаризационного ярлыка, следует утвердить приказ, можно использовать типовой бланк ИНВ-22. Заполнение ярлыка ИНВ-2 выполняется только в том случае, если члены комиссии не вносят данные по пересчитанным ТМЦ сразу в инвентаризационную опись ИНВ-3, т.е. информация по инвентаризации материальных или товарных ценностей заносится сначала в ярлык. Далее проводится заполнение описи форма ИНВ-3 на основании данных заполненных ярлыков ИНВ-2. В бухгалтерию ярлык передавать не нужно, он изначально хранится вместе с ТМЦ, сведения по которым в нем приведены. После переноса информации в опись, ярлык остается на хранении на складе. Бухгалтерии для отражения результатов инвентаризации и выявления расхождений нужна опись ИНВ-3. Рекомендации по оформлению инвентаризационного ярлыка ИНВ-2: Для инвентаризационного ярлыка существует типовая унифицированная форма ИНВ-2, разработанная и утвержденная Госкомстатом России в Постановлении №88 от 18.08.99. С начала 2013 года организации освобождены от обязательного применения унифицированных бланков, это касается и инвентаризационной документации. Предприятие может разработать собственную форму инвентаризационного ярлыка, который будет учитывать всю специфику деятельности конкретного предприятия и инвентаризуемых ценностей. Для этого можно использовать унифицированный бланк ИНВ-2. Типовой бланк представлен заголовочной частью, местом для отражения сведений о месте хранения, указания индивидуальных количественных характеристик по хранящемуся в указанном месте наименованию ТМЦ, а также распиской материально-ответственного лица, принимающего пересчитанные ценности на хранение. Заполнение ярлыка проводится по каждому складскому объекту отдельно. 38 В верхней заголовочной части бланка ИНВ-2 заполняется следующая информация: Название организации и структурного подразделения, где хранятся запасы. Основные коды – ОКПО и вид деятельности. Документальное обоснование для проведения инвентаризации (обычно руководитель составляет приказ по форме ИНВ-22 или в произвольном виде – номер и дата документа проставляется вверху бланка ИНВ-2). Период проведения инвентаризации, согласно приказу. Номер ярлыка. Дата составления. Заполнение информации об инвентаризуемых ценностях: Наименование поля Пояснения по заполнению Место хранения МЦ Указывается конкретизирующая информация по месту нахождения проверяемых ценностей на складе, могут быть указаны: Номер стеллажа; Номер полки; Номер ячейки. Заполняется имеющаяся информация в зависимости от системы хранения запасов на складе предприятия. Наименование МЦ Указывается ТМЦ, которые хранятся в указанном месте. При необходимости приводится подробная информация о марке, сорте, размерах, сопутствующих чертежах. Поля заполняются в зависимости от вида имущества. Номенклатурный код Проставляется соответствующий код по складской номенклатуре. Единица измерения Название и код по ОКЕИ. Количество В цифровом и прописном виде. Под табличной частью ставят подписи ответственные лица: Один из членов комиссии, проводивший пересчет имущества; Материально-ответственное лицо. На оборотной стороне бланка содержится расписка лица, принимающего указанное количество ТМЦ на ответственное хранение. Данное лицо своей подписью подтверждает факт принятия именно того количества, которое указано в расписке. Ошибки заполнения инвентаризационного ярлыка. Недопустимой ошибкой будет применение ярлыка ИНВ-2 вместо инвентаризационной описи. Ярлык – это вспомогательный документ, потому и имеет такое название. Информация, в нем отраженная, используется для дальнейшего заполнения описи в двух экземплярах, 39 которая, в свою очередь, уже сдается в бухгалтерию. Ярлык не может быть документальным основанием для подведения итогов инвентаризации, он лишь отражает данные по каждому отдельному месту хранения – что лежит в этом месте и в каком количестве. Правильное оформление предполагает заполнение максимального количества полей. Незаполненными могут быть поля, характеризующие товар или место хранения, так как в каждом конкретном случае характеристики могут отличаться. Для каких-то ценностей целесообразно указать размеры, реквизиты прилагаемых чертежей, для каких-то достаточно вписать наименование и указать марку. Реквизиты места хранения также могут быть заполнены не в том объеме, какой представлен в типовой форме. Обязательными для заполнения полями является наименование ценностей, единица, в которой они измеряются, а также количество. Обязательно также нужно указать реквизиты документа, который установил необходимость проведения инвентаризации, например, приказа руководителя. Именно этот документ служит основанием для заполнения ярлыка. Если приказа не будет, то и проводить инвентаризацию нельзя. Правильно заполненный ярлык – это документ, в котором указано: Где хранятся ТМЦ (характеристики места хранения). Какие именно ТМЦ хранятся в указанном месте (характеристики ТМЦ). В каком количестве они хранятся. Кто подтверждает истинность заполненных данных (подписи МОЛ и члена инвентаризационной комиссии). Ярлык, не подписанный членом комиссии и лицом, отвечающим за данный объект хранения, не будет обладать должной силой, поэтому постановка подписей является обязательным действием при заполнении формы ИНВ-2. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (материалы) (форма № ИНВ-3), правила ее заполнения. Каждая организация в целях выяснения соответствия данных учетных регистров фактическому положению дел проводит инвентаризацию. Чтобы результаты инвентаризации не были признаны недействительными, следует правильно оформить ее итоги. В этих целях по результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись. Инвентаризационная опись ИНВ-3 – это документ, отражающий на бумаге фактическое положение состояния остатков чего-либо на складе. Инвентаризационная опись заполняется при инвентаризации ответственными лицами в целях отражения выявленных недостач, излишков материальных ценностей или просто залежавшейся продукции с истекшими или нормальными реализационными сроками. 40 При инвентаризации осуществляется снятие натурных остатков путем перемеривания, перевешивания и пересчета. Именно результаты этих действий и заносятся в инвентаризационную опись. В итоге в описи отражается вся фактическая информация о количестве товарных остатков, готовой продукции, производственных запасов и материалов. Описи могут заполняться по унифицированным формам (на основе постановления Госкомстата России от 18.08.98 № 88н) или по формам, которые компания разработает самостоятельно. В этом случае форма должна быть утверждена учетной политикой. Предусмотрен определенный порядок составления ИНВ-3. Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные сотрудники должны заполнить расписку на титульном листе описи о том, что на руках у ответственного сотрудника нет документов, не сданных в бухгалтерию, или товаров, не оприходованных на склад или не списанных со складского учета. Они должны поставить свою подпись, указать ее расшифровку и должность. На титульном листе также необходимо указать основание проведения инвентаризации 1- приказ, распоряжение руководителя, его номер, дату. Инвентаризационной описи присваивается уникальный номер и указывается дата ее составления. В процессе действий по инвентаризации все результаты измерений и пересчета заносятся в форму. В обязательном порядке в описи указываются: артикулы ценностей; наименования ценностей; единицы измерения; номера счетов в бухгалтерском учете данной ценности (например, товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43). В инвентаризационной описи отражаются фактическое наличие ценностей, выявленное путем инвентаризационного пересчета, а также данные бухгалтерского учета по данной единице ценности. Далее в описи подводятся итоги. Графа «код операции» заполняется, если организация использует кодификацию, в противном случае ставится прочерк. Графа 9 «Номер паспорта» инвентаризационной описи (ИНВ-3) заполняется в одном случае – если инвентаризации подлежат драгоценные металлы. В инвентаризационной описи необходимо отразить все ТМЦ, подпадающие под инвентаризацию согласно приказу. На практике обычно п. п. 1 – 9 (номер по порядку, счет, наименование ТМЦ, единица измерения, цена, инвентарный номер) заполняют в описи заранее. П. п. 10–11 о фактическом наличии заполняют в процессе пересчета (см. пример инвентаризационной описи). 41 Срок хранения инвентаризационной описи. По завершении пересчета и занесения результатов в опись документ подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. Отсутствие хотя бы одной подписи ставит под угрозу результаты всей инвентаризации. Инвентаризационную опись необходимо оформить в двух экземплярах. Один экземпляр – для сотрудников бухгалтерии, другой экземпляр остается у материально ответственных лиц склада. Бухгалтер проверяет корректность формы и вносит данные в графы 12-13 об учетных данных. Корректное составление инвентаризационных описей поможет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Срок хранения инвентаризационных описей составляет не менее 5 лет. Сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), правила ее заполнения. Сличительная ведомость – это необходимый документ, который следует заполнять при наличии любых отклонений, обнаруженных в процессе инвентаризации. Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов. Бланки сличительных ведомостей приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Ведомость выявленных отклонений по ТМЦ оформляется в виде 2-х одинаковых копий (одна находится у сотрудника бухгалтерии, другая – у лица, координирующего фактический учет ТМЦ). В официальную форму ИНВ-19 включены сведения о: компании (наименовании фирмы, проверяемом структурном подразделении и т.д.); инвентаризации (документе, на основании которого она проводится, сроках ее проведения); сотрудниках компании, материально ответственных за сохранность ТМЦ; выявленных излишках, недостачах (указываются наименование и характеристики ТМЦ, по которым установлены расхождения, их номер, количество и сумма); пересортице, если она проведена; 42 окончательных излишках и недостачах (ниже расскажем о заполнении этих граф подробнее) с отнесением их на материально ответственных работников. Ниже мы приведем пример заполнения ИНВ-19 для случаев, когда в результате инвентаризации выявлены расхождения с данными учета, но пересортица не проводилась. В таком случае графы 18 – 23 не заполняются. Если были выявлены излишки, которые не зачтены по пересортице, то нужно заполнить столбцы 24 – 26 (окончательные излишки). В отношении граф 27 – 32 (окончательные недостачи) можно заметить, что в форме ИНВ-19 столбцы 27, 29, 31 (количество) и 28, 30, 32 (сумма) повторяют друг друга. Это сделано для того, чтобы отнести выявленные недостачи на сотрудников, за них отвечающих. Таким образом, в официальной форме сличительной ведомости можно указать недостачи по трем материально ответственным сотрудникам. При необходимости компания может утвердить собственную форму, увеличив количество указанных столбцов. Заполненный документ визируется сотрудником бухгалтерии и сотрудником, отвечающим за сохранность инвентаризируемого имущества. Бланк по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2-х экземплярах. Инвентаризация – это непростая процедура в деятельности любой организации. Важно не только провести ее правильно, но и ответственно подойти к документальному оформлению результатов, в т. ч. сличительных ведомостей. Бухгалтерское оформление результатов инвентаризации материально-производственных запасов. В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены факты снижения стоимости запасов. Это может быть связано со снижением качества товаров при хранении, изменением рыночный цены. В таких случаях организация должна сформировать резерв на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Списание недостач при инвентаризации МПЗ (проводки). Недостачи МПЗ, выявленные в ходе инвентаризации, в бухгалтерском учете списываются на дату осуществления ревизии. Стоимость недостач МПЗ списывают на затраты, связанные с производством или продажами, с учетом норм естественной убыли. 43 Д 94 К 10 (41, 43) Списание стоимости недостачи Д 20 (25, 26, 44) К 94 Списание недостачи с учетом норм естественной убыли Выявление недостач сверх норм убыли (при отсутствии норм убыли) при инвентаризации запасов влечет взыскание их стоимости с лица, ответственного материально, или списание в прочие расходы (в ситуации, когда установить виновное лицо невозможно). Списание в учете оформляется проводками: Д 94 К 10 (41, 43) Списание стоимости недостачи Д 73 (76) К 94 Отнесена стоимость недостач на виновное лицо Д 50 (51, 70) К 73 (76) Взыскана стоимость недостач с виновного лица Д 91 К 94 Списание недостачи сверх нормы в расходы По итогам инвентаризации материальных запасов списание недостач сверх норм естественной убыли, а также в случае отсутствия утвержденных норм зависит от факта установления лица, виновного в пропажах. Если виновное лицо установлено, то стоимость недостач списывается на дату признания лица в причинении ущерба или вступления в действие решения суда о возмещении ущерба. Когда виновное лицо установить невозможно, недостачи в ходе инвентаризации производственных запасов относятся на расходы на основании документа, оформленного компетентными органами и подтверждающего отсутствие виновного лица или причинения ущерба в результате чрезвычайных происшествий. |