Московский финансовопромышленный университет Синергия Хазиева Л. Р. Учебные материалы
 Скачать 1.19 Mb.
|
|
Тема 12. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются: отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств); суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи). Цель и задачи инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, как правило, должна проводиться не реже одного раза в год – перед составлением годового баланса (п. 27 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в 83 бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме. Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия. Правила проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ (ИНВ-22). Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В обязанности комиссии входит: сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией; поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками; проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением. В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия. К числу таких локальных актов относятся: список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм; список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) – распоряжения по выдаче подотчетных сумм. В соответствии с п. 6.3 указаний Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенное подписью руководителя. В срок, не превышающий 3-х дней после окончания граничной даты (или после выхода на работу, например, с больничного или из командировки), указанной в заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет. Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу. Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации. 84 Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов. По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица – привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм. ВАЖНО! Доначисление НДФЛ возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования. Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками. В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом: Дт 94 Кт 71 – 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из платы Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины). Дополнительно: В процессе инвентаризации большой участок проверки составляют расчеты с подотчетными лицами. Методическими указаниями отдельно выделена проверка подотчетных сумм. Пунктом 3.47 установлено, что отчеты по выданным авансам проверяются по каждому подотчетному лицу с учетом даты выдачи и целевого назначения. В организации должен быть установлен перечень лиц, которые вправе утверждать авансовые отчеты, лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет, и сроки представления отчета. В течение установленного срока работник должен выполнить поручение и представить документы, подтверждающие затраты, например, накладные на приобретение товара, кассовые чеки, товарные чеки, или вернуть полученные под отчет денежные средства. Комиссия в рамках инвентаризации расчетов с подотчетными лицами должна проверить сроки отчета за полученный аванс. Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном 85 порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» при выдаче наличных денежных средств под отчет должен быть установлен срок выдачи денег, и отчитаться работнику необходимо в течение трех дней после истечения установленного срока. При этом выдача очередного аванса допускается только после полного отчета за предыдущий. При проверке авансов по командировочным расходам необходимо проверить оформление документов, соблюдение Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, наличие распоряжения о направлении в командировку, правильность расчета суточных, наличие документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, а также иные командировочные расходы. В процессе инвентаризации выявляются работники, которые не отчитались в установленный срок, а также работники, которые отчитались позднее установленного срока. Инвентаризационная опись расчетов с подотчетными лицами, правила ее заполнения. По результатам инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляется акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. Акт хранится в архиве организации 5 лет. В акте указывают: наименование организации дебитора (кредитора); счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность; суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами); суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности. 86 По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления этого акта. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. В справке указывают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации; причину и дату возникновения задолженности; сумму задолженности. Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Приведем примеры заполнения акта и справки. АКТ инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на «31» декабря 2004 г. проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. При инвентаризации установлено следующее: 1. По дебиторской задолженности 87 Оборотная сторона формы № ИНВ-17 2. По кредиторской задолженности 88 Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по акту проверены 89 90 Бухгалтер Лаврова А.С. Лаврова подпись расшифровка подписи Печатать с оборотом без заголовочной части. Подпись печатать на обороте. Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, правила ее заполнения. В обязательном порядке к акту по форме ИНВ-17 заполняется также справка-приложение, которая является основанием для составления акта. Она состоит из таблицы и содержит сведения о кредиторах и дебиторах: данные о местонахождении и контактные данные, размер задолженности, дату, причину возникновения задолженности и пр. После завершения оформления справки, стоит приступать к заполнению самого акта. Бухгалтерское оформление результатов инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Напоминаем, что сальдо по всем счетам расчетов должно быть показано в развернутом виде, т.е. кредиторская задолженность не может быть зачтена за счет дебиторской задолженности. При проверке как кредиторской, так и дебиторской задолженности следует помнить о сроке исковой давности. Статьей 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, не реальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации: Дебет 91-2, Кредит 62 (76, 71, 70…) – списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности; Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». 91 Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение доходов у некоммерческой организации. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации: Дебет 60 (70, 71, 76), Кредит 91-1 – списана кредиторская задолженность. Тема 13. Инвентаризация ценностей, принятых на ответственное хранение Передача (получение) материальных ценностей на хранение – это достаточно распространенная среди субъектов хозяйствования операция. Как и при осуществлении большинства фактов хозяйственной жизни в операции хранения принимают участие две стороны: хранитель (лицо, принимающее ценности на хранение) и поклажедатель (лицо, передающее ценности на хранение). Особенность операции хранения заключается в том, что право собственности на переданные вещи сохраняется за поклажедателем. Это означает, что переданные вещи продолжают числиться в составе активов поклажедателя (и соответственно отражаются на счетах бухгалтерского учета), а у хранителя учитываются на забалансовых счетах. Цель и задачи инвентаризации ценностей, принятых на ответственное хранение. Организация оказывает услуги по ответственному хранению товаров. По условиям договора товар передается на хранение по форме № МХ-1, ответственность хранителя перед поклажедателем в случае порчи и т.д. товара по вине хранителя определяется исходя из цен товара, указанных в отдельном приложении к договору (эти цены не равны ценам в форме № МХ-1). При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, должна составляться форма № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение». Правила проведения инвентаризации ценностей, принятых на ответственное хранение. Методические указания №49 от 13.06.1995 пункт 3.23. товарно- материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности 92 указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5), правила ее заполнения. Опись товарно-материальных ценностей предприятия, которая заполняется во время проведения инвентаризации на предприятии (в компании), принятых на хранение по форме ИНВ-5. Во время проведения оценки материальных ценностей предприятия (инвентаризации) рассматриваются и оцениваются: ТМЦ на балансе предприятия – опись по форме ИНВ-3; Отгруженные ТМЦ, по которым не получена оплата. Все данные о продукции и товарах вносятся в акт формы ИНВ-4; Принятые на склады для ответственного хранения ТМЦ – заполняется опись по форме ИНВ-5; Находящиеся в дороге ТМЦ – заполняется специальная форма ИНВ-6. Заполняется бланк описи в 2-х экземплярах. Один бланк выдается на руки лицам, ответственным за полную сохранность материалов, товаров, других ТМЦ, а второй бланк описи передается в бухгалтерский отдел предприятия. Вносит данные по группам товаров специальная комиссия, ее состав назначается и утверждается директором предприятия (президентом компании). Бланк ИНВ-5 делится на табличную и титульную читать. Первая страница, титульная, заполняется, как и остальные описи. Как и в других описях в форме ИНВ-5 отдельно выделено место для подписи всех лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей, с обязательной расшифровкой и указанием ФИО, занимаемой должности. Подпись свидетельствует о том, что все ТМЦ (товары, материалы. сырье и т.д.) учтены, оприходованы, подтверждающие документы направлены в отдел бухгалтерии. В следующем листе описи содержится классическая таблица, в которую члены комиссии вносят все необходимые данные о материалах, товарах, других ТМЦ, которые получены на ответственное хранение. Основанием для внесения в опись служит информация о наличии ценностей на складе предприятия (компании), специально отведенном для ответственного хранения. В графе 2,3 указывается юридическое наименование и ОКПО поставщика или получателя ТМЦ. 93 В графе 4,5 – наименование, дается краткая характеристика и выставляется номенклатурный № товаров, других ТМЦ, которые получены на ответственное хранение. 6 – место, где хранятся ТМЦ; 7 – дата принятия товаров, материалов и т.д. на хранение; 8–10 – сведения о документе (актах приема-передачи товара, сырья и т.д. или накладной), на основании которого ТМЦ были приняты на хранение; 11–12 – сведения о единицах измерения; 13–14 – основная информация о наличии, состоянии и количестве ТМЦ; 15–16 – данные бухучета предприятия (компании). После заполнения описи в графах 13–16 указывается итог. По результатам полученных фактических данных и информации бухучета выявляются возможные расхождения, которые переносятся в сличительные ведомости. Бланки описи после заполнения передаются в бухгалтерию. Перед этим они подписываются членами комиссии и ответственным за сохранность ТМЦ лицом. После проверки всех данных главным бухгалтером предприятия также ставится подпись. Бухгалтерское оформление результатов инвентаризации ценностей, принятых на ответственное хранение. По результатам полученных фактических данных и информации бухучета выявляются возможные расхождения, которые переносятся в сличительные ведомости. Бланки описи после заполнения передаются в бухгалтерию. Перед этим они подписываются членами комиссии и ответственным за сохранность ТМЦ лицом. После проверки всех данных главным бухгалтером предприятия также ставится подпись. |