Описание бизнес- процесса закупок компании». Описание бизнес процесса закупок компании Содержание Введение
 Скачать 478 Kb.
|
|
Глава 3. Совершенствование бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» 3.1. Мероприятия по совершенствования процесса закупок в ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» Чтобы облегчить процесс закупок ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ», можно предложить организации использовать информационную систему «SynExp: Конкурентные закупки», позволяющая вести планирование и учет закупок материалов на тендерной основе. Особенности этой информационной системы: Во-первых, система не навязывает каких-либо правил и нормативов, как это было при плановой экономике, а дает эффективные инструменты осуществления закупок для предприятия. Во-вторых, разработчик системы поставляет все необходимое для организации работы, техподдержки и внедрения системы на предприятии, а также обучает персонал ей пользоваться. В-третьих, настройка и внедрение системы на конкретном предприятии не требует значительных денежных и временных затрат. Она вводится в эксплуатацию за несколько дней. Система позволяет облегчить и упростить работу сразу на трех уровнях: руководитель распределяет с ее помощью функции и задачи между подразделениями и сотрудниками и контролирует их деятельность на разных этапах, производственники и хозяйственники предприятия информируют закупщиков о работах, товарах и услугах, нужных компании, а закупщики и снабженцы формируют лоты для закупки продукции, организуют закупку и доставку, а также документируют все проведенные операции. Руководство компании имеет возможность легко контролировать весь процесс закупок на каждом этапе и, если это необходимо, вмешиваться в него, чтобы сделать его максимально эффективным: на мониторе руководителя фирмы представляются все контрольные показатели в режиме реального времени, планы и сроки закупок, изменение цен и процент выполнения в сравнении с запланированным. 3.2. Совершенствование бизнес-процессов на основе логистических моделей Развитие современного общества объективно обуславливает необходимость радикального пересмотра механизмов управления и планирования на предприятиях. Исключением не является и управление, и планирование в логистической сфере. Корпоративные информационные системы класса ERP (Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов организации) становятся сегодня важной частью управленческих структур российских организаций. Такие системы позволяют повысить эффективность управления за счет более рационального использования мощностей, сокращения производственных запасов и производственных расходов в целом. Большинство современных корпоративных информационных систем класса ERP основываются на логистической модели и выстраивают логистические цепочки. Поэтому для внедрения корпоративной информационной системы или модернизации существующей требуется проводить оценку бизнес-процессов на соответствие их этой логистической модели, при этом при обнаружении несоответствий необходимо применение реинжиниринга. Реинжиниринг бизнес-процессов осуществляется для дальнейшего их внедрения и подчинения требованиям ERP-системы. Для обоснования мероприятий по устранению отмеченных в параграфе 2.2. недостатков в области закупок ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ», были рассмотрены и построены модели бизнес- процессов в нотации «TO-BE». Отдельное внимание было уделено вопросам, связанным с принятием решений по структуре склада, а также системе учета ресурсов склада. Рассмотрим, как должен происходить отпуск материальных ценностей отделам, согласование этого отпуска и поддержание складских остатков. Добавим в деятельность отдела автоматизацию поддержки минимума складских остатков и планирования будущих закупок, а также документооборота с поставщиками и отделами. Исследуем ERP-систему, выполняющую функции заявленных в исследовании моделей в полном объеме. Исходя из целей реинжиниринга, можно прийти к выводу, что для улучшения процессов работы отдела в ERP-систему следует ввести следующие подсистемы: подсистему планирования закупок, подсистему электронного документооборота (EDI), подсистему складирования и движения ТЦ. Возьмем деятельность отдела, касающуюся закупок, а именно их планирование. Новизну, в плане планирования, должна добавить подсистема планирования закупок, которая сократит будущие издержки предприятия и позволит уйти от ручного труда для ускорения и устранения ошибок работы отдела. На основании приходно-расходных накладных, вбитых в систему, получить полную статистику реализации поставляемой продукции. На основании этой статистики можно получить примерные денежные и материальные расходы на выполнение различных работ, текущие запасы на складах и план-фактный прогноз расхода этих ресурсов (рисунок 1).  Рисунок 3. Подсистема планирования закупок Далее, на основании этой статистики, подсистема планирования закупок должна позволять рассчитать величину минимального количества ТМЦ, которое должно храниться на складах с учетом будущих потребностей производства, и какое можно отпустить цехам на данный момент. После улучшения данных процедур следует ввести машинное прогнозирование объемов закупки, а именно, для составления календарных планов закупки с разделением на периоды с заранее выбранными поставщиками, попадающими под критерии закупа, либо прогноза альтернативного поставщика в случае, если за ним ранее наблюдалось нарушение договорных обязательств. На рисунке 4 схематично отображен процесс взаимодействия между отделами предприятия и отделом МТС в подсистеме учете ТМЦ.  Рисунок 4. Подсистема учета ТМЦ На основании полученных данных по учету ТМЦ можно прийти к выводу, что внедрение подсистемы EDI (электронный обмен данными) должно позволить не только упростить обмен документами, но также систематизировать и контролировать его. Наличие в подсистеме точных данных является неоспоримым доказательством при конфликтах между отделами и поставщиками, а также в дальнейшем упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Внедрение подсистемы EDI позволит: снизить логистические издержки; сократить время получения оплаты поставок; снизить риски получения штрафов из-за ошибок или отсутствия документов. Помимо коммерческих документов, таких как счета-фактуры, заказы и накладные, в EDI должно быть предусмотрено дополнительная передача любых неформализованных документов, подписываемых квалифицированной электронной подписью. Такие документы ненужно дублировать на бумаге и в налоговый орган можно представить в электронном виде через интернет. Пример работы подсистемы EDI при приемке товара на складе приведен на рисунке 5.  Рисунок 5. Пример работы подсистемы EDI при приемке товаров на складе Проанализировав обмен документами по подсистеме EDI, можно переключиться на подсистему складирования и движения ТЦ. Внедрение подсистемы складирования позволит проверять правильность заполнения документов, распределять ресурсы по складам объекта, согласно их номенклатурным группам, условиям хранения, срокам годности и т.д. Создавать ведомости складских остатков для других отделов предприятия, отслеживать договорные обязательства поставщиков, составлять акты по несоблюдению условий поставки, тем самым составляя их рейтинг для будущего обращения. Все это касается учета ТЦ на складах. Что касается ТЦ движения, то подсистема оповестит цеха и отделы о получение материалов, составит графики их распределения согласно планам работ, а также составит и отправит отчеты руководителям. В общем виде ERP-система с предложенными подсистемами увеличит скорость учета, контроля, организации в сфере закупок путем оперативности, многовариантости обработки и представления полученной информации, и из-за отхода от бумажных носителей. ERP-система, в целом, даст возможность в подготовке документации - создание шаблонов документации; увеличение скорости составление планов (планы можно формировать как вручную, так и автоматически с использованием раннее составленных планов); использование различных стратегий для составления планов; проверка на исполнимость планов; автоматизация формирования заказов поставщикам; создание единой информационной базы; подготовка информации для принятия управленческих решений и т.д. Таким образом, внедрение предложенной ERP-системы означает переход предприятия на новый уровень функционирования, что подразумевает реинжиниринг его бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов и эффективное внедрение ERP-системы являются взаимодополняющими процессами, повышающими эффективность решений и возврат инвестиций в ERP-систему. Применение логистических моделей в реинжиниринге бизнес- процессов необходимо и обосновано. В ходе такой перестройки системы управления предприятием производится определение приоритетных бизнес-процессов для эффективной работы компании, анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация. Осуществляется построение оптимальной модели выполнения процесса. Определяются критерии качества конечного и промежуточных результатов и нормативов выполнения. Проводится переработка процессов движения информации о ходе и результатах выполнения отдельных операций, осуществляется обучение сотрудников, производится постоянный мониторинг процедуры внедрения оптимизированных бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов может потребовать значительных финансовых и временных затрат. Обычно к этому варианту внедрения прибегают организации, убедившиеся в неэффективности ранее существовавших бизнес-процессов и использующие ERP-концепцию как повод и средство модернизации структуры и организации работы. При корректной реализации «перестройка, вызванная внедрением ERP», может привести к значительному повышению эффективности работы организации. Результаты работы применимы не только к конкретной организации, они универсальны для любой компании, занимающейся продажами, закупками и снабжением. При этом подсистема EDI в рамках ERP-системы управляет взаимодействием между отделами, и с поставщиками, также эта подсистема дает возможность отказаться от бумажных носителей, управлять деловой перепиской, уведомлять о приемке, формировать заявки к поставке, дистанционно определять количество номенклатурных позиций, забракованных позиций, что удобно для любой торговой сети. Таким образом, подсистема планирования закупок и складирования в рамках ERP-системы дает возможность комплексного контроля над поддержанием эффективного использования ресурсов фирмы, а также снижения рисков простоя и сбоя производственных работ в компании. Заключение Подводя итог данной работе, необходимо сделать следующие выводы: Организация логистического управления – важный момент в любой экономической системе. Логистическая система в свою очередь характерна комплексностью и целостностью. Так как логистика – понятие очень широкое и емкое, выделяют закупочную, распределительную, производственную, информационную и транспортную логистику. Бизнес-процесс – это организационная подсистема, создающая экономическую ценность для организационной системы путем удовлетворения потребностей ее внутренних и внешних клиентов в ресурсах и услугах. Цель бизнес-процесса закупки - обеспечение производства основными и вспомогательными материалами, комплектующими изделиями, инструментом и другими ТМЦ, соответствующими по качеству НТД, и в сроки, согласованные внутренними документами. Планирование закупочной деятельности любого предприятия - основа эффективного расходования имеющихся и привлеченных средств. План закупок представляет собой консолидированную программу расходов, покрывающих намеченные мероприятия, в которой с разбивкой по видам деятельности учтены предстоящие закупочные действия по приобретению товаров, оборудования, услуг и работ. В практической части данной курсовой работы был проведен анализ бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ». ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» было основано в 1897 году и именовалось «Московское акционерное общество вагоностроительного завода». На данный момент динамичное развитие имеют три направления производственной деятельности предприятия ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»: производство вагонов метро; производство дизель-поездов; сервисные услуги по выпущенной продукции. В исследуемом периоде ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» значительно ухудшило свои показатели. Себестоимость снижается менее высокими темпами, чем выручка, что привело к снижению прибыли от продаж на 59,1%, чистой прибыли на 65,3%. Структура продукции изменилась в сторону роста менее рентабельных видов продукции, что уменьшило выручку на 4 515 069 тыс.руб. Бизнес-процесс закупки в ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» выглядит следующим образом: 1. Планирование закупки. Выбор способа закупки и формы ее проведения. 2. Управление подготовкой закупки. 3. Проведение закупки. 4. Управление заключением и исполнением договора. 5. Контроль и анализ эффективности закупочной деятельности. В результате исследования ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» были выявлены следующие проблемные области закупок: планирование, учет и складирование произведенных закупок ведется инженерами в отделах снабжения в электронных таблицах и различных бумажных документах; существующие способы закупки в экстренных случаях (аварийные работы) требуют оперативного размещения и сопровождения запроса на электронной площадке, что затруднительно при ручном составлении нужной документации; человеческий фактор, а именно: затруднительный поиск документов; невозможность восстановления истории работы с документами; возможность допущения ошибки из-за неконтролируемости протекающих процессов; отсутствие на складе рациональной системы распределения ресурсов, а также оптимальных площадок и условий хранения этих ресурсов; отсутствие на объекте системы учета выполнения существующих планов и договорных обязательств и др. Чтобы облегчить процесс закупок ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ», было предложено использовать информационную систему «SynExp: Конкурентные закупки», позволяющая вести планирование и учет закупок материалов на тендерной основе. Так же, было предложено использовать корпоративные информационные системы класса ERP (Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов организации). Такие системы позволяют повысить эффективность управления за счет более рационального использования мощностей, сокращения производственных запасов и производственных расходов в целом. В ходе выполнения данной работы были выполнены следующие задачи: раскрыто содержание, цели и задачи бизнес-процесса закупок; определены особенности планирования закупок; выявлены основные характеристики бизнес-процесса закупок на предприятии; дана организационно-экономическая характеристика ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»% описан процесс закупки в организации; разработаны мероприятия по совершенствования процесса закупок в ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»; предложены пути совершенствования бизнес-процессов на основе логистических моделей. Исходя из того, что поставленные задачи были выполнены в полном объеме, можно судить, что цель данного исследования была достигнута. Список использованной литературы Документы организации ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» Устав организации ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»; Бухгалтерские отчеты ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» за 2014 и 2015 годы; Годовые отчеты ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» за 2014 и 2015 годы; Финансовые результаты организации ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»; Научная литература Аникин Б.А. Логистика / Б.А. Аникин. - М.: Проспект, 2013; Волгин В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В. В. Волгин. – Москва: Дашков и Кº, 2012; Гаджинский А. М. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки «Экономика» / А. М. Гаджинский. – Москва: Дашков и Кº, 2013; Герасимов Б.И. Основы логистики / Б.И. Герасимов, В.В. Жариков, В.Д. Жариков. - М.: ИНФРА-М, 2012; Иванов Д. А. Управление цепями поставок / Д. А. Иванов. – Санкт-Петербург: Издательство Политехнического университета, 2012; Курочкин Д. В. Логистика: транспортная, закупочная, производственная, распределительная, складирования, информационная: курс лекций / Д. В. Курочкин. – Минск: ФУАинформ, 2012; Линдерс М.Р. Управление снабжением и запасами. Логистика. / М. Р. Линдерс. - СПб., 2011; Мельников В.П. Логистика / В.П. Мельников, А.Г. Схирладзе, А.К. Антонюк. - М.: Юрайт, 2014; Моисеева Н. К. Экономические основы логистики: учебник по специальности 080506 «Логистика и управление цепями поставок» / Н. К. Моисеева. – Москва: Инфра-М, 2012; Неруш Ю. М. Логистика: учебник / Ю. М. Неруш. – Москва: Проспект: Велби, 2011; Николайчук В. Е. Логистический менеджмент: учебник / В. Е. Николайчук. – Москва: Дашков и Кº, 2012; Пушкарев Ю. А. Реинжиниринг бизнес-процессов / Ю. А. Пушкарев - М.: Экспертиза Бизнеса и Финансов. -№ 3.-2011; Сергеев В.И. Менеджмент в бизнес логистике./ В. И. Сергеев. - М.: Флинчъ, 2012; Смехов А. А. Введение в логистику. / А. А. Смехов- М.: Транспорт, 2012; Степанов В. И. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки «Экономика» и экономическим специальностям / В. И. Степанов. – Москва: Проспект, 2012; Стерлигова А. Н. Управление запасами в цепях поставок: учебник по специальности 080506 «Логистика и управление цепями поставок» / А. Н. Стерлигова. – Москва: ИНФРА-М, 2012; Таран С. А. Как организовать склад. Практические рекомендации профессионала. Изд. 2е./ С. А. Таран - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2012; Тельнов Ю.Ф. Инжиниринг бизнес-процессов и проектирование корпоративных экономических информационных систем / Инжиниринг деловых и информационных процессов: сб. науч. тр. - М.: МЭСИ, 2012; Тельнов Ю.Ф. Интеллектуальные информационные системы в экономике: учеб.пособие. 3-изд. / Ю. Ф. Тельнов - М.: СИНТЕГ, 2013. 1 Герасимов Б.И. Основы логистики / Б.И. Герасимов, В.В. Жариков, В.Д. Жариков. - М.: ИНФРА-М, 2012.С.46 2 Волгин В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В. В. Волгин. – Москва: Дашков и Кº, 2012.С.112 1 Иванов Д. А. Управление цепями поставок / Д. А. Иванов. – Санкт-Петербург: Издательство Политехнического университета, 2012.С.87 1 Гаджинский А. М. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки «Экономика» / А. М. Гаджинский. – Москва: Дашков и Кº, 2013.С.89 1 Аникин Б.А. Логистика / Б.А. Аникин. - М.: Проспект, 2013.С.65 1 Курочкин Д. В. Логистика: транспортная, закупочная, производственная, распределительная, складирования, информационная: курс лекций / Д. В. Курочкин. – Минск: ФУАинформ, 2012.С.91 1 Курочкин Д. В. Логистика: транспортная, закупочная, производственная, распределительная, складирования, информационная: курс лекций / Д. В. Курочкин. – Минск: ФУАинформ, 2012.С.93 1 Николайчук В. Е. Логистический менеджмент: учебник / В. Е. Николайчук. – Москва: Дашков и Кº, 2012.С.135 1 Официальный сайт ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» - http://www.metrowagonmash.ru/ 1 Официальный сайт ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» - http://www.metrowagonmash.ru/ 1 Годовой отчет ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» за 2015 год 1 Бухгалтерский отчет ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» за 2015 год 2 Годовой отчет ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» за 2015 год |