Описание бизнес- процесса закупок компании». Описание бизнес процесса закупок компании Содержание Введение
 Скачать 478 Kb.
|
|
«Описание бизнес- процесса закупок компании» Содержание Введение Глава 1. Понятие и особенности закупочной логистика предприятия 1.1. Содержание, цели и задачи бизнес-процесса закупок 1.2. Особенности планирования закупок 1.3. Основные характеристики бизнес-процесса закупок на предприятии Глава 2. Анализ бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» 2.1. Организационно-экономическая характеристика ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» 2.2. Описание процесса закупки в организации Глава 3. Совершенствование бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» 3.1. Мероприятия по совершенствования процесса закупок в ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ» 3.2. Совершенствование бизнес-процессов на основе логистических моделей Заключение файла Список использованной литературы Введение Обеспечение эффективного функционирования современного предприятия во многом определяется процессом закупок, оказывающим существенное влияние на устойчивость, эффективность и конкурентоспособность предприятия. Соответствие такому понятию как конкурентоспособность существенным образом определяется возможностью предприятия удовлетворять требования потребителей посредством предоставления им качественных товаров или услуг по приемлемым рыночным ценам в требуемые сроки. Поскольку деятельность предприятия не ограничивается одним днем, то это требует нахождения оптимальных и комплексных решений, рассчитанных на длительную перспективу, которые, в конечном итоге, находят свое отражение в маркетинговой, логистической и производственной стратегиях предприятий. Суть процесса организации закупок прямо противоположна процессу продаж. Служба закупок в любой организации должна обеспечить закупку товаров по приемлемой стоимости, в идеале – минимальной, при этом необходимо соблюдать установленные условия и нормы закупок. Важно не просто установить стоимость приобретаемого товара, но и условия доставки товаров, время доставки, существующие формы оплаты, степень надежности поставщиков, их авторитет на отраслевом рынке, насколько компания – продавец доступна, какие гарантии качества своей продукции может предоставить. В основном процесс закупки связан с покупкой больших партий, и проверить качество каждого изделия или товара не представляется возможным. Поэтому важно обговорить с поставщиком заранее условия замены некачественного или бракованного товара. Актуальность курсовой работы заключается в том, что оптимально организованный бизнес-процесс закупки приводит к тому, что компания получает требуемый объем продукции к установленному сроку, за приемлемую цену у надежного поставщика. Субъектом курсовой работы является ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ». Предмет курсовой работы заключается в особенностях бизнес- процесса закупок компании. Целью курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ». Для достижении вышеуказанной цели, были поставлены следующие задачи: раскрыть содержание, цели и задачи бизнес-процесса закупок; определить особенности планирования закупок; выявить основные характеристики бизнес-процесса закупок на предприятии; дать организационно-экономическую характеристику ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»% описать процесс закупки в организации; разработать мероприятия по совершенствования процесса закупок в ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ»; предложить пути совершенствования бизнес-процессов на основе логистических моделей. Теоретическую, методическую и эмпирическую базу для подготовки данной работы составили следующие источники: открытые материалы ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ», специализированные источники, научная и методическая литература по теме курсовой работы. Данная работа состоит из трех глав, заключения и списка используемой литературы. В первой главе рассматривается понятие и особенности закупочной логистика предприятия. Во второй главе дан анализ бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ». В третьей главе разработаны пути совершенствования бизнес-процесса закупок компании ОАО «МЕТРОВАГОНМАШ». В заключении содержится итог всей работы, указаны основные моменты. Глава 1. Понятие и особенности закупочной логистика предприятия 1.1. Содержание, цели и задачи бизнес-процесса закупок Организация логистического управления – важный момент в любой экономической системе. Логистическая система в свою очередь характерна комплексностью и целостностью. Так как логистика – понятие очень широкое и емкое, выделяют закупочную, распределительную, производственную, информационную и транспортную логистику. Главная задача логистики – комплексное управление материальным потоком, особенную роль в этой системе играет закупочная логистика, которая занимается управлением материальных потоков при обеспечении предприятия необходимыми материальными ресурсами. Вход материального потока в систему логистики осуществляется непосредственно через подсистему закупок. Именно поэтому логистика на этом этапе называется именно так, однако, очень часто можно встретить словосочетание «логистика поставок» или «заготовительная логистика». Итак, закупочная логистика – грамотное управление материальными потоками, обеспечивающее поставки материальных ресурсов на предприятие.1 Цель – полное и адекватное удовлетворение потребностей того или иного производства в материалах с как можно большей эффективностью. Чтобы правильно использовать концепцию логистики на этапе закупок, нужно быть готовым к тому, что может измениться философия организации процесса производства конечного продукта, которая должна соответствовать действующему и потенциальному спросу.2 Именно снабжение является главным источником информации о возможностях поставщиков и рынке конкурентов. Есть определенные логистические активности, которые связаны с управлением процессов закупок, которые в принципе синонимичны понятию «задачи закупочной логистики». Бизнес-процесс – это организационная подсистема, создающая экономическую ценность для организационной системы путем удовлетворения потребностей ее внутренних и внешних клиентов в ресурсах и услугах. Существенными свойствами данной подсистемы будут:1 способность приобретать, хранить и потреблять необходимые ресурсы (выступать в качестве заказчика необходимых ресурсов, товаров и услуг); способность производить и хранить произведенные им продукты вплоть до передачи их потребителю; способность к самоуправлению на основе накопленной внутренней экспертизы и опыта; возможность комплексной экономической оценки деятельности. Цель бизнес-процесса закупки - обеспечение производства основными и вспомогательными материалами, комплектующими изделиями, инструментом и другими ТМЦ, соответствующими по качеству НТД, и в сроки, согласованные внутренними документами. Таким образом, закупка материальных ресурсов и товаров - важная и ответственная функция в производственно-экономической системе любого уровня. Субъекты хозяйствования осуществляют закупки материальных ресурсов или товаров для удовлетворения собственных нужд или для перепродажи. Торговые организации, в том числе оптовые и розничные приобретают товары с целью их дальнейшей перепродажи. 1.2. Особенности планирования закупок Планирование закупочной деятельности любого предприятия - основа эффективного расходования имеющихся и привлеченных средств. План закупок представляет собой консолидированную программу расходов, покрывающих намеченные мероприятия, в которой с разбивкой по видам деятельности учтены предстоящие закупочные действия по приобретению товаров, оборудования, услуг и работ. Основанием для планирования закупок являются следующие документы: план производства; складские остатки на начало планируемого периода нормы потребления вспомогательных материалов; нормы страховых запасов; заявки подразделений. Годовые, среднесрочные (на 3-5 лет), а также долгосрочные перспективы закупочной деятельности формируются в документ, именуемый «план закупок», или «программа закупок». Однако, как нам представляется, не только для крупных предприятий имеет неоспоримое значение грамотное планирование закупок. Наряду с бизнес-планом, план закупок помогает с высокой долей вероятности прогнозировать объемы потребления денежных средств для поддержания функционирования производства, определить возможные объемы направления ресурсов на расширение и реконструкцию. Важной составляющей планирования является налаженная система маркетинговых исследований, формализация которой обеспечивает адекватное определение стоимости подлежащего закупке товара и услуг. Для этого целесообразно разработать и утвердить локальным правовым актом регламент маркетинговых исследований, который, помимо единообразоного механизма исследования рынка, установит персональную ответственность лиц, занимающихся расценками на ТМЦ. Таким образом, будет предотвращено завышение планируемых сумм и искажение результативности закупочных процедур. Как сказано выше, план закупок составляется на основании плана мероприятий, потребности реализации каждого из которых сводятся в единый документ. Так достигается эффект синергии от укрупнения объемов ТМЦ по сравнению с ситуацией, когда происходит стихийное обеспечение каждого проводимого на предприятии мероприятия - будь то текущий, капитальный ремонт или реконструкция основного оборудования. В тесной связи планы закупок находятся с деятельностью по организации собственно закупочных процедур, которые доказали свою эффективность именно при их проведении в виде регламентированных закупок В качестве предпочтительных обычно рассматривают процедуры конкурсов, аукционов (редукционов), запросов предложений и запросов цен, которые предусматривают формализацию предмета и условий закупки заказчиком, подачи формальных технико-коммерческих предложений участниками и выбор победителя по заранее установленным критериям и требованиям. В качестве предпочтительных форм обычно рассматривают открытую форму проведения (в процедуре, проводимой в открытой форме, может участвовать любое лицо) на электронной торговой площадке (путем обмена документами и сведениями в электронной форме).1 В качестве нежелательных обычно рассматривают процедуры закупки у единственного поставщика (без сравнения конкурирующих технико-коммерческих предложений) и процедуры, проводимые в закрытой форме (с перечнем поставщиков, определяемых заранее решением заказчика / организатора такой процедуры). Основываясь на плане производства, нормах страховых запасов, условиях поставок, оговоренных с поставщиками, начальник отдела товарного планирования и распределения составляет предварительный план закупок основного сырья и вспомогательных материалов, который утверждается заместителем генерального директора по логистике. Соответствующие статьи предварительного плана закупок направляются в адрес выбранных поставщиков для согласования объемов поставок на планируемый период. Поставщик подтверждает возможность поставок путем направления на адрес компании письменного подтверждения. В случае не подтверждения возможности поставок запрашиваемых объемов, отдел закупок обращается к альтернативным поставщикам. Начальник отдела закупок передает согласованный с поставщиками план закупок заместителю генерального директора по финансам для включения в расходную часть бюджета. При непосредственном участии заместителя генерального директора по финансам и заместителя генерального директора по логистике, в процессе защиты бюджета принимается решение о достаточности доходной части. Если данное решение принимается положительно, то план закупок подлежит утверждению заместителем генерального директора по логистике. После утверждения, заместитель генерального директора по логистике доводит план закупок до исполнителей, сотрудников отдела закупок, сотрудников отдела таможенного оформления и сертификации, начальника складского комплекса. Завершающим этапом планирования закупок сырья и материалов является заключение (перезаключение, продление) долгосрочных договоров с поставщиками и перевозчиками с целью определения условий сотрудничества с ними на планируемый период. Долгосрочное планирование закупок, инициируемых подразделениями предприятия, осуществляется на основании плановых заявок. Плановые заявки регистрируются начальником отдела закупок по мере их поступления в реестре учета плановых заявок. Отдел закупок консолидирует плановые заявки, для последующего предоставления заместителю генерального директора по финансам с целью включения стоимостей предполагаемых к приобретению товаров в расходную часть бюджета. В процессе защиты бюджета принимается решение о включении в план закупок каждого наименования ТМЦ из указанных в плановых заявках. По результатам бюджетирования ТМЦ, в отношении которых принято положительное решение, включаются в план закупок. Таким образом, планирование закупки - это начальный этап по осуществлению всех закупок в учреждении. То есть, любая закупка начинается с планирования. Абсолютно все закупаемые товары, работы, услуги должны быть отражены в документах по планированию. 1.3. Основные характеристики бизнес-процесса закупок на предприятии Первым этапом закупки ТМЦ относящихся к категориям сырья и материалов является мониторинг соответствующих складских остатков, который осуществляет начальник отдела товарного планирования и распределения. В результате анализа выявляется потребность в приобретении того либо иного наименования ТМЦ. При выявлении потребности в пополнении складских запасов, начальник отдела товарного планирования и распределения рассчитывает размер заказа и устанавливает желаемые сроки поступления ТМЦ на склад. На основании принятого решения составляется заказ. Первым этапом закупки ТМЦ согласно плановым заявкам является подтверждение текущей потребности в данной закупке. За два месяца предшествующих планируемой дате получения ТМЦ специалист по закупкам направляет в адрес инициатора закупки запрос на подтверждение закупки. Инициатор закупки подтверждает (по электронной почте)потребность в течении двух суток с момента получения запроса. Если инициатор подтверждает потребность в приобретении ТМЦ, то специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса. Если необходимость в закупке отсутствует, инициатор также сообщает об этом в течении двух суток с момента поступления запроса.1 Первым этапом закупки ТМЦ по внеплановой заявке является составление, согласование и передача внеплановой заявки начальнику отдела закупок. В случае приобретения ТМЦ по заявке специалист по закупкам после подтверждения потребности в плановой закупке или получения внеплановой заявки приступает к поиску поставщика. Специалист по закупкам направляет в адрес поставщика заказ с целью выявления текущей возможности поставщика удовлетворить потребность предприятия в соответствующих ТМЦ. Поставщик направляет в адрес компании письмо, в котором подтверждает заказ или сообщает о том, что не в состоянии удовлетворить запрос предприятия. Если поставщик подтверждает заказ, специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса. Заказ также считается подтвержденным, в случае если поставщик известил о том, что не может в полной мере обеспечить текущую потребность в запрашиваемых ТМЦ или не готов поставить ее в заявленных срок и сложившаяся ситуация не приведет к существенному увеличению риска остановки производства. В случае если поставщик не готов удовлетворить заказ, специалист по закупкам обращается с запросом к альтернативному поставщику. В случае приобретения ТМЦ по заявке, после подтверждения заказа специалист по закупкам заключает с поставщиком договор на поставку. При наличии подтвержденного заказа и договора (долгосрочного / на поставку)специалист по закупкам обеспечивает подписание с поставщиком спецификации (допускается дополнительное соглашение к долгосрочному договору)на закупаемую партию ТМЦ. Специалист по закупкам рассчитывает все затраты связанные с поставкой ТМЦ, включая:1 стоимость ТМЦ; фрахт; страхование груза; таможенные платежи, а также прочие затраты и вносит их в финансовый план предприятия. Специалист по закупкам направляет в транспортный отдел заявку на перевозку (в соответствии со сроками исполнения заявок). Специалисты транспортного отдела в соответствии с потребностью изложенной в заявке, обеспечивают поиск транспорта. Если транспортная компания, в адрес которой была направлена заявка, подтверждает запрос, то специалист транспортного отдела передает автору заявки данные о найденном транспортном средстве. В противном случае, специалист транспортного отдела обращается к альтернативному поставщику транспортных услуг. Если договор с поставщиком предусматривает полную либо частичную предоплату, бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства в размере предоплаты на расчетный счет поставщика. Основание для оплаты – копия счета (спецификация, дополнительное соглашение к договору), согласованного начальником отдела закупок и подписанным заместителем генерального директора по логистике. После получения предоплаты (если это предусмотрено договором)поставщик в оговоренный срок совершает отгрузку ТМЦ о чем сообщает специалисту по закупкам. Специалист по закупкам обеспечивает прослеживаемость доставки (созванивается с перевозчиком для выяснения местонахождения груза во время перевозки). Если груз поступает из-за пределов таможенной границы РБ и предполагает обязательное таможенное оформление, то он поступает на таможенный терминал (наименование таможенного терминала указывается в заявке на перевозку)с которого по факту поступления груза в зону таможенного контроля специалист по закупкам получает соответствующую информацию. Если груз не подлежит таможенному оформлению, то он поступает непосредственно на склад предприятия, о чем по факту прибытия перевозчик через службу безопасности уведомляет начальника складского комплекса. После получения уведомления о поступлении груза на таможенный терминал специалист по таможенному оформлению получает у перевозчика пакет товаросопроводительных документов и рассчитывает суммы таможенных платежей, после чего оформляет распоряжение на оплату, которое согласовывает с заместителем генерального директора по логистике и передает заместителю генерального директора по финансам.1 Бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства согласно суммам и банковским реквизитам, указанным в распоряжении. Оплата таможенных платежей производится в день подачи распоряжения. Таможенное оформление поступивших в адрес компании ТМЦ осуществляется специалистом по таможенному оформлению в срок, не превышающий 2 суток с момента поступления груза на таможенный терминал (временем поступления груза на терминал считается время закрытия доставки). Грузы, прошедшие процедуру таможенного оформления поступают на склад сырья и материалов в день оформления. Специалист, отвечающего за приемку товара на складе сырья и материалов после выгрузки ТМЦ с транспортного средства пересчитывает (взвешивает) груз, после чего результаты пересчета сверяет с данными указанными в соответствующих товаросопроводительных документах: товаротранспортной накладной, счет-фактуре, упаковочном листе. Если выявлено полное соответствие между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист складского комплекса обеспечивает размещение груза в установленном месте хранения и передает документы специалисту по складскому учету для оприходования ТМЦ. В случае несоответствия между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист склада сырья и материалов ставит в известность начальника складского комплекса. Начальник складского комплекса совместно со специалистом по закупкам и начальником отдела закупок (при необходимости с заместителем генерального директора по логистики)принимают решение, касательно выявленного расхождения. Специалист склада сырья и материалов согласно поданным товаросопроводительным документам вносит информацию о поступлении ТМЦ на склад предприятия в электронную базу данных. После внесения в базу данных информации о поступлении ТМЦ на склад специалист склада передает товаросопроводительные документы в бухгалтерию. Документы передаются в бухгалтерию в течении двух дней после оприходования товара, включая день оприходования (сертификаты – в отдел качества). Если договор с поставщиком предусматривает полную или частичную оплату по факту поступления закупаемых ТМЦ на склад предприятия (таможенный терминал), бухгалтер (по распоряжению заместителя генерального директора по финансам)переводит денежные средства в размере окончательной оплаты на расчетный счет поставщика. Основание для оплаты – копия счета-фактуры (спецификации, дополнительного соглашения), подписанного специалистом по закупкам и заместителем генерального директора по логистике. Входной контроль качества выполняется согласно процедуре разработанной начальником отдела качества. По результатам каждой поставки специалист по закупкам, при участии специалиста складского комплекса отвечающего за поступления сырья и материалов на склад, а также по заключению отдела качества заполняет «карточку поставщика», в которой оценивает качество поставки в соответствии с заданными критериями.1 Подводя итог данной главе, стоит отметить, что на любом предприятии, осуществляющем деятельность по управлению закупками, неизбежно возникают следующие конфликты: необходимость большого уровня запасов на складе, чтобы обеспечить любой уровень спроса; необходимость минимального уровня запасов на складе, чтобы экономить на хранении. Поэтому, разработка, планирование и управление бизнес- процессами закупок крайне важно для любой компании. |