Курсовая работа Организация работы с бухгалтерскими документами. курсовая работа организация работы с бухгалтерскими документами.. Организация работы с бухгалтерскими документами
 Скачать 299.78 Kb.
|
2.2 Анализ состояния работы с документами в хозяйственной деятельности ПАО «Нефтемаркет»Правила и порядок организации документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируется документом «Положение о системе документооборота». На предприятии применяются унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом России. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Приложением к учетной политике является график документооборота, рабочий пан счетов, внутренняя отчетность организации, план проведения инвентаризации. Банковские расчеты (движение средств через расчетные счета организации) также являются подсистемой документооборота организации. Движение документов, относящихся к операциям, осуществляемым при помощи банка, связано с осуществлением безналичных расчетов, обналичиваем денежных средств для выдачи заработной платы и выдачи указанных средств в подотчет сотрудникам организации, получением кредитов и прочих услуг. В связи с тем, что осуществление операций коммерческих банков регулируется Банком России и внутри банковскими правилами, документооборот организации по учету банковских операций во многом определяется данными стандартами. Более того, формы документов, которые используются при осуществлении банковских операций типичны. Самыми распространенными являются расчеты платежными поручениями. Банки осуществляют операции по перечислению денежных средств с одного расчетного счета на другой на основании расчетных документов, которые оформляются организацией – владельцем расчетного счета. В соответствии с действующим законодательством расчетные документы для осуществления банковских операций должны оформляться на бумажных носителях. Данное требование законодателя является необходимым, даже если в организации используется электронный документооборот, аналогичный расчетный документ, оформленный на бумажном носителе, является подтверждением совершения операции (если конечно на нем имеется соответствующая отметка банка). Самыми распространенными расчетными документами в практике хозяйственной деятельности ПАО «Нефтемаркет» являются платежные поручения. Платежные поручения оформляются организацией самостоятельно и направляются в банк. Как правило, момент составления платежного поручения в организации привязан к сроку наступления платежа. Как правило, в ПАО «Нефтемаркет» стадии создания и проверки расчетных документов совмещены, что значительно сокращает срок нахождения документа внутри организации. После составления и проверки расчетных документов их направляют в банк. Помимо собственных документов, которые составляет ПАО «Нефтемаркет» при осуществлении расчетов с использованием банка, в организацию поступают входящие документы, составляемые самим банком, а также расчетные документы (а точнее их экземпляры), оформленные контрагентами хозяйствующего субъекта. Данные документы также проходят стадии документооборота, за исключением стадии создания. В организации организовано отдельное хранение документов, созданных на стороне, а также документов, созданных самой организацией. При этом входящие банковские документы также подобраны в хронологическом порядке и переплетены, как и документы, связанные с осуществлением банковских расчетов, созданные самой организацией. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии ПАО «Нефтемаркет» контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров). Своевременность поступления документов от поставщиков оформлено соответствующим распоряжением с назначением ответственных лиц. Например, установлено по каждому контрагенту свой график прихода документов в соответствии со спецификой работы с ним (таблица 2.1). Таблица 2.1 Распоряжение о назначении ответственного лица отслеживающее поступление документов от поставщиков
В каждом отделе назначено ответственное лицо, отслеживающее поступление документов по графику (таблица 2.2). Таблица 2.2 Ответственное лицо отслеживающее поступление документов по графику
При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией ПАО «Нефтемаркет» проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета. В ПАО «Нефтемаркет» издан приказ для подразделений со сроками предоставления документов в бухгалтерию. Например, предоставлять в бухгалтерию накладные, акты, счета-фактуры необходимо каждый понедельник по актам приема-передачи, в случае отсутствия оказания услуг предоставлять в бухгалтерию письмо ответственного лица отдела об отсутствии реализации. Хранение документов, поступающих в бухгалтерскую службу, генерируемых в ней и имеющих различное целевое назначение, осуществляется в соответствии с нормами ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», правилами Налогового кодекса РФ. По окончании сроков хранения документов бухгалтерского учета они передаются в архив. За организацию их хранения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ответственность несет руководитель организации, а за организацию работ по их сохранности, соответствующему оформлению, передаче в архив - главный бухгалтер. Сроки хранения учетных документов, сданных в архив, начинаются с 1 января года, следующего за годом их оформления. Выделив соответствующие блоки в системе документооборота, легче контролировать выполнение каждого этапа в создании, движении и хранении документов. Четко отлаженная схема работы с документами в свою очередь поможет оптимизировать весь процесс управления компанией. С документацией связана деятельность всех работников от технических до руководителей. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Делопроизводство на предприятии ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела. В ПАО «Нефтемаркет» используются следующие документы: Организационные документы: Устав. Учетная политика. Положение о персонале. Положение о структурном подразделении. Правила внутреннего трудового распорядка. Структура и штатная численность. Должностные инструкции. Штатное расписание. Распорядительные документы: Постановления. Решения. Распоряжения. Приказы по основной деятельности. Указания. Извещения. Информационно-справочные документы: Докладные, объяснительные, служебные записки. Справки по производственным вопросам. Акты. Протоколы полные и краткие. Документы по личному составу: Приказы по личному составу. Заявления. Характеристики. Автобиографии. Личные карточки. Справки. Резюме. Расписки. Доверенности. Контракты (договоры). Деловая переписка. Документооборот в ПАО «Нефтемаркет» является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Он исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Детально график документооборота ПАО «Нефтемаркет» отражен в Приложении 1. Упорядочивание документооборота начинается с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. Схема документооборота в ПАО «Нефтемаркет» представлена рисунке 2.3. На предприятии различают три основных потока документации: входящие документы, поступающие из других организаций; исходящие документы, отправляемые в другие организации; внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе. Прием и проверка первичного документа Ввод информации в программу «1С: Бухгалтерия»  Вывод информации из программы ««1С: Бухгалтерия» в электронном виде  Автоматизированная обработка информации в электронном виде   Вывод информации    На экран В электронный файл На печать Рисунок 2.3 Схема документооборота в ПАО «Нефтемаркет» Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Бухгалтерия ПАО «Нефтемаркет» принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае документы возвращаются, где объясняется причина возврата. Предварительное рассмотрение документов проводится работником бухгалтерии с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ПАО «Нефтемаркет». Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 11, протокол № 9, акт № 305. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы. Работа с документами имеет настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Не имеет значения каким образом ведется делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам. В итоге следует отметить, что, обобщив данные по внутреннему и внешнему поступлению документов, главный бухгалтер разработал график документооборота для контроля за общим потоком документов в организации. Система нахождения и использования нужных документов организована удобно. Для этого документы упорядочены по наименованиям контрагентов, участкам учета или периодам, составлены реестры по каждому контрагенту с детализацией по датам, операциям и расчетам. При составлении первичных учетных документов в ПАО «Нефтемаркет» довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок. |