ВВЕДЕНИЕ-2021. Организация важнейшее понятие в менеджменте. Любая организация находится и действует в среде. Каждое действие всех организаций возможно только в том случае, если среда позволяет его осуществить
 Скачать 205.52 Kb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ Организация важнейшее понятие в менеджменте. Любая организация находится и действует в среде. Каждое действие всех организаций возможно только в том случае, если среда позволяет его осуществить. Внешняя среда - это источник, который питает организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация все время обменивается с внешней средой, таким образом, обеспечивая себе возможность выжить. Но ресурсы внешней среды не безграничны. К ним стремятся многие другие организации, которые находятся в той же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация по какой-то причине не может получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее основу и привести к негативным для организации последствиям. Факторы внешней среды организации взаимосвязаны между собой. Они взаимно дополняют друг друга. Не следует забывать, что они являются величинами переменными. Взаимная связь факторов внешней среды приобретает особое значение в условиях мирового рынка. Часто организации, которые поставляют на него свою продукцию, не могут с этим не считаться. Современная внешняя среда предприятия имеет высокую степень сложности, развития и определенной позиции. Способность приспособиться к изменениям во внешней среде – это главное условие в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Кроме того, во многих случаях – это условие выживания и развития. Организации должны, с одной стороны, постоянно учитывать новые направления и изменения в окружающей среде и достаточно эффективно на них реагировать. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что сами организации создают эти изменения во внешней среде, выпуская новые продукты. Например, виды товаров и услуг, используя новые виды сырья, материалов, энергии, оборудования или технологий. Развитие и большая степень неопределенности факторов внешней среды сильно усложняют процессы разработки и принятия управленческих решений. Поэтому руководители предприятий особенно остро ощущают потребность в различной информации о состоянии и возможных изменениях, происходящих во внешней среде. Вместе с тем на практике большинство российских организаций не уделяет должного внимания некоторым факторам внешней среды. Это объясняется недостаточной разработанностью теоретических основ организации, отсутствием исследований в национальной, региональной и отраслевой сферах. Актуальность выбранной темы в том, что изучение внешней среды крайне необходимо для определения всевозможных угроз, а также возможностей, которые должны учитываться организацией при определении своих целей и задач, при их достижении, а так же для эффективности использования своих возможностей. Целью данной работы является исследование макрофакторов внешней среды организации в новых рыночных условиях. В соответствии с целью поставлены следующие задачи: исследовать понятие и дать характеристику внешней среды; выявить сферы и факторы внешней среды организации; выбрать и обосновать применение данных методов исследования; проанализировать факторы внешней среды ФГУП «Почта России» путем SWOT – анализа макросреды организации и количественного анализа. Объект исследования – организация ФГУП «Почта России». Предметом исследования являются факторы внешней среды. Содержание выпускной работы полностью соответствует очередности поставленных задач. В первой главе представлены макрофакторы внешней среды организации, рассмотрены понятия и дана характеристика внешней среды. Во второй главе представлены методы исследования факторов внешней среды организации, проведен анализ факторов внешней среды ФГУП «Почта России». В третьей главе представлены общие рекомендации по совершенствованию деятельности организации и экономическое обоснование данных мероприятий. 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АДАПТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ К ВЛИЯНИЮ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ 1.1. Управление организацией в условиях неопределённости внешней среды Организации, которые действуют в определенной и неопределенной внешней среде, управляются и регулируются по-разному, с учетом их структуры и типа используемой системы управления. Также важно, чтобы структура или система управления организации соответствовала внешней среде, в окружении которой она находится. С. Роббинс указывает, что в широком смысле, организация может применять для снижения неопределенности внешней обстановки две стратегии. Организация будет приспосабливаться и изменяться. Её действия, чтобы добиться соответствия изменяющимся параметрам внешней среды, можно назвать внутренней стратегией. В другом случае организация может попытаться изменить обстановку так, чтобы она лучше соответствовала возможностям организации. Это - внешняя стратегия [8]. Изменение сферы деятельности. Организация может предпринять ответную меру, когда столкнется с неблагоприятными условиями внешней среды. Это перенести деятельность в среду с меньшей неопределенностью параметров. Например, если руководство организации может рассмотреть возможность размещения бизнеса в другой рыночной нише, в которой меньше конкурентов. Если организация не способна к подобным изменениям, она может определить собственные цели, изменить структуру и характер деятельности таким образом, чтобы добиться оперативного реагирования на изменения параметров внешней среды. Эти меры приведут к тому, что уровень специализации снизится, организация увеличит количество направлений своей деятельности, и тем самым защитится от угроз со стороны меняющихся параметров внешней среды. Если внешняя обстановка стабильная, то более выгодной может оказаться специализация. Но в развивающейся внешней среде неспециализированные организации перестраиваются быстрее, и лучше использовать возможности, которые им дают эти изменения. Набор персонала. Некоторые организации используют выборочный набора персонала для сокращения неопределенности внешней обстановки. Организации могут приглашать на работу сотрудников из других организаций для получения важной информации о своих конкурентах. Некоторые охотятся за бывшими министрами, представителями правительства и другими в прошлом высокопоставленными чиновниками для того, чтобы использовать выгодно для себя их связи с влиятельными людьми, которые принимают важные решения. Создание запасов. Чтобы противостоять неопределенности внешней среды, необходимо создать вокруг основной производственной деятельности подразделений, которые смягчат и поглотят угрозы этой неопределенности. Таким образом, снизится вероятность нарушения деятельности организации. Таким образом, будут созданы запасы для поступления в организацию денег, материалов, информации и других необходимых ресурсов. Например, отдел снабжения защищает производство от неожиданностей, чтобы обеспечивать наличие непрерывного потока сырья и материалов. Финансовый отдел обеспечивает наличие необходимых и достаточных денежных ресурсов для покрытия производственных затрат. Отдел кадров защищает производство в виде набора и подготовки персонала, а также созданий собственных баз данных людей, которые желают трудоустроиться. Сглаживание. Сглаживание – это попытка выравнивания воздействия изменений во внешней среде организации, в особенности изменений спроса потребителей. Сглаживание очень часто используется магазинами в розничной торговле как защита бизнеса от сезонных и других колебаний спроса. Например, менее активными периодами в розничной торговле являются период после Нового года и позднее лето. Поэтому часто в это время устраиваются распродажи, которые проводятся для того, чтобы снизить ущерб от неминуемого снижения доходов. Нормирование. Если внешнюю среду характеризует неопределенность спроса (например, избыток, связанный с изменением потребительских предпочтений), то руководство организации может использовать определенные нормы продукции или услуг (т.е. распределить продукцию по предпочитаемым направлениям). Часто это делается в том случае, когда по тем или иным причинам нельзя поднимать цену или увеличивать производство товаров или услуг. Например, администрация школы бизнеса может определить норму приема слушателей по тем специальностям, где не хватает мест для всех желающих. Маркетинг. Организациями каждый год тратятся большие денежные средства на маркетинговые мероприятия: исследование рынка, потребительских предпочтений, создание новых брэндов, реклама продукции или услуг. Организации тратят эти суммы, снижая неопределенность среды, о чем говорит подверженность потребителей рекламному воздействию, выработка предпочтения марки их продукции, снижение конкурентного давления и стабилизация спроса. Заключение контрактов. Речь идет о контрактах, которые ограждают организацию от колебаний качества и цен на необходимые ей материалы, а также производимую ею продукцию. Например, организация может заключить контракт на определенный срок, условия которого предусматривают точные расценки на поставляемые материалы, или же контракт на продажу покупателю определенного количества произведенной продукции. Так, например, судоходные компании заключают с нефтяными компаниями контракты на поставки топлива с фиксированными условиями, которые нельзя изменить в течение определенного времени (срок действия контракта), несмотря на колебания цен на нефть или стоимость грузоперевозок. Кооптирование. Организации имеют свойство "поглощать" из своего окружения отдельных лиц или другие организации, которые угрожают их стабильности. Это видно в назначениях новых представителей в совет директоров различных компаний. Например, организации, сталкивающиеся с неопределенностями в финансировании, будут назначать членами советов директоров руководителей банков или других финансовых учреждений. Объединение. Это ситуация, когда организация объединяется с одной или несколькими другими организациями для совместной деятельности. Это происходит, когда сливаются и создаются совместные предприятия. Подобный метод может способствовать уменьшению неопределенности факторов внешней среды за счет уменьшения конкуренции между организациями и снижения их зависимости друг от друга. Лоббирование. Лоббирование определяется в виде использования влияния отдельных лиц, чье социальное и политическое положение позволяет содействовать достижению выгодного для организации положения при принятии решений, и является еще одним методом, который используется организациями для управления внешней средой. Чаще всего лоббирование проявляется в том, что организации, как индивидуально, так и совместно, через свои торговые ассоциации и группы политического давления активно стремятся повлиять на законодателей с целью принятия выгодных для них законов и правил. Так, организация может оказывать давление на структуры, принимающие решения, чтобы добиться льгот, более выгодного налогообложения, или для снижения процентных ставок и т.д. 1. 2.Макрофакторы внешней среды организации Разработка стратегической деятельности любой организации – коммерческой, общественной или муниципальной – начинается с анализа внешней среды. От того, насколько правильно он проведен, зависит успех всех других действий по стратегическому планированию и реализации выбранной стратегии. Внешняя среда – это все факторы, которые находятся за пределами организации и могут каким-либо образом на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в постоянном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы и желания потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы, правила и налоги, меняются рыночные системы, новые технологии двигают вперед процессы производства, действуют и многие другие факторы. Способность организации быстро реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды становится одной из наиболее важных составляющих успешной деятельности. Кроме того, эта способность станет условием выполнения стратегических изменений [7]. В научной литературе существует много определений по поводу строения внешней среды. Наиболее распространенная точка зрения звучит так: во внешней среде любых организаций выделяют два уровня: микро- и макросферу. Проблемные взаимоотношения организации и среды стала рассматриваться в науке впервые А.Богдановым и Л. Фон Берталанфи в первой половине XX века. Но в менеджменте значение внешней среды для организации было определено только в 60-е годы, когда развивались факторы среды и нарастали кризисные явления в экономике. Это и послужило началом для активного использования системного подхода в теории и практике управления. С тех пор любая организация стала рассматриваться как открытая система, которая взаимодействует с внешней средой. Системный подход определяет представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, и необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целую, состоящую из взаимосвязанных частей систему, в свою очередь, имеющую разветвленные связи с внешним миром. Кроме системного подхода имеет место ситуационный подход. Это наиболее подходящий в данной ситуации метод, который определяет конкретные внутренние и внешние факторы, определяющие особенности организации, и влияющие на нее соответствующим образом. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставляют обратить внимание на внешнюю среду еще большее, чем прежде. Даже если бы изменения не были такими сильными, руководителям все равно пришлось бы учитывать внешнюю среду. Дело в том, что организация как открытая система, зависит от внешнего мира как в отношении материальных потоков – поставок, ресурсов, кадров, конкретного спроса потребителей, так и в отношении информационных потоков – законодательных актов, решений различных органов, ситуаций на рынке и т.д. В настоящее время от руководства зависит, как будет выживать организация, менеджер обязан уметь выявить существенные факторы в окружении, которые могут повлиять на развитие и деятельность организации. Он должен предложить подходящие способы реагирования на выявленные факторы. То есть найти методы, которые будут способствовать адаптации предприятия к условиям внешней среды. Учесть все существующие и оказывающие влияние на организацию факторы просто невозможно, в связи с этим возникает проблема определить именно те аспекты, от которых решающим образом зависит деятельность организации [8]. Основные характеристики внешней среды: 1. Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. 2. Сложность: число и разнообразие факторов, определённым образом влияющих на организацию. 3. Подвижность: относительная скорость изменения среды. 4. Неопределенность: определённое количество информации о среде и уверенность в ее точности. Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на изменение других факторов. Так же, как изменение любой внутренней переменной может определенно сказываться на других, изменение одного обстоятельства окружения может определять изменение других. Например, в 70-е годы снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказывало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки определял за собой общее повышение цен на все. Это же изменение стало катализатором нескольких правительственных акций: попыток регулирования температуры в общественных местах, распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран. Взаимосвязанность факторов особенно значима для мирового рынка, потому что мир быстро превращается в единый рынок. Внешние обстоятельства уже нельзя рассматривать отдельно, они взаимосвязаны и быстро изменяются. Специалисты даже ввели понятие “хаотичных изменений” для описания внешней среды 80-х годов, которая характеризовалась еще более быстрыми изменениями и более сильной взаимосвязанностью по сравнению с предшествующими периодами. В дальнейшем темп изменений будет только продолжать увеличиваться, и выживание организации окажется связанным с уровнем знаний организации об ее окружении. Сложность внешней среды в том, что понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также многовариантность каждого фактора. Организация, на которую оказывают прямое давление государственные постановления, заключение договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и быстрые технологические изменения, находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озадаченная действиями только нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, где нет профсоюзов и замедленны изменения технологии. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разнообразные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. В менее сложном окружении окажется менее сложная организационная структура, а также таким организациям приходится иметь дело с небольшим количеством параметров, необходимых для принятия решений. Подвижность среды. Эта особенность определяется скоростью, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с достаточно большой скоростью. Особенно активно развивается внешняя среда, например, в фармацевтической, химической и электронной промышленности, хотя в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской промышленности скорость изменений намного ниже. Кроме того, развитие внешнего окружения может быть выше для одних частей организации и ниже для других. Например, отдел исследований и разработок может сталкиваться с высокой подвижностью среды, а производственный отдел может быть окружен относительно медленно меняющейся средой. Учитывая, что действовать в условиях высокоподвижной среды достаточно сложно, организация или ее части должны опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать решения, эффективные относительно своих внутренних процессов. Принятие решений становится более трудоемким, но более эффективным. Неопределенность внешней среды – это определение количества информации, которой может располагать организация (или лицо) по поводу конкретного момента, а также определение уверенности в этой информации. Если информации мало или нет уверенности в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, также усиливает неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать действующие решения. Также считается, что существуют внешние ситуации, которые непосредственно прямо влияют на поведение организации, и моменты, которые оказывают косвенное влияние. Среда прямого влияния. Когда определяем взаимосвязанность, сложность, подвижность и неопределенность, мы описываем факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Характеристики внешней среды отличаются, но в то же время, связаны с ее моментами. Эта зависимость станет понятной при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия на организацию: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов (рисунок 1).  Рисунок 1- Среда прямого воздействия Поставщики. Юридические и физические лица, которые обеспечивают компанию и (или) ее конкурентов материальными ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. Кроме того, организация должна подбирать кадры, покупать оборудование, топливо, электроэнергию, компьютеры и другие вещи, которые нужны для продолжения ее функционирования. То как зависимы между собой организация и сеть поставщиков, как они обеспечивается введение данных ресурсов, это пример воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. В ряде случаев все организации определенного региона ведут дела с одним или, практически, с одним поставщиком. Например, электроэнергия, когда все организации получают энергию по ценам, установленным государством. При этом, например, повышение цен подействует на организацию в той мере, в какой она расходует данную энергию. Материалы. В некоторых организациях материалы поступают непрерывно. И организация от данного фактора очень зависима. При этом в одних регионах, например, в Японии, можно ограничивать поступления запасов. Компании для прохождения следующего этапа производственного процесса необходимые материалы должны доставлять точно в срок. Такая система снабжения требует тесного взаимодействия производителя с поставщиками. В то же время в других регионах может понадобиться поиск других поставщиков или поддерживать значительный объем запасов. А запасы, в свою очередь, связывают денежные ресурсы, которые приходится расходовать на материалы и хранение. Эта зависимость между деньгами и поставками исходных материалов хорошо показывает взаимосвязь между частями системы. Капитал. Для работы и дальнейшего развития организации, конечно же, нужен капитал. В качестве инвесторов могут выступать банки, программы федеральных учреждений для предоставления займов, акционеры и частные лица, компании, которые будут покупать облигации и векселя. Для того чтобы получить нужный объем денежных средств на развитие, у компании дела должны идти отлично. И чем лучше дела будут идти, тем на большее количество она сможет рассчитывать. Трудовые ресурсы. Организация должна быть обеспечена необходимыми трудовыми ресурсами нужных специальностей и квалификаций для эффективной деятельности организации, для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Развитие некоторых отраслей в настоящее время невозможно за счет нехватки нужных специалистов. Примером могут служить организации, представляющие компьютерную промышленность. Многие фирмы вынуждены были искать дешевую рабочую силу в других странах. Основной заботой современной организации становится отбор и дальнейшая поддержка талантливых менеджеров. В проведенных исследованиях при выборе по степени важности факторов, руководители фирм выделили в первую очередь: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы. То, что повышение квалификации менеджеров, оказалось, по значению выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата дивидендов акционерам, явный признак важности работы данной категории работников в организации. Законы и государственные органы. Трудовое законодательство, многие другие законы и государственные учреждения значительно влияют на деятельность организации. Например, если в частной экономике вводится новый результативный продукт или появляется взаимодействие между покупателями и продавцами во время введения нового ресурса, то это, как правило, попадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, или компанией, или корпорацией, или некоммерческой организацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Состояние законодательства может представлять определённую сложность, иногда подвижность, а иногда даже неопределенность. Практически непрерывно разрабатываются и пересматриваются законы о безопасности и охране труда, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителей, о финансовой защите и т.п. При этом объем работы, необходимой для отслеживания и соответствия действующему законодательству, постоянно возрастает. Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают обязательное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, которые зачастую имеют силу закона. Законотворчество местных органов самоуправления. Регулирующие постановления местных органов власти также могут усложнять ситуацию. Местные органы власти требуют от предприятий приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами, а если речь идет, например, об энергетике, системах телефонной связи и страхования, то устанавливают свои цены. Некоторые местные законы модифицируют федеральные нормы. Организация, которая ведет свои дела на территории многих субъектов Федерации и иностранных государств, сталкивается со сложной и многообразной системой местных установлений. Потребители. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер утверждает, что единственная подлинная цель бизнеса - создавать потребителя. Под этим понимается, что само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителей своей деятельности и удовлетворять его меняющиеся запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Но некоммерческие и государственные организации также имеют потребителей в определенном смысле. Так, правительство государства и его аппарат существуют только для обслуживания потребностей граждан. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, в период соприкосновений с государственной бюрократией, не является очевидным. Но в период предвыборных кампаний граждан рассматривают как потребителей, которых нужно “купить”[10]. Потребители, решая, какие товары и услуги для них необходимы и по какой цене приемлемы, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов зависит от удовлетворения потребностей покупателей. И влияние воздействия потребителей на внутреннюю структуру организации может быть довольно значительным. Конкуренты. Конкуренты - это важнейший фактор, который невозможно отрицать. Руководство каждого предприятия хорошо понимает, что если не удовлетворять нужды и желания потребителей, или не удовлетворять их также эффективно, как это делают конкуренты, то предприятие долго не продержится. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, что можно продать, и какую цену можно запросить. Важно понимать, что потребители – это не единственный объект конкуренции. Организации могут также «бороться» за кадровые ресурсы, материалы, капитал и право внедрять и (или) использовать технические новшества. От того, какая реакция на конкуренцию, зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Среда косвенного воздействия. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на деятельность организаций так заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно более сложная, чем среда прямого воздействия. Руководство часто вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, пытаясь прогнозировать возможные последствия для организации. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями, которые представлены на рисунке 2.  Рисунок 2- Среда косвенного воздействия Влияние всех этих факторов, как прямых, так и косвенных, носит характер, конкретный в определённой ситуации. Учитывая их влияние, вы проявляете искусство управления. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. (Следует учитывать весьма широкую трактовку термина «technology», обозначающего и процессы, и методы, и технику осуществления любых производственных, обслуживающих и даже творческих видов деятельности.) Технологические новшества сильно влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на выявление устаревших продуктов, и на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого вида услуги и новые продукты ожидают потребители от данной организации. В последние десятилетия скорость изменения технологий заметно увеличилась. Из крупных технологических нововведений, которые затронули все общество и оказывают большое влияние на некоторые организации, это компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая технологии, интегрированные линии связи, робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, получение синтетического топлива и продуктов питания, генная инженерия и т.д. Знаменитый социолог Дэниел Белл считает, что в будущем наиболее ценным новшеством будет считаться технология миниатюризации. Понятно, что организации, имеющие дело с технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. В то же время уже сегодня все организации, чтобы сохранить конкурентоспособность, должны идти в ногу с теми разработками, которые повлияют на эффективность их деятельности. Состояние экономики. Руководство также должно уметь оценивать то, как скажутся на деятельности организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек. Оно также может решить сделать заем, так как при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают процентные ставки. При снижении налогов происходит увеличение денежных средств, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, таким образом, способствовать развитию бизнеса. То или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное воздействие на другие организации. Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной мгновенного обогащения или банкротства фирмы. Социокультурные факторы. Любая организация функционирует, по крайней мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, а, прежде всего, жизненные ценности, традиции, установки, влияют на организацию. Так, например, в системе ценностей американского общества дача взятки для получения выгодного контракта или политических выгод, распространение порочащих конкурента слухов считаются действиями неэтичными и аморальными, даже когда их нельзя рассматривать как противозаконные. Однако в некоторых других странах такая практика может считаться вполне нормальной. На основании специальных исследований было показано, что ценностные установки рабочих изменяются. Молодые рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует большего развития, более интересная по содержанию, не ограничивает свободу и пробуждает в человеке самоуважение. Многие современные работники не считают, что всю свою трудовую жизнь проведут в одной организации. Эти установки становятся особенно важными для менеджеров в отношении их основной функции - мотивации людей, учитывая цели организации. Эти факторы повлияли на появление должности по общественным проблемам корпорации. Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, которые являются результатом деятельности компании. Хорошим примером может служить производство одежды, когда модные направления или влияние отдельных направлений субкультур существенным образом влияют на деятельность и выгоду компаний по пошиву одежды. От социокультурных факторов зависят и способы ведения дел организациями. Например, общественное мнение может оказать давление на компанию, имеющую связи с порицаемыми в обществе организациями, группировками, возможно, и странами. От представлений потребителей о качественном обслуживании зависит повседневная практика магазинов розничной торговли и ресторанов. Результатом социокультурного воздействия на организации стало растущее внимание к социальной ответственности. Политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - позиция администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эта позиция влияет на такие действия правительства, как налогообложение доходов, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы и т.п. Другой элемент политической обстановки - это группы особых интересов и лоббисты. Все учреждения госрегулирования являются объектами внимания лоббистских групп, представляющих организации, на которых сказываются решения этих учреждений. Фактор политической стабильности имеет большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в других странах. Для иностранного инвестора или для экспорта продукции политические изменения могут привести к ограничению прав собственности для иностранцев (или даже к национализации) или установлению специальных пошлин на импортную продукцию. Баланс платежей или проблемы с решением внешнего долга могут затруднить получение денег, вывозимых в качестве прибыли. С другой стороны, политика может измениться в сторону, благоприятную для инвесторов, когда возникает потребность в капитале из-за рубежа. Также открыть путь на новые рынки может установление дипломатических отношений. Отношения с местным населением. Для любой организации, как фактор среды косвенного воздействия, большое, если не первостепенное значение имеет отношение к ней местного населения, той общественной среды, в которой организация действует. Организации должны прилагать активные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых талантов и т.п. Международные факторы. Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, выделяется повышенной сложностью. Это объясняется совокупностью тех факторов, которые характеризуют отдельную страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При проведении планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание. Так же следует учитывать и международные факторы: изменение валютных курсов; политические решения стран, которые являются инвесторами; принимаемые решения международных организаций. 2. АНАЛИЗ ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ФИЛИАЛА ФГУП «ПОЧТА РОССИИ» ПЕРЕЯСЛАВСКИЙ ПОЧТАМТ 2.1. Организационно- экономическая характеристика филиала ФГУП «Почта России» Потребность в новых подходах к организации коммерческой деятельности и технологических процессах на предприятиях появилась после перехода к рыночной экономике, появлении большого разнообразия организационно-правовых форм предприятий, вовлечении в сферу торговой деятельности значительной части населения страны, развития конкуренции, необходимости широкого внедрения современного оборудования и прогрессивных технологий. Предприятия почтовой связи оказывают услуги почтовой связи. То есть под этими словами подразумевается продукт деятельности по приему, обработке, перевозке и доставке почтовых отправлений, почтовых и телеграфных переводов денежных средств, оказание дополнительных нетрадиционных услуг, связанных с коммерческой деятельностью. Почтовая связь предназначается для предоставления услуг почтовой связи гражданам, органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, юридическим лицам. Для почтовых служб во всем мире, как и для большинства преуспевающих коммерческих предприятий, главным элементом успеха является высокий уровень обслуживания. Потребитель ожидает, а если есть альтернатива, то и требует высокого качества предоставляемых услуг. Если какой-либо предприниматель не в состоянии обеспечить ожидаемый уровень обслуживания, потребитель тут же найдет другого, и будет иметь дело с ним. В прошлом нелегко было найти замену государственной почтовой службе для доставки писем и посылок, однако сейчас ситуация меняется. Рост числа частных компаний, занимающихся доставкой грузов, а также стремление государственных почтовых предприятий работать как полноценные коммерческие структуры, создали для почтовой связи весьма острую конкурентную среду. Потребитель, имея выбор и возможность, отдает предпочтение наиболее эффективному обслуживанию по самым выгодным расценкам. Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» - российская государственная компания, оператор российской национальной почтовой сети. Штаб-квартира – в г.Москве. Является членом Всемирного почтового союза. Почта России основана 5 сентября 2002 года на базе департамента почтовой связи Министерства связи в рамках реструктуризации, направленной на обеспечение гарантированного предоставления универсальных услуг почтовой связи на всей территории Российской Федерации, расширение спектра услуг почтовой связи, создание современной почтовой инфраструктуры[4]. Почта России сегодня – это 83 филиала, 41 000 объектов почтовой связи, 416 000 сотрудников. Ежегодно почтовые работники России принимают, обрабатывают и доставляют более 1,5 млрд. писем, 49 млн. посылок и более 180 млн. денежных переводов. Почта России предлагает своим клиентам свыше 80 почтовых, финансовых, коммуникационных и прочих услуг. Тарифы на услуги универсальной почтовой связи (доставка писем, карточек, бандеролей) регулируются государством, а тарифы на прочие услуги «Почта России» устанавливает самостоятельно. Компания издает ежемесячный журнал «Почта России». Является единственным в стране эмитентом почтовых марок, которые разрабатываются в Издательско-торговом центре «Марка». Почта России постоянно развивает финансовые сервисы для предоставления, как населению, так и корпоративным клиентам более широких возможностей в почтовых отделениях по всей стране. С 2003 года Почта России предлагает клиентам электронные денежные переводы под названием «КиберДеньги». Почта России занимает лидирующую позицию на российском рынке переводов денежных средств благодаря невысоким тарифам и наличию широкой разветвленной сети почтовых отделений – 40 тысяч по всей стране. Почта России гарантирует перевод денежных средств в любую точку России, в т.ч. в районные и областные центры, в течение 3 дней. Кроме того, Почта России осуществляет денежные переводы в страны СНГ и Балтии, где ее партнерами выступают почтовые администрации этих стран. Через почтовые отделения каждый месяц более 10 млн. человек погашают кредиты большинства банков. В настоящее время идет активно развиваются услуги по обслуживанию банковских карт в отделениях почтовой связи на всей территории РФ. Почта России предлагает обслуживание всем держателям карт платежных систем Visa, MasterCard и UnionCard. Почта России предлагает оплачивать различные виды коммунальных услуг, а также услуги операторов сотовой и телефонной связи, и кабельного телевидения, интернет-компаний в любом отделении почтовой связи на территории страны. Во многих регионах на почте также можно оплатить обучение, налоги, штрафы и осуществить прочие платежи. Количество финансовых услуг, представленных в отделениях почтовой связи, постоянно растет. Стратегической задачей Почты России в настоящий момент является повышение качества предоставления услуг в отделениях почтовой связи. Предприятия продолжают перестройку с целью улучшения своих отделений по всей стране, развивают культуру обслуживания клиентов, добиваются того, чтобы люди чувствовали себя на почте более удобно. Последнее в большей мере зависит от человеческого фактора. Различные проверки и методики, которые использует сегодня Почта России, позволяют получить объективную оценку работы сотрудников почтовых отделений. Предприятия почтовой связи и как часть этой системы Переяславский почтамт ФГУП «Почта России» оказывают услуги почтовой связи. Управление деятельностью государственных предприятий и учреждений почтовой связи, имущество которых находится в федеральной собственности, осуществляется федеральным органом исполнительной власти в области почтовой связи - федеральной службой почтовой связи. Федеральная служба почтовой связи проводит реализацию государственной политики в области почтовой связи и осуществляет общее регулирование деятельности организаций почтовой связи в РФ. Деятельность почтовой связи в РФ должна осуществляться на основе законности, доступности услуг почтовой связи для всех физических и юридических лиц, соблюдении прав и интересов пользователей услуг почтовой связи, свободы почтовых отправлений и транзита почты на всей территории РФ, соблюдении прав пользователей на тайну переписки; координирование деятельности почтовой связи как единой почтовой территории, находящейся под юрисдикцией РФ, обеспечении устойчивой сети почтовой связи и управления, единых подходов, а также других требований технической и экономической политики в области почтовой связи на всей территории РФ. Государство оказывает поддержку организациям федеральной службы почтовой связи экономическую поддержку путем капитальных вложений в создание и развитие производственной, транспортной и социальной инфраструктуры почтовой связи, предоставление финансовой и материально-технической помощи для повышения эффективности деятельности и развития почтовой связи, предоставление в установленном порядке льготных кредитов, налоговых и иных льгот. Финансирование деятельности организаций федеральной службы почтовой связи производится за счет доходов, которые получают от предоставления услуг почтовой связи федеральной службы почтовой связи, средств федерального бюджета, средств, получаемых от разрешенной в законодательном порядке деятельности, а также от договорных услуг. Без эффективной работы почтовой связи невозможно функционирование производства в сфере обращения товаров и услуг, а иногда жизнедеятельность человека. Связывая производство и потребление товаров и услуг, обслуживая и производителей, и потребителей, почтовая связь оказывает влияние на экономику, управление, развитие бизнеса и повышение благосостояния людей, а также на улучшение культурного уровня граждан. Сотрудники почты должны понимать, что за каждым письмом, посылкой или денежным переводом стоит конкретный человек или компания, которые доверяют свою работу, деньги, и они рассчитывают на быстрое и качественное оказание услуги. В противном случае они обратятся к конкурентам, а этого допускать никак нельзя. Именно поэтому Почта России стремится к тому, чтобы качество обслуживания в почтовых отделениях соответствовало требованиям времени. Объектом исследования является Переяславский почтамт, который является обособленным структурным подразделением Управления федеральной почтовой связи Хабаровского края – филиала ФГУП «Почта России», учрежденного Министерством Российской Федерации по связи и информатизации. Действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом ФГУП «Почта России», Положением УФПС Хабаровского края-филиала ФГУП «Почта России», не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени предприятия. В своей деятельности Переяславский почтамт руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами «О почтовой связи» и «О связи», Гражданским кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, приказами, распоряжениями и локальными нормативными актами ФГУП «Почта России». Местонахождение: Хабаровский край, п. Переяславка, район имени Лазо, пер. Коммунальный,1. В состав Подразделения входит один почтамт, 53 отделения почтовой связи (из них 10 городских, 42 сельских и одно передвижное отделение связи). Подразделение объединяет отделения почтовой связи (ОПС) Бикинского, Вяземского районов и района имени Лазо. Площадь всей обслуживаемой территории составляет 38,9 тыс. км2, в состав которой входят: два города, пять поселков городского типа и 80 сельских населенных пунктов. Численность населения трех районов на 01.12.2015г. составляет 91,3 тыс. человек, из которых 53,7 тыс. человек городского населения и 37,6 тыс. человек – сельского. Отделения почтовой связи являются производственными подразделениями Переяславского почтамта и предназначены для оказания населению, государственным, частным и общественным организациям, предприятиям и учреждениям услуг почтовой связи. Переяславский почтамт предлагает своим клиентам почтовые, финансовые и прочие услуги. Через отделение почтовой связи доставляются пенсии, детские пособия, а также подписные печатные издания. В отделении почтовой связи можно оплатить коммунальные услуги, получить и погасить банковский кредит, осуществить перевод денежных средств, приобрести лотерейные билеты, а также товары народного потребления. Основными потребителями услуг связи предприятия являются: - физические лица (индивидуальные предприниматели и население); - юридические лица (Открытые акционерные общества: ОАО «ДЭК» филиал Хабаровскэнергосбыт отделения: Переяславское, Бикинское, Вяземское; ОАО «Переяславский молочный завод», ОАО «Весна»; Закрытые акционерные общества: ЗАО «Бикинский хлебозавод; политические организации: Хабаровское Региональное отделение Всероссийской политической партии «Единая Россия»; государственные учреждения и организации: отряды государственной пожарной службы Хабаровского края МЧС РФ, предприятия ЖКХ, Администрации муниципального образования Бикинского, Вяземского и района имени Лазо; - правоохранительные органы: управление федеральной службы судебных приставов по Хабаровскому краю, Отделы внутренних дел, Отдел образования, Автодорпредприятие, и т.д.). Переяславский почтамт активно работает не только над расширением спектра услуг, оказываемых населению, но и над повышением их качества. С 2005 года на предприятии реализуется проект по разработке и внедрению системы менеджмента качества. Основными задачами Переяславского почтамта являются: - высококачественное и культурное обслуживание населения, предприятий и организаций услугами связи; - распространение периодической печати на обслуживаемой территории; - обеспечение четкой и бесперебойной работы находящихся в ведении отделения связи средств связи; - правильная организация эксплуатации, содержание в исправном техническом состоянии оборудования, средств механизации и имущества; - повышение эффективности и рентабельности отделения связи; - обеспечение выполнения плановых заданий. Для выполнения задач на отделение почтовой связи возлагается: - прием, обработка и вручение (доставка) почтовых и телеграфных отправлений в установленные сроки, предоставление клиентуре местных и междугородных телефонных разговоров; - прием торговой выручки; - прием подписки на периодические издания, составление заказов на печать и своевременное их направление в редакцию, исполнение переадресовок на газеты и журналы в установленные сроки; - продажа знаков почтовой оплаты, конвертов, почтовой бумаги, тары и материалов для упаковки посылок и бандеролей, талонов на междугородные телефонные разговоры, периодических и непериодических изданий в розницу (в сельской местности), снабжение вневедомственной сети знаками почтовой оплаты, своевременное пополнение запасов их в этой сети; - выплата пенсий и пособий; - оказание дополнительных услуг; - прием от населения, предприятий и организаций в сельской местности заявок на установку, переустановку телефонных аппаратов, радиоточек, на устранение повреждений средств электросвязи и радиофикации с последующей передачей заявок на исполнение соответствующему узлу связи, осуществление контроля за своевременной установкой радиоточек и устранением повреждений; - прием установочной и абонентской платы за радиотрансляционные точки и телефонные установки, платы за телеграммы, принятые по телефону, и междугородные телефонные разговоры, предоставленные в кредит, платы за электроэнергию в сельской местности; - размещение на обслуживаемой территории почтовых ящиков, обеспечение их культурного состояния и своевременной выемки из них корреспонденции; -перевозка почты на закрепленных участках почтового маршрута и обмен почты с почтовыми вагонами, воздушными, морскими и речными судами, а также автомашинами; - обеспечение сохранности денежных сумм, ценностей, почтовых и телеграфных отправлений, а также имущества, оборудования и средств механизации; - контроль за состоянием транспортных средств, используемых в отделении связи; - эксплуатация находящихся в отделении связи технических сооружений и оборудования электрической связи, радиофикации и средств почтовой механизации; - устранение простейших повреждений аппаратуры электрической связи и радиофикации; - вызов технического персонала узла связи или эксплуатационно-технического узла (цеха, участка) связи для устранения сложных повреждений аппаратуры электрической связи и радиофикации и повреждений линейно-абонентских сооружений и средств механизации; - контроль за содержанием шкафов почтовых абонентских и опорных пунктов, принятие мер к устранению неисправностей в установленные сроки; - доведение план-задания до рабочих мест, осуществление повседневного контроля за ходом выполнения плановых заданий, оценка достигнутых результатов по всем планируемым показателям и показателям качества работы в целом по отделению и отдельным исполнителям; - контроль за работой почтальонов и выемкой писем из почтовых ящиков; - проведение мероприятий по охране труда, соблюдение правил техники безопасности и производственной санитарии; - обеспечение своевременного представления достоверных данных статистической отчетности по утвержденным формам, осуществление систематического контроля за ведением первичного учета и отчетности. Схематично спектр услуг Переяславского почтового отделения отображен на рисунке 3.  Рисунок 3- Услуги отделения почтовой связи Переяславского почтамта В отделение почтовой связи при оказании, каких-либо услуг сотрудники почты пользуются тарифами, прейскурантами, представленными в приложениях 1-5. Организационная структура Переяславского почтамта представлена на рисунке 4.  Рисунок 4 – Линейно - функциональная организационная структура Переяславского почтамта Ее достоинства состоят в едино-начальном управлении, ясности, четкости отношений, уменьшение нагрузки начальника. Недостатком данной организационной структуры является: снижение ответственности за конечный результат. |