ГЛАВА 14. СОЗДАНИЕ КСУП
Создание КСУП представляет собой описание проекта внедрения организационных изменений в компании. Как уже говорилось выше, компании постоянно развиваются для сохранения конкурентных преимуществ, меняются уровни зрелости в области управления проектами. Переход организации с одного уровня зрелости на другой должен производиться последовательно и осознанно. Такой переход подразумевает изменение целей компании, бизнес-процессов, функций сотрудников, методов и инструментария управления, корпоративной культуры, возможно, структуры управления, и других элементов организации.
Таким образом, переход на новый уровень зрелости — это организационные изменения на предприятии. Для достижения четвертого уровня зрелости компаниям, управляющим проектами, рекомендуется создать КСУП согласно критериям, описанным в разделе 13.1. «Модели зрелости управления проектами».
Можно выделить два основных подхода к организационным изменениям в компании:
саморазвитие организации;
насильственные изменения.
Теория о саморазвивающихся компаниях гласит, что развитие компании определяется внешними и внутренними условиями. Однако коллективный разум поддается конъюнктурному давлению сиюминутных интересов, фактору сохранения стабильности отношений, решает важнейшие задачи лишь в рамках сложившегося баланса власти и имеющейся корпоративной культуры. Такие организации оказывают сильное сопротивление изменениям.
В ходе развития успешно работающих предприятий неизбежно наступает этап, когда необходимо проводить насильственные изменения, так как от персонала требуется выполнение новой работы, новая ответственность за результат, новая система взаимоотношений. Необходимо заметить, что многие компании стремятся создать КСУП, не достигнув третьего уровня зрелости. Последствия такого решения могут выражаться в провале внедрения организационных изменений, так как в организации не созданы необходимые условия для функционирования КСУП, персонал не готов воспринять новые правила работы. Стремление компаний создать КСУП определяется следующими условиями:
ростом компании;
освоением новых рынков сбыта;
созданием новых подразделений;
переходом на холдинговые отношения, слияним, поглощением, разделением компаний;
ростом холдинговых подразделений до «дивизиональных», совершенствование.
Для производства требуемых организационных изменений реализуется проект создания КСУП. Проектный подход к работе по созданию КСУП имеет следующие преимущества.
Формирование команды проекта из сотрудников предприятия и внешних консультантов (по необходимости). Возможность формирования команды очень важна, так как позволяет формально выделить время и трудозатраты сотрудников компании на реализацию изменений. Таким образом персоналу не приходится отрываться от своих обычных обязанностей сверх выделенного времени и работать сверхурочно. Каждый член команды должен знать свои обязанности, ответственность, права, а также задачи проекта и сроки их выполнения. Руководители сотрудников имеют возможность выделить ресурсы для данного проекта и оценить качество их работы. Все члены команды должны быть мотивированы для работы в проекте, только тогда они будут выполнять свои работы максимально качественно.
Планирование конечных целей проекта и оценка достижения целей. Для проекта могут быть сформулированы цели, достижение которых для компании означает ее успех. Цели должны быть достигнуты в ограниченные сроки и с привлечением ограниченных ресурсов.
Управление сроками, ресурсами, стоимостью, содержанием проекта. Методы календарно-сетевого планирования, контроля освоенных объемов, отслеживания загрузки ресурсов, применяемые в методологии управления проектами, помогают оптимизировать выделяемые ресурсы и время на проект. Кроме того, в проекте реализации организационных изменений происходят постоянные изменения. Как свидетельствует практика, ни один проект не соответствует в точности разработанной в процессе планирования модели.
Методы управления проектами дают понимание, что если на все изменения реагировать хаотично, например, сразу отправлять в производство, или, наоборот, исключить любые изменения, может пострадать качество результатов проекта, либо не будут достигнуты ожидания заинтересованных лиц. Наконец, могут быть превышены сроки и бюджет. Поэтому в начале проекта фиксируются процедуры управления изменениями.
Назначение менеджера проекта. Менеджер проекта несет ответственность за управление проектом. Деятельность менеджера проекта направлена на достижение результатов проекта. Менеджер является основной «движущей силой» для создания КСУП.
Управление рисками проекта. Современные методики управления много внимания уделяют управлению рисками. Следует отметить, что эта область наименее развита в российских компаниях, что связано, с одной стороны, с незнанием методов управления рисками, а с другой — традицией российского бизнеса рисковать, полагаясь в своих решениях на собственную интуицию. Любой проект уникален по определению, а проект создания КСУП уникален вдвойне, поскольку используемые технологии и методики управления проектами меняются очень быстро. В большинстве своем российские компании не имеют опыта производства организационных изменений, и проект является инновационным. Поэтому выполнение простых процедур управления рисками позволяет уменьшить затраты проекта.
Управление качеством проекта. Одной из важнейших составляющих успеха создания КСУП является качество стандарта и качество управления проектом по созданию КСУП.
Управление коммуникациями проекта. Коммуникации всех участников проекта — менеджера проекта, членов команды, руководства предприятия, пользователей КСУП, функциональных руководителей компании должны планироваться и контролироваться в ходе создания КСУП. Управление коммуникациями помогает избежать многих проблем непонимания, отсутствия информации, несвоевременной отчетности о проблемах и т.п. Например, требования руководства компании, предъявляемые к КСУП, могут быть зафиксированы командой проекта, выполнены и переданы в эксплуатацию. Однако если на этапе реализации проекта не происходило постоянных консультаций с руководством компании, первоначальное видение проекта может быть искажено и финальный результат не соответствовать ожиданиям и потребностям. В большинстве случаев менеджер проекта отвечает за коммуникации команды проекта, опираясь на организационные документы, регламентирующие управление проектом (Устав проекта, План управления проектом и другие). Таким образом, применение методов и средств управления проектами является наиболее оптимальным путем создания КСУП.
|
Скачать 1.91 Mb.