лекция. Основные понятия управления проектами
 Скачать 1.91 Mb.
|
14.2. Этапы создания КСУПРекомендации по созданию КСУП включают в себя 11 этапов, которые можно отразить в схеме (рис. 14.1  14.3. Инициация проекта создания КСУП Первый этап проекта создания Корпоративного стандарта управления проектами — это создание проектных документов и согласование их со всеми заинтересованными сторонами (рис. 14.2 ).  Менеджер проекта на данном этапе курирует формирование команды проекта и создание Устава проекта — документа, который формально санкционирует существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать ресурсы компании в задачах проекта. Устав — основной рабочий документ проекта, отвечающий на вопросы: а) каково содержание проекта; б) как управлять конкретным проектом. Должна быть подробно описана организационная структура и команда проекта, зоны ответственности членов команды проекта. Основным элементом Устава является закрепление ответственности за участниками проекта и формулирование целей проекта. Цели проекта создания КСУП часто формулируются организациями в расплывчатых, неконкретных терминах и не учитывают специфику организации. Для определения целей необходимо на ранних этапах проекта выделить три основных элемента оптимизации в компании, а именно:
Определив данные элементы для конкретной организации, можно выделить конкретные цели создания самого КСУП, соответствующие требованиям SMART (Specific — Специализированные, Mesurable — Измеримые, Actively Influencible — Актуальные, Realistic — Реалистичные, Time Limited — Ограниченные по времени). Например, из определения стратегического актива как знаний и квалификации сотрудников, а стратегического ресурса — как подразделения консультационных услуг, становится очевидным, что необходимо повышать квалификацию персонала или набирать более квалифицированных людей и оптимизировать деятельность отдела консультационных услуг. Менеджер проекта формирует План управления проектом — утвержденный формальный документ, в котором указано, как проект будет исполняться и как будет происходить мониторинг и управление проектом. В процессе планирования проекта проводятся тендеры на выбор субподрядчиков предприятия на реализацию проекта (если необходимо). Если компания для реализации проекта или этапов проекта принимает решение привлечь внешних консультантов (например, в случае проведения специализированных курсов обучения, покупки, установки, настройки программного обеспечения для управления проектами), проводится исследование соответствующих рыночных предложений и тендер для выбора субподрядчиков. Менеджер проекта контролирует заключение договоров с выбранными субподрядчиками и корректирует бюджет проекта по необходимости. Менеджер проекта должен сформировать следующие документы.
Все перечисленные документы должны быть согласованы согласно Плану коммуникаций проекта. Документы используются для управления проектом, создания Корпоративного стандарта управления проектами. 14.4. Обследование бизнес-процессов организации Вторым этапом проекта является обследование бизнес-процессов управления проектами. Диагностика проводится в ходе интервью с основными сотрудниками, работающими в бизнес-процессе. Для каждой из групп сотрудников (руководители высшего звена, менеджеры проектов, руководители подразделений и др.) формируется вопросы к интервью. Основным результатом этапа является описание бизнес-процессов «как есть» и выявление проблем, возможностей улучшения в соответствии со стандартами PMI (рис. 14.3 ).  Для интервью определяются группы ключевых сотрудников, мнение и знания которых необходимо учесть при диагностике бизнес-процессов. Обычно выделяются следующие группы:
После проведения интервью с каждой группой достигается понимание всех проблем и точек зрения на существующие и будущие бизнес-процессы управления проектами. На данном этапе менеджер проекта проводит работу по организации интервью, пересылает специализированные вопросники каждому участнику интервью для ознакомления, согласует время, место и состав участников интервью и отвечает на поступающие вопросы участников. При согласовании состава участников интервью необходимо учитывать психологический фактор. Не рекомендуется проводить беседу одновременно с руководителями и подчиненными, так как велика вероятность того, что подчиненные не смогут открыто высказать свое мнение о проблемах управления проектами. Количество интервью с каждой группой сотрудников определяется индивидуально для каждой компании. Для каждой группы участников интервью подготавливается вопросник (табл. 14.1). Таблица 14.1.Темы вопросников для сотрудников компании
Подготовка Отчета об интервью, рекомендаций. Описание бизнес-процессов «как есть» Отчет должен включать:
Полученные отчеты и рекомендации согласуются с руководством компании и корректируются по необходимости. Руководство принимает решение о дальнейших шагах по созданию КСУП согласно рекомендациям. На данном этапе менеджер проекта должен подготовить и согласовать уточненный по срокам, содержанию, стоимости План управления проектом на основе принятых по рекомендациям решений. |