Курсовая работа. Курсовая работа по ЛОГ. Основные процессы управления закупками в деятельности торговых предприятий
 Скачать 80.93 Kb.
|
 Министерство образования и науки Челябинской области Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Миасский машиностроительный колледж» (ГБПОУ «МиМК») Комплекс АСиМО Основная профессиональная образовательная программа среднего профессионального образования по специальности 38.02.03 Операционная деятельность в логистике КУРСОВАЯ РАБОТА На тему Основные процессы управления закупками в деятельности торговых предприятий Выполнил студент группы 352 АС _____________/ Нафиков А.Д. (подпись) (ФИО) Руководитель курсовой работы ____________/ Базавлуцкая (подпись) (ФИО) Миасс 2022 ОглавлениеВведение 3 Глава 1 Теоретическая часть 7 1. Организация закупки товаров 7 1.1 Организация закупки товаров как основной элемент коммерческой деятельности 7 1.2 Источники закупки товаров, их характеристика 10 1.3 Организация закупки товаров 12 1.4 Сущность и содержание закупочной деятельности торгового предприятия 19 ВведениеРабота любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными. Качество товаров и услуг – одна из серьезнейших проблем российского рынка. По данным статистики, 8 % исследованных проб ввозимой в Россию продукции не соответствуют требованиям стандартов, санитарным нормам. Да и отечественные производители в последние годы по объективным причинам значительно ослабили внимание к проблеме качества. Несомненно, органы по сертификации много делают для предотвращения попадания фальсифицированной продукции на российский рынок. Однако некачественный товар все-таки проникает в продажу и причин тому несколько: подделки сертификатов и недобросовестность поставщиков, которые ради выгоды берут товар, срок годности которого истекает, и другие причины. Существует еще одна проблема, которая стала весьма злободневной для отечественного рынка – подделки под качественный товар известных фирм с использованием их товарного знака. Специалисты отмечают, что фальсификация товаров наносит значительный экономический и социальный вред. Это и материальный ущерб для обманутого покупателя, и потеря в имидже для производителя, выпускающего качественную продукцию. Так, еще три четыре года назад на отечественном рынке можно было встретить автоматические выключатели – подделки такой известной фирмы, как АББ, подделки имели достаточно большой спрос среди покупателей, что нанесло, несомненно, большой ущерб имиджу данной компании. Повсеместное развитие торговой розничной сети, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, делает коммерческую деятельность особым и сложным процессом доведения товара от производителя до конечного потребителя. На каждом этапе этой деятельности производится множество мероприятий по оптимизации торгового процесса, минимизации затрат, планированию, и в конечном итоге увеличению прибыли. При этом все этапы взаимосвязаны между собой, и один вытекает из другого, поэтому важна эффективность каждого элемента коммерческой деятельности. Для торговых предприятий розничной сети начальным и самым важным этапом предпринимательской деятельности является этап закупки товаров для последующей их перепродажи. В развитых странах потенциально опасные товары не могут быть реализованы без сертификата соответствия, удостоверяющего безопасность товара. Российский рынок захлестнула волна ввезенных из азиатских стран некачественных товаров. Практика тотальной экономии для удешевления продукции приводит к тому, что рынок наводняется дешевыми, недолговечными и даже опасными светодиодами и лампами на их основе. Опасность в том, что зачастую в таких лампах не устанавливаются специальные драйверы, которые предотвращают пульсацию. Частота пульсации без драйвера достигает 100 раз в секунду, это незаметно человеческому глазу, но несет угрозу нервной системе человека, вызывает утомляемость, негативно сказывается на зрении человека, воздействует электромагнитным полем, а дешевый пластик пожароопасен и имеет низкую ударопрочность. Потребитель формирует в своем сознании некоторое «ожидаемое качество», которое, по его мнению, должно быть достигнуто в процессе покупки и использования товара. Производителю и продавцу продукции необходимо понять взаимосвязи и взаимозависимости между реальным качеством продукции и «ожидаемым качеством», которое сформировано. Качество конечного продукта производства изменить уже нельзя. Актуальность данной темы заключается в том, что закупочная деятельность - это не просто покупка товаров и их последующая продажа с целью увеличения прибыли, но и процесс закупок включающий в себя планирование необходимого количества товаров, прогнозирование объема продаж, обеспечение поставок и минимизацию потерь в ходе них. Управление закупками в организации - достаточно сложный объект менеджмента, который обеспечивает предприятию высокую конкурентоспособность и эффективность деятельности. Поэтому данная тема для исследования считается достаточно актуальной. Закупочной деятельности в небольших фирмах может заниматься один сотрудник. Для предприятий среднего бизнеса характерно выделение в организационной структуре отдела закупок. В крупных торговых компаниях может существовать целая логистическая сеть. В любом случае, для осуществления закупок необходимо анализировать общую экономическую деятельность предприятия, сеть конкурентов и поставщиков на рынке, стратегию развития, учитывать размеры и ассортиментный ряд реализуемых товаров. Также нужно не только планировать закупки, но и подвергать анализу уже осуществленную закупочную деятельность для выявления существенных недостатков в этой цепи коммерческой деятельности и постоянно совершенствовать процесс закупок. Цель: Теоретически обосновать и разработать мероприятия по улучшению процесса закупки в деятельности торговых предприятий. Объект исследования: Система снабжения торговых предприятий Предмет исследования: Процесс управления закупками в деятельности торговых предприятиях. Задачи: 1. Теоретически обосновать процессы управления закупками. 2. Разработать мероприятия по улучшению процесса закупки в деятельности торговых предприятий. 3. Теоретически обосновать системы снабжения торговых предприятий. База исследования: ООО «Маш» 456300, Челябинская область, город Миасс, улица 8 Марта, дом 146, квартира 34, производство прочих комплектующих и принадлежностей для автотранспортных средств. Глава 1 Теоретическая часть1. Организация закупки товаров1.1 Организация закупки товаров как основной элемент коммерческой деятельностиКоммерческая деятельность в торговле основана на закупочной работе: предприниматели на собственные денежные средства закупают товар, который затем преобразуют в денежные средства с некоторым приращением (прибылью). Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров в целях последующей их продажи. Основная задача закупочной работы - выгодное приобретение товара в целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков. Процесс закупки включает в себя: - приобретение потребительских товаров; - организацию перемещения приобретенных товаров; - организацию смены собственника и места размещения; - сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу). Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. Закупка товаров - это приобретение (купля) товаров для дальнейшего целевого использования. По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый торговыми предприятиями (оптовыми, розничными) или частными лицами в целях перепродажи закупленных товаров. В условиях рыночной экономики закупочная работа в России коренным образом изменилась. При административно-командной экономике существовали система централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, фондовое распределение товаров, неравенство хозяйствующих субъектов, полное отсутствие самостоятельности и предприимчивости торговых работников. Современную эпоху свободных рыночных отношений характеризуют: - множественность источников закупки (поставщиков); - свобода выбора партнера по закупке товаров; - свобода ценообразования; - равноправие партнеров; - конкуренция поставщиков и покупателей; - инициатива, самостоятельность и предприимчивость коммерсанта при закупке товаров. Рационально организованные закупки дают возможность: - сформировать конкурентоспособный ассортимент товаров оптовых и розничных торговых предприятий для удовлетворения запросов целевых покупателей; - осуществлять воздействие на производство товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса; - обеспечивать прибыль торговому предприятию за счет разницы между ценами закупки и продажи. Закупка и продажа товаров, составляющие содержание коммерческих связей торговых предприятий, участвующих в поставках товаров, являются начальной стадией в организации доведения товаров из сферы производства в сферу потребления. Для оптовых предприятий совершение оптовых закупок и продажи составляет основу их коммерческой деятельности. Розничные предприятия, участвующие в оптовой торговле, совершают преимущественно оптовые закупки, которые являются важнейшим условием их основной деятельности - продажи товаров населению. Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Коммерческие работники с помощью стратегий (политик) маркетинга получают информацию и на ее основе должны определить: что закупить; сколько закупить; у кого закупить; на каких условиях закупить. Решения по первым двум вопросам должны приниматься во взаимодействии специалистов отдела закупки и отдела (службы) маркетинга, а при отсутствии в штате маркетологов - совместно с менеджерами (продавцами) отдела продаж, складскими работниками. Принятие решения, у кого закупить и на каких условиях, является непосредственной обязанностью лица, занимающегося закупочной деятельностью. Коммерсанты получают сведения: в каких регионах спрос на данные изделия (емкость рынка) наиболее высокий; где закупка продукции и ее сбыт могут принести наибольшую прибыль. Коммерческие фирмы руководствуются результатами маркетинговых исследований и строят свою политику закупок. Они заключают долгосрочные соглашения с поставщиками тех товаров, на которые ожидается повышение спроса. Информация маркетинговых служб позволяет коммерсантам заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, которые освоили выпуск более современных или принципиально новых товаров. В каждом конкретном случае коммерсанты учитывают условия, в которых работает торговое предприятие, условия прогноза, информационное обеспечение и другие факторы. Работа по оптовым закупкам товаров включает в себя комплекс взаимосвязанных коммерческих операций. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций. К предварительным операциям по закупке относятся: - изучение и прогнозирование покупательского спроса; - определение потребности в товарах; - выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков; - составление заявок и заказов на поставку товаров; - разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки. Собственно закупочные операции включают: - заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров; - уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров; - приемку товаров и их оплату поставщикам. Заключительные операции по закупкам включают: - оперативный учет выполнения договоров поставки; - оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки; - контроль над ходом выполнения оптовых закупок. Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по закупкам товаров. 1.2 Источники закупки товаров, их характеристикаИсточниками поступления потребительских товаров являются: - промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства; - оптово-посреднические структуры; - оптовые и оптово-розничные склады; - поставки от зарубежных фирм и компании. Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торгового предприятия. Непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии: - характер деятельности и возможности поставщика; - конкурентное положение поставщика на рынке закупок товаров; - процедура и порядок исполнения коммерческих сделок; - вероятность обеспечения необходимой номенклатуры и объема продукции; - условия, гарантирующие качество приобретаемого товара; - адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара; - условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки; - предусматриваемая форма платежа и способы расчетов. Анализ поставщиков по приведенным критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие. Рынок закупок товаров отражает коммерческие интересы всех его участников. Закупки товаров торговым предприятием происходят у различных поставщиков и под влиянием большого числа переменных. В этой связи важное значение имеют расширение контактов и установление коммерческих связей между торговым предприятием и поставщиками. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию и определяются под влиянием конкретных признаков: традиционная или модифицированная продукция, степень ее новизны, стадия жизненного цикла товара, рыночная ситуация. Следовательно, сделки при закупке не являются неизменными и зависят от множества воздействующих факторов. Коммерческим документом, представляющим договорные соглашения купли-продажи товара, является контракт. Из самого названия документа следует, что одна сторона осуществляет закупку, а другая - продажу. Непременным его условием является переход права собственности на товар от продавца к покупателю. В контракте указываются содержание договорных условий, порядок исполнения взаимных соглашений и ответственность сторон, а также предусматриваются следующие основные обязательства: - наименование и объем подлежащего поставке товара; - качество, комплектность, упаковка и маркировка товара; - цена и форма расчетов: и т.д. 1.3 Организация закупки товаровКоммерческие связи - это отношения, складывающиеся между поставщиками и покупателями в процессе поставок товаров. Сюда входят следующие отношения: экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и др. Со стороны торговли в коммерческих связях участвуют торговые предприятия, оптовые и крупные розничные. От промышленности выступают производственные предприятия, объединения, комбинаты. Система коммерческих связей включает: - участие торговых организаций в разработке промышленными предприятиями планов производства товаров посредством предоставления заявок и заказов; - коммерческие договоры; - контроль соблюдения договорных обязательств; - применение экономических санкций; - участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок; - проверку качества (экспертизу) поставляемых товаров; - установление оптимальных финансовых взаимоотношений; - применение административно-правовых норм и др. В условиях развитой рыночной экономики централизованное регулирование коммерческих связей между поставщиками и покупателями уступает место самостоятельному установлению взаимоотношений между партнёрами. Коммерческие связи между поставщиками и покупателями товаров требуют определённого государственного регулирования. В настоящее время основным нормативно-правовым документом для регулирования коммерческих взаимоотношений по поставкам товаров является Гражданский кодекс Российской Федерации, в котором излагаются общие положения договорного права, включающие понятия и условия договора, порядок разрешения преддоговорных споров, порядок изменения и расторжения договора, порядок обеспечения исполнения договорных обязательств и другие нормы договорного права. Помимо Гражданского кодекса РФ, приняты и введены в действие ряд законов, указов, постановлений в области ценообразования, требований к качеству товаров и услуг. Приняты меры по пресечению недобросовестной конкуренции и монополистической деятельности на рынке. Установлены налоговые льготы, тарифы, стимулирующие отечественного производителя товаров и защищающие внутренний рынок от нежелательной или недоброкачественной продукции иностранного производства. Все коммерческие связи осуществляются по единой схеме, характеризующей этапность работ. Выделяется восемь основных этапов, каждый из которых обособляется в силу своей целевой направленности и подчиняется общей логике, обусловленной сущностью и содержанием коммерческих связей. 1. Поиск и выбор субъектов коммерческой связи - обеспечивает встречу спроса и предложения посредством специальных организационных форм взаимодействия получателей и поставщиков. Его основное содержание характеризуется сбором и анализом информации о потенциальных поставщиках и получателях, выбором из их числа непосредственного контрагента. На практике оно реализуется посредством использования любых существующих источников информации, например, различных банков данных. Первый этап коммерческой связи можно считать ключевым, поскольку на нем осуществляется не только поиск и выбор субъектов как таковые, но и обоснование эффективного способа их взаимодействия по поводу обмена товарно-материальных и нематериальных ценностей, определение канала товародвижения, делается предварительная проработка других вопросов, относящихся к содержанию последующих этапов. 2. Соглашение субъектов об условиях обмена товарно-материальных и нематериальных ценностей, заключение договора. Это совершение сделки путем регламентации взаимоотношений, то есть установления прав и обязанностей поставщика и получателя. Осуществление этого этапа коммерческой связи происходит на основе использования системы нормативно-правовых актов, устанавливающих определенный порядок сделки. Исполнение договора заключается в осуществлении контрагентами прав и обязанностей, возникших из каждого основанного на договоре обязательства. В силу договорного обязательства один контрагент или лицо, выступающее должником, обязано совершить в пользу другого лица, выступающего кредитором, определенные действия, либо воздержаться от определенных действий, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязательств. Характер действий, которые должник совершает в пользу кредитора, устанавливается содержанием конкретного договора. 3. Передача товарно-материальных ценностей или организация товародвижения от поставщика к получателю - этот этап в большей степени, чем любые другие этапы взаимодействия поставщика и потребителя, связан с выполнением логистических операций по отношению к товарному потоку. На этом этапе осуществляется физическое перемещение товарно-материальных ценностей, включая операции по их грузовой обработке и хранению. Целью третьего этапа коммерческой связи является обеспечение доставки товаров в назначенное место, в нужное время и с минимально необходимыми для этого затратами. Для успешного достижения этой цели требуется принятие решений по следующим основным вопросам: - как следует работать с хозяйственным партнером; - где следует хранить товарно-материальные запасы; - какова должна быть величина запаса; - каким образом следует отгружать и транспортировать товары. Принципиальные аспекты этих решений определяются во многом содержанием коммерческих связей, исходя из их объектной и субъектной «привязки». Ключевым моментом на этом этапе является организация товародвижения и, соответственно, выбор средства доставки, если он не осуществлен на втором этапе, в процессе заключения договора. Обоснованный выбор определяет размер транспортных издержек и, следовательно, цены товаров, своевременность доставки, состояние товаров в момент их прибытия к месту назначения, оказывает влияние на выполнение других условий договора. 4. Контроль за осуществлением передачи. Сущность этого этапа состоит в организации контроля за соблюдением соответствующих условий договора и выполнением договорных обязательств, обусловливающих перемещение потока товарно-материальных ценностей от поставщика к получателю. Его целевая направленность заключается в том, чтобы выявить и устранить ошибки, просчеты, допущенные при организации товародвижения, своевременно обнаружить и ликвидировать причины, способствующие нарушению обязательств, принять меры по возмещению понесенных убытков и предъявлению штрафных санкций. 5. Применение мер экономической ответственности за несоблюдение условий передачи. Этот этап способствует выполнению соответствующих договорных обязательств и, как следует из названия, наступает лишь в том случае, если условия осуществления передачи товара не соблюдены. Существуют различные меры экономической ответственности, обеспечивающие исполнение контрагентами коммерческих связей взятых на себя обязательств. К этим мерам, в первую очередь, относятся: возмещение убытков, взыскание неустойки, потеря задатка; обращение к обязательствам других юридических лиц - поручителей и гарантов и т.д. При этом основной формой ответственности хозяйствующих субъектов за неисполнение договорных обязательств является возмещение убытков. 6. Расчеты за переданные товарно-материальные ценности они осуществляются с целью реализации в процессе обмена принципа возмездности на основе использования одной из трех форм встречного предоставления (форм взаиморасчетов): денежной, натуральной и денежно-натуральной. Отличие форм определяется спецификой применяемого в расчетах эквивалента - соответственно денег, товарно-материальных и нематериальных ценностей, а также денег и указанных ценностей в совокупности. При этом натуральная и денежно-натуральная формы, как правило, имеют распространение только в условиях кризисной экономики, например, при снижении покупательной способности всеобщей эквивалентной единицы. Основной формой встречного предоставления рассматривается денежная, при которой передача товарно-материальных и нематериальных ценностей сопровождается передачей денег. 7. Контроль за выполнением расчетов. По аналогии с четвертым этапом предусматривает контроль за соблюдением соответствующих условий договора и выполнением договорных обязательств, обеспечивающих осуществление взаиморасчетов между хозяйствующими субъектами. 8. Применение мер экономической ответственности за несоблюдение условий расчетов. Так же, как и пятый этап, имеет место лишь в случае нарушения условий договора. Его назначение заключается в обеспечении выполнения контрагентами коммерческой связи договорных обязательств в области финансовых расчетов. Естественно, что в практической деятельности субъектов рынка приведенная стандартная схема этапов формирования коммерческой связи видоизменяется в зависимости от специфики проводимых коммерческих операций. Так, например, при осуществлении предварительной оплаты товаров, третий, четвертый и пятый этапы коммерческой связи меняются местами соответственно с шестым, седьмым и восьмым этапами. Ценность этой схемы заключается в том, что на стандартной основе возможно моделирование различных видов товарного обмена. Рассмотрим классификацию коммерческих связей: С позиции формирования коммерческих связей принципиально важным является деление и группировка их по масштабам обслуживания, степени участия в них посреднических структур, по формам товародвижения, продолжительности действия и другим признакам. Применительно к отраслевой структуре все возникающие между производителями и потребителями коммерческие связи подразделяются на два типа: связи между предприятиями, относящимися к разным отраслям экономики, и связи между предприятиями, относящимися к одной и той же отрасли, соответственно межотраслевые и внутриотраслевые. Указанная дифференциация обнаруживается как следствие развития специализации производства, организационного расчленения технологического процесса и перехода от внутрипроизводственного взаимодействия участков и цехов к взаимодействию кооперирующихся предприятий. И межотраслевые, и внутриотраслевые связи основываются на совместном участии производителей в изготовлении конечной продукции. Они служат проявлением производственной соподчиненности и сотрудничества между предприятиями, объединенными совместным изготовлением технологически сложной продукции, а потому носят характер прямого участия производителя в процессе производства предприятия-потребителя. Учет территориальной разобщенности предприятий проявляется в подразделении коммерческих связей на внутри региональные и межрегиональные. По аналогии с предыдущей группировкой к первому типу относятся связи, устанавливаемые между предприятиями, находящимися в одном экономическом районе, ко второму - связи между предприятиями, находящимися в разных районах. Вопреки формальному смыслу они являются следствием не территориального разделения труда (хотя такое понятие существует), а все той же специализации производства, рассматриваемой на уровне предприятий. Вместе с тем вести речь о межотраслевых и внутриотраслевых связях, с одной стороны, а также о внутри региональных и межрегиональных связях, - с другой, лишь только как о кооперированных связях производственных предприятий представляется не вполне правомерным. Это становится более очевидным, если учитывать другой характерный признак - степень участия в коммерческих связях посреднических структур. В соответствии с ним все коммерческие связи подразделяются на прямые и опосредованные (в иной терминологии - косвенные). Конкретным признаком отличия прямых и опосредованных коммерческих связей чаще всего признается неучастие или участие посреднических структур в договорных обязательствах производителя и потребителя, в том числе в организации поставок продукции. Последнее служит основанием для подразделения коммерческих связей на устанавливаемые по транзитным поставкам и по складским поставкам. При транзитной форме поставок продвижение продукции происходит непосредственно от предприятия-производителя к потребителю; при складской форме продукция поступает от производителя на склад и отпускается потребителю со склада посреднической структуры. С учетом продолжительности действия все коммерческие связи подразделяются на длительные и краткосрочные. Длительными коммерческими связями считаются такие, при которых взаимодействие поставщика и потребителя выходит за рамки годового периода и продолжается в течение двух-трех и большего числа лет. Коммерческие связи, устанавливаемые сроком до одного года, и тем более меняющиеся по полугодиям и кварталам, относятся к краткосрочным. Длительный характер коммерческих связей, их устойчивость имеют для экономики предприятий исключительно важное значение. Они позволяют поставщикам и получателям глубже изучать взаимные интересы, увязывать сроки производства, поставок и потребления продукции, детальнее согласовывать ее ассортимент, качество и комплектность, что способствует улучшению конечных результатов деятельности. Основным условием установления длительных связей является стабильность производства и потребления, отсюда следует, что при массовой производстве и потреблении продукции система рациональных коммерческих связей всегда предполагает их длительность, в то время как при мелкосерийном и единичном производстве с меняющейся программой выпуска продукции коммерческие связи предприятий чаще всего носят краткосрочный характер вплоть до разовых поставок. 1.4 Сущность и содержание закупочной деятельности торгового предприятияЗакупочная работа является основной коммерческой деятельностью в торговле. С нее и начинается коммерческая работа. Необходимо иметь товар, чтобы продать его покупателю и получить прибыль. Исходя из основной функции товарного обращения, когда происходит смена форм стоимости, можно сделать вывод, что коммерческая работа начинается в торговле с закупки товаров с целью последующей их продажи. Основная задача закупочной работы – выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки способствуют удовлетворению потребительского спроса. Они позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. Осуществление закупок – крупнейшая область контроля денежных средств, с которой имеет дело большинство руководителей предприятий. Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Управление закупками – деятельность, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой на предприятии организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном - это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний – готовая продукция для последующей продажи. Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. Управление закупками в значительной степени влияет на конкурентоспособность компании. Если эта функция закупок не выполняется, то компания не получит сырья или готовой продукции к нужному сроку, нужного качества и по цене, которая сохранит стоимость конечной продукции конкурентоспособной и контролируемой. Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок: 1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств. 2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д. 3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним. 4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения. 5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях: - Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика. - Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов. - Сертификация. - Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи. Задачи функции снабжения можно описать несколькими способами. Во-первых, эту деятельность можно рассматривать в двух планах: функциональном как избежание проблем и стратегическом как расширение возможностей. 1. Закупки в функциональном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Это столь очевидно, что отсутствие претензий, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают. 2. Стратегическая сторона снабжения – целый процесс управления закупками, его связи и взаимодействия с другими функциями компании, внешним снабжением, потребностями и запросами конечного потребителя. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Целью закупок является приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время. Такой упрощенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какие качество и цена приемлемы, где лучше всего приобрести необходимый товар, а также – в какой именно момент это следует делать. Цели отдела закупок любой производственной или торговой фирмы: - Приобретать товар по наиболее выгодной цене; - Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов; - Гарантировать доставку товаров на фирму; - Приобретать товар наилучшего качества; - Взаимодействовать только с надежными поставщиками; - Извлекать максимальную выгоду для фирмы (например, за счет скидок); - Сотрудничать с другими подразделениями фирмы; - Вносить свой вклад в достижение корпоративных целей и поддержание логистической стратегии; - Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках; - Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании; - Развивать и стимулировать деятельность и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке. Приоритеты достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости от ее экономического положения. Например, фирма, стоящая на грани банкротства, скорее сосредоточится на достижении первой цели из приведенного выше списка, чем станет заботиться об обучении персонала. В моменты товарного дефицита фирмы в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы. Основные цели деятельности в области организации и управления закупками: 1. Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. 2. Оптимальный размер партии поставки, то есть соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса. 3. Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества; иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым требованиям, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов. 4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой. 5. Поиск или развитие компетентных поставщиков. Успех функции отдела закупок в конечном итоге зависит от способности отдела находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбрать соответствующего поставщика и затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок. 6. Повышение конкурентоспособности компании. Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д. Контроль и анализ логистической функции закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает: - анализ условий закупок и рынка поставщиков; - контроль бюджета закупок; - анализ финансовой деятельности; - контроль и анализ качества закупаемой продукции; - контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции; - анализ системы прогнозирования потребности и т.д. Необходимо регулярно наблюдать за состоянием рынка поставщиков основных видов материальных ресурсов. Это обеспечивает фирму–покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки. Анализ динамики оборотных средств, связанных с закупкой товара помогает определить политику фирмы в отношении пополнения запасов, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашением о поставках материальных ресурсов/готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки [9, с.258]. Исходя из вышеизложенного можно сказать, что процесс закупок для предприятия, занимающейся оптовой или розничной торговлей, является наиболее важным фактором для эффективной работы компании по обеспечению материально-техническими ресурсами. |