практика юрист. Отчет по практике сергей. Отчет о прохождении практики учебная практика (юридическое консультирование) 40. 04. 01 Юриспруденция Гусь сергей

• Название: Отчет о прохождении практики учебная практика (юридическое консультирование) 40. 04. 01 Юриспруденция Гусь сергей
• Анкор: практика юрист
• Дата: 29.11.2022
• Размер: 93.58 Kb.
• Имя файла: Отчет по практике сергей.docx
• Тип: Отчет; #819579
• страница: 5 из 8

4. Составление деловых писем, аннотаций к проектам, докладов на конференции и статей на иностранном языке, общения с иностранными коллегами на общекультурные и профессиональные темы

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• 
  достоверности информации в содержании;
  
• 
  полноты содержания;
  
• 
  краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
  
• 
  отсутствие грубости, нейтральный тон;
  
• 
  отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
  
• 
  использование сленга и просторечий неприемлемо;
  
• 
  сокращения слов нежелательны;
  
• 
  отсутствие эмоциональной оценки (только факты).
  

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• 
  название организации;
  
• 
  почтовый адрес;
  
• 
  ИНН, КПП;
  
• 
  контактные данные;
  
• 
  банковские реквизиты;
  
• 
  е-mail;
  
• 
  дата и номер письма;
  
• 
  отметка о получении.
  

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• 
  вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
  
• 
  основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
  
• 
  итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
  
• 
  формула вежливости (фразы «с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
  
• 
  должность руководителя и его подпись;
  
• 
  указание на приложения (если таковые есть);
  
• 
  ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
  

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• 
  точность подачи информации;
  
• 
  официальность;
  
• 
  содержательное, но краткое изложение;
  
• 
  объективность и структурированность.
  

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• 
  тема;
  
• 
  приветствие:
  
• 
  суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
  
• 
  подпись с контактными данными.
  

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. 
   Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
   
2. 
   Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
   
3. 
   Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
   
4. 
   Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
   
5. 
   Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.
   

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. [phone]
8-909-208-208-0
Е-mail [e-mail]

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• 
  «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
  
• 
  «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»
  

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.