питание. Отчет по практике пм. 01 Бронирование гостиничных услуг
 Скачать 0.86 Mb.
|
|
Порядок введения и хранение документации по бронированию. Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Документы, создающиеся в процессе деятельности организации, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них требуется большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов. В процессе экспертизы ценности документов решаются следующие задачи: 1) отбор на постоянное хранение ценных документов; 2) охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. На все завершенные дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др. Виды технического оборудования при бронировании В современных гостиницах все рабочие места в службе приема и размещения автоматизированы и подключены к локальной компьютерной сети, что облегчает взаимодействие этой службы с другими службами и отделами, сокращает количество времени для обеспечения коммуникаций и позволяет работать более эффективно. На рабочих местах в службе приема и размещения установлены следующее оборудование: персональные компьютеры и периферийные устройства; контрольно-кассовые машины(ККМ); комплекс оборудования для кодирования электронных ключей. 1.1. Компьютеры и периферийные устройства Персональный компьютер выполняет такие важные функции, как накопление, хранение и обработка информации, формирование базы данных, создание, обработка и печать документов, необходимых для функционирования гостиницы. Клавиатура – важнейшее для пользователя устройство, с помощью которого осуществляется набор данных, команд и управляющих воздействий на ПК. При использовании обычного монитора на электронно-лучевых трубках необходимо наличие экранных защитных фильтров, который позволяют защитить пользователя от статических полей, ультрафиолетового излучения, значительно снизить электромагнитные поля и рентгеновское излучение, практически не дают бликов и повышают контрастность изображения. Принтер - это устройство вывода данных из ПК, преобразующее информационные коды в соответствующем им графические символы и фиксирующие эти символы на бумаге. Типы принтеров различаются по способу нанесения изображения на бумагу. Существуют матричные, струйные и лазерные принтеры. Сканер очень важен для гостиницы, в том числе для работы службы приема и размещения, так как он дает возможность копировать информацию (изображения, данные) с любого физического носителя в память компьютера, позволяя с помощью специальной программы осуществлять с этой информации дальнейшие действия. В настоящий момент практически невозможно представить себе гостиничное предприятие без выхода в глобальную сеть Интернет. Для обеспечения подключения к ней необходимо наличие модема. Модем - это устройство прямого и обратного преобразования сигналов в форму, принятую для использования в данном канале. Существует два вида модемов: внутренние и внешние. Внутренний модем представляет собой плату, вставляемую в разъем материнской платы устройства; внешние модемы - это самостоятельная конструкция, оснащенная блоком питания, разъемами для подключения к аппаратуре и панелью с индикаторами. 1.2. Контрольно-кассовые машины Все расчеты с гостями за предоставленные услуги производятся на автоматизированных рабочих местах, оснащенных контрольно-кассовыми машинами. Расчеты с гостями осуществляются с помощью электронных ККМ, созданных на базе IBM-совместимых компьютеров, производящих прием платежей за наличный расчет и кредитными картами. ККМ, регистрируя факт оплаты покупателем услуги, формирует два документа: чек, отдаваемый покупателю, и контрольную ленту - общий журнал всех провиденных операций. Контрольная лента храниться как документ строгой отчетности для контроля оборота.В автономных ККМ расширение их функциональных возможностей достигается только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода. Автономные ККМ устанавливают в гостиницах, не использующих современные информационные технологии. Пассивные системные ККМ подключают к локальной компьютерной сети. Они работают в автоматизированной системе, но не имеют возможности управлять этой системой. Активные системные ККМ имеют возможность работать в автоматизированной системе, управляя при этом работой системы. 1.3. Оборудование для кодирования электронных ключей В номерах гостиниц высоких категорий с целью обеспечения максимальной безопасности гостей устанавливают электронные замки, которые могут быть открыты только электронными ключами. Электронный ключ представляет собой пластиковую магнитную карту с индивидуальным кодом. Электронные ключи (карты) изготовляются по специальной технологии, гарантирующей абсолютную точность и совместимость со считывающим устройством каждого замка. Материал, из которого изготовлен ключ, не накапливает статическое электричество, не подвержен влиянию пыли и влажности, устойчив к механическим воздействиям. Электронные ключи могут быть использованы в различных режимах работы: клиент, горничная, прачка, комнатное обслуживание, мини-бар, инженерная служба, директор, авария, запасной ключ, одноразовый ключ. Каждый гость получает ключ (режим работы «клиент»), код которого подходит только к замку его комнаты. В случае прекращения подачи электроэнергии или во время профилактики компьютерной сети вновь прибывшим гостям выдается заранее запрограммированный ключ. Эти ключи должны храниться в сейфе гостиницы. Технология введения телефонных переговоров при бронировании. В гостиницах существуют определенные правила ведения телефонных переговоров с клиентом. Они играют важную роль в деятельности работников гостиницы. Рассмотрим подробнее понятие "телефонный этикет". Многие люди отвечают на телефонные звонки бессистемно. Некоторые называют себя по имени, некоторые по фамилии, другие - и по имени, и по фамилии сразу. Некоторые не представляются. Персонал гостиницы должен помнить, что слова, которые произносятся в начале разговора, определяют тональность дальнейшей беседы. Необходимо в разговоре тщательно следить за тем, чтобы речь была грамотной, избегать жаргона. Существуют определенные правила, как отвечать на звонки, поступающие в гостиницу, так как впечатление у клиентов о гостинице формируется именно от того, что и как говорит персонал. Телефонный разговор следует начинать со слов: "Доброе утро", "Добрый день". Затем желательно сказать название гостиницы, имя ответившего на звонок. Отвечать следует обстоятельно, но коротко, избегать многотонного перечисления. Персонал должен знать, что при ответе на внутренние и внешние звонки необходимо назвать свое имя и фамилию. Если же отвечая на звонки, сотрудник называет только свое имя, он рискует быть воспринят как человек, имеющий обязанности, но не имеющий власти. Такова одна из маленьких хитростей ведения телефонных переговоров. Следует отметить, что телефонный этикет требует, чтобы вы назывались и в том случае, если вы сами звоните. Это освободит секретаря или человека, отвечающего на звонки, от обременительной обязанности спрашивать: "Кто спрашивает?". Когда вам ответят, не следует вступать в немедленную беседу. Персонал должен проявить любезность и спрашивать, есть ли у абонента время для разговора. Звонящий оценит то, что вы считаетесь с его временем. Если вы случайно набрали номер неправильно, то не вешайте трубку без извинения. Персонал должен помнить, что, если работающего нет на месте и он, естественно не может ответить на телефонный звонок, то ему следует немедленно перезвонить звонившему ему человеку. Оперативные ответы на звонки могут привести большие дивиденды. Когда звоните человеку, который не может ответить на ваш звонок, объясните, когда и где вас можно застать. Чем быстрее вы все объясните, тем большим профессионалом вы будете выглядеть в глазах своих коллег. Разговаривая с человеком, с которым вам будет необходимо продолжить разговор, договаривайтесь о точном времени следующего звонка. Будьте вежливы с административным персоналом. Спросите, когда лучше будет перезвонить. Когда ваши телефонные звонки не дают никаких результатов, поищите альтернативную связь. Отправьте человеку записку или свяжитесь с ним по факсу. Некоторые советы при разговоре по телефону, когда звонят вам: Готовьтесь к разговору заранее. Прежде чем ответить на телефонный звонок, отложите в сторону другую работу. Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону! Звонящий почувствует искреннее расположение вашего звонка. Не перебивайте собеседника во время разговора, научитесь выдерживать паузу. Не заставляйте человека ждать, а если это необходимо, убедитесь в том, что он или она будет ждать (обычно не дольше 30-60 сек). Когда вы вновь берете трубку, возобновите разговор со слов: "Спасибо за ожидание". Ваша любезность позволит дать понять, что вы помните о том, что собеседник потратил свое время на ожидание.Если вы втянуты в беседу, которой, кажется, не будет конца, тогда сделайте паузу и попытайтесь закончить разговор словами типа: "Хорошо, я не хочу больше отнимать у вас времени" или "Спасибо за то, что вы нашли время поговорить со мной. Я знаю, что вы очень заняты, поэтому…". Нормы и стандарты этикета делового общения. Общение по телефону. Самым важным и необходимым качеством для работника гостиницы является умение общаться с клиентами. Весь персонал проходит специальное обучение: как общаться с разными клиентами, говорить по телефону, выслушивать жалобы и т.п. Из общих правил для персонала можно выделить самые важные: Работник отеля должен быть всегда готов оказать клиенту услугу тогда, когда эта услуга нужна клиенту, а не тогда, когда это удобно работнику; Работник должен демонстрировать позитивное отношение к клиенту: показывать уважение, вежливо вести беседу, дружелюбным тоном, не повышая голоса, не выказывать своего неудовольствия, сохранять выдержку со вздорными, агрессивными, пьяными клиентами, демонстрировать клиенту, что сотрудник озабочен его проблемой; Работник отеля должен улыбаться клиенту, поддерживать позитивный контакт глазами; Нужно уметь тактично информировать клиента и сообщать ему даже неприятные новости, например о том, что клиент должен заплатить некоторую сумму; Ни один работник отеля не имеет права спорить с гостем, даже по пустякам; Проблемы клиента нужно решать быстро и безотлагательно. Если работник не может сам решить проблему, он должен направить (а лучше сопроводить его) к менеджеру, который способен решить вопрос. Каждый работник гостиницы должен: 1. Демонстрировать уверенность и компетентность и соответствовать ожиданиям клиента; 2. Практиковать обслуживание типа «на расстоянии трех шагов»; 3. Обеспечивать выполнение стандартов на той должностной позиции, которую он занимает; 4. Знать запросы внутренних и внешних потребителей (других сотрудников и гостей) и поэтому уметь предоставить им продукты и услуги, которые те ожидают; 5. Понимать круг порученных ему обязанностей и задач, определенных в каждом стратегическом плане; 6. Постоянно выявлять недостатки, которые он замечает в отеле, и принимать меры к их устранению; 7. Нести ответственность за обеспечение максимального уровня чистоты; 8. Необходимо обеспечить абсолютную надежность выполнения пожеланий клиента, в особенности таких, как побудка в желаемое время. Нельзя: 1. Показывать клиенту нравится он Вам или нет; 2. Читать клиенту нравоучения; 3. Расспрашивать гостя о личной жизни; 4. Прислушиваться к разговорам клиентов; 5. Высказывать свое мнение без соответствующего предложения клиента; 6. Обсуждать с клиентом вопросы политики или религии; 7. Ругаться с коллегами в присутствии клиентов; 8. Показывать свое неодобрение нетрезвому клиенту; 9. Разговаривать с коллегой, когда клиент ждет. При разговоре по телефону необходимо соблюдать правила этикета: 1. Отвечать не позже чем через три телефонных звонка и всегда с улыбкой; 2. Представиться, назвав свой отель и свою фамилию; 3. Если нет возможности сразу ответить звонившему, необходимо попросить его перезвонить или записать номер телефона; 4. Не заставлять клиента ждать информации более 45 с; 5. Если на ответ требуется больше времени, следует спросить клиента, согласен ли он подождать или с ним надо связаться позже; 6. Не слушать разговоры по телефону между другими людьми; 7. По возможности не переадресовывать звонки. Сотрудник должен быть максимально информирован об отеле, его услугах, расположении служб, процедурах заказа, меню в ресторане и т.д. чтобы ответить на вопросы гостей. О деятельности отеля следует говорить только положительно и подчеркивать преимущества своего отеля перед конкурентами. Соблюдение персоналом правил общения с клиентом является ключевым фактором в создании психологически комфортной для гостя атмосферы и влияет на увеличение числа постоянных клиентов. Общение по переписке. «Стильным» должен быть и язык персонала в письмах. Вся корреспонденция (факсы, письма, служебные записки) демонстрируют уровень эффективности работы и профессионализма. В гостинице должны оставаться все копии исходящей корреспонденции. Кроме того, корреспонденция: 1. Должна получить ответ в течении 24 ч; 2. Должна быть отпечатана на правильно выбранной бумаге или бланке; 3. Должна быть красиво оформлена; 4. Должна быть адресована конкретному лицу с указанием его полного имени; 5. Не должна содержать орфографических ошибок; 6. Не должна быть написана от руки; 7. Должна под именем и должностью отправителя всегда содержать подпись. Общение устно. По отношению к проживающим гостям и посетителям любой сотрудник гостиницы должен быть внимательным, вежливым и дружелюбным, так же работник отеля должен быть всегда готовым оказать клиенту услугу тогда, когда эта услуга нужна клиенту, а не тогда, когда это удобно работнику. Главным звеном является то, что работник гостиницы должен демонстрировать позитивное отношение к клиенту: показывать уважение, вести беседу безукоризненно вежливо, дружелюбным тоном, ни в коем случае не повышая голоса, не выказывать своего неудовольствия, если, например, клиент приходит в самом конце его рабочего дня, сохранять выдержку со вздорными, агрессивными, бестолковыми, пьяными клиентами, всячески демонстрировать клиенту, что сотрудник озабочен его проблемой. Так же основным правилом «Лица персонала» является то, что работник отеля должен улыбаться клиенту, поддерживать позитивный контакт глазами. В разговоре с гостями использовать соответствующие фразы («доброе утро»; «конечно, я с удовольствием сделаю это» и т.п.); Персонал гостиницы должен уметь тактично информировать клиента и сообщать ему даже неприятные новости, например о том, что клиент должен доплатить некоторую сумму. Ни один работник отеля не имеет права спорить с гостем, даже по пустякам; если клиент сообщает что-нибудь работнику, то последний должен продемонстрировать максимальное желание понять клиента, кивать головой, вставлять слова «понятно», «хорошо» , а если ему не очень понятно желание клиента, то задавать вопросы типа «если я вас правильно понял, вы хотите...». Если персонал гостиницы знает гостя по имени, то и обращаться к нему следует следующим образом: «Добро пожаловать в гостиницу, господин Смит!», прощаясь с гостем, тоже необходимо обратиться к нему по имени: «До свидания, господин Смит. Счастливого пути, и мы надеемся увидеть Вас снова во время Вашего следующего приезда в наш город». Должностные обязанности сотрудников службы бронирования. 1. Прием заявок и их обработка. 2. Составление необходимой документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда. Прием заявок осуществляется по телефону, факсу, телексу, по почте (письмо или телеграмма), с помощью компьютерных систем бронирования. Каждая заявка должна содержать следующую информацию: |