РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧЕБНОМЕТОДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА (УМО) УНИВЕРСИ. Практика итог. Отчет по производственной практике на кафедре математического моделирования и цифрового разви тия бизнес систем Сибгути
 Скачать 2.43 Mb.
|
|
3.2. Существующий способ автоматизации На данный момент у учебно-методического отдела СибГУТИ нет полно- ценной ИС, но есть информация на сайте СибГУТИ. Но на первый взгляд она не очень понятна и не вся необходимая информация размещена на сайт [14]. У учебно-методического отдела есть страница на сайте, где указана кон- тактная информация (рисунок 1). Информацию о предстоящих научных меропри- 15 ятиях можно найти на новостной странице сайта (рисунок 2), а методические справочники в разделе «Справочники» (рисунок 3) или в электронной библиотеке (рисунок 4). Но в целом информация не структурирована и, чтобы получить пол- ный пакет информации нужно не только посетить сайт, но и дополнительно орга- низовать встречу с преподавателем, что не всегда бывает удобно [1]. Рисунок 1-Страница учебно-методического отдела на сайте СибГУТИ Рисунок 2-Новостная страница сайта СибГУТИ 16 Рисунок 3-Раздел «Справочники» на сайте СибГУТИ Рисунок 4-Электронная библиотека СибГУТИ 17 Период пандемии показал насколько важно иметь всю информацию в от- крытом и удобном доступе, так как большинство работ студентами были выпол- нены дистанционно и после направлены на проверку преподавателям. А множе- ство научных мероприятий было отменено или вообще перенесено в дистанцион- ный формат. 3.3. Выбор способа автоматизации Проанализировав существующую подобную систему и рассмотрев возмож- ные способы автоматизации с точки зрения учреждения, стоит отметить, что со- здание платформы подобной ЭИОС будет хорошим способом автоматизации учебно-методического отдела. Основные преимущества выбранной ИС: 1. Стабильная; 2. Удобная; 3. Надежная; 4. Простая и понятная пользователям; 5. Вместительная по количеству информации. Рассмотрим данную ИС подробнее. На рисунке 5 отражена страничка входа в систему. Наличие индивидуаль- ного входа каждого студента по логину и паролю дает приватность студентам. С помощью этого никто другой не сможет увидеть личную информацию [2]. 18 Рисунок 5- Вход в систему ЭИОС На главной странице сайта показана актуальная информация, с которой сту- дент может быстро и беспрепятственно ознакомиться. Пример представлен на ри- сунке 6. Рисунок 6- Главная страница 19 Для удобства на сайте представлена навигация (рисунок 7), которая позво- ляет легко ориентироваться по сайту и находить нужную информацию. Так же на сайте можно получить доступ к портфолио (рисунок 8) [2]. Рисунок 7- Навигация Рисунок 8- Портфолио Для нахождения нужного курса, в поиске необходимо ввести его название и преподавателя. Для удобства все курсы разделены на факультеты (Рисунок 9) [2]. 20 Рисунок 9- Поиск курса В навигации (рисунок 7) при выборе раздела «мои курсы» студенты перей- дут на страницу, где будут показаны все курсы (рисунок 10), на которые он под- писался. Если пользование курсом стало не актуально или студент случайно под- писался не на тот курс, то это легко можно изменить, просто удалив этот курс [2]. Рисунок 10- Список курсов 21 Рассмотрим на примере одного из курса его содержание. На рисунке 11 по- казана малая часть лекций, доступных студенту, а на рисунке 12 представлен спи- сок практических заданий, выставленные преподавателем [2]. Рисунок 11- Пример содержания курса Рисунок 12- Пример содержания курса 22 Достоинства: Освобождение времени студентов , так как вся информация структурирова- на и разложена «по полочкам», что намного облегчит доступ к необходимой информации; Студент получает возможность получать необходимую информацию с те- лефона или компьютера; Возможность коммуникации между отделом и студентом без особой слож- ности для связи, даже если студент находится в другом городе; Фиксация материалов и возможность размещения работ и положений для быстрого доступа информации; Формирование электронного портфолио обучающегося, в том числе сохра- нение работ, рецензий и оценок на эти работы. Недостатки: Отсутствие эмоционального контакта между сотрудником и студентом. Тем самым отсутствие быстрого визуального коннекта для создания единого своевременного исправления и корректировки ошибок; Требуется при создании той или иной папки с информацией очень серьез- ный и структурированный подход, чтобы создать единый и простой доступ для всех; Сбои в стабильности работы системы. 23 4. Ограничения при выборе стратегии внедрения ИС 4.1. Величина возможных инвестиций в ИС Существующий подход к изучению и анализу потенциала и ресурсов обра- зования и образовательных учреждений, в целом, достаточно традиционен [3]. В рамках доступной информации обычно рассматриваются: Количественные характеристики системы образования и отдельных образо- вательных учреждений; Динамика показателей, характеризующих потенциал системы образования и отдельных образовательных учреждений, если анализ осуществляется на соответствующем материале; Примеры недостаточности бюджетного финансирования для поддержания и развития потенциала в соответствии с современными требованиями. Отметим, что СибГУТИ, один из ВУЗов Новосибирска, который достаточ- но финансируют. В связи с этим, наш ВУЗ может позволить выделять средства на различные разработки в области информационных систем и новых технологий. Но стоит отметить, что дорогую разработку, которую ВУЗ не потянет, финанси- ровать не станет. Важно понимать, что всѐ же ИС несмотря на дороговизну является долго- срочным вложением в развитие. С помощью внедрения можно сократить затраты на печатные издания. Предполагается, что вложения в будущую ИС не будут превышать 400000 рублей. 4.2. Временные ограничения внедрения Сложно определить какие-либо временные рамки запуска информационной системы. Многое будет зависеть от того, существовала ли раньше разработка ин- формационных систем или придется начинать с нуля. Следует приготовиться к тому, что внедрение займет достаточно много. Технология внедрения информа- ционных систем может существенно отличаться у разных специалистов, но опре- деленные этапы выделяются практически в каждом успешном проекте [3]. 24 Основные этапы: В первую очередь необходимо определить цель внедрения. Многие руково- дители высшего звена поверхностно относятся к этому этапу, но на самом деле он задает направление всему внедрению ИС. 1. Обследование бизнес-процессов компании. В этот этап входят интервью с менеджментом, рядовыми сотрудниками, составление схем по каждому процессу. На выходе получается уточнение целей внедрения и возмож- ность предварительно оценить объем работ и стоимость; 2. Составление проекта, технического задания и регламента. В этих доку- ментах должны быть описаны все бизнес-процессы, участвующие во внедрении ИС. Старайтесь составлять проект внедрения максимально подробно, с указанием необходимых данных, их структуры, алгоритмов действий, рабочих мест; 3. Подготовка специалистов. Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе. То есть сотрудники расширяют свои знания на благо компании; 4. Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия. В этот этап включается: Разграничение прав на функционал системы для сотрудников; Начальное заполнение данных; Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов. 1. Тестирование информационной системы. На этом этапе могут обнару- житься проблемы внедрения в разрезе алгоритмов или необходимость в новых отчетах; 5. Опытная эксплуатация с реальными данными. Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходит- ся не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в ин- формационной системе. Требуется максимальная дисциплина и сосредо- 25 точение усилий всех участников внедрения. Конечным результатом должно стать совпадение данных информационной системы с реальным положением дел; 6. Промышленная эксплуатация. На этом этапе осуществляется переход со- трудников на полноценную работу в информационной системе. Должна быть организована техническая поддержка пользователей; 7. Завершение проекта. Основным результатом этапа являются подписан- ные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделе- ний и их взаимодействия. Корпоративная информационная система за- пущена на предприятии. Рисунок 13 наглядное представление основных этапов разработки ИС. Рисунок 13- Наглядное представление основных этапов разработки ИС Предположительно временной промежуток между началом проектирования (изучения процесса автоматизации) и сдачей системы в эксплуатацию должен со- ставлять 80-120 дней. 26 4.3. Ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: Отношение персонала компании к автоматизации (потребуется время, что- бы сотрудники привыкли к новым технологиям в своей работе); Все действия сотрудников должны быть скоординированы; Увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; Необходимость обучения персонала; Возможный прием дополнительного персонала после автоматизации. 4.4. Возможные технические ограничения Технические ограничения могут быть связаны непосредственно с возмож- ностями организации, к примеру, недостаточное финансирование, сжатые сроки [3]. Возможные технические ограничения: используемые мощности компью- терной сети; мощность серверов для обработки информации; низкая скорость об- работки данных - необходимы новые технические средства (компьютеры); все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации. Техниче- ское обеспечение системы должно быть максимально эффективным [13]. Используемое при разработке программное обеспечение и библиотеки про- граммных кодов должны иметь широкое распространение на предприятии. Базо- вой программной платформой должна являться операционная система Windows. Поскольку, внедряемая платформа будет представлять собой сайт, будем предполагать, что данная ИС может быть запущена и на компьютерах универси- тета. Комплекс должен быть достаточен для реализации определенных данным ТЗ функций, и строиться на базе следующих специализированных программно- технических комплексов: - Сервер БД и приложений; - ПК. 27 5. Анализ требований к ИС 5.1. Функции будущей ИС Функции, которые должны выполнять информационные системы для реше- ния стоящих перед ними задач, связанны с поддержкой динамической информа- ционной модели предметной области и с удовлетворением информационных по- требностей ее пользователей [13]. Можно выделить две основные функции (таблица 1). Таблица 1 – Функциональные задачи Задачи Особенности Демонстрация инфор- мации и данных Вывод данных в виде заданий и обра- зовательного контента Предоставление ин- формации и данных Вывод данных в виде прикрепленных, выполненных заданий К числу этих функций относятся сбор и регистрации информационных ре- сурсов, их хранение, обработка, а также обработка запросов пользователей [14]. Всякая система – это нечто цельное и выделенное из окружающей среды [14]. Система и среда взаимодействуют между собой. Вход системы – это воздействие на систему со стороны внешней среды; Выход системы– это воздействие, оказываемое системой на окружающую среду. Будущая ИС должна обеспечивать выполнение следующих функций: Добавление методических указаний преподавателем; Возможность добавлять работы студентами для дальнейшей проверки; Возможность проверки работ; Обратная связь от научного руководителя; Хранение вспомогательных материалов; Своевременное оповещение о предстоящих научных мероприятиях; Иметь библиотеку с различными справочными документами. 28 5.2. Выбор класса ИС для внедрения, преимущества и недостатки внед- рения ИС различных классов Для начала дадим краткое описание методологий/систем: 1) MPS (Master Planning Shedule) – Хорошо известная методология «объем- но-календарного планирования». Является базовой практически для всех планово- ориентированных методологий. Применяется в основном в производстве, но так- же может использоваться и в других отраслях бизнеса, например, дистрибуции [11]. 2) MRP (Material Requirements Planning) – Автоматизированное планирова- ние потребности сырья и материалов для производства. Методология планирова- ния потребности в материальных ресурсах, заключающаяся в определении конеч- ной потребности в ресурсах по данным объемно-календарного плана производ- ства. Ее усовершенствованная версия, Closed Loop MRP, позволила динамически корректировать планы закупок при возникновении нештатных отклонений от них [11]. Функциональные возможности: Определение и передача в производство и службы материально- технического обеспечения сведений о надобностях компании в материаль- ных средствах, обязательных для исполнения производственного проекта; Вычисление материальных надобностей на производственный проект. Достоинства: Сокращение степени складских резервов; Наиболее конкретные сведения для производственного учета; Способность оптимизировать время пребывания ресурсов и выпуска про- дукта. Слабой стороной считается подсчет обусловленного списка производствен- ных обстоятельств (в расчетных моделях и алгоритмах никак не предусматрива- ются фактические производственные мощности, положение финансовых и трудо- вых ресурсов компании) [11]. 29 3) MRPII (Manufacturing Resources Planning) – Планирование и управление всеми производственными ресурсами предприятия: сырьем, материалами, обору- дованием, трудозатратами. Планирование производства. Интегрированная мето- дология, включающая MRP/CRP и, как правило, MPS и FRP. При использовании данной методологии обязательно подразумевается анализ финансовых результа- тов производственного плана [11]. Эта концепция гарантирует обеспечение функций управления компанией: Бизнес-планирование; Составление плана продаж и операций; Составление плана изготовления; Развитие основного календарного проекта изготовления; Составление плана необходимости в ресурсах; Составление плана необходимости в мощностях; Концепция помощи выполнения проектов с целью производственных мощ- ностей и ресурсов. Достоинства: Способность составление плана наиболее благоприятной потребности в ма- териальных и производственных ресурсах; Точный подсчет перемещения разновидностей материальных ценностей с этапа прибытия ресурсов на склад до отгрузки продукта покупателю; Устранение излишка или недостатка материальных резервов и др. Недостатки: Недостаток интеграции с действиями управления капиталами и рабочим со- ставом; Низкое объединение с концепциями проектирования и конструирования. 4) ERP (Enterprise Resources Planning) – Управление корпоративными ре- сурсами. К свойствам MRPII добавилось управление финансовыми ресурсами, маркетинг. ERP концепция – первая направленная на управление бизнесом, а не только производства, как MRP. Концепция бизнес-планирования. Под ERP подра- 30 зумевается "интегрированная" система, выполняющая функции, предусмотренные концепциями MPSMRP/CRP-FRP. Важным отличием от методологии MRPII явля- ется возможность "динамического анализа" и "динамического изменения плана" по всей цепочке планирования [11]. Положительные стороны: Предотвращение искусственных барьеров среди разных отделов, потому что информация принадлежит компании в целом; Существенное сбережение денег на управленческом уровне; Сокращение потерь; Возрастание производительности деятельности фирмы в целом. Отрицательные стороны: Появление потребности перемен концепции взаимодействия среди разных подразделений фирмы; Значительная продолжительность хода введения; Сопротивление рабочего состава введению; Появление необходимости в реинжиниринге бизнес-процессов с целью при- способления компании к новому ПО; Значительная цена введения. 5) CRM (Customer Relationship Management) – Управление отношениями с заказчиками. Отслеживание историю развития взаимоотношений, координировать многосторонние связи, централизованно управлять продажами и клиент- ориентированным маркетингом. Концепция построения автоматизированных си- стем обслуживания клиентов компании. CRM подразумевает накопление, обра- ботку и анализ не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это способствует повышению производительно- сти менеджеров, улучшает качество обслуживания клиентов и способствует уве- личению продаж [11]. Достоинства: 31 Персональный план работы менеджеров может быть составлен «от достиг- нутого»; План продаж способен легко составлен и откорректирован руководством согласно отчетам менеджеров; Наблюдение отчетов дает возможность исследовать работу менеджеров и давать оценку результативности их деятельности. Недостатки: любая CRM-система считается всего лишь инструментом и не позволит реализовать модель CRM в отсутствии выстраивания единой клиент ориентированной стратегии компании. 6) OLAP система позволяет автоматизировать стратегический уровень управления организацией. OLAP (Online Analytical Processing – аналитическая об- работка данных в реальном времени) представляет собой мощную технологию обработки и исследования данных. Системы, построенные на основе технологии OLAP, предоставляют практически безграничные возможности по составлению отчетов, выполнению сложных аналитических расчетов, построению прогнозов и сценариев, разработке множества вариантов планов [11]. Преимущества OLAP: Предметная ориентированность. Означает, что в кубах собрана информация по различным аспектам деятельности организации: закупкам, продажам и т.п. Это отличает базы OLAP от оперативных БД, где данные организованы в соответ- ствии с различными процессами, такими, как, например, оформление и выписка документов, оформление заказов и др. Многопользовательский режим работы. Клиент-серверная архитектура OLAP-продуктов обеспечивает одновременный доступ большого числа пользова- телей. При этом анализ производится одинаково быстро по всем аспектам инфор- мации независимо от размера и сложности структуры БД [11]. Прямой доступ к данным. Позволяет пользователю видеть сразу всю ин- формацию, не отфильтрованную отчетами. То есть, если пользователь видит до- кумент, например, со странной датой исполнения (например, накладная, датиро- 32 ванная 5200 годом), то это означает, что такой документ реально существует в ис- ходной (оперативной) базе [11]. Удобные средства доступа. Просмотра и анализа деловой информации. Пользователь получает интуитивно понятную модель данных, организуя их в ви- де многомерных кубов. Это позволяет ему проводить как сравнительный анализ показателей, так анализ различных сценариев по принципу "что-если", построен- ных на основе прогнозных и статистических данных компании [11]. Визуализация информации. От того насколько удобно для восприятия поль- зователя будут представлены срезы, зависит качество анализа информации. Онлайн функционирование. Обеспечивают выявление ассоциаций, законо- мерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, со- ставление прогнозов, т. е. предоставляет инструмент для управления предприяти- ем в реальном времени. Простота освоения и использования сводных таблиц. Мало найдется поль- зователей, которые не работали бы с Excel. Excel – как один из вариантов OLAP- клиента очень прост в использовании. Сводные таблицы Excel легко восприни- маются. И требуют незначительных навыков в работе с ними. Хорошая оперативность. В отличие от классических методов поиска запро- сы формируются не на основе жестко заданных (или требующих для модифика- ции вмешательства программиста и, следовательно, времени) форм, а с помощью гибких нерегламентированных подходов Высокая скорость формирования отчетов. Скорость выполнения OLAP – в десятки раз отличается от обычных. Дело в том, что в OLAP-кубах расчет необхо- димых данных происходит заранее, и при формировании отчета пользователь ждет только вывода данных. Любой сложности OLAP – отчеты строятся не более 5-10 секунд [11]. Возможность сведения данных из разных баз. Если в компании несколько подразделений с разной структурой БД и разными учетными программами, то OLAP-отчетность позволяет свести данные, консолидировать их [14]. 33 7) АОС-автоматизированные системы обучения. Под автоматизированной обучающей системой понимается согласованная совокупность учебных матери- алов, средств их разработки, хранения, передачи и доступа к ним, предназначен- ная для целей обучения и основанная на использовании современных информаци- онных технологий [14]. По своему масштабу АОС в сфере высшего образования могут быть образо- вательными системами кафедры, университета, направления подготовки (специ- альности). В промышленности АОС могут создаваться компаниями, проводящи- ми регулярные мероприятия по повышению квалификации своих сотрудников [12]. Основные подсистемы АОС: Подсистема связи с пользователями; Подсистема управления обучением; Тестирующая подсистема; Поисковая подсистема; Инструментальная среда (компилятор учебных пособий, совокупность внешних или встроенных редакторов текста, графики, мультимедиа); База ЭОР; Электронный деканат. Основные функции АОС: Доступ к электронным образовательным ресурсам; Управление учебным процессом; Самотестирование и контроль знаний обучаемых; Поиск информации; Создание ЭОР; Конференцсвязь (чаты, потоковое видео). Доступ к ЭОР в системах открытого образования происходит с помощью подсистемы связи с пользователями, реализуемой в виде сайтов и порталов. |