отчет по производственной практике. Отчет по производственной практике. Отчет по производственной практике (вид практики) в гбу республики Марий Эл Центр информационных технологий и оценки качества образования
 Скачать 222.52 Kb.
|
2.Анализ существующей организации и технологии обработки информации в ГБУ РМЭ «ЦИТОКО»2.1 Схема документооборота ГБУ РМЭ «ЦИТОКО»Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов в организации. Ведение документооборота подразумевает процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов. Поэтому в узком смысле определение документооборота возможно как движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности[5]. Рассмотрим внешний документооборот «Центра информационных технологий и оценки качества образования». Внешний документооборот в «ЦИТОКО» базируется на платформе EMC Documentum 6.5 и полностью повторяет все архитектурные элементы платформы: • сервер приложений; • сервер контента; • сервер индексирования; • сервер СУБД. Сервер приложений. На сервере приложений располагается web-приложение СЭД «ЦИТОКО». Данные приложения отслеживают содержание, поступающее на Web сайт из различных источников, управляют его обновлением. Сервер контента. Сервер контента EMC Documentum – это программный продукт, который управляет хранилищем содержания и обеспечивает базовые возможности системы управления содержим платформы. Сервер контента EMC Documentum интегрирует данные, обеспечивая при этом их целостность и безопасность. Документы на сервере контента состоят из файлов содержания (файл источника в своем исходном формате) и атрибутов (известных еще как метаданные или свойства), таких как владелец документа, версия и дата создания. Сервер Documentum гарантирует, что доступ к файлам, метаданным и индексам получают только люди с соответствующими правами. Ни один пользователь (или приложение) не сможет обратиться к данным файловой системы или СУБД, обойдя сервер. Сервер индексирования. В хранилище EMC Documentum может находиться огромное количество данных. Должным образом структурированные в хранилище объекты позволяют минимизировать задачу поиска нужных данных. Сервер индексирования EMC Documentum позволяет проиндексировать метаданные и содержимое документов для осуществления быстрого поиска нужной информации. Сервер СУБД. Таблицы СУБД предназначены для хранения метаданных и значений атрибутов документов. Если система документооборота на предприятии не эффективна, то не достигнутая такие условия, как: систематизация документов, оптимизация доступа к информации, содержащейся в деловых бумагах компании; эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учёт; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда. Ведущий документовед обеспечивает: Прием и учет входящих документов; Передачу документов, после получения соответствующих указаний, исполнителю; Контроль за соблюдением сроков исполнения документов; Организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку директору ГБУ Республики Марий Эл «ЦИТОКО» данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях; Изготовление в соответствии с резолюцией директора необходимого количества копий документа; Разработку номенклатуры дел на очередной год; Формирование, оформление, учет, хранение и использование систематизированных документов; Подготовку и своевременную передачу документов на архивное хранение; Подготовку заявок на приобретение канцелярских принадлежностей для обеспечения бесперебойного документооборота ГБУ Республики Марий Эл «ЦИТОКО». Работники отделов в процессе исполнения документов осуществляют: Сбор и обработку необходимой информации; Подготовку проектов документов и всех необходимых приложений с соблюдением установленных требований; Согласование проектов документов и всех необходимых приложений с соблюдением установленных требований; Согласование проектов документов с заинтересованными должностными лицами; Доработку проектов по замечаниям, полученным в ходе согласования (в необходимых случаях - повторное согласование). Схема документооборота Отдела технической поддержки ИКТ в образовании представлена на Рисунке 2.  Рисунок 2 - Схема документооборота Отдела технической поддержки ИКТ в образовании Рассмотрим внутренний документооборот Отдела технической поддержки ИКТ в образовании в Таблице 2. Таблица 2 - Документооборот Отдела технической поддержки ИКТ в образовании
Продолжение Таблицы 2
Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления. Прием и первичная обработка, регистрация поступающих документов осуществляется ведущим документоведом. На подлежащих входящих документах в нижней правой части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер. Затем документы направляются на рассмотрение директору. Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов. Форма журнала регистрации входящих документов представлена в Таблице 3. Таблица 3 - Форма журнала регистрации входящих документов
Подписанные исходящие письма регистрируются ведущим документоведом в день подписания. Как правило, исходящие письма создаются и визируются в двух экземплярах (документы, направляемые в электронном виде, создаются в единственном экземпляре). Первый экземпляр подлежит отправке, второй экземпляр подшивается в папку «Исходящие документы». Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. Форма журнала регистрации исходящих документов представлена в Таблице 4[6]. Таблица 4 - Форма журнала регистрации исходящих документов
|