Отчёт. Отчету о нир федеральное архивное агентство федеральное бюджетное учреждение всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела
 Скачать 392.71 Kb.
|
|
4.2. Обеспечение сохранности электронных документов Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается созданием нормативных (оптимальных) условий хранения носителей электронных документов – размещением электронных документов на серверах архива и/или в архивохранилище, если электронные документы передаются на хранение и хранятся на физически обособленных материальных носителях – соблюдением нормативных режимов хранения электронных документов- проверкой на наличие вредоносных компьютерных программ вирусов- проверкой наличия и состояния электронных документов – контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов – копированием электронных документов в целях создания рабочих экземпляров – конвертированием электронных документов в новые форматы ими- грацией на новые (в технологическом отношении) электронные носители. Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ (вирусов и др 14 – защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним. Оптимальные условия хранения электронных документов в архиве организации обеспечиваются – оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации – применением технических средств для создания оптимальных нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно- гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива - применением программных средств для обеспечения информационной безопасности – применением специальных средств хранения и перемещения документов (серверы, стеллажи, шкафы, боксы, футляры – наличием в архиве двух или более идентичных экземпляров единиц хранения электронных документов и их раздельным хранением – наличием технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния. – защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств – доступом к информации установленных категорий пользователей – режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации. В случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители. Контроль технического состояния электронных документов и физического состояния носителей проводится не реже одного раза в 3 года. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и 15 поисковых целях архив организации может проводить работу по созданию фонда пользования электронных документов. Электронные документы фонда пользования подлежат учету. 4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды, в соответствии с требованиями, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения поддержки 1) светового режима хранения 2) температурно-влажностного режима хранения 3) санитарно-гигиенического режима хранения. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение физически обособленных материальных носителей с записанными на них электронными документами в первичных защитных средствах хранения - футлярах. При хранении документов на физически обособленных материальных носителях устанавливаются рекомендуемые производителем параметры тем- пературно-влажностного режима. При хранении электронных документов на серверах архива организации следует руководствоваться требованиями фирм-изготовителей и рекомендациями Российского государственного архива научно-технической документации. Размещение электронных документов в архивохранилище В архив организации электронные документы могут поступать - из информационных систем организации и размещаться для хранения на серверах (основном и рабочем) архива организации - на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем) и размещаться в помещениях для их хранения в соответствии с учетными документами архива. Основной и рабочий серверы архива организации и основные и рабочие экземпляры единиц хранения на физически обособленных материальных носителях рекомендуется размещать раздельно. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра. Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются в боксах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса. При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями в боксах необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны архивные шифры единиц хранения. Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов / Федеральное архивное агентство. Руководитель темы Г.З. Залаев, ответственный исполнитель темы Н.В. Глищинская, исполнитель С.Л. Новиков. Москва, 2012. – 82 с, илл. Электронный ресурс / Федеральное архивное агентство. Официальный сайт. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-storage.shtml. 17 При долговременном хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения, в которых носители защищаются от вредных воздействий окружающей среды (магнитных, электромагнитных, температурно-влажностных и др. 4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов Проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приеме электронных документов вар- хив организации, через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один разв года, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив, при смене информационной системы архива организации, при миграции электронных документов на новые носители и перед передачей документов на хранение в государственный (муниципальный) архив. Входе проверки наличия и состояния электронных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия – установление фактического наличия единиц хранения электронных документов, находящихся на хранении – выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов – выявление отсутствующих физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов и организация их розыска – контроль физического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов – контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях 18 – выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях – выявление и учет электронных документов, требующих копирования и размещения на новых носителях и проведение другой технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях. В случаях нарушения температурно-влажностного режима хранения, проверку следует проводить каждый раз после ситуации нарушения режима. Проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов) осуществляется при приеме электронных документов на хранение от структурных подразделений организации, а также вовремя проведения периодических проверок технического состояния электронных документов, каждый раз перед использованием электронных документов, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хранения к передаче в государственный (муниципальный) архив. При проверке наличия и состояния электронных документов в архиве организации необходимо – сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, боксах, на стеллажах, в шкафах (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях – возвращать на свои места обнаруженные вовремя проверки неправильно хранящиеся единицы хранения (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях – изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы (вирусы, и помещать отдельно для последующей специальной обработки электронных документов. Работы по проверке наличия и состояния электронных документов должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами. 19 При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных документов и количества со сведениями по листу учета электронных документов. При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью. 4.6. Проверка физического и технического состояния обособленных материальных носителей электронных документов, технического состояния электронных документов Проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей заключается в оценке – физического состояния носителей, в том числе состояние первичных средств хранения носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и др, наличие запыления и загрязнения поверхностей, наличие влаги на поверхностях, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов физически обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др – оценке технического состояния физически обособленных материальных носителей, в том числе соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ (компьютерных вирусов проверка на сбои при считывании информации. При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц хранения электронных документов на оборудовании архива. 20 Контроль технических параметров физически обособленных материальных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения. Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно по основными рабочим экземплярам электронных документов (приложение 2). В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся водном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт. Акты, составленные по окончании проверки, включаются вдело фонда. 21 4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища Единицы хранения электронных документов выдаются из архива организации по запросам в копиях – для использования в структурные подразделения и сотрудникам организации правоохранительным, судебным органами органам прокуратуры в порядке, установленном действующим законодательством – для проведения архивных работ с электронными документами (на- учно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.); - организациями частным лицами др. Копии электронных документов для выдачи по запросам создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. Верность копии контейнера электронного документа свидетельствуется отсоединенной электронной подписью организации (архива организации. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Учетные единицы электронных документов Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных 22 документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. При хранении электронных документов в информационной системе архива организации архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы - номер фонда, в состав которого включены электронные документы- номер описи электронных дел, документов - номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов - отметка о статусе экземпляра электронных документов (осн) – основной, (раб) – рабочий. При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного. 5.2. Система учетных документов В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основными рабочим экземплярам электронных документов. Учет электронных документов в архиве организации может вестись в информационной системе архива. Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы 23 – книга учета поступлений и выбытия электронных документов – лист фонда (раздел 3 Лист учета электронных документов фонда описи электронных дел, документов – реестр описей. При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступлений и выбытия электронных документов (приложение 3) указывается порядковый номер записи дата поступления или выбытия документов наименование организации, структурного подразделения, от которого поступили или выбыли документы наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы название и номер фонда, описи поступивших или выбывших электронных документов крайние даты поступивших или выбывших электронных документов, включенных в опись контрольная сумма, объем в Мб электронных документов отдельно по поступившими выбывшим документам постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу количество поступивших (выбывших) документов с указанием статуса экземпляра документов (осн. – основной, раб. – рабочий, если поступили или выбыли документы на физически обособленных материальных носителях. При первом поступлении электронных документов в архив организации лист фонда дополняется разделом 3 Лист учета электронных документов фонда (приложение 4). Опись электронных дел, документов является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и 24 электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив. В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (контейнеров электронных документов) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии сих систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами. Подлинник описи электронных дел, документов оформляется на бумажном носителе (приложение 5). В конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью, объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных / рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений (приложение 6), которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Описи структурных подразделений подлежат хранению до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение. Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей. Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел в состав дела фонда могут быть включены рабочие 25 инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния электронных документов, проверки физического и технического состояния электронных документов акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению о неисправимых повреждениях электронных документов о технических ошибках в учетных документах о создании дополнительного рабочего экземпляра электронных документов о копировании электронных документов проведении конвертирования или миграции электронных документов и др акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пере- составляются. |