Отчёт. Отчету о нир федеральное архивное агентство федеральное бюджетное учреждение всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела
 Скачать 392.71 Kb.
|
|
6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан. Архив организации предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов. Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами. Основными формами использования являются – информационное обеспечение пользователей – исполнение запросов пользователей, в том числе социально- правового характера – создание копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц – выдача электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации. Доступ руководства и сотрудников организации к электронным документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам. Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа. Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива (фонду пользования. При организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети Интернет обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа. Архив организации может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через сайт организации в сети Интернет. По запросам органов власти и организаций электронные документы архива выдаются пользователям на физически обособленных материальных носителях в виде копии рабочего экземпляра электронных документов. 27 7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 7 .1. Источники комплектования Комплектование архива организации электронными документами включает – определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив – определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив – организацию передачи электронных документов в архив. Электронные документы передаются в архив организации по информа- ционно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы в формате архивного хранения. Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел. Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых электронные документы поступают в архив организации. 7.2. Экспертиза ценности электронных документов Экспертиза ценности электронных документов организации проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе с учетом дополнительных признаков – подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки – возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций. По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли. Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе информационной системы организации. При проведении экспертизы ценности электронных документов вин- формационных системах организации осуществляется – отбор исполненных электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенных в информационную систему организации, для подготовки к передаче в архив – проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов – проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ. 7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации Электронные дела передаются в архив организации в упорядоченном 29 состоянии по описям электронных документов структурных подразделений приложение 6) с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения. В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив организации осуществляется - конвертирование электронных документов в формат архивного хранения - включение электронных документов в формате архивного хранения в контейнеры электронных документов - создание описей электронных документов структурных подразделений. В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив организации, включаются файл электронного документа в формате архивного хранения файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа файлы электронных подписей файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи файл метаданных электронного документа в формате XML 7 (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации, включающий 1) метаданные - реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процес- 7 XML (eXtensible Markup Language) – формат данных, используемый для описания содержимого документов. Файл описания электронного документа в формате XML содержит реквизиты электронного документа. Формат данных) опубликован в рекомендациях консорциума, доступной по адресу http://www.w3.org/TR/xml11/, и «Extensible arkup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition)». W3C Recommendation 26 November 2008, доступной по адресу http://www.w3.org/TR/REC-xml/. 30 сы управления электронным документом до момента его включения вин- формационную систему (публикации документа в системе. В информационной системе рассчитываются следующие параметры контейнера электронного документа - объем электронного дела в Мб; - контрольная сумма контейнера электронного дела. В информационной системе формируется опись электронных документов структурного подразделения по установленной форме. При приеме контейнера электронного документа в архив организации к метаданным электронного документа добавляется присвоенный в архиве организации архивный шифр. При приеме электронного дела в архив организации по информацион- но-телекоммуникационной сети в информационной системе архива - формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации - запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа. Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов. При передаче электронных документов в архив организации на обособленных материальных носителях проводится – проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов – запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем – проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов составление в структурном подразделении описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив организации. При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела. Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается – сокращенное название организации – сокращенное название структурного подразделения организации - индекс дела - заголовок дела - отметка о статусе экземпляра электронного дела Осн (основной) или Раб (рабочий - объем электронного дела в Мб; - контрольная сумма электронного дела – дата записи электронных документов на носитель – при необходимости отметки об ограничении доступа и др. Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств. 7.4 . Составление и оформление описей электронных дел Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 32 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных документов, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Описи электронных документов составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве. При составлении описи электронных документов в структурном подразделении соблюдаются следующие требования - заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб и контрольной суммы. Графа описи Примечание используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации. Объектом описания в описи электронных документов структурного подразделения являются единицы хранения электронных документов. Единицы хранения электронных документов, относящиеся к одному делу, составляют в описи отдельный раздел, имеющий общий заголовок, в котором указываются - индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел - заголовок дела - крайние даты документов дела - кол-во листов документов дела. Описательная статья единицы хранения включает в себя следующие элементы - номер документа по порядку в пределах раздела описи- наименование документа (вид документа, заголовок к тексту- дата документа 33 - срок хранения - объем контейнера электронного документа в Мб; - контрольная сумма контейнера электронного документа. На основной и рабочий экземпляры электронных документов в структурном подразделении составляются отдельные описи на бумажном носителе ив электронной форме. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб. К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем. 7.5 . Порядок передачи электронных документов в архив организации Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не ранее чем через године позднее чем через 3 года после завершения работы с документами. Передача электронных документов в архив организации производится в упорядоченном состоянии в виде контейнеров электронных документов на основании описей электронных документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые перемещаются из структурных подразделений в архив организации. При передаче контейнеров электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами 1) формирование в информационной системе организации контейнеров электронных документов 34 2) формирование описи электронных документов структурного подразделения (сдаточной описи 3) передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в информационную систему архива организации по информационно- телекоммуникационной сети 4) при невозможности передачи документов по информационно- телекоммуникационной сети, передача контейнеров электронных документов на физически обособленных материальных носителях 5) направление в информационную систему организации уведомления о приеме архивом организации контейнеров электронных документов 6) проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов, проверка воспроизводимости электронных документов, проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях 7) направление в информационную систему организации уведомления о приеме электронных документов в архив организации или уведомления об отказе в приеме документов с указанием причин 8 ) внесение сведений о поступивших в архив электронных документах в учетные документы архива и размещение электронных документов в архиве. Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается – наименование организации (полное, сокращенное – номер фонда – номер описи электронных дел, документов - номер дела по описи – отметка о статусе экземпляра электронных документов Осн (основной) или Раб (рабочий – крайние даты документов электронного дела – при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документами др. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. 8 . ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии справила- ми и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом. Передача электронных документов в государственный (муниципальный архив) осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях. 36 ПРИЛОЖЕНИЯ 37 Приложение 1 справочное ОБОСОБЛЕННЫЕ МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ЦИФРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ВИДЫ, ТЕХНИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ Современные технологии позволяют осуществлять хранение информации на трех видах цифровых носителей — на жестких дисках, на ленточных или оптических носителях. Применение жестких дисков позволяет организовать так называемое оперативное хранилище архивных данных, которое предоставляет постоянный доступ к архивным документам. Ядром такого хранилища является архитектура архивного хранения данных, в которой данные хранятся на быстрых жёстких дисках с внешним интерфейсом FibreChannel (FC),SerialAttachedSCSI (SAS ) или на медленных жёстких дисках с внешним интерфейсом SerialATA (SATA) и NL-SAS. Важными достоинствами хранилищ на жестких дисках являются - большая емкость, - высокая скорость доступа к данным, - способность каскадирования в единый ресурс, RAID массивы, - распространенность. Из недостатков следует отметить - высокое энергопотребление, - высокую стоимость владения, - недолговечность носителей (в среднем 3-4 года. - не предназначены для off-line (вне сети) хранения архивных данных. Основное предназначение ленточных носителей данных - создание резервных копий. На основе ленточных носителей можно также организовать архивное хранение информации. Решения на ленточных носителях предоставляют неоперативный доступ к архивной информации. 38 Объёмы хранения данных на одном ленточном носителе в формате LTO- 5 составляет 1,5 ТБ (3 ТБ с возможностью компрессии данных. Достоинствами ленточных носителей являются - возможность хранения больших объёмов данных, - высокая скорость записи, - низкое энергопотребление, - возможность организации off-line хранения архивных данных. Недостатками являются - недолговечность носителей (в среднем до 5 лет, - последовательный доступна чтение-запись, - потеря информации при воздействии электромагнитного излучения, - возможность механического повреждения (разрыв ленты, - высокие эксплуатационные расходы. Для организации долговременного хранения архивных данных представляется целесообразным использовать накопители на оптических дисках. В отличии от жестких дисков и ленточных носителей, где неизменность информации достигается программным способом, оптические диски гарантируют информационную стабильность на аппаратном уровне (соответствие стандарту TRUEWORM) По сравнению с жесткими дисками и ленточными носителями оптические диски - более долговечны, - нетребовательны к среде хранения, - обеспечивают сохранность данных в случае механических или электрических отказов приводов, - обеспечивают быстрый доступ и параллельную обработку информации (в сравнении с ленточными носителями, - обеспечивают преемственность и совместимость форматов, - имеют низкое потребление электроэнергии, - низкие эксплуатационные расходы, |