Отчёт. Отчету о нир федеральное архивное агентство федеральное бюджетное учреждение всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела
 Скачать 392.71 Kb.
|
|
Приложение 1 к отчету о НИР ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Федеральное бюджетное учреждение ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) РЕКОМЕНДАЦИИ по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций Москва 2013 2 СОДЕРЖАНИЕ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ............................................................................ 3 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ................................................................. 6 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ...................................................... 8 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ .................................................................................. 10 4.1. Организация электронных документов в составе архивного фонда организации ........................................................................................................... 10 4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов .............. 15 4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище .............. 16 4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов ................ 17 4.6. Проверка физического и технического состояния обособленных материальных носителей электронных документов, технического состояния электронных документов ...................................................................................... 19 4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища .. 21 5. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. 21 5.1. Учетные единицы электронных документов ...................................... 21 5.2. Система учетных документов ............................................................... 22 6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА .... 25 7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ .............................................................. 27 7.1. Источники комплектования .................................................................. 27 7.2. Экспертиза ценности электронных документов ................................. 27 7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации ........................................................................................................... 28 7.4. Составление и оформление описей электронных дел ........................ 31 7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации . 33 8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ ..... ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………………… 36 3 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Рекомендации) подготовлены в целях упорядочения работы по хранению, комплектованию и учету управленческих электронных документов (далее – электронные документы) в архивах государственных органов власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций (далее – организации) и определения порядка передачи электронных документов на хранение в государственные (муниципальные) архивы. Действие настоящих Рекомендаций распространяется на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе организации, входят в состав документального фонда организации и после завершения работы сними подлежат хранению в архиве организации в порядке ив течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Положения Рекомендаций не распространяются на электронные копии электронные образы) документов. Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодо- кументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно- технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, устанавливаются специальными нормативными правовыми актами. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела 4 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196); Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328); Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления (Собрание законодательства Российской Федерации, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291); Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ Об электронной подписи (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988); Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Собрание законодательства Российской Федерации, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263); Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102); Постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 О мерах по совершенствованию электронного документооборота вор- ганах государственной власти (Собрание законодательства Российской Федерации, ст. 5102); Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 №19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; Российская газета, 20.05.2009, № 89); Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38; 2011, № 38); Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) (Российская газета, 21.11.2011 № 261); Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76); Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32); При разработке Рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО): ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы 6 управления документами. Метаданные для документов ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. ISO 19005- 1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства архивный фонд (организации – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; архивный шифр - обозначение единицы хранения в целях её учета и идентификации документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный наго- сударственный учет и подлежащий постоянному хранению документальный фонд – совокупность документов, образующихся в 7 процессе деятельности организации единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела единица хранения электронных документов – контейнер электронного документа информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств конвертация, конвертирование (электронных документов) – преобразование электронного документа из одного формата в другой контейнер электронного документа – упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные контрольная сумма (контейнера электронного документа) – значение, рассчитанное по набору данных путём применения определённого алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла миграция (электронных документов) – перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования физически обособленный материальный носитель – материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме Контрольная сумма является хеш-функцией, применяемой для вычисления контрольного кода, используемого для подтверждения целостности данных, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в т.ч. для определения наличия компьютерных вирусов 8 система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним информационная система архива организации - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов и управление ими формат архивного хранения электронного документа – формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов. электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию электронное дело – совокупность электронных документов (электронный документ, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме. Иные термины и их определения, которые используются в Рекомендациях, установлены национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА Архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации (далее – архив организации) принимает электронные документы от структурных подразделений организации в целях обеспечения их сохранности, учета и использования и осуществляет подготовку документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив в установленном порядке. 9 В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в ее деятельности документов, в архиве организации выделяется (создается) архив электронных документов. Электронные документы передаются в архив организации структурными подразделениями по графику ив порядке, устанавливаемым архивом организации. Для подготовки электронных документов к передаче в архив организации может привлекаться подразделение информационных технологий, осуществляющее системное администрирование информационных систем организации. Технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации. Архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов. В архиве организации создается информационная система, обеспечивающая управление архивными электронными документами, или выделяется место для хранения электронных документов на физически обособленных материальных носителях, в том числе для их временного размещения в целях акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое сер- верное и коммуникационное оборудование. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. При подготовке электронных документов к передаче на хранение вар хив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1 далее – формат архивного хранения. В случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях архив органа, организации может проводить работу по созданию фонда пользования электронных документов. Электронные документы фонда пользования подлежат учету. Организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ 4.1. Организация электронных документов в составе архивного фонда организации Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были 2 ISO 19005- 1:2005 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). 11 созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются. Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в графе Примечание указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе. По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лети временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации осуществляются в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах. Контейнер электронного документа представляет собой архив (сжатую папку В соответствии с проектом стандарта ISO/IEC CD 21320-1 Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро (Information technology - Document Container File - Part 1: Core). Формат архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу http://www.pkware.com/documents/casestudies/APPNOTE.TXT. 12 В контейнер электронного документа включаются - электронный документ в формате архивного хранения - метаданные документа, включая электронные подписи. Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения в архив организации по информационно- телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива организации и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. Вин- формационной системе архива организации формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий. Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив организации на физически обособленных материальных носителях однократной записи 5 в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем. Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования. Под приложением к документу понимается неотъемлемая составная часть документа, оформленная как документ информационно-справочного характера (график, список, смета, план и др, нормативный или иной документ. Справка о видах обособленных материальных носителей цифровой информации и их характеристиках приведена в приложении 1. 13 Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиски использование. |