Палеха Загальне документознавство. Палеха Ю.І. Загальне документознавство

• Название: Палеха Ю.І. Загальне документознавство
• Анкор: Палеха Загальне документознавство.docx
• Дата: 03.02.2017
• Размер: 2.22 Mb.
• Имя файла: Палеха Загальне документознавство.docx
• Тип: Документы; #1952
• страница: 18 из 31

15. Види документації установи

Поділ видів документації установи

Удосконалення організації руху й змісту документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність і забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами корпоративної документації.

Спробуємо, виходячи з наведеного, погрупувати сукупність офіційної документації, що циркулює в установі, виробничому об'єднанні чи корпорації за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи.

Управлінська документація

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, - це організація (група) об'єднаних працівників, певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятися вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину корпоративної системи документації якраз і складає управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи, управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Зафіксована в системі управлінської документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, має бути основою для її оцінювання й показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, установча угода, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, графіки відпусток).

Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (у тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (господарській, плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, із організації праці тощо).

Зазначена документація є базовою для прийняття управлінських рішень і підготовки організаційно-розпорядчих документів.

Так, основу бухгалтерсько-облікової документації складає головна книга, річні звіти, звіти про надходження коштів, звіти про фінансовий стан, бухгалтерський баланс, рахунки, касові книги, платіжні документи, відомості тощо.

До основних видів планової документації слід віднести: програму діяльності, бізнес-план, річний план, графіки виконання робіт, кошториси тощо.

До фінансової документації зараховують фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, акти ревізій, інвентаризації, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

До управлінської системи можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, уключаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікацій, зарахування до резерву, нагородження, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо).

Нормативно-правова документація

Якісне управління установою взагалі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих органів стосовно діяльності тих чи інших організацій;

другий - стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з систем менеджменту якості (180-9001), охорони довкілля (І8О-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

Інформаційна документація

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки створення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, виробничі довідники, промислові каталоги тощо.

Основна (галузева) документація

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани), щоб робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна - транспортну, сільськогосподарська установа - аграрну, відділ освіти - навчальну, НДІ - наукову документацію, нотаріальна контора - одержує й розробляє нотаріальну документацію згідно Закону про нотаріат і т.п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Виробничо-прикладна документація

Основу корпоративної системи документації тієї чи іншої галузі становить виробничо-прикладна документація.

Так, в установі, яка веде будівництво, крім основної галузевої документації, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестися виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини, обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватися відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному підприємстві окрім типової документації, що надходить від проектного інституту, може розроблятися власна виробничо-конструкторська, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти, графіки роботи бригад тощо).

В організаціях, що мають на балансі власне житло, додатково буде вестися своя виробничо-прикладна житлово-комунальна документація, що відображатиме стан його експлуатації. Окремі установи (промислові та сільськогосподарські підприємства, будівельні організації, вищі навчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо, ведуть відповідну виробничо-прикладну документацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання й здавання приміщень, огляди й довідки про стан будівель тощо). Ця документація повинна вестися й відповідати тим же вимогам, що й документація з житлового фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової установи може додатково вести свою виробничо-прикладну транспортну документацію (технічні характеристики транспортних засобів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика - енергооблікову документацію (акти підключення й розподілу енергоресурсів, баланс виробництва й використання електроенергії) тощо.

Наукова документація

Технічний відділ установи тієї чи іншої галузі також може складати свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентно-ліцензійну та іншу документацію. У виробничому об'єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських робіт (ПКР), веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, паспорти на новітні види виробів, розглядають і приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складають пояснювальні записки про улаштування обладнання тощо.

Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків згідно перевірки проектів на патентну чистоту тощо.

До наукової документації відносяться документи, в яких наявний фактичний матеріал наукових спостережень й експериментів, гіпотези, наукові теорії, дисертації та інші теоретичні розробки.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес.

Питання щодо висування претензій постачальникам за недопоставку, поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень, укладання комерційних угод знаходять своє відображення в нраводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо.

Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестися чи розроблятися своя навчальна система документації (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Інші види документації

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Уся службова документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Зведена схема видів корпоративної (службової) документації установи подана на схемі 4.11.



Схема 4.11 Види службової документації установи

Бухгалтерсько-облікова документація

Керування установою неможливе без здійснення фінансового обліку, ведення бухгалтерсько-облікової документації, яка дає узагальнене відображення всіх наявних на підприємстві господарських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій.

Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" [3].

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцільного й безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що, в свою чергу, надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облікових реєстрах проводяться на підставі бухгалтерських документів, створених відповідно до вимог "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 [4].

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгалтерського обліку все нагальнішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи.

Для класифікування обліково-бухгалтерських документів скористаємось блоками ознак загальної класифікації документа, що будуються за такими його характеристиками:

Інформаційна складова документа

Спосіб документування

Матеріальна складова документа

Обставини існування в зовнішньому середовищі

За інформаційною складовою документа бухгалтерську документацію можна поділити за наступними ознаками: місцем складання; порядком складання; за способом складання і опрацювання; призначенням; характером операцій, що виконуються.

Диференціація бухгалтерської документації за інформаційною складовою може виглядати так, як це зображено на схемі 4.12.



Схема 4.12. Класифікаційна схема бухгалтерсько-облікової документації за інформаційною складовою

Характеристики основних видів бухгалтерсько-облікової документації подана в таблиці 4.2.

Таблиця 4.2. Характеристики бухгалтерсько-облікової документації













За матеріальною складовою документа основними ознаками класифікації обліково-бухгалтерської документації є матеріал носія та форма носія. Серед найрозповсюдженіших різновидів обліково-бухгалтерських документів на матеріальних носіях розрізняють паперові, полімерні, полімерно-плівкові, полімерно-платівкові, полімерно-карткові документи.

За матеріальною конструкцією носія інформації розрізняють такі бухгалтерські документи: аркушевий, картковий, дисковий та комбінований види документів.

Основними ознаками класифікації бухгалтерських документів є способи їх створення.

За способами документування розрізняють такі вили бухгалтерських документів: рукописний, друкований, електромагнітний, оптичний та цифровий.

За регулярністю складання розрізняють такі види бухгалтерських документів:

- періодичні (місячна, квартальна та річна звітність);

- неперіодичні (прибуткові й видаткові касові ордери, товарно-транспортні накладні, накладні на відпуск матеріальних цінностей, розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо.

За часом появи бухгалтерського документа у світ розрізняють оригінал та копію.

За місцем виникнення розрізняють внутрішньо-організаційні та зовнішньо-обігові документи (між організаціями, з банком, з податковою адміністрацією, органами соціального страхування, пенсійним фондом тощо).