Палеха Загальне документознавство. Палеха Ю.І. Загальне документознавство
 Скачать 2.22 Mb.
|
16. Економічна та наукова системи документаціїКожен документ, незалежно від характеру зазначеної в ньому інформації - економічної, наукової, навчальної чи управлінської - завжди виступає елементом якоїсь певної системи документації. Уся сукупність систем документації, що функціонують в оперативній чи ретроспективній сферах, являє собою досить складну багаторівневу систему. Ця система складається з цілого ряду підсистем, котрі, у свою чергу, виступають відносно самостійними системами по відношенню до своїх структурних складових. Кожна з підсистем містить певну кількість документів, які відіграють ту чи іншу відповідну роль у сферах функціонування й розвитку суспільства, його структурах та соціальних інститутах. При формуванні систем документації використовується системний підхід, який безпосередньо зв'язаний з проведенням класифікації документів. Особливу роль у сукупній системі документації офіційного походження займає економічна та наукова системи документації. Так, в економічній системі документації, як вже зазначалось в попередніх змістових модулях, можна виділити виробничу, фінансову, цінову, банківську, торговельну та зовнішньоторговельну документацію. Наукова система документації, в свою чергу, містить науково-організаційну, науково-дослідну, дослідно-конструкторську та патентну документацію. У зв'язку з постійним ускладненням функцій суспільства, зміною й вдосконаленням технологій обробки інформації відбувається подальша диференціація зазначених систем документації, виділення та розвиток нових підсистем. Економічна система документаціїЕкономічна система документації відображає конкретні, практичні питання ведення сучасного господарства, організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики, здійснення банківської діяльності. Розглянемо деякі з її основних видів, а саме: бізнес-план, контракт, зовнішньоторговельні та інші комерційні документи. Бізнес-план - важливий обов'язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом (командою спеціалістів та виконавців). Бізнес-план необхідний усім господарським структурам для успішної роботи. Він має окреслити основні напрями діяльності, найоптимальніший шлях розвитку, діяльності, методи та шляхи їх реалізації. Зазначений вид господарської документації використовується також з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самої організації. Основна увага під час складання бізнес-плану приділяється викладенню ідеї (меті) бізнесу та розробці шляхів її реалізації, тобто повинно бути визначено: - предмет діяльності; - майбутній продукт виробництва (послуга) і чим він чи вона будуть відрізнятися від інших; - у яку можливу суму обійдеться реалізація цього плану (проекту); - джерела, які будуть сприяти досягненню мети. Бізнес-план повинен мати такі внутрішні компоненти: титульна сторінка, зміст, обкладинка. Бізнес-план, як правило, складається з таких основних розділів: 1. План виробництва. 2. Організація управління підприємством. 3. Фінанси та їх використання. 4. Програма інвестування (якщо необхідно). 5. Охорона навколишнього середовища. 6. Оцінка ризику та страхування. 7. Окупність капіталовкладень та ін. Окремий розділ бізнес-плану слід присвятити розгляду мети, стратегії й тактики бізнесу на найближчі роки. При цьому варто провести маркетингове дослідження з аналізом ринку споживачів та попиту на продукт чи послугу. У кінцевому результаті, щоб дані були більш реальними, слід мати результат максимального аналізу ринку, базу даних законів та стандартів, які регулюють, дозволяють та захищають упровадження в практику певних видів товарів та послуг. Контракт (договір) - це комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін.), погоджений і підписаний експортером та імпортером (постачальником і споживачем). Процедура укладення контракту може проходити в кілька етапів: - попередня усна або письмова домовленість; - проект контракту або попередній договір (може бути надісланий на розгляд другій стороні ініціатором укладення контракту); - оформлення чистового варіанту контракту після внесення в нього доповнень (коректури); - підписання обома сторонами. Практична форма контракту (договору) на експорт (імпорт), може складатися з необхідної для продавця чи покупця кількості статей (розділів), наприклад, таких: 1. Предмет контракту. 2. Ціна й сума контракту. 3. Терміни постачання. 4. Якість товару. 5. Пакування та маркування. 6. Умови оплати. 7. Здавання - приймання товару. 8. Претензії (санкції). 9. Гарантії. 10. Форс-мажор. 11. Рекламації. 12. Додаткові умови. 13. Юридичні адреси сторін. Кількість розділів контракту (договору) чітко не регламентується, вони підбираються в залежності від потреб обох сторін, які на документальній основі підтверджують свою домовленість та умови її досягнення. Найпоширенішим видом контрактів є контракт на закупівлю - продаж (виконання послуг) певних товарів. Основна відмінність контракту від договору полягає в тому, що контракт укладається тільки між двома сторонами. Складаються контракти (договори) в письмовому вигляді за усталеною формою, часто на спеціальних типових бланках із одноразовим включенням до них основної інформації. Зовнішньоторговельні документи - це документи, що підтверджують виконання зовнішньоторговельних операцій, тобто постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, митного контролю, страхування тощо. Залежно від виконуваних функцій зовнішньоторговельні документи, в свою чергу, можна розділити на наступні групи: товаросупроводжувальні (документи, що супроводжують вантаж від пункту відправлення до пункту призначення); відвантажувальні (документи, що складаються у зв'язку з відвантаженням товару), комерційні документи" Сюди відносяться документи з оформлення платіжно-банківських операцій; також транспортні, в т.ч. транспортно-експедиторські документи; окрему групу складають страхові документи. Комерційні документи. За своїм функціональним призначенням виділяють такі типи комерційних документів: запит, пропозиція, відповідь на пропозицію, рекомендація, протокол розбіжностей, комерційний акт, претензія, позовна заява. Характеристика зазначених документів подана в таблиці 4.3. Таблиця 4.3. Характеристика комерційних документів з урегулювання взаємовідносин між партнерами
Наукова система документаціїНаукова система документації - це певна система документальних джерел наукової інформації (наукових документів), що слугує для опису наукових знань, включених в інформаційні комунікації. Наукові знання при цьому треба сприймати не як чисті формулювання фактів, методик та концепцій у свідомості людини, а як взаємопов'язані між собою ієрархічними зв'язками, існування яких зумовлене попередніми висновками та судженнями, на яких побудоване формулювання наукового результату чи котрі дали можливість споживачеві усвідомити повідомлення, що описує цей результат. Наукову систему документації можна проаналізувати завдяки класифікації та типологізації документів за певними ознаками. Класифікаційний аналіз будь-якого документа, як вже зазначалось в попередньому розділі, повинен виходити з характеристик двох його складових: тексту та матеріального носія. Так, класифікуючи документальні джерела наукової інформації, проф. С.Г.Кулешов умовно поділив їх відповідно за "характеристиками змісту та "характеристиками форми" [19]. До характеристик змісту вченим було піднесено тематику, структуру організації матеріалу, стиль його викладення, вид інформації та ступінь її кумуляції. Вищезазначені характеристики змісту наукових документів для наглядності зведені в таблицю 4.4. Класифікація наукових документів за характеристиками змісту
Серед ознак форми наукового документа найбільш характерними є матеріал носія інформації, матеріальна конструкція, спосіб фіксації інформації та вид документа. Питання класифікації документів за матеріалом носія, матеріальною конструкцією, способом фіксації, створення та побутування інформації досить детально було викладено в попередньому модулі, тому зупинимось більш детально на ознаці їх форми. Отже, за ознакою форми наукового документа проф. С.Г. Кулешов [19] виділяє такі три їх групи: "видання", "рукописи" та "нетрадиційні", основні групи та особливості яких зведено в таблицю 4.5. Таблиця 4.5. Класифікація наукових документів за ознакою форми
В основу вищезазначених класифікацій наукової документації покладено поділ їх жанрів за характеристиками змісту і форми. Майже кожен жанр має набір таких специфічних характеристик, сукупність яких можна вважати ознаками конкретного жанру. Оскільки загальну для наукової документації функцію можна сформулювати як "документальне забезпечення науковою інформацією суспільства", то кожна основна функція, що характеризує підсистеми, також має аналогічне спрямування але вже з певною спеціалізацією в системі цих документів. Така суспільна роль окремих сукупностей ДДНІ і є, на думку проф. С.Г.Кулешова, головним критерієм для поділу їх на типи. Типологічні ряди наукової документації можна побудувати за такими її основними соціальними функціями: - забезпечення первинною науковою інформацією суспільства; - забезпечення процесу професійної підготовки спеціалістів; - забезпечення вторинною фактографічною інформацією науки та виробництва; - забезпечення популяризації досягнень науки, техніки, виробництва, їх історії; - забезпечення інформацією про зміст джерел первинної наукової інформації. Зміст цих функцій можна розглядати як орієнтацію на документальне забезпечення науковою інформацією різних сфер діяльності суспільства: науки, виробництва, освіти, культури. Є також група документації, основна соціальна функція якої - забезпечення ознайомлення суспільства зі змістом творів наукової спадщини минулого. Але жанри літературних пам'яток наукової думки, підкреслює проф. С.Г.Кулешов, значною мірою відрізняються від сучасних, що унеможливлює їх знаходження в спільних типологічних рядах. Типологічна схема наукової документації може бути побудована таким чином, як це показано в таблиці 4.6. Таблиця 4.6. Типологічна схема наукової документації       Зміни в типологічній схемі наукової документації можуть статися, як зазначає проф. СГ. Кулешов, у своїй монографії [19], в таких випадках: а) з появою у суспільстві потреби в документальному забезпеченні науковою інформацією якоїсь новоутвореної базової сфери соціальної діяльності на кшталт науки, освіти, виробництва, культури; б) за зміною наукової структури наукової інформації; в) з утворенням окремого типу (типів) в результаті стрімкого поширення принципово нових документів за рахунок інтеграції жанрів різних типів. Щодо сфер соціальної діяльності, то до числа базових може ввійти науково-інформаційна діяльність, котра на основі аналітико-синтетичної переробки джерел інформації, створених в базових сферах, виробляє інформаційні продукти і пропонує їх цим же сферам. У майбутньому може скластися ситуація, коли науково-інформаційна діяльність в результаті застосування нових ефективних інформаційних технологій сама буде потребувати забезпечення певними сукупностями джерел документної наукової інформації для створення машинних баз даних. Основою наукової системи документації є науково-дослідна документація, що являє собою сукупність документів, які виникають у процесі проведення й виконання науково-технічних розробок. Розглянемо, як приклад, деякі з цих документів. Звіти про науково-дослідну та науково-конструкторську роботу (НДР та НКР) - це рукописні чи надруковані документи, що містять детальний опис ходу та результатів досліджень. Звіти про НДР та НКР підлягають обов'язковій реєстрації теми та інформації про провідні аспекти змісту завершеної роботи у виданнях інформаційних органів. В Україні такі функції виконує Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Звіт про НДР - документ, що містить систематизовані відомості про науково-дослідну роботу та дає опис процесів чи результатів досліджень. Структурно звіт про НДР складається з чотирьох частин: вступна основна додатки матеріал у кінці звіту Звітні документи мають титульну сторінку, реферат, вступне слово, опис суті досліду та висновки. Звіти про НДР та НКР відрізняє оригінальність, оперативність, достовірність, наявність повних та нових відомостей про результати роботи. Дисертація (лат. - "дослідження, обговорення") - кваліфікована наукова робота у визначеній галузі науки, яка пройшла попередню експертизу та представлена до захисту для встановлення вченого звання у спеціалізованій вченій раді. Дисертація має внутрішню єдність, містить сукупність наукових результатів, наукових положень, що висуваються автором із метою публічного захисту та засвідчують особистий внесок автора в науку та його якості як науковця. Це - завершена робота, що містить нові знання, сформульовані та узагальнені наукові концепції. Основні види дисертацій показано на схемі 4.13.  Схема 4.13 Види дисертацій Вимоги, які висуваються до дисертацій, сформульовані в "Порядку присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань". Згідно з Порядком присудження наукових ступенів та присвоєння вчених звань дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата і доктора наук необхідно оформлювати відповідно до Державного стандарту України. Таким стандартом є ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура й правила оформлення". При написанні дисертації здобувач повинен обов'язково посилатися на авторів і джерела, із яких запозичив матеріали або окремі результати. Використовуючи в дисертації ідеї або розробки, що належать також і співавторам, разом із якими були написані наукові праці, здобувач повинен також відзначити цей факт у дисертації. У разі використання запозиченого матеріалу без посилання на автора та джерело дисертація знімається з розгляду незалежно від стадії проходження без права її повторного захисту. У дисертації необхідно стисло, логічно й аргументовано викладати зміст і результати досліджень, уникати загальних слів, бездоказових тверджень, тавтології. До основних реквізитів приміром, титульного аркуша дисертації відносять: - назва міністерства; - індекс УДК; - відомості про автора; - назва дисертації; - вид дисертації (рукопис, наукова доповідь, монографія); - позначка про науковий ступінь, спеціальність, відомості про наукового керівника (для кандидатської дисертації) або наукового консультанта (для докторської дисертації) - місто й рік завершення роботи. Установлені такі обсяги рукопису дисертацій: - для докторської - 250-300 сторінок (для гуманітарних наук - 350-400 сторінок); - для кандидатської - 100-150 сторінок (для гуманітарних наук - 140-180 сторінок). Друкується дисертація в п'яти екземплярах та включає текст, малюнки, таблиці, список використаної літератури. Кандидатські та докторські дисертації після захисту направляються для реєстрації в Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Захищені докторські та кандидатські дисертації зберігаються в головній бібліотеці країни - Національній бібліотеці України ім. В.І. Вернадського. Другий екземпляр дисертації зберігається у закладі, де відбувався захист. Оглядово-аналітичні документи (ОАД) - це результат аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. ОАД відносяться до розряду вторинних документів і містять систематизовані відомості про документи або результат аналізу та узагальнення відомостей, що представлені в первинних документах. Види оглядово-аналітичних документів показано на схемі 4.14.  Схема 4.14 Види оглядово-аналітичних документів Бібліографічні огляди - це посібники, що являють собою відомості про документи. За призначенням їх поділяють на два види: рекомендаційні та інформаційні. Рекомендаційні огляди призначені для допомоги загальній і професійній освіті та пропаганді знань. Вони створюються з урахуванням рівня підготовки різних груп користувачів. Інформаційні огляди містять систематизовані відомості, узагальнену інформацію про стан розробки питання без критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором. За змістом бібліографічні огляди поділяють на такі різновиди: огляди новинок, серій, тематичні, персональні, універсальні, галузеві. Письмовий огляд, як правило, складається з двох частин: а) вступна стаття, що розкриває тему (проблему); б) огляд-розповідь, що надає інформацію про документ. Основне призначення зазначених видів інформаційного огляду - орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки тієї чи іншої проблеми, питання [16]. Автореферат дисертації - наукове видання на правах рукопису у вигляді брошури, яке містить складений автором реферат проведеного їм дослідження, що представляється на присудження наукового ступеня. В авторефераті викладаються основні ідеї та висновки дисертації, розкривається особистий внесок автора в розробку проблеми, ступінь новизни, теоретична та практична вагомість результатів наукового дослідження; наводяться також відомості про апробації та публікації наукового дослідження, структуру та обсяг виконаної дисертаційної роботи. Обсяг автореферату не повинен перевищувати одного (для кандидатської) або двох (для докторської дисертації) умовних друкованих аркушів. Основні реквізити титульного аркушу автореферату: назва закладу, у якому проводиться захист, індекс УДК, автор дослідження, назва роботи, спеціальність, вид дисертації та вчений ступінь, який захищається, місто, рік. В авторефераті повинні бути також зазначені такі відомості: заклад, у якому виконана дисертація, прізвище наукового керівника або наукового консультанта, дата та найменування спеціалізованої вченої ради, де відбудеться публічний захист дисертації. Крім тексту, автореферат вміщує список публікацій автора з обраної теми, анотації російською та англійською мовами. Автореферати розмножуються накладом 100-150 примірників й розсилаються в зацікавлені органи та окремим особам з метою отримання відгуків на проведене дисертаційне дослідження. Складання автореферату дисертації - це творчий процес, який залежить від професіоналізму, ерудиції та досвіду дисертанта, що й оцінюється експертами на захисті проведеного ним дослідження. Переклади іноземної та вітчизняної наукової документації містять різноманітні науково-технічні тексти, які призначаються для вивчення іноземного та популяризації вітчизняного досвіду. Розрізняють два види неопублікованих перекладів: 1) переклад документів з іноземної мови українською; 2)__переклад документів з української мови на іноземну. Оформлюються наукові переклади (реферативний, переклад-анотація) необхідним накладом у вигляді рукописів (машинописів), призначених для спеціалістів відповідних галузей. Переклади, як правило, містять текст, відомості про переклад та оригінал. Авторське право на переклад належить перекладачеві. Препринт (preprint від англійського pre- до, перед та print - відбиток) - документ, що містить матеріали попереднього характеру, опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені. Препринт розсилається обмеженому колу осіб для попередньої оцінки. Види препринтів наведено на схемі 4.15.  Схема 4.15 Види препринтів Препринт має високу інформаційну вартість. Переваги його в тому, що він випереджає офіційну публікацію й досить повно висвітлює питання, що досліджуються. Депонований рукопис - це закінчена наукова робота, призначена для вузького кола спеціалістів, публікація котрої в традиційних виданнях, розрахованих на широке розповсюдження, із якоїсь причини невиправдана. Депонування - спосіб прискореного доведення інформації до споживача. Депонований рукопис стає здобутком науковців значно раніше, ніж публікація. Депонованими (переданими на збереження) називаються наукові роботи, виконані індивідуально або в співавторстві й розраховані на обмежене коло користувачів. Здійснюється депонування централізовано органами науково-технічної інформації. Відомості про депоновані твори оперативно наводяться в реферативних та інших журналах. У якості депонованого рукопису можуть виступати статті, тези наукових доповідей, збірники статей та монографії, що не перевищують 20 сторінок. Вимоги, що до них висуваються, сформульовані в "Інструкції про депонування наукових робіт в ДНТБ України". Виготовляються депоновані рукописи в декількох примірниках та передаються в органи інформації. Рукопис уважається опублікованим лише після появи його бібліографічного опису та реферату в інформаційному органі НТБ. Отримавши статус депонованого рукопису, він прирівнюється до публікації. Останнім часом, складаючи вторинні документи, все більше використовують засоби комп'ютерної техніки та сучасні інформаційні технології, що дозволяє створювати якісно нові інформаційні продукти - бази даних. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||