Палеха Загальне документознавство. Палеха Ю.І. Загальне документознавство
 Скачать 2.22 Mb.
|
3. Системи документування та їх еволюціяОсновні поняттяДокументування - це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" подає визначення документування управлінської інформації як "створювання службових документів, змістом яких е управлінська інформація" [2]. До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства: змістового (соціальна інформація) знакового (семіотична інформація) матеріально-конструктивного (технологічного) З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення. Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні: - системи графічного запису; - системи механічного запису; - фотографічні; - електромагнітні; - оптичні; - магнітооптичні; - електростатичні; - електронні. Інформація на носії фіксується за допомогою певної "кодової" системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука - семіотика (від грец.- знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини. Знак - це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми. Аналізуючи будь-який документ за будь-якою класифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення. Процес документування за таких умов може бути представлений в такій формі (схема 1.1):  Схема 1.1. Складові процесу документування Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування. Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо. Детальний аналіз способів, засобів та форм документування подано далі. Кодування інформаціїУ процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа - закріплення та передачі інформації в просторі та часі. Кодування інформації - це вироблена система правил фіксування інформації. Основні риси, притаманні системі кодування інформації, подано на схемі 1.2.  Схема 1.2 Основні риси, притаманні системі кодування інформації Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі. Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, крапок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін збереження. Основні знакові методи фіксації інформації на той чи інший носій показано на схемі 1.3.  Схема 1.3 Знакові методи фіксації інформації Одні із знаків подібні зображеному та створюються за допомогою більш-менш чіткого копіювання реальних об'єктів або явищ - іконічні немовленнєві знаки ( малюнки, фотографії, кінофільми, відеофільми). Інші несуть цільовий характер і не схожі на відтворюваний предмет або явище. Вони, на відміну від конічного знаку, не схожості з тим предметом або явищем, яке позначають. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку-символу. До документів, що використовують мовленнєві знаки - умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети тощо) та ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення). До знаків-зображень можна віднести також емблемні та речові знаки. Емблемні знаки - це різна емблематика (військова, спортивна, геральдична, міфологічна), дорожні умовні позначення тощо. Серед речових знаків- різноманітна, в більшості - обрядова, символіка, що означає певні поняття . Наприклад, обручка на пальці руки, темна хустина на голові, гарбуз при сватанні тощо. Функція знака тут надається окремим речам в зв'язку з певною подією чи ситуацією. З розвитком концепції знакової основи передачі соціальної інформації до документів стали відносити також об'єкти, що фіксують естетичну інформацію образотворчої форми, включаючи не тільки живопис, а й тривимірні твори мистецтв, такі як скульптура та архітектура. Знак разом з його значенням називають символом. Код і знак дозволяють передавати інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування та декодування. У процесі документування використовуються, як правило, не окремі знаки, а їх. комбінація, яку прийнято називати знаковою системою. Наприклад, словесні символи, як загальноприйняті в суспільстві, у процесі мовлення комбінуються один з одним, утворюючи різні за своїм змістом повідомлення. Набір синтаксичних, семантичних та граматичних правил створює мову. За час існування цивілізації людство створило велику кількість мов, які прийнято класифікувати на природні (натуральні), штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних так і штучних мов. Природні мови відрізняються від штучних тим, що мовні знаки виникають непередбачено, а штучні знаки створюються спеціально. Вони історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки та жестів. Основним речовим способом кодування інформації є вербальна мова. Кожне слово тут не більше ніж умовний знак, яким люди домовились виражати те чи інше поняття, предмет. З природними мовами пов'язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа. Знаки природної письмової мови, у свою чергу, можуть включати графічні (піктографічне та умовно геометричне письмо) і речові знаки (письмо для сліпих, історичне предметне (речове) письмо - "кіпу", "вампум" тощо). Штучні мови - це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень. Прикладами може бути набір різних цифр, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови Ідо та Есперанто, мови машинного програмування. Розрізняють графічні, світлові та звукові знаки штучних мов. До графічних знаків можна віднести: математичні знаки, знаки хімії, логіки, картографії, нотні, шахматні, знаки тайнопису. До світлових знаків відносяться мови сигнальних вогнів на суднах, знаки вогню окремих народностей тощо. Звуковими знаками можуть бути музика, мова тамтамів тощо). Отже, мова - це особлива система різнотипних і разом з тим об'єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень тощо), які люди свідомо використовують у якості засобу спілкування. Основні форми запису інформаціїВ еволюційному розвитку людини фігурують такі взаємопов'язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Дійсно, без сприйняття не було б розуміння, без розуміння не розвинулась би мова, без документа мова б не вдосконалювалась. Перші кроки на шляху документостворення були зроблені людством ще на ранніх стадіях свого існування - 20-30 тис. років тому. Первісна людина весь свій життєвий та духовний досвід зберігала в пам'яті й передавала його в усній формі чи особистим прикладом. З часом, уявлення людини про навколишній світ розширювалось, а її промисловий досвід збагачувався, усний спосіб передачі інформації поступово ставав недостатнім. Усе більшого значення почало набувати письмо з його двома основними функціями - комунікативною (передача інформації) і мнемотичною (зберігання в пам'яті набутої інформації). Виникали різні примітивні типи й системи "письма", більшість з яких не має майже нічого спільного з сучасним письмом. Археологічні розкопки та аналіз документів, що збереглися, допомагають відтворити історію та процес еволюції форм документування. Основні форми документування наведено в таблиці 1.4. Таблиця 1.4
Предметні форми запису інформаціїДо появи документа, як речового виробу з одного боку та джерела інформації з іншого, як вважає проф. С.Г. Кулешов існував тривалий етап використання в первісному суспільстві різних об'єктів із фіксованими знаками [35]. Це була протописемність на речах домашнього вжитку, знаряддях праці, зброї, амулетах, прикрасах, а також стінах печер, скелях, валунах та різних будовах. Схема розвитку документальних комунікацій, як зазначає проф. С.Г. Кулешов, має такий вигляд:  Перехід від усних комунікацій до протодокументальних пов'язаний, в більшості випадків, із формуванням у суспільстві правової, приватної та єдиної економічної управлінської структури, тобто з початком державотворення. Разом з тим встановити чітку взаємозалежність між розвитком обсягів інформації, сфер соціальної діяльності, і навіть формуванням державного механізму, на думку проф. С.Г. Кулешова, з появою протодокументних інформацій на сьогодні не є можливим. У ряді випадків деякі племена, хоча й мали певні державні утворення, писемності не мали, наприклад, гали чи інки [37]. У ролі перших протодокументів необхідно згадати також кісткові календарі (з бивнів, іклів деяких тварин) перших мисливців льодовикового періоду. Являє собою значний інтерес еволюція печатки, що почала застосовуватись ще до неолітичної епохи й до цього часу слугує для нанесення одного з основних реквізитів документа. До інших прикладів протодокументів можна віднести камінці, глиняні імітації гальки, пластини з кісток із зображенням химерних знаків. Уже в ті часи основною функцією цих документів була необхідність збереження та розповсюдження інформації. Від інших артефактів зі знаками документи вирізняються їх мобільністю, компактністю та виконанням ними двоєдиної функції передання та збереження інформації в часі й просторі. Так, певну знакову систему являли собою позначки на наконечниках стріл, пряжках, які слугували в сарматському суспільстві для записів і передання певних відомостей. Разом з тим система сарматських знаків не привела ні до появи письменності, ні фактично до протодокументів, оскільки їх фіксація відбувалась на об'єктах різного призначення, які не були зорієнтовані виключно на передання та збереження знакової інформації. Протодокументи створили протодокументальну комунікацію завдяки стандартизації їх форми, уніфікації способів фіксування інформації, систематизації інформаційних елементів та використання оригінального матеріалу для виготовлення їх носія. Диференціація, спеціалізація та масштаби документної комунікації змінювались у залежності від потреб суспільства, які формувались разом з його розвитком. Паличковий запис інформаціїДля передачі інформації й запам'ятовування первісні люди широко застосовували "паличкове" документування. У даному випадку паличка - це виділена та очищена від зайвих пагонів частина тонкого стебла або товстої гілки. Найпримітивнішим прикладом форми передачі інформації була гілка, увіткнена на узбіччі дороги, для інформування подорожніх про довжину подальшого шляху, можливі на ньому перешкоди й небезпеку. Нахил палички й вказував напрям руху. Ранній тип "паличкового" документування був характерним для аборигенів Австралії та Нової Зеландії. Користувались вони паличками довжиною в п'ядь (відстань між кінцями розведених великого й вказівного пальців) із різноманітними насічками, що означали певні поняття. Указуючи пальцем на ці мітки, гонець міг "прочитати" адресату листа. Подібні палички з посланнями використовували й у Скандинавії, як повідомлення про заклик до війни чи призов до військової служби. Згодом, для оформлення міжплемінних договірних відносин і полегшення запам'ятовування, наші предки використовували палиці із зарубинами. Щоб закріпити торговельну угоду й запам'ятати її обсяги чи зробити записи, наприклад, про взятий борг, партнери на них робили зарубки. Потім палицю розділяли вздовж, й кожен брав собі одну з половинок. Перед поверненням боргу ці половинки палиці складали разом і таким чином "перевіряли" правильність своїх взаєморозрахунків. Для передачі інформації первісні люди також широко використовували різні предмети, котрі символізували певні поняття, або передавали думку. Наприклад, оголошуючи війну, плем'я посилало своєму супротивнику стріли або меч. Зелена гілка, зазвичай, означала миротворчі наміри; кисет з тютюном у північних індійців означав можливість владнати справи мирним шляхом. Інколи таким чином сторонам вдавалось висловити більш широку думку. Так, грецький історик Геродот (484-425 р. до н.е.) у своїй "Історії" засвідчує про своєрідний дипломатичний документ, переданий персидському царю Дарію від скіфів. Таким "посланням" були: птах, миша, жаба і п'ять стріл. Розшифровувався цей первісний документ так: "якщо ви, перси, як птахи, не полетите в небо, чи як миші, не зариєтеся в землю, чи, як жаби, не пострибаєте в болото, то повернетеся назад, уражені цими стрілами". Такі предметні послання (арако) й дотепер використовуються деякими африканськими народностями. "Вузелковий" запис інформаціїЩе й нині в Перу пастухи користуються шнурами з зав'язаними на них вузликами для підрахунку своєї худоби. Шнур одного кольору служить для позначення биків, а кількість вузликів на ньому відповідає кількості голів у стаді. Шнур іншого кольору позначає корів, третього - телят і тому подібне. Деякі індійські племена зазвичай використовували вузелковий календар. Відправляючись у далеку путь, чоловік залишав дружині мотузку, на якій було стільки вузлів, скільки днів він планував пробути в дорозі. Далеким відгомоном цього "письма" стала й звичка деяких наших родичів "для пам'яті" зав'язувати вузлик на носовій хустинці. З часом, дещо удосконаливши, вузелковим способом наші предки стали передавати більш складні повідомлення. Запис інформації "кіпу"Високорозвинений народ інків використовував так зване документування "кіпу". Виглядало воно таким чином: до основної мотузки в чітко визначеному порядку прикріплювалися більш тонкі шнури й нитки, а також шматочки тканини різного кольору, кожен з яких ніс своє смислове навантаження, що символізувало якесь поняття. Певне значення мали також товщина й довжина шнурів, число вузликів. Зі столиці держави до всіх провінцій і навпаки, у центр, переправлялись документи "кіпу" з різного роду повідомленнями: про збір податків, врожай картоплі чи кукурудзи, розмір військової здобичі, число полонених рабів тощо. Подібний спосіб фіксування інформації був відомий також і в інших частинах світу (наприклад, в Китаї та Скандинавії). Запис інформації "вампум"Племена ірокезів Північної Америки користувалися родинним письмом "вампум". Воно також засновувалось на сполученні різних кольорів. Документ "вампум" являв собою стрічку, сплетену зі шнурів з нанизаними на них художньо обробленими черепашками. Кожне таке кольорове сполучення відповідало якомусь певному суттєвому значенню. Зазначене черепашкове письмо аж ніяк не було монополією індіанців. У якості мнемологічного засобу ним користувалися й користуються сьогодні деякі африканські племена. Таким чином, протягом тисячоліть люди випробували різні способи фіксації й передачі інформації як на відстані, так і в часі. Основним недоліком первісних форм документування було те, що їх важко було зрозуміти. Іноді вони залишалися зовсім незрозумілими "читачеві" й мали потребу в тлумаченні фахівцем "дешифрувальником", заздалегідь обізнаним зі змістом послання. Примітивність і консервативність подібного письма перешкоджали вираженню всього багатства понять, доступних людському мисленню й письму. Нинішня, узвичаєна нами система письма, розвинулася не з предметно-черепашкового, "паличкового", "кулькового" чи вузелкового письма, а з піктографічного - зображувального, що широко використовувалася в стародавні часи. Зображувальний запис інформаціїПервісна людина кам'яного віку вважалась "талановитим маляром". У печерах Іспанії, на схилах гір Швеції, на кам'янистих берегах р. Лени в Сибіру чи в горах Кавказу, або ж у багатьох інших місцях вона залишила безліч малюнків тварин, зображень цілих сцен полювання. І нині, більш як 20 тисяч років потому, деякі з них вражають сучасників своєю влучністю вираження й реальністю. Безсумнівно, вже тоді люди робили перші кроки до винайдення оптимального способу письма й наносили зображення не для розваги чи з естетичних потреб, а, перш за все, для того, щоб передати зміст побаченого або запам'ятати якусь незвичайну подію. До наших днів піктографічне письмо збереглося в деяких сибірських народностей, ескімосів Півночі, жителів Центральної Америки та Ісландії. Наскельні малюнки спочатку виконували комунікативну та мнемонічну функції - для передавання інформації від покоління до покоління. Виконували вони також роль "навчальних посібників", рахункових і календарних засобів. З часом, як зазначає Є.О. Плешкевич, вони стали виконувати функції наскельного живопису й були доповнені релігійною та естетичною функцією [61]. Ці протодокументи призначались "вищим силам", які немов би мали забезпечити успіх того чи іншого суспільного заходу (полювання тощо). Зображення окремої тварини або стада тварин являло собою об'єкт, необхідний для подальшого існування людської спільноти (сім'ї, роду племені), а от його реалістичність, на думку проф. С.Г.Кулешова, повинна була сприяти комунікаційним зв'язкам з божеством. Зображення, як правило, доповнювали різні знаки, які начебто були зв'язуючою ланкою між зображенням і символом божества [37]. Багаторазове повторення зображень, наслідування ним призвело до їх все більшої схематичності й подальшого формування певних петрогліфів, піктограм. Піктографія є праматір'ю двох слів, запозичених з лат. мови (намальований) і грец. grapho (писати). Піктографія - є першоосновою більшості сучасних систем письма, генеалогія, яких так чи інакше починається від примітивних піктограм - тих знаків і малюнків, що збереглися з часів палеоліту. Споріднення нашого письма з малярством доводиться етимологією самого слова "письмо" (й дотепер мистецтво малювання фарбами ми називаємо "живописом"). Разом із тим первісна людина не тільки малювала зображення, але й вирізувала чи вишкрябувала їх на камені, дереві, кістках тварин. Латинське слово scnibere, німецьке schreiben, англійське write, що нині означають "писати"" в первісному значенні було "вирізувати". В основу піктографічного письма покладено принцип істотно відмінний від узвичаєного фонетичного (логографічного) письма. Воно (письмо) оперує не буквами, з яких складаються слова, а малюнками (піктограмами), кожен з яких графічно зображує не окремий звук чи його склад, а конкретний предмет або явище, сутність чого-небудь чи якусь певну життєву ситуацію. Піктографія не вимагає від особи, що сприймає, якоїсь особливої освіченості. Більш того, вона може бути зрозуміла людям, які спілкуються різними мовами, оскільки викликає у свідомості певні узвичаєні образи та картини. Завдяки конкретності вираження думок, простоті й наочності це письмо застосовується як засіб передачі інформації й у наші часи. Так, воно досить широко вживається в художній літературі для дітей дошкільного віку, карикатурах "без слів", емблемах заголовків ділових листів, у торговій рекламі, на вивісках магазинів, зображеннях дорожніх знаків тощо. Однак піктографічне письмо мало свої недоліки. Його примітивна конкретність не дозволяла передати складний зміст, особливо абстрактні поняття. На основі піктографічного письма виникає ідеографічне (від грець, "idea" - поняття та "grapho" - пишу), в якому графічні знаки мають стійку суворо визначену форму та передають уже окремі слова, тобто звукову мову. Воно виникло приблизно за 2200 років до н.е. як система фігурних знаків, що означають певне поняття. Спочатку ідеографічне письмо розповсюдилось у долині Інду, на Криті й Греції (2000-1200 р. до н.е.), а в 1300 р. до н.е. - у Китаї. Значно пізніше і також зовсім незалежно з'явилися системи письма майя й ацтеків (країни Центральної Америки і Мексики), у яких переважав піктографічний початок. Якщо китайське ієрогліфічне письмо вживається і сьогодні майже в тому ж вигляді, що й тисячі років тому, то єгипетську ієрогліфічну писемність і шумерський клинопис мало хто міг розібрати вже в І ст. до н.е. Ключ до цієї системи знаків був загублений значно раніше. Виникнення логографічного письма, як перших систем знаків силабічного, складового, в якому кожен графічний знак передає послідовність звуків, означаючи склад, пов'язане з тими змінами в матеріальному виробництві, на основі яких серед руїн первісного ладу складалися ранні класові суспільства й держави. Керування державою вимагало дотримання певних закономірностей та упорядкованості у створенні писемної документації. Перші системи логографічного письма з'явились на Древньому Сході - у долині Нілу (Єгипті) чи Месопотамії (Шумері). Там вже в 3500-3000 р. до н.е. виникли перші рабовласницькі держави. Сам факт незалежного винаходу піктографічних, ієрогліфічних та логографічних систем письма в різних частинах світу доводить, що воно має тісний зв'язок з певним рівнем розвитку суспільного виробництва, державності й культури народу. Логографічне письмо стало необхідним і закономірним етапом розвитку від примітивних первісних типів і форм подачі письмових знаків до нинішньої вдосконаленої фонетичної системи, що виникла у 2 тис. до н.е. як буквенно-звукова (алфавітна). У цій системі кожний графічний знак, як правило, передає окремий звук. Найдревнішим видом абеткової системи документування, як вважають дослідники, є фінікійське письмо, яке, починаючи з IX ст. до н.е., швидко розповсюдилось серед народів Середземномор'я. Від фінікійців алфавіт приходить до греків (к. 403 р. до н.е.). На основі грецького алфавіту виникає латинське письмо, що стало основою для більшості західних алфавітів та безпосередньо слов'янського. Створення слов'янської абетки в другій половині IX ст. пов'язане з іменами відомих просвітників Кирила і Мефодія. Древнє слов'янське письмо мало два графічних різновиди - кирилицю та глаголицю. Кириличне письмо проіснувало без суттєвих змін до реформ Петра І початку ХУГО ст. та радянських реформ 1917-1918рр. Розвиток способів запису інформаціїВід форми та способу документування залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду. Спосіб документування - це дія, чи сукупність дій, які використовуються для запису інформації на матеріальному носії (січення, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електричний, механічний способи її нанесення). Розрізняють два основних способи документування: ручний та технічний, детальний аналіз яких подано в модулі 3. Які б способи не застосовувались для "запису" інформації, у всіх випадках ми одержуємо текстові, зображувальні, звукові чи комплексні документи. На різноманітність способів запису інформації як характерну рису документа неодноразово вказував проф. К.Г.Мітяєв. Уже в 1946р. в навчальному посібнику "Теорія і практика архівної справи" він зазначав, що поняття "документ" не обмежується ані технікою запису інформації, ані способом її відтворення [51]. У 1959 р. в навчальному посібнику "Історія та організація діловодства в СРСР" проф. К.Г. Мітяєв, продовжуючи пошук визначення терміну "документ", підкреслював: "все, що є документальним, тобто, що грунтується на означенні об'єктивної дійсності і є відображенням, фіксацією чи реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою письма, зображення та звукозапису може трактуватися як документ" [48]. Еволюційний шлях способів документування бере свій початок у попередньо згаданих його первісних формах. Розвиток картографічного документа, наприклад, пов'язаний і з первісною предметною формою запису інформації (паличкове письмо аборигенів), і із зображувальною формою запису інформації (система ієрогліфічних знаків-сим-волів для передачі просторових параметри"; ізографічні зображення певної території тощо), що мали ручний спосіб запису інформації. Технічний же спосіб документування картографічного документа на сучасному етапі пов'язаний з використанням відповідних технічних пристроїв (у тому числі й електронних програм) для виготовлення, відтворення, розповсюдження та зберігання даного виду документа. Нотні документи, у свою чергу, передають інформацію за допомогою умовних графічних знаків, що первісно виникли як зображувальна форма запису інформації ручним способом, але з часом, з розвитком технології нотодрукування, набули розповсюдження як документи технічного способу запису інформації. Окрему групу за способом запису інформації становлять аудіовізуальні документи (кінофотофоновідеодокументи). Технічний спосіб запису інформації даного виду документа є основним і невід'ємним, оскільки створення, відтворення та передача таких документів неможлива без використання технічних засобів (пристроїв, механізмів). Набуває подальшого розвитку та поширення запис інформації з використанням комп'ютерної техніки. Великої популярності в сучасних умовах набуває дисковий та голографічний документ, флеш-пам'ять. Майбутнє технологій запису інформації - у використанні природних та синтетичних матеріалів, у першу чергу кварцу. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення. Детальну характеристику згаданих способів запису інформації та відповідних видів документів подано в наступних змістових модулях посібника. Розвиток засобів запису інформаціїЗасіб для запису інформації - це предмет (засіб) чи сукупність пристосувань (інструментів, пристроїв, обладнання), що використовуються для створення документа. Незалежно від засобу й способу запису інформації, документи служать цілям відображення інформації про явища об'єктивної дійсності й розумової праці людини. У силу цього, як вказував проф. К.Г. Мітяєв: "вони стають одним з найважливіших носіїв інформації" [48]. Розвиток засобів запису інформації має тривалий шлях, починаючи від дерев'яних паличок, якими писали на глиняних табличках, до сучасних стиліусів, за допомогою яких вводиться інформація до кишенькових персональних комп'ютерів. Шлях розвитку засобів зображувального писемного документування наведено в таблиці 1.5. При цьому якість закріплення інформації на матеріальному носієві завжди залежала від досконалості засобів, які для цього використовували ( див. таблицю 1.5). Таблиця 1.5. Розвиток засобів писемного запису інформації
Так, наші пращури на стінах печер іноді писали кістками вбитих тварин або видряпували текст металевим стрижнем, дещо пізніше для письма на камені використовували спеціальні різці й сокирку. У Шумеро-Вавилонському царстві писали дерев'яними паличками на змащених водою глиняних табличках. Древні єгиптяни на папірусі писали каламом (calamus) - пензлем із очерету або дерева (найкращі очеретяні тростини росли у болотистій дельті Нілу). Добре загострений калам, рівномірно розподіляв чорнила на поверхні папірусу або пергаменту, вимальовуючи однакові за товщиною лінії, складові перших букв. Для письма на воскових дощечках древні римляни користувалися мідною паличкою, загостреною з одного боку й затупленою з іншого. Одним кінцем писали, іншим загладжували віск, виправляючи помилки. Цей засіб для письма називали стилем (stilus). Учням говорили, щоб частіше повертали стиль, тобто виправляли помилки або форму викладу (звідси і пішло "стиль", "стилістика"). На берестяних дошках за часів Древньої Русі "дряпали"" спеціальним загостреним різцем, який тодішні писарі завжди носили при собі. Пташине перо в Європі почали застосовувати ще в X ст. Для письма використовували пера пелікана, лебедя, ворони, качки, але найчастіше гусячі, тому що вони були найеластичніші та найміцніші. Перша ручка з металевим пером для письма чорнилами була запатентована у 1809 р. Ф. Фолшером, перша кулькова ручка була запропонована в кінці XIX ст. Д. Лоудом у 1888 р., а от перші промислові зразки з'явились лише в першій половині минулого століття. Фломастери для письма були винайдені японськими дослідниками в I960 році. Знаменний період розвитку засобів документування пов'язаний з винайденням І. Гутенбергом у XV ст. механічного друкування, комплексної технології виготовлення шрифту, що дало поштовх прискореному розвитку книгодрукування. Розвиток науково-технічного прогресу в XIX ст. сприяв винайденню засобів для створення аудіовізуальних документів. Так, перший фотоапарат А.Ф. Грекова з'явився в 1840р., перші спроби відтворення звукової інформації спеціальним пристроєм - фонографом - належать Т.А. Едісону й відносяться до 1857р.; перший засіб для відтворення безперервного руху зображень на екрані було запропоновано Луї де Пренсом в 1893р. Перша половина XX ст. стала знаменна винайденням засобів комп'ютерної техніки. Створений в 1943р. Максом Н'юменом перший 1500-ламповий комп'ютер став потужним імпульсом для розробки й вдосконалення нових поколінь комп'ютерної техніки, включаючи сучасні кишенькові ПК. Класифікацію всієї номенклатури сучасних засобів роботи з документною інформацією можна проводити: а) за функціональною ознакою - комунікаційні засоби збереження й обробки інформації (персональні комп'ютери й різного роду периферійне устаткування; засоби копіювання і тиражування офісної документації, що дозволяють виконувати цілий комплекс допоміжних операцій з електронного монтажу документів, включаючи "фінішну" обробку тощо. б) за носіями інформації - на паперовій основі (несвітлочутливі); з носіями для репрографічних процесів; на мікро- та звуконосіях; на оптичних та магнітних носіях, картках флеш-пам'яті тощо. Перехід від традиційних методів збереження, пошуку, обробки й поширення інформації до новітніх способів і технологій, заснованих на застосуванні сучасних засобів організаційної техніки, вимагає знання особливостей їх побудови: елементної бази, технологічних, ергономічних та інших характеристик, а також певних вмінь і навичок користування цими засобами. За найбільш загальними ознаками подібності й відмінності засоби створення та обробки інформації можна класифікувати наступним чином: A. Засоби складання та виготовлення документів - починаючи з перших ручних записуючих засобів й друкарських машинок, засобів диктофонної, фотографічної, кінографічної апаратури й закінчуючи сучасною відеографічною і комп'ютерною технікою. Б. Засоби відтворення інформації - обладнання та устаткування електрофотографічного, електронно-іскрового та різографічного копіювання; мікрографії; оперативного, гектографічного, трафаретного та флексографічного друку й оперативної поліграфії. B. Засоби обробки документів - засоби для фальцювання, бігування та перфорування, аркушепідбірні та термоклейові апарати, скріплювальне та різальне обладнання, засоби для тиснення й фінішної обробки паперу тощо. Г. Засоби збереження, пошуку й транспортування документів - різного роду теки, стелажі, сейфи, картотеки, транспортери, засоби для знищення документів тощо. Д. Засоби електрозв'язку - засоби телефонного і радіотелефонного зв'язку, обладнання для факсимільної передачі інформації, багатофункціональні центри і т.п. Е. Інші засоби оргтехніки - пристрої, що застосовуються у фінансових і банківських установах, комп'ютерні аксесуари , засоби обслуговування й ремонту, ергономіки тощо. Скорочення трудовитрат, пов'язаних з процесами обробки інформації, може досягатись різними шляхами. Найбільш ефективний шлях - це підвищення рівня інформаційно-технологічних знань, володіння навичками обслуговування сучасних засобів роботи з документною інформацією. Технічні засоби та новітні технології створення та опрацювання інформації, засоби телефонного й електронного зв'язку, копіювальна техніка, обладнання оперативного друку тощо виконують, по суті, значну частку робіт, пов'язаних з обробкою, передаванням, використанням і зберіганням інформаційних масивів. Автоматизація процесів документаційного забезпечення управління дозволяє вивільнити персонал від виконання рутинних операцій, й більше уваги приділити якості виробів та послуг. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||