СМК на АО КВЗ. Перечень условных обозначений и сокращений 4
 Скачать 132.18 Kb.
|
2.4 Анализ службы документационного обеспечения АО «КВЗ».Организация работ по документационному обеспечению на предприятии АО «КВЗ» осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения. Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией. Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые непосредственно подчиняются Заместителю управляющего директора АО «КВЗ»-руководителю аппарата. В состав службы ДОУ входит: - административный отдел; - приемная управляющего директора (секретарь); - архив. Все функции по организации документооборота выполняет административный отдел. Структуру и штаты службы утверждает управляющий директор предприятия. Функции службы ДОУ: - регистрацию документов осуществляет административный отдел; - предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь; - справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и административный отдел; - учет документов выполняет административный отдел; - работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь; - регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняет административный отдел; - проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией; - составление и ведение номенклатуры дел выполняет административный отдел; - формирование и оформление дел осуществляет административный отдел; - обеспечение хранения документов выполняют секретарь и административный отдел; - тиражирование документов выполняет административный отдел; - прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет административный отдел (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.); - секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания (обслуживание работы руководителя, организация телефонных переговоров, прием посетителей, прием и передача телефонограмм). В АО «КВЗ» используются следующие виды документации: a) организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов: 1) нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики; 2) учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах; 3) распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения; 4) организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка; 5) информационно - справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов. б) плановая документация: сметы, планы работ, закупок; в) отчетная документация: отчеты по выполненным работам; г) документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки; д) документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты; е) документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки; ж) финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы; з) договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения. 2.5 Анализ систематизации и хранения документов на АО «КВЗ».Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. На АО «КВЗ» существует три основных потока документации: - входящий - документы, поступающие в организацию; - исходящий - документы, созданные на АО «КВЗ» и направляемые за пределы организации; -внутренний - документы, создаваемые и используемые на АО «КВЗ». Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством); - регистрация документов; - рассмотрение руководством (наложение резолюции); - направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал); - исполнение и контроль исполнения; - помещение исполненных документов в дело. Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки: - составление черновика (с документом работает исполнитель); - визирование (внутреннее согласование); - подписание (утверждение) документов руководителем; - регистрация исходящих документов; - отправка исходящих документов; - направление исходящих документов в дело. Анализ движения внутренних документов. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом: - составление проекта документа (черновик) исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание (утверждение) документа руководителем; - регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: - передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей); - контроль исполнения документа; - исполнение документа; - подшивка (направление) исполненного документа в дело. Согласно стандарта предприятия вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации и направляется на рассмотрение руководителю подразделения. Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам: - общие приказы; - приказы о командировании; - распоряжения; - стандарты предприятия; - телефонограммы; - акты проверок; - исходящая документация; - входящая документация; - нормативные документы на оборудование; - нормативные документы на готовую продукцию. Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел. Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов - секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя. Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел. |