КРиДО. Понятие коммуникативной компетенции. Цели и задачи курса
 Скачать 136.09 Kb.
|
ПОДСТИЛИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯВ зависимости от области применения деловой речи и стилистического своеобразия соответствующих текстов обычно выделяют внутри ОД три подстиля: 1) дипломатический (виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; устные формы практически не применяются); 2) законодательный (виды документов, как законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма - судебная речь); 3) управленческий (виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы - доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение). Дипломатическийподстиль. Эта разновидность ОД стиля обслуживает область международных отношений. Сфера документирования дипломатического подстиля - право и в большей степени, чем в других подстилях. - политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства. Законодательныйподстиль. Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей. В этих текстах можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность, кормилец). 20. Языковые особенности деловой речи. Деловая речь — это один из видов связной письменной речи. Она характеризуется некоторыми особенностями стиля, лексики, сферы применения. Каждый человек начиная самостоятельную производственную деятельность, сталкивается с необходимостью составить и написать заявление, справку, доверенность, расписку, автобиографию, протокол, характеристику, правильно написать докладную записку, заполнить анкету, составить, оформить и написать объяснение, извещение, составить текст телеграммы, написать план работы, оформить программу вечера художественной самодеятельности. Чтобы научиться правильно оформлять различные деловые бумаги, надо знать особенности официально-делового стиля языка, деловую речь. Он отличается от других стилей речи лексическими, морфологическими и синтаксическими особенностями, определёнными стереотипными оборотами речи, удобными для оформления деловых бумаг. Деловая речь нужна вам для составления различных деловых документов при поступлении на работу, проведении отчётов и прочих деловых отношений. В состав официально-делового стиля прежде всего входит специфическая лексика: вышеизложенный, нижеподписавшийся, предъявить, уведомить, явка и другие слова. Для этого стиля речи характерна и специфическая фразеология: выписка из приказа, командировочное удостоверение, удостоверение личности, непрерывный стаж. Деловая речь нужна для повседневной деловой жизни. Языку деловых бумаг присущи также и синтаксические особенности: словосочетания с предлогом, употребляющимся с определенным падежом во изменение приказа, во исполнение принятого решения, по истечении срока договора, по прибытии на место работы, согласно предписанию, вопреки указанию; неполные, безличные предложения необходимо решить вопрос, поручить профоргу; сложноподчиненные предложения с придаточными причины и следствия, присоединяемыми союзами так как, ввиду того, вследствие того и другими. Нужно помнить, что в деловых бумагах не употребляется эмоционально-оценочная, просторечная, диалектная лексика. Числительные обычно пишутся цифрами, за исключением денежных документов (счет, доверенность, расписка), окончания порядковых числительных пишутся через чёрточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (2-я научная студенческая конференция), после римских цифр окончания не пишутся (XXIV Международный астронавтический конгресс). Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение. Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами,, конструкции с краткими страдательными причастиями (принят в члены партии, направлен на работу). Эти особенности характерны для собственно-деловой переписки (заявления, справки, доверенности, удостоверения, расписки, акта, протокола, договора, характеристики, объявления, телеграммы), другие виды деловых бумаг (тезисы, аннотация, рецензии), которые рассмотрены несколько выше, характеризуются некоторыми другими стилистическими особенностями. 21. Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление. Слово «документ» происходит от латинского слова, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху: документом стали называть деловые бумаги, имевшие, правовую значимость. В дальнейшем у слова «документ» развились два новых значения; 1). узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2). переносное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо. Определение «служебный документ» разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов:
Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте «Организационно-распорядительная документация. Основные положения». – М.: Главархив, 1975 Декану исторического факультета МаГУ профессору Соколову И.С. студентки 5 курсаИвановойС.И. заявление. Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме дипломной работы. 15.03.2004г. Подпись Клишированные формы: 1). просьба выражается: прошу + инфинитив (разрешить, допустить) 2). конструкция для ввода аргументации: ввиду того что; в связи с тем, что; на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?) Доверенность Я, ученик 11-б класса МОУ «СОШ» № 64 Иванов Саша, доверяю ученику 11-б класса Петрову Ивану получить аттестат. 26.06.2004г. Подпись Клишированные формы: Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить) Приказ 15.05.20004г. № 37 «Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодежи» Во исполнение решения правительства Москвы от 24.04.2004г. № 4381 «От активизации работы по пропаганде и распространению среди молодежи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства» ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор (личная подпись) А.В. Горбунов 22. Виды деловых писем. Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и про изводственной деятельности. В зависимости от содержания деловые письма могут быть со проводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, изве щение, приглашение и т. д. Рассмотрим подробнее особенности наиболее распространенных видов писем. 1. Письмо-просьба. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организаций. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. 2. Письмо-запрос направляется в том случае, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит еще гарантии соблюдения конфиденциальности. Служебное письмо, содержащее запрос, имеет следующую структуру:
Пример текста письма-запроса: Учитывая важность укрепления связей предприятия с угледобывающими районами, просим Вас изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем прилагается). Просим Вас направить свои предложения в срок до27.05.2005. 3. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. Наибольшую трудность вызывает составление письма-отказа, содержащее отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:
В письмах-ответах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить причины. В таких письмах уместно применять языковую формулу «утверждение через отрицание», например: завод не возражает, издательство не отказывает, институт не отвергает. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты, сведения, цифровые данные и т. п., чтобы на их основе впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса. В письмах-отказах рекомендуется использовать следующие клише: Ваше предложение отклонено по следующим причинам, считаем нужным сообщить Вам, Ваше предложение, к сожалению, не получило поддержки. 4. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют две важные взаимосвязанные функции: контроля за прохождением документов (или грузов) и ярлыка. Их составление допустимо лишь в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Текст сопроводительного письма обычно очень короткий, он состоит из двух частей: в первой части содержится сообщение о высылаемом материале, во второй – уточняющие сведения. В сопроводительных письмах всегда употребляются такие стандартные глаголы: направляем, высылаем, посылаем, возвращаем, прилагаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения. 5. Цель информационного письма – своевременно информировать другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или каком-либо мероприятии. Для информационного письма достаточно подписи секретаря, однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературы. В информационных письмах используются следующие клише: извещаем, что…; сообщаем, что…; доводим до Вашего сведения, что…; ставим Вас в известность, что. 6. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется или в организацию, или отдельному лицу. Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего обязательство своевременно произвести оплату. Гарантироваться могут также оплата выполненной работы, качество, срок выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. Этот документ имеет повышенную юридическую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Желательно согласовывать текст с юридической службой. В письмах используются следующие клише: предоплату / оплату, качество изделий, сроки выполнения работ, соответствие требованиям, надежность при эксплуатации гарантируем. Этот документ должен иметь название «Гарантийное письмо». Подписывается письмо руководителем и главным бухгалтером, на нем ставится печать. 7. Письмо-рекламация (претензия, требование) представляет собой изложение претензий к качеству товара или оказываемых услуг, составляется в сложных конфликтных ситуациях. Претензионная переписка, как правило, носит нестандартный характер, не укладывается в рамки обычного обмена посланиями, ибо у каждой спорной ситуации есть своя причина возникновения, пути урегулирования и возможные последствия. Деловое письмо в таких случаях выходит за рамки своих обычных функций, зачастую должно решать дополнительные психологические и правовые задачи. Несогласие с точкой зрения, возражение, отказ являются неблагоприятными для собеседника речевыми действиями и требуют этикетного оформления посредством специальных формул: просим Вас рассмотреть нашу претензию, просим дать согласие на возврат бракованного товара; к нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям. В качестве заключительных предлагаются фразы: Рассчитываем, что наши замечания будут учтены; Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа. Некоторые заключительные формулы выступают в статусе юридически значимых компонентов текста: В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. Обычно к письму прилагается акт экспертизы поставленного товара. Стиль письма должен быть выдержан в нейтральном тоне. Определена и композиция письма-претензии: текст рекомендуется начинать с описания сложившейся ситуации, затем перечисляются предъявляемые претензии, после чего необходимо изложить требования. Концовка письма должна быть позитивной. 8. Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. Обычно адресуется руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть обращено ко всему коллективу организации. В тексте письма необходимо указать вид и название мероприятия, его программу, время и место проведения. 9. Письмо-предложение о совместном сотрудничестве в настоящее время имеет широкое распространение. Текст письма состоит из двух частей: изложение сути вопроса и предложение о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда. 10. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности. 23. Деловой этикет. Этикетные формулы. деловой этикет – важнейшая сторона профессионального поведения делового человека. Знание этикета – необходимое деловое качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать. На работе и в быту человек постоянно сталкивается с повторяющимися стандартными ситуациями (приветствие, телефонный звонок, прощание). Для них вырабатываются формы и правила поведения сотрудников предприятия по отношению к клиентам и основы взаимоотношений всего персонала между собой. Принципы делового этикета:
Правила делового этикета одинаковы для мужчин и для женщин ( в отличие от светского этикета); с каждым человеком, с которым имеешь дело в бизнесе, надо всегда обращаться уважительно; если в общении у кого-то из партнеров возникают какие-то неловкости или трудности, то другой партнер обязательно должен помочь ему выйти из положения. Таким образом, обходительность и такт, внимательность, получение и оказание помощи – основные черты делового этикета для всех – и для мужчин и для женщин. В официальной обстановке делового общения принято выбирать универсальные этикетные формулы:
Средствами этикета подчеркивается дистанция официального общения. Это связано с выбором Вы-обращения. Независимо от социального статуса, пола и возраста собеседника выбирается Вы-обращение, которое предполагает не только обращение к собеседнику по имени-отчеству, но и определяет выбор темы обсуждения, дистанцию общения, тональность, лексический отбор. Официальная обстановка требует двустороннего Вы-общения в любой социальной и возрастной группе. В русском обществе принята трехименная система называния людей: фамилия, имя, отчество. Это касается не только обращения, но и упоминания в официальных условиях. Полное обращение может сочетаться только с обращением на Вы. Любое обращение, с помощью которого мы обозначаем адресата речи, - это обращение-индекс: водитель, доктор, кондуктор, профессор и т.д. Такие обращения широко используются в деловой речи. При необходимости обратиться к человеку по званию, должности, роду занятий мы используем обращения-индексы и в повседневной речи: - Доктор, выпишите, пожалуйста, рецепт! А вот при необходимости обратиться к человеку в очереди, в автобусе, в мастерской часто возникают затруднения. Совершенно недопустимыми являются обращения «мужчина – женщина». Использование таких обращений – черта малокультурных людей. При затруднении в выборе обращения можно использовать описательные, непрямые обращения: простите, не затруднит ли вас…, извините…, будьте любезны… 24.Типология обращений в деловых письмах. Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку, и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: Изучение существующего вопроса
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый...". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения. Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня). При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например:
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной. Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются "Ваша честь!" Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия" принято только в Германии. Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью. При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!" В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово "гражданин". При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
25. Устное служебно-деловое общение. Деловые переговоры, презентации, интервью. Общение - это процесс установления и развития контактов между людьми, обусловленный потребностями в совместной деятельности и включающий обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Служебно-деловое общение отличается от всех прочих типов общения тем, что всегда имеет целевую направленность на достижение какой-либо предметной договорённости. В деловом общении происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. По структуре, продолжительности и функциям различают несколько типов делового общения: 1. Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений. 2. Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему. 3. Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому- либо вопросу. 4. Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения. Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами: 1. Она даёт возможность быстро отреагировать на высказывания собеседников, что способствует достижению целей. 2. Беседа характеризуется возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа предполагает не монолог, а диалог, поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров. Переговоры — коммуникация между сторонами для достижения своих целей, при которой каждая из сторон имеет равные возможности в контроле ситуации и принятии решения. В узком смысле рассматривается как один из методов альтернативного урегулирования споров. В более широком смысле, переговоры — это коммуникационное взаимодействие людей или социальных групп. В процессе общения между участниками коммуникации. |