Правила работы архивов. 575 Правила приема ... 2018_рус. Правила приема, хранения, учета и ис пользования документов национального архивного фонда и других архивных до кументов ведомственными и частными
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Алматы 2018 ПРАВИЛА ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА И ИС- ПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДО- КУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННЫМИ И ЧАСТНЫМИ АРХИВАМИ Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 го- да № 575 Оглавление Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575. ...... 2 Глава 1. Общие положения ........................................................................................................... 4 Глава 2. Порядок приема дел, документов .................................................................................. 7 Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение .................................................. 7 Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов ................................................................................................................................. 9 Параграф 3. Порядок составления описей дел, документов ................................................ 14 Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ............................................................................................................ 17 Глава 3. Хранение документов архива организации ................................................................ 18 Параграф 1. Порядок организации сохранности документов .............................................. 18 Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел ............................................................... 20 Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов ..................................... 22 Параграф 4. Порядок выдачи дел, документов из архивохранилищ .................................. 24 Параграф 5. Порядок проведения наличия и состояния архивных дел, документов ........ 26 Параграф 6. Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда ................................................................................................... 28 Параграф 7. Порядок организации документов в пределах архивного фонда ................... 31 Параграф 8. Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив .......................................................................................................................................... 34 Глава 4. Учет архивных документов .......................................................................................... 37 Параграф 1. Порядок учета документов архива организаций ............................................. 37 Параграф 2. Порядок учета и ведения баз данных ............................................................... 41 Глава 5. Использование архивных документов ........................................................................ 41 Параграф 1. Порядок описания архивных документов для научно-справочного аппарата41 Параграф 2. Порядок датировки документов при описании ............................................... 46 Параграф 3. Порядок составления описи дел, документов .................................................. 46 Параграф 4. Порядок составления исторической справки ................................................... 47 Парагр3аф 5. Порядок составления каталогов и картотек ................................................... 48 Параграф 6. Порядок составления автоматизированного научно-справочного аппарата архива организации .............................................................................................................................. 53 Параграф 7. Порядок исполнения запросов пользователей ................................................. 55 Параграф 8. Порядок выдачи дел, документов в читальный зал и временное пользование59 Параграф 9. Порядок использования документов в средствах массовой информации .... 61 2 3 Вид акта Постановление Правила Дата принятия 19.09.2018 Дата изменения 19.09.2018 Орган, принявший акт Правительство Республики Казахстан (Премьер-Министр РК) Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575. ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬ- ЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННЫМИ И ЧАСТНЫ- МИ АРХИВАМИ В соответствии с подпунктом 3) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архи- вах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использова- ния документов Национального архивного фонда и других архивных докумен- тов ведомственными и частными архивами. 2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти ка- лендарных дней после дня его первого официального опубликования. 4 Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Сагинтаев Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 Правила приема, хранения, учета и использования документов Нацио- нального архивного фонда и других архивных документов ведомственны- ми и частными архивами Глава 1. Общие положения 1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Нацио- нального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" и Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". 2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организа- ции). 3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах: 1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридиче- ского лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника); 2) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного до- кумента, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 284 настоящих Правил; 3) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально обо- рудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов; 4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизиро- ванный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или ини- циативе архива организации; 5 5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с зако- нодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах; 6) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, еди- ниц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации; 7) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой ал- фавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных; 8) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организа- ции, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относя- щийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения; 9) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма ор- ганизации по запросу пользователя или инициативе архива организации, со- держащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме; 10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хране- ния с целью обеспечения ее учета и идентификации; 11) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет не- преходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства; 12) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью техни- ческих средств; 13) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, пла- нирование, регулирование, контроль); 14) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государ- ственный учет документов НАФ; 15) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации; 16) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, со- здаваемых на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании архивных документов; 6 17) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирую- щих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно- технической, проектной, строительной и другой деятельности; 18) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его струк- турное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или ар- хивных документов физического лица, возникших в результате его деятельно- сти, сбора и приобретения; 19) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остаю- щийся в деле организации-автора; 20) экспертиза ценности документов – исследование документов на основа- нии критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ; 21) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физиче- ским состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, под- вергшихся повреждению или разрушению; 22) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоя- тельное значение; 23) учет документов в архиве организации – установление количества и со- става архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; 24) дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы), оформленный(е) в от- дельную обложку, папку; 25) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особен- ностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела; 26) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в со- ответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела; 27) опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их системати- зации и учета; 28) электронный архив – совокупность архивных электронных документов; 29) электронный документ – документ, в котором информация представле- на в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи; 7 30) электронная регистрационная контрольная карточка (далее – ЭРКК) – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты. 4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются: 1) архив управленческой документации, в том числе электронных докумен- тов; 2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных доку- ментов; 3) архив научно-технической документации, в том числе электронных до- кументов. 5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государствен- ные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил. 6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штат- ные должности работников архива, приказом (иным распорядительным доку- ментом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива. Глава 2. Порядок приема дел, документов Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение 7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упоря- доченном виде правопреемникам. 8. Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации. Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители). 9. При приеме на хранение управленческой документации на бумажном но- сителе работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с описью дел структурного подразделения; 2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номен- клатуре дел; 8 3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразде- ления; 4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при нали- чии); 5) наличие листа-заверителя дела; 6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел, документов структурного подразделения; 7) физическое состояние документов. 10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник ар- хива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) комплектность документов; 2) физическое состояние документов; 3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной доку- ментации. В состав текстовой сопроводительной документации входят: 1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов; 2) для фотодокументов – аннотации; 3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам. 11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу докумен- тов, проверяет: 1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация); 2) наличие установленных подписей и дат; 3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов; 4) физическое состояние документов. 12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требова- ний к хранению электронных документов. 13. Электронные документы передаются в архив организации по информа- ционно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носите- лях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, 9 отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформи- рованных электронных цифровых подписей под соответствующими электрон- ными документами. 14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из упо- требления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители. 15. При приеме электронных документов работник архива организации по- средством информационной системы архива организации проверяет: 1) наличие и целостность электронных документов постоянного, долговре- менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с опи- сью дел, документов структурного подразделения; 2) наличие и целостность электронных документов временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел; 3) физическое состояние носителей, предназначенных для передачи в архив организации; 4) целостность электронных документов и подлинность электронной циф- ровой подписи; 5) правильность заполнения и полноту сведений регистрационной кон- трольной карточки к электронному документу. 16. При приеме электронных документов в информационной системе архи- ва организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных доку- ментов по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган). Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов 17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к переда- че на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. 18. Экспертиза ценности документов проводится на основе: 1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах; 2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хра- нения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организа- ции за соответствующий период; 3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный 10 орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы (далее – МИО) и государственных архивов. 19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного при- менения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей доку- ментов. К критериям происхождения документов относятся: 1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества; 2) время и место образования документа. К критериям содержания документов относятся: 1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе; 2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в дру- гих документах; 3) подлинность, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документа относятся: 1) подлинность документа; 2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица и иных реквизитов, являющихся обяза- тельными согласно законодательству Республики Казахстан); 3) форма фиксирования и передачи содержания информации; 4) особенности материального носителя документа; 5) особенности физического состояния документа. 20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии: 1) художественные достоинства аудиовизуальных документов; 2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов; 3) выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов; 4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов. 21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документа- ции дополнительно применяются следующие специфические критерии: 1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, кон- струкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом; 2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения про- блемы, конструкции, технологии, проекта; 3) соответствие научно-технической документации этапности научных ис- следований (стадийности технических разработок). 11 22. При проведении экспертизы ценности электронных документов допол- нительно применяются следующие специфические критерии: 1) сохранность метаданных; 2) аутентичность электронных документов; 3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на ар- хивное хранение. 23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК). В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или под- ведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создает- ся центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК). 24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. 25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом по- рядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности до- кументов в организации, являющейся источником комплектования государ- ственного архива, осуществляется под методическим руководством и при кон- сультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан. При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности. 26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руко- водителем организации. Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем орга- низации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архи- вом Президента Республики Казахстан, МИО. 27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: 1) анализ состава документов организации; 2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в госу- дарственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Ка- захстан); 3) наличие подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены; 4) уточнение характера повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения. 12 Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных доку- ментов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение. 28. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоян- ного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к одно- родным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся докумен- ты временного хранения, хранятся в течение установленных сроков. 29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного про- смотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументы прослушиваются). 30. В ходе проведения экспертизы проверяют: 1) обоснованность включения в данное дело документов; 2) юридическую силу документов (наличие реквизитов); 3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел; 4) правильность нумерации листов дела; 5) физико-химическое и техническое состояние документа. При просмотре (прослушивании) из дел изымаются вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации. Выявленные недостатки устраняются работником архива организации. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформиро- вываются. 31. Электронные копии документов, не подписанные электронной цифро- вой подписью, формируются в отдельную опись. В случае положительного ре- зультата их сверки с бумажным документом, работник архива организации удостоверяет электронную копию архивного документа собственной электрон- ной цифровой подписью. При отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки составляется акт об уничтожении электронной(ых) копии(й) докумен- та(ов), утверждаемый руководителем организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Респуб- лики Казахстан или МИО. 32. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел, документов структурных подразделений составляются: 1) описи дел, документов постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 2) опись дел по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 13 3) опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 33. При проведении экспертизы ценности проектной, конструкторской и технологической документации составляется перечень проектов изделий про- мышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – перечень) по форме, утверждаемой уполномоченным органом. 34. Перечень составляется не реже одного раза в пять лет. 35. Систематизация пунктов перечня осуществляется по хронологическому, тематическому или тематико-хронологическому признаку. 36. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК государствен- ного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО после согла- сования ЦЭК (ЭК) организации. Перечень составляется в двух экземплярах. После его утверждения один эк- земпляр направляется в соответствующий государственный архив, Архив Пре- зидента Республики Казахстан, второй – остается в организации. 37. На основании перечня проводится дальнейшая экспертиза ценности и составление описей дел, документов проектной, конструкторской и технологи- ческой документации. Для научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации перечень не составляется. 38. Описи дел, документов составляются отдельно на каждый вид научно- технической документации: проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной и имеют самостоятельный номер с цифровым индексом, определяющим вид научно-технической доку- ментации. 39. При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов учитываются полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального до- кумента, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, воз- можность научного и практического использования, дублетность, поглощен- ность и вариантность аудиовизуального документа. 40. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизу- альные документы, имеющие какие-либо повреждения. При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одина- ковых условиях. 14 Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставра- ционно-профилактической обработке. 41. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осу- ществляется с разрешения уполномоченного органа. Параграф 3. Порядок составления описей дел, документов 42. Описям дел, документов постоянного, временного хранения, по лично- му составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятель- ные порядковые номера. Опись дел, документов завершается по достижении количества включен- ных заголовков 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять). Последующей описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер. При реорганизации или ликвидации организации описи дел, документов за- вершают вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов. 43. Годовой раздел описи дел, документов составляется и утверждается ежегодно. 44. При оформлении описи дел, документов заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке. 45. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствую- щую опись дел, документов под литерными номерами в соответствии с приня- той систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнитель- ная опись дел, документов с самостоятельной нумерацией их заголовков. После внесения в опись дела документов записей о поступлении или выбы- тии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. 46. Дело, включающее документы за несколько лет, вносится в опись дел, документов по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы ука- зываются его заголовок, а в графе "Примечание" – отметка "Смотри дело №". 47. Опись дел, документов постоянного хранения после согласования с ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации и ЭПК госу- дарственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО. Опись дел по личному составу согласовывается ЦЭК (ЭК) организации, ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и утверждается руководителем организации. Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации. 15 48. Организации, не являющиеся источниками комплектования государ- ственного архива, Архива Президента Республики Казахстан, на утверждение (согласование) ЭПК описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хра- нению, не представляют. 49. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки: 1) дел, документов постоянного срока хранения, в том числе отнесенных к составу НАФ; 2) дел, сформированных из документов с отметкой "ЭПК", выделенных из дел с временными сроками хранения, после сверки их с номенклатурой дел ор- ганизации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел; в необходимых случаях заголовки дел уточняются; 3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организа- ций республиканского, областного, городов республиканского значения, сто- лицы значения; 4) завершенных делопроизводством личных дел политических государ- ственных служащих; 5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени. 50. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в преде- лах архивного фонда согласно схеме систематизации. Дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Схема систематизации единиц хранения (дел) архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется опи- сью (описями) дел архивного фонда. 51. Систематизация заголовков в описи дел, документов постоянного хра- нения определяется следующими признаками: 1) структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидно- стям документов); 16 5) корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географический (в соответствии с определенными территориями, насе- ленными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связа- ны содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые явля- ются авторами документов). 52. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в изда- тельствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в ар- хивных фондах контрольных органов выделяются в особые группы и система- тизируются обособленно от управленческой документации. 53. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются: 1) по видам (фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные ки- но- и телесюжеты); 2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; про- изводственным номерам отдельных кино- и телесюжетов; 3) по единицам учета (комплектам); 4) по цветности (цветные, черно-белые); 5) по формату пленки (8 миллиметров (далее – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие). 54. Фотодокументы систематизируются по видам: 1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2–8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее – см) х 3,5 см, 3–6 см х 6 см, 4–6 см х 9 см, 5–9 см х 12 см, 6–10 см х 15 см, 7–13 см х 18 см, 8–18 см х 24 см). При систематизации небольших объемов негативов размеров 6–8 допуска- ется их объединение в одну группу. 2) слайды (диапозитивы) различной цветности; 3) позитивы, фотоотпечатки; 4) фотоальбомы; 5) диафильмы; 6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных совре- менных носителях), которые обозначаются буквой "Э". 55. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой инфор- мации: фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам. 56. Электронные документы систематизируются по видам носителей ин- формации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, диске- 17 ты), внутри видов – по форматам представления информации, и далее – по ха- рактеру зафиксированной информации. 57. Опись дел, документов постоянного хранения и по личному составу имеет титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом, со- держание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую за- пись. На титульном листе описи дел по личному составу не проставляется офи- циальное наименование государственного архива, Архива Президента Респуб- лики Казахстан. 58. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экзем- плярах. После ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, один – остается в архиве ор- ганизации. 59. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – оста- ются в архиве организации. 60. Опись дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения со- ставляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан три – остаются в архиве организации. 61. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определя- ется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным клас- сификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным под- разделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел. 62. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объ- еме свыше 20 дел за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в ал- фавитном порядке фамилий работников. 63. К описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения со- ставляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов. 64. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел долговремен- ного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номи- нально-логическим классификационными признаками. Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожению доку- ментов, не подлежащих хранению 65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране- нию, составляется одновременно с описями дел, документов. 18 66. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности доку- ментов. 67. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом. В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки од- нородных дел. 68. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране- нию, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО. 69. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране- нию, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государствен- ный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив органи- зации. 70. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соот- ветствующий период. |