Правила работы архивов. 575 Правила приема ... 2018_рус. Правила приема, хранения, учета и ис пользования документов национального архивного фонда и других архивных до кументов ведомственными и частными
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Глава 4. Учет архивных документов Параграф 1. Порядок учета документов архива организаций 173. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива. 174. Учет архивных документов производится путем присвоения единицам хранения номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда, присваиваемых гос- ударственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в госу- дарственный архив, Архив Президента Республики Казахстан описи дел, доку- ментов, единицы хранения. 175. Основными единицами учета документов независимо от вида носите- ля, способа и техники закрепления информации являются: 1) архивный фонд, архивная коллекция; 2) единица хранения. 176. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. Все учетные документы хранятся в архивохранилище в сейфах или метал- лических шкафах. 177. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являют- ся поступление дел, документов в архив организации, их выбытие из архива ор- ганизации в связи с передачей в архив другой организации или государствен- ный архив, Архив Президента Республики Казахстан, выделение к уничтоже- нию документов, не подлежащих хранению, необнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, неисправимыми повреждениями. 178. Основными учетными документами являются: 1) книга учета поступления и выбытия документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 2) описи дел, документов, по форме, утверждаемой уполномоченным орга- ном. Описи дел, документов являются первичным учетным документом для уче- та дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится отметка "Выбыло". Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждой единицей хранения самостоятельного номера. Суммарный учет дел, документов в описях достигается составлением ито- говой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц 38 хранения (цифрами и в круглых скобках – прописью), первый и последний но- мера единиц хранения по описи дел, документов, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие еди- ницы хранения. Законченные описи дел, документов, состоящие из годовых разделов, име- ют общую итоговую запись ко всей описи в целом. Каждое изменение объема дел, документов в описи дел, документов, свя- занное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, отражается в итоговой записи к описи. Описи дел, документов структурных подразделений организации подлежат хранению в деле архивного фонда до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению. 3) лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным орга- ном; 4) паспорт архива организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 5) дело архивного фонда. Архив организации вправе вести вспомогательные учетные документы: книга учета движения архивного фондов (описей, дел), книга учета дел по лич- ному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга уче- та дел, выделенных к уничтожению. Вспомогательные учетные документы ведутся на бумажном и/или элек- тронном носителе. 179. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений о составе и объеме архивных фондов и дел, для составления паспорта архива организа- ции. Каждое поступление или выбытие получают самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его но- мер, при наличии) записываются с новой строки за тем же порядковым номе- ром. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов. 180. Дело архивного фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются следующие документы: 1) историческая справка; 2) схема систематизации архивного фонда; 39 3) листы проверок; 4) описи дел структурных подразделений организации (до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению); 5) акты передачи дел, документов на постоянное хранение в соответствую- щий государственный архив; 6) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране- нию; 7) карточки учета необнаруженных архивных документов; 8) акты о проведении проверок наличия и состояния дел и другие докумен- ты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда только с отметкой о внесении изменений во все учет- ные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела архивного фонда со- ставляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда оформля- ется лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом. По мере пополнения архивного фонда лист-заверитель дела и внутренняя опись пересоставляются. Каждому делу архивного фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда. 181. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан для дальнейшего внесения сведений в Центральный фондовый каталог, ведение которого определено Законом Республики Казах- стан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах". 182. Каждая единица хранения научно-технической документации реги- стрируется и учитывается в основных регистрационных документах, инвентар- ных книгах и карточках регистрации научно-технической документации по формам, утверждаемых уполномоченным органом. 183. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов. 184. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, техноло- гической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе. 185. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждому виду научно- технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная). 40 186. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта. Отдельные инвентарные книги ведутся на: 1) подлинники проектной документации; 2) копии проектных документов других организаций; 3) типовые проекты. Регистрация копий проектной документации производится по сброшюро- ванным томам в карточках учета. 187. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и карточ- ках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный до- кумент. 188. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги по форме, утверждаемой уполномоченным органом. 189. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации за- явок на выдачу патента на изобретение по форме, утверждаемой уполномочен- ным органом. 190. Сведения о каждой единице хранения электронных документов вво- дятся в учетную базу данных или учетную карточку по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Электронные документы учитываются в составе архивного фонда по опи- сям электронных документов постоянного хранения, единицам хранения или единицам хранения. Информационный объем документов на электронных но- сителях информации указывается в мегабайтах (далее – Мбт). 191. Поступление электронных документов на временное хранение в элек- тронный архив организации учитывается в общей книге поступления и выбы- тия документов. 192. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объ- ема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируется в акте о перезаписи и миграции по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в новой итого- вой записи к описи электронных документов. 193. В паспорте архива организации, хранящего электронные документы, учитываются специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях. 41 194. Для электронных документов вспомогательным учетным документом является журнал учета миграции и перезаписей электронных документов. Параграф 2. Порядок учета и ведения баз данных 195. Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета – архивный фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в соответствующую опись дел, документов. 196. Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информа- ционными базами данных, имеющимися в архиве организации, и отвечают тре- бованию совместимости с соответствующими учетными базами данных госу- дарственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан. В учетных базах данных используются данные реквизитов традиционных основных учетных документов. 197. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов. Глава 5. Использование архивных документов Параграф 1. Порядок описания архивных документов для научно- справочного аппарата 198. Архив организации предоставляет пользователю НСА (справочно- поисковые средства) к архивным документам. 199. Система НСА архива включает основные архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополни- тельные архивные справочники (указатель, обзор). Целесообразность ведения дополнительных архивных справочников устанавливается архивом организа- ции. 200. В системе НСА реализуются преемственность учетно-справочного ап- парата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмеще- ние с системой НСА государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан. Преемственность системы НСА архивов организации основывается на единстве требований и принципов ее построения. 201. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: 1) архивный фонд; 2) единица хранения; 3) архивный документ. 202. Основой архивного справочника является описательная статья, содер- жащая следующие сведения: 1) идентифицирующую информацию (название и справочные данные ар- хивного фонда, единицы хранения); 42 2) о составе и содержании информации; 3) об условиях доступа и условиях использования информации; 4) по истории архивного фонда. 203. При необходимости в описательную статью включаются дополнитель- ные сведения о местонахождении оригиналов, наличии архивных документов организации в составе других архивных фондов и местах их хранения, библио- графия и другие. 204. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фон- да включает: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеюще- гося внутрифондового научно-справочного аппарата); 3) историческую справку к архивному фонду; 4) аннотацию о составе и содержании архивных документов; 5) информацию об условиях доступа; 6) библиографию. 205. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хра- нения включает: 1) порядковый номер единицы хранения; 2) прежний регистрационный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) справочные данные о единице хранения; 5) указание на подлинность или копийность; 6) указание вида носителя или способа воспроизведения; 7) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях ар- хивных документов единицы хранения. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хра- нения архивных документов личного происхождения включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены доку- менты, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается пояс- няющая информация – "автор не установлен", "без даты", "не ранее .… г.". 43 Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документа- ции включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер то- ма, автора, год окончания разработки. Заголовок единицы хранения киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отражен- ного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа. Заголовок единицы хранения фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указываются основное содержание теле- или радио- передачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодоку- мента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей, как самого произведения, так и его обработок, переложений, пе- реводов, язык фонодокумента. Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображе- ния или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Справочные данные о единице хранения включают элементы архивного шифра (номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера еди- ницы хранения), данные объема единицы хранения, крайние даты архивных документов. Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архив- ных документов единицы хранения включает сведения о наличии архивных до- кументов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казах- стан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам нацио- нального достояния Республики Казахстан и находящихся в неудовлетвори- тельном физическом состоянии, наличии фонда пользования, языке и внешних особенностях архивного документа. Описательная статья дополняется названием архивного фонда и его струк- турной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных доку- ментов или их групп данной единицы хранения. 206. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного до- кумента включает: 1) заголовок архивного документа; 2) справочные данные об архивном документе; 3) указание на подлинность/копийность; 4) вид носителя (или способ воспроизведения); 44 5) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях ар- хивного документа. Заголовок архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, назва- ние местности, к которым относится содержание указанного документа, дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимо- сти заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заго- ловке содержание данного документа. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивно- го шифра (номера фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хра- нения, номеров листов), объема (количества листов) архивного документа, да- ты его создания. Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивно- го документа включает сведения об ограничении доступа к архивному доку- менту законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, ста- тусе особо ценного документа, документа, отнесенного к объектам националь- ного достояния Республики Казахстан и/или находящегося в неудовлетвори- тельном физическом состоянии, языке и внешних особенностях архивного до- кумента. 207. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или документов (протоколы, доклады, приказы, отче- ты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующих состав единицы хранения, указывается в начале заголовка. Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопро- изводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело". Заголовки единиц хранения, содержащих не связанные последовательно- стью делопроизводства документы по одному вопросу, документы-приложения к основному документу (приказу, распоряжению, протоколу) или разнородные по виду документы архивного фонда личного происхождения, начинаются со слова "документы". В конце такого заголовка в скобках указываются виды этих документов. В заголовке единицы хранения, включающей переписку, указываются офи- циальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке ука- зывается общее видовое наименование корреспондентов. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, яв- ляется основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов. 45 208. При составлении заголовков единиц хранения с организационно- распорядительной документацией одного вида, в заголовок выносится наиме- нование документов во множественном числе с проставлением их кратких но- меров. 209. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указы- вается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наиме- нование организации или опускается или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия). 210. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вно- сятся в заголовок, если точная дата отражает исторические связи между собы- тиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания доку- ментов. 211. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содер- жание. 212. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке ука- зывается год (период), на который составлен план или за который составлен отчет. Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, состав- ляются с указанием номеров форм статистической отчетности. 213. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение со- держания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добав- ляется слово "последний" ("последняя"). 214. Особо ценные документы, документы-приложения к основному доку- менту, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, аннотируются. 215. Аннотация оформляется после заголовка с красной строки. При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные. В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указыва- ются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб. В конце аннотации под рубрикой "упоминаются" указываются имена лиц, наименования организаций, географические наименования и сведения, упоми- нающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются). 46 216. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых докумен- тов, степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообще- ние"). При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составля- ется на отдельном листе и вкладывается между обложкой и первым листом до- кумента. |