Правила работы архивов. 575 Правила приема ... 2018_рус. Правила приема, хранения, учета и ис пользования документов национального архивного фонда и других архивных до кументов ведомственными и частными
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Глава 3. Хранение документов архива организации Параграф 1. Порядок организации сохранности документов 71. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осу- ществляются: 1) комплекс мер по созданию и развитию материально-технической базы хранения документов (здание и хранилищ (помещения), средства хранения до- кументов, оборудование, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежден- ных документов); 2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хране- ния документов (температурно-влажностный, световой, санитарно- гигиенический, охранный режимы хранения); 3) меры превентивного характера (обеспечение физико-химической со- хранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо цен- ных документов, создание страхового фонда и фонда пользования). 72. Система мер по организации хранения документов обеспечивает со- хранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Рес- публики Казахстан. 19 73. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в ад- министративном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем. 74. Помещение для архива организации состоит из: 1) архивохранилища для хранения документов; 2) комнаты для работы исследователей (читальный зал); 3) рабочих комнат работников архива; 4) комнат для серверного и коммуникационного оборудования. Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации. 75. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, произ- водственных и складских помещений, связанных с хранением или применени- ем химических веществ или пищевых продуктов. Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации приме- няют нейтральные, безопасные для документов вещества. В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов. Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и дру- гих магистральных трубопроводов не допускается. Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообме- на в час которой составляет 2-3. 76. Наружные двери помещений архива организации обиваются металличе- ским листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время за- крываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение де- журному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место. Вынос дел, документов из архивохранилища за пределы здания осуществ- ляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководи- телем организации. 77. Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, рас- положение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические ре- шетки. 78. В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, ис- пользуются герметичные штепсельные розетки. Общие и поэтажные рубильни- ки располагают вне архивохранилищ. 20 Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел 79. Документы в архиве организации хранятся в архивохранилищах и раз- мещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения. 80. Архивохранилища оборудуются основными (стационарные или пере- движные металлические стеллажи) и вспомогательными (металлические шка- фы, сейфы) средствами хранения. Допускается применение деревянных стел- лажей при условии обработки их огнезащитными средствами. Для хранения фоно и видеодокументов используются стеллажи из нефер- ромагнитного материала. 81. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проема- ми, в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудова- ния. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным сте- нам здания и источникам тепла. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следую- щими нормами расстояний: 1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; 2) между стеллажами (проход) – 75 см; 3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см; 4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см; 5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см. 82. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях инфор- мации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках. Научно-техническая документация в зависимости от оборудования и фор- матов чертежей хранится в развернутом, сложенном или ином виде. 83. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда – 1,5-2 метра. На начальные и ко- нечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих вит- ков на торцах рулона. Направление намотки – с конца на начало. Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с не- рабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу (с высотой выступающих витков в рулоне, не превы- шающей 0,05 мм.). Направление намотки фонодокумента соответствует враще- нию сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах. 21 Каждая единица хранения аудиовизуального документа упаковывается в первичную, а затем — во вторичную упаковку. Первичная упаковка имеет пря- мой контакт с документом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упа- ковка — предохраняет документ и первичную упаковку от механических по- вреждений, света и других воздействий окружающей среды. Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азо- та материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызы- вающих повреждений документов или прилипания к ним. 84. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или много- слойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и металлическую ко- робку. Размер пакета соответствует размеру рулона. Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упако- вываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги. Фонодокументы на магнитной ленте упаковываются в пакет из полиэтиле- новой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток. Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в за- водскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару. Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала. 85. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лест- ничных площадках или в неразобранных кипах. 86. Архивохранилища, стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки – сверху вниз. 87. Место хранения дел, документов в архивохранилищах указывается в постеллажных топографических указателях. На каждый стеллаж составляется карточка постеллажного топографическо- го указателя по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Карточки по- стеллажного топографического указателя систематизируются в соответствии с нумерацией стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища. Все изменения в размещении документов своевременно отражаются в по- стеллажных топографических указателях. 88. При хранении электронных документов архив организации обеспечива- ется следующими основными техническими средствами: 1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации; 2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов; 3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графиче- ских и аудиовизуальных документов; 22 4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверх- надежный доступ к поисковым данным системы; 5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски; 6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту; 7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обра- ботку текстовой и графической информации; 8) источником бесперебойного питания; 9) принтерами и модемами новейших модификаций: 10) оборудованием, обеспечивающим доступ к единой транспортной среде государственных органов (для государственных органов, их подведомственных организаций и органов местного самоуправления, а также иных субъектов ин- форматизации, определенных уполномоченным органом в сфере информатиза- ции). 89. Базовые (системные) программные средства архива электронных доку- ментов включают в себя: 1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ори- ентированную на обработку больших массивов данных; 2) средства отображения и обработки данных; 3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства. 90. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся: 1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поис- ком документов на электронных носителях информации; 2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках; 3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных; 4) средства оперативного поиска информации и оперативного анализа ин- формации; 5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей; 6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации. Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов 91. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Документы размещаются в первичных за- щитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футля- рах, пакетах). 23 92. При естественном освещении на окнах устанавливаются светорассеива- тели, регуляторы светового потока, защитные фильтры, шторы, жалюзи или окрашенные стекла. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Люминесцентные лампы используются при условии урезанного ультрафиолетового участка спектра излучения. 93. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно- влажностный режим: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17 – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – темпе- ратура +2 – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18°С, относительная влажность воздуха – 45–65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%. 94. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются со- ответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на осно- ве рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах. 95. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролирует- ся путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно- измерительных приборов. В кондиционируемых помещениях измерение пара- метров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигро- метры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией. Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохрани- лищах. 96. В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключаю- щая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении (появление плесени, насекомых, грызунов, пыли). Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отвер- стия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия венти- ляционных систем оснащаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. 24 В архивохранилищах не допускаются пребывание в верхней одежде, мок- рой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов. 97. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шка- фов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, под- оконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным вод- ным раствором формалина. Не реже двух раз в неделю в архивохранилищах проводится влажная уборка. 98. Два раза в год (до начала и после окончания отопительного сезона) до- кументы (выборочно) архивохранилища подвергают обследованию для свое- временного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно- эпидемиологической службы. 99. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефек- тами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины) или текста регистрируются в журнале (картотеке учета) физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восста- новления документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фото- реставрация, копирование, перевод в электронный формат), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов. 100. Немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми. Параграф 4. Порядок выдачи дел, документов из архивохранилищ 101. Дела, документы выдаются из архивохранилищ: 1) для использования работниками организации; 2) для использования физическими лицами в читальном зале; 3) во временное пользование другим организациям; 4) для специальной обработки документов с целью улучшения их физиче- ского состояния. 102. Дела, документы выдаются во временное пользование из архивохрани- лищ на срок, не более: 1) одного месяца для использования работниками организации; 2) одного месяца для использования документов в читальном зале; 3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспо- нирования документов. 103. Продление установленных сроков выдачи дел, документов во времен- ное пользование допускается в особых случаях с письменного разрешения ру- ководителя организации по письменному подтверждению пользователя о со- хранности документов. 25 104. На научно-технические документы, подлежащие передаче на постоян- ное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники из архивохранилищ не выдаются. 105. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела вы- даются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан. 106. Выдача дел, документов из архивохранилищ оформляется следующи- ми документами: 1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование по форме, утверждаемой уполномоченным органом, оформляемыми на общем бланке ор- ганизации; 3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации докумен- тов. 107. Выдача дел, документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом. 108. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах иссле- дователей, все прочие – до проведения проверки наличия и состояния дел. 109. Выдача дел, документов во временное пользование в другие организа- ции оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их ко- торых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт под- писывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта дела- ется соответствующая отметка - один экземпляр остается в организации- получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей документы. 110. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации. 111. Перед выдачей дел, документов из архивохранилища проверяется со- ответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в свод- ной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища прове- ряются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Каждое выдаваемое из архивохранилища дело имеет лист использования по форме, утверждаемой уполномоченным органом. 112. При выдаче дела (документов) из архивохранилища на их место вкла- дывается карта-заместитель единицы хранения по форме, утверждаемой упол- номоченным органом. При возвращении дела (документа) в архивохранилище карта-заместитель изымается. 113. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после ис- пользования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их. 26 При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива организации сообщает об этом руко- водству для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, опреде- ленном законодательством Республики Казахстан. Параграф 5. Порядок проведения наличия и состояния архивных дел, до- кументов 114. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов проводится в плановом порядке один раз в 5 лет. 115. Внеочередные проверки наличия и состояния дел, документов прово- дятся: 1) до и после перемещения дел, документов в другое архивохранилище; 2) перед передачей их на хранение в государственный архив, Архив Прези- дента Республики Казахстан; 3) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц; 4) при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за ар- хив); 5) при реорганизации (ликвидации) организации. 116. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются: 1) установление фактического наличия документов, находящихся на хране- нии в архиве организации; 2) выявление и устранение недостатков в учете документов; 3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска; 4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки. 117. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изу- чаются документы предыдущих проверок. В ходе проверки наличия и состояния документов проверяются правиль- ность нумерации дел в каждой описи дел, документов, соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях дел, документов и учетным доку- ментам. Проводится сверка описательных статей раздела описи дел, документов с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования фондообра- зователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов). Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел. 118. При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кино-, фоно-, видеодокументов. При несоответ- 27 ствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде доку- мента. 119. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, сверяется наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки). 120. При проверке наличия и состояния документов необходимо: 1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первич- ных средствах хранения; 2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки непра- вильно подложенные дела и документы; 3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствую- щих описей дел, документов; 4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями; 5) выявлять документы, имеющие физические дефекты. 121. Пометы или записи в ходе проверки в описях дел, документов и других учетных документах не производятся. 122. Дела, выданные работникам организации в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии. 123. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде по форме, утверждаемой уполномоченным орга- ном. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждого ар- хивного фонда и подписываются исполнителем. После окончания проверки архивного фонда листы проверки включаются в дело данного архивного фонда. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостат- ков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополни- тельные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается. 124. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполно- моченным органом. 125. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются запись "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итого- вая запись пересоставляется. 28 126. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно. 127. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, документов, то организуется их розыск. При розыске необнаруженных дел, документов осуществляются: 1) изучение описей, по которым дела, документы из структурного подраз- деления передавались в архив организации; 2) организация розыска необнаруженных при проверке дел, документов в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых они образованы; 2) изучение учетных документов по выдаче дел, документов из архивохра- нилища; 3) изучение в деле архивного фонда актов о выделении документов и дел к уничтожению; 4) проверка дел находящихся рядом архивных фондов. Розыск проводится в течение года после обнаружения недостачи дел, доку- ментов. 128. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на места, а в соответ- ствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаруже- нии с указанием даты и подписи руководителя архива организации (лица, от- ветственного за архив организации). 129. Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально, ис- ключаются из описей. В соответствующих карточках указываются даты и но- мера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнару- женные документы снимаются с учета. 130. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после вне- сения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоян- ного хранения в государственный архив, Архив Президента Республики Казах- стан для внесения изменений в утвержденные описи дел, документов постоян- ного хранения. Параграф 6. Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда 131. Документы, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации. 29 132. Видами архивного фонда являются: 1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; 2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обу- словленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчинен- ность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие). 133. Определение фондовой принадлежности документов организации за- ключается в отнесении их к конкретному архивному фонду. 134. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: 1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, ко- торая их получила (фондовая принадлежность указанных документов опреде- ляется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа); 2) отпуски исходящих документов относятся к архивному фонду той орга- низации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определя- ется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также делопроиз- водственным пометкам на отпусках документов); 3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция). 135. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включа- ются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены дело- производством. 136. Единый архивный фонд составляют документы: 1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности; 2) организации, поменявшей государственную форму собственности на не- государственную, но в уставном капитале которой имеется преобладающая до- ля государственной собственности; 3) организации, временно прекратившей свою деятельность и восстанов- ленной с теми же задачами и функциями; 4) организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней; 5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии. 137. Документы дочерних организаций составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций. 30 138. Документы общественных объединений (профсоюзной, спортивной и других), существующие при организации с момента регистрации этого обще- ственного объединения в соответствии с законодательством Республики Казах- стан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд. 139. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов: 1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, дей- ствующих на определенной территории; 2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; 3) организаций, объединенных объектом деятельности; 4) организации и общественных организаций (профсоюзной, научно- технической и другой), членами которой являются работники этой организа- ции; 5) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также формирование дел которых происходило в виде непре- рывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению. Наименования организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах. Создание объединенного архивного фонда осуществляется при условии не- делимости документов фондов, вошедших в его состав. 140. Каждому архивному фонду, поступившему в ведомственный архив, присваиваются название и номер. Название архивного фонда соответствует официальному названию фондообразователя с указанием его организационно- правовой формы, подчиненности, всех переименований в хронологической по- следовательности, а также местонахождения. 141. В названии архивного фонда указываются его хронологические грани- цы. 142. Переименование или изменение административных границ МИО не являются основанием для создания новых архивных фондов из архивных доку- ментов соответствующих МИО и других организаций, расположенных на дан- ной территории. 143. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях: 1) изменения предмета деятельности организации; 2) изменения формы собственности организации. Документы ликвидированной организации составляют отдельный архив- ный фонд. 31 144. Не являются основаниями для создания нового архивного фонда: 1) переименование или изменение административно-территориальных гра- ниц деятельности или функций организации; 2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации; 3) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации; 4) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преоб- разование) организации; 5) переход организации из республиканской собственности в коммуналь- ную и наоборот. 145. Хронологическими границами архивного фонда являются: 1) устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их обра- зования (регистрации) и ликвидации – для архивного фонда организации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации прини- мается дата наиболее раннего из них); 2) даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, – для объединенного архивного фонда. Параграф 7. Порядок организации документов в пределах архивного фон- да 146. В пределах архивного фонда учетной и классификационной единицей является единица хранения. 147. Единицей хранения архивных документов на бумажной основе являет- ся дело. 148. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются: 1) для кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки; 2) для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль- негатив, позитив, слайд (диапозитив)), рулон диафильма, фотоотпечаток, фото- альбом, дисковый носитель и физически обособленные кадры панорамной съемки; 3) для фонодокументов – физически обособленный рулон магнитной ленты, дисковый носитель и физически обособленная аудиокассета; 4) для видеодокументов – физически обособленная видеокассета, физиче- ски обособленный дисковый носитель. Единицами учета аудиовизуальных документов являются: 1) для кинодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько еди- ниц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события; 32 2) для фотодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько еди- ниц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содер- жанием; 3) для фонодокументов – одна или несколько единиц хранения с звуковой записью определенного события, одного или нескольких объединенных по ав- торскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведе- ний литературы и искусства; 4) для видеодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства. 149. За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией. 150. За единицу учета электронных документов принимаются единица хра- нения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипер- текст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а так- же сопроводительная документация. 151. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяет- ся характером деятельности конкретных организаций, составом и объемов их документов. 152. Научно-техническая документация располагается внутри архивного фонда по видам (проектная, конструкторская, технологическая, научно- исследовательская, патентная документация). 153. Проектная документация располагается по предметно-тематическому, хронологическому или географическому классификационным признакам. Проектная документация подразделяется на следующие группы: 1) по жилищно-гражданскому строительству; 2) по промышленному строительству; 3) по сельскохозяйственному строительству; 4) по энергетическому и водохозяйственному строительству; 5) по транспортному строительству. Допускается деление групп на подгруппы. Документы проектных стадий располагаются в последовательности проек- тирования. Типовые проекты систематизируются по номерам серий. 33 154. Конструкторская документация располагается по видам разработок, хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки – по узлам согласно спецификации. Конструкторская документация на модифицированное изделие располага- ется после документации на базовое изделие. Документы по испытаниям изделий располагаются по хронологии, а в пре- делах года – по назначению техники, регистрационным номерам. 155. Технологическая документация систематизируется согласно техноло- гическому процессу. 156. Научно-исследовательская документация размещается по хронологи- ческому принципу, в пределах года – по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, тематике научных работ, алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответ- ственных исполнителей), структурному признаку. Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно. 157. Патентно-лицензионная документация располагается по видам: 1) объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслужива- ния); 2) охранного документа (патенты, свидетельства). В пределах каждого вида – по номерам патентов или свидетельств, номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа. Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке произ- водственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в сле- дующей последовательности – оригиналы, копии. 158. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по следующим характеристикам: 1) по видам – фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные ки- но- и телесюжеты; 2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов, производ- ственным номерам отдельных кино - и телесюжетов; 3) по единицам учета (комплектам); 4) по цветности (цветные, черно-белые); 5) по формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие). Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них – по порядку номеров частей кинодокумента. 34 Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к од- ному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино - и телесюжету. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется от- дельная опись. 159. Фотодокументы систематизируются по видам: 1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 – 8 (цифра 2 соответствует негативу разме- ром 2,5 см. х 3,5 см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.). При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допуска- ется их объединение в одну группу; 2) слайды (диапозитивы) различной цветности; 3) позитивы, фотоотпечатки; 4) фотоальбомы; 5) диафильмы; 6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных совре- менных носителях), которые обозначаются буквой "Э". На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. 160. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой инфор- мации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам. Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке произ- водственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в сле- дующей последовательности - оригиналы, копии. Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета. Параграф 8. Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив 161. Передача документов НАФ в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы. 162. Устанавливаются следующие предельные сроки ведомственного хра- нения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу НАФ: 1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Ге- неральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Респуб- 35 лики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Ка- захстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет; 2) документы территориальных органов министерств Республики Казах- стан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Ка- захстан – 10 лет; 3) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уров- ня – 10 лет; 4) документы органов местного государственного управления области (го- рода республиканского значения, столицы) – 10 лет; 5) документы государственных организаций областного (города республи- канского значения, столицы) уровней – 10 лет; 6) документы местных государственных органов управления города (райо- на) – 5 лет; 7) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня – 5 лет; 8) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, судебные дела и документы – 75 лет; 9) научно-исследовательская, технологическая и патентно-лицензионная документация – 10 лет; 10) опытно-конструкторская документация – 15 лет; 11) проектная документация по капитальному строительству – 20 лет; 12) картографическая документация – 25 лет; 13) геодезическая документация – 25 лет; 14) телеметрическая документация – 5 лет; 15) аудиовизуальная документация – 3 года; 16) электронные документы – 5 лет. 163. Сроки хранения документов НАФ в частных архивах организаций ука- зываются в договорах, заключаемых в соответствии с пунктом 4 статьи 11 За- кона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архив- ном фонде и архивах" их собственниками с государственными архивами, Ар- хивом Президента Республики Казахстан, Библиотекой Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы или МИО областей, городов республиканского значения и столицы. 164. Передача документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив осуществляется на основании описи дел, документов постоянного хране- ния в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан. 36 165. Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, документов, причины их отсут- ствия – в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску. 166. На отсутствующие дела, документы, розыск которых не дал результа- тов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации. 167. Утраченные подлинники управленческих и научно-технических доку- ментов заменяются их заверенными копиями, аудиовизуальных – копиями. 168. При обнаружении расхождений между количеством единиц хранения по итоговой записи в описи и их наличием к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих единиц хранения. 169. При подготовке дел постоянного хранения с пометкой "ДСП" к пере- даче в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республи- ки Казахстан решение вопроса о снятии пометки "ДСП" принимается в поряд- ке, установленном Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановле- нием Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196. 170. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указыва- ются номера и наименование описей, документы, входящие в комплект сопро- водительной документации, вид носителей. 171. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан проверяют- ся: 1) комплектность передаваемых документов; 2) комплектность и правильность составления сопроводительной докумен- тации; 3) физическое и техническое состояние носителей; 4) наличие вирусов и иных вредоносных компьютерных программ; 5) воспроизводимость контрольных характеристик программными сред- ствами государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан. 172. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и государственном архиве, Архиве Президента Республики Казахстан работни- ки государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан в при- сутствии представителя организации заново разрабатывают контрольные ха- рактеристики своими программными средствами. Данные контрольные харак- теристики указываются в акте приема-передачи электронных документов. В случае неправильной подготовки сопроводительной документации, носи- тели с электронными документами и сопроводительная документация возвра- щаются в организацию на доработку. |