Правила работы архивов. 575 Правила приема ... 2018_рус. Правила приема, хранения, учета и ис пользования документов национального архивного фонда и других архивных до кументов ведомственными и частными
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Параграф 7. Порядок исполнения запросов пользователей 262. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа. 263. Архив организации предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, а также НСА к ним. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не огра- ничен законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с рас- поряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. 264. К архивным документам ограниченного доступа относятся: 1) архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к служебной информации ограниченного распространения; 2) архивные документы, содержащие персональные данные; 3) архивные документы, собственники или владельцы которых установили ограничение доступа к ним и их использования. К архивным документам ограниченного доступа также относятся докумен- ты, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руко- водителя организации. 265. Архив организации не может ограничивать или определять пользова- телю условия использования информации, полученной им в результате само- стоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом ор- ганизации услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодатель- ством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользова- телем по информационному обслуживанию. 266. Основными формами использования документов архива организации являются: 1) информирование пользователей по их запросам, а также в инициативном порядке о наличии в архиве организации тех или иных документов и их содер- жании; 2) выдача документов для работы в читальном зале архива организации; 3) использование документов в средствах массовой информации; 56 4) подготовка информационных мероприятий (выставок, конференций, пре- зентаций); 5) выдача документов во временное пользование. 267. Основными документами архива в работе по информационному обес- печению пользователей являются: 1) архивная справка; 2) архивная копия; 3) архивная выписка; 4) информационное письмо; 5) тематический перечень архивных документов; 6) тематическая подборка копий архивных документов; 7) тематический обзор архивных документов. 268. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются: 1) на запросы о представлении информации по определенной проблеме те- ме, событию, факту (тематические запросы); 2) на запросы о представлении информации, необходимой для установле- ния родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (ге- неалогические запросы); 3) на запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образо- вании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчис- лений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службы в во- инских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния). 269. В запросе физического лица указываются его фамилия, имя, а также по желанию отчество, индивидуальный идентификационный номер, почтовый ад- рес юридического лица – его наименование, почтовый адрес, бизнес- идентификационный номер. Запрос содержит указание темы, вопроса, хроно- логии запрашиваемой информации. Запрос подписывается физическим лицом или представителем юридического лица. 270. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направ- ляется в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя. 271. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направля- ются уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотиви- рованный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) 57 распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном поряд- ке. 272. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвоз- мездно в сроки, установленные Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц", и выдается пользователям в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. 273. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ра- нее выданной, архив организации проверяет соответствие сведений, включен- ных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. 274. Архивная справка и архивная выписка составляются на общем бланке с обозначением наименования документа "Архивная справка", "Архивная вы- писка". 275. Текст в архивной справке по форме, утверждаемой уполномоченным органом, дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитиро- вание архивных документов. 276. В архивной справке сведения воспроизводятся в соответствии с тек- стом архивных документов. Расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговарива- ются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). 277. В примечании к архивной справке оговариваются особенности текста оригинала документа (неразборчиво написанный, исправленный автором, не поддающийся прочтению вследствие повреждения) ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, ком- ментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных доку- ментов, на основании которых составлена архивная справка. 278. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера ли- стов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовав- шиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допуска- ется проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения ар- хивных документов сразу после изложения каждого факта или события. 279. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы про- шиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации. 280. Архивная справка подписывается руководством организации, испол- нителем и заверяется печатью организации. В случае неполноты представляе- мых в ней сведений составляется сопроводительное письмо с указанием при- чин. 58 К архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. 281. При отсутствии в архиве организации документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о при- чинах отсутствия архивных документов по теме запроса. 282. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных до- кументов, содержащих запрашиваемые сведения, архив организации выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью органи- зации. 283. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов со- держат исчерпывающие данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие ого- ворки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных ав- тором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговари- ваются словами - "Так в тексте оригинала", "Так в документе". Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации и печатью организации. 284. Архивные копии, изготовленные посредством использования печата- ющих средств, персонального компьютера, оформляются на общем бланке ор- ганизации с обозначением наименования документа "Архивная копия". При из- готовлении ксеро- или фотокопий документа общий бланк организации не ис- пользуется. После текста архивной копии или архивной выписки указываются архив- ный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указы- вается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или архивной вы- писки скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются архивом ор- ганизации. 285. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на за- просы высылаются по почте простыми письмами. 286. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае лично- го обращения гражданина или его доверенного лица в архив организации вы- даются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяю- щего документа доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформ- ленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной 59 выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. 287. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об- разовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов. Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя орга- низации заявителям при предъявлении документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам – нотариально заверенной доверен- ности. Подлинные личные документы направляются заявителю ценным пись- мом. 288. На место изъятого документа в дело вкладывается копия изъятого до- кумента. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражают- ся в листах-заверителях дел, описях дел, документов. 289. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получивше- го их на руки, включаются в дело архивного фонда. Параграф 8. Порядок выдачи дел, документов в читальный зал и времен- ное пользование 290. В целях создания условий для работы пользователей в архиве органи- зации создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, поме- щение для прослушивания фонодокументов), оборудованный соответствую- щими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и научно-техническими документами. Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организа- ции. При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится в рабочих комнатах архива организации или службы документационного обеспечения управления под контролем сотрудника архива организации. 291. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного за- явления, пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации, работники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. Работникам орга- низации архивные документы выдаются в рабочие помещения для использова- ния в служебных целях. В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество поль- зователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. 60 Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель организации на необходимый пользователю срок, но не более, чем на 1 год со дня оформления. 292. Архив организации предоставляет пользователям для использования в читальном зале открытые документы, учтенные и прошедшие научно- техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства. Неучтенные и необработанные документы пользователям для работы в читаль- ном зале не выдаются. 293. Отказ или отсрочка в выдаче дел, документов осуществляются в слу- чаях: 1) их плохого физического состояния; 2) ограничений на использование, установленных законодательством Рес- публики Казахстан или фондообразователем; 3) использования документов работниками архива организации для выпол- нения служебных заданий; 4) выдачи документов во временное пользование или другому пользовате- лю в читальном зале. Отказ архива организации в предоставлении документов выдается в пись- менной форме с указанием причин отказа. 294. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива организации изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, мик- рокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях). Не производится копирование архивных документов, находящихся в не- удовлетворительном физическом состоянии. Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке. 295. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы ко- пирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изго- товления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руковод- ством организации. 296. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Учет заказов на копирование ведется в бумажной или электронной форме. 297. В читальный зал дела, документы из хранилища выдаются на основа- нии заполненного бланка заказа на выдачу документов и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. 298. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело, доку- мент имеют лист использования дела. 61 299. Дела, документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 20 дней. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям по их письменно- му запросу оформляется по акту выдаче дел, документов во временное пользо- вание. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается полу- чателю, а другой остается в архиве организации. Акт подписывается руководи- телями организации, передающей документы и организации-получателя, и скрепляется печатями организаций. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям осуществляется на срок не более трех меся- цев. 300. При выдаче дел, документов во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела по- мещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве организации до минования надобности. Состояние возвраща- емых дел проверяется в присутствии лица, возвращающего дело. 301. Каждое выдаваемое из архивохранилища для временного использова- ния дело, документ имеют лист использования дела. Параграф 9. Порядок использования документов в средствах массовой информации 302. Архив организации организует использование документов при подго- товке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой инфор- мации, а также их публикацию. 303. Совместно со средствами массовой информации архив организации определяет тематику, объем и сроки подготовки документов, тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других форм печати, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных доку- ментов, а также дата и место их публикации. Источником информации является информационно–правовая система нор- мативных правовых актов Республики Казахстан «Әділет» |