Правила работы архивов. 575 Правила приема ... 2018_рус. Правила приема, хранения, учета и ис пользования документов национального архивного фонда и других архивных до кументов ведомственными и частными
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Параграф 2. Порядок датировки документов при описании 217. Описание правовых актов, творческой документации, документов, ка- сающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) дата (число, месяц, год), оформляется словесно-цифровым способом. 218. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной – дата составления (регистрации) самого поздне- го документа. Даты правовых актов указываются по времени их подписания (утвержде- ния). Если документы не датированы, даты указываются по времени опублико- вания или введения в действие. Для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов край- ние даты не проставляются. Если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки – "имеются документы за... год". Крайними датами регистрационных книг и журналов являются даты первой и последней записи. Крайними датами дела, состоящего из копийных документов, изготовлен- ных или полученных фондообразователем значительно позже создания их под- линников являются даты изготовления копий (даты подлинников указываются в заголовке). В случае, если дело начато в одной организации, а закончено в другой, ука- зываются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первой организа- ции, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в де- лопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби). Параграф 3. Порядок составления описи дел, документов 219. Опись дел, документов состоит из описательных статей единиц хране- ния или единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппа- рата к описи. 220. Описательная статья описи включает: 1) порядковый номер единицы хранения; 47 2) делопроизводственный индекс или производственный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов; 5) количество листов в единице хранения; 6) указание на копийность документов; 7) способ воспроизведения документов. При необходимости описательная статья дополняется аннотацией отдель- ных документов единицы хранения. 221. В справочный аппарат описи дел, документов входят: 1) титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом; 2) содержание (оглавление); 3) предисловие; 4) список сокращений; 5) указатели. Параграф 4. Порядок составления исторической справки 222. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду, содержащая сведения по истории фондообразователя и архивного фон- да, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы НСА. Историческая справка к архивному фонду формируется на основе инфор- мации по истории фондообразователя и истории архивного фонда. Информация по истории фондообразователя включают даты его образова- ния, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия органи- зации-предшественника и правопреемника, даты регистрации или перереги- страции - в случаях переименования, реорганизации, а также ликвидации. Ин- формация о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), псевдоним (при наличии), девичья фамилия (при наличии), даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для ар- хивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из род- ственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая истори- ческая справка. Информация по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, информацию об из- менениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архив- ных документов других организаций или лиц (фондовые включения), составе НСА к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания, принципах формирования, местона- хождении коллекции до поступления в архив, составителе. 48 Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архив- ного фонда, а также в случаях реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя. 223. История архивного фонда содержит аннотацию, библиографию, ин- формацию об условиях доступа и использования документов. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и темам, отражающую направления деятельности фондообразователя, с указани- ем хронологии тем и обозначением их географических (административно- территориальных) границ. Информация об условиях доступа к архивным документам архивного фон- да включает сведения о наличии архивных документов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отне- сенных к объектам национального достояния Республики Казахстан, находя- щихся в неудовлетворительном физическом состоянии, наличии фонда пользо- вания. Библиография к архивному фонду включает список справочников по дан- ному фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. 224. Характеристика архивного фонда по составу и содержанию докумен- тов содержит сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, НСА к архивному фонду, о видах носителей информации. 225. Справка подписывается исполнителем и руководителем архива орга- низации. Историческая справка печатается в четырех экземплярах. Три экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан при первой передаче документов архивного фонда, один хранится в деле фонда в архиве организации. 226. Историческая справка дополняется при пополнении архивного фонда или в случае реорганизации организации. Историческая справка представляется в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан вместе с каждой законченной описью дел, документов. Параграф 5. Порядок составления каталогов и картотек 227. Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в ко- тором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного ка- талога схемой классификации документов. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов. 228. Работы по подготовке, созданию и ведению каталогов называются ка- талогизацией документов. 49 Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тема- тическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с опи- санием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который за- ключается: 1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; 2) в отборе дел, документов и информации из них; 3) в применении соответствующих приемов описания документной инфор- мации. 229. Каталогизация включает следующие виды работ: 1) составление схемы классификации; 2) выявление и отбор документов; 3) описание на каталожных карточках; 4) систематизация карточек; 5) ведение каталогов. 230. Выбор схемы классификации определяется составом документов архи- ва организации и задачами их использования. Схемой классификации документной информации является письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных деле- ний каталога, расположенных в определенной последовательности, и предна- значенный для распределения сведений из документов по указанным делениям. 231. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на си- стематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, гео- графический, объектный). 232. Документная информация в систематическом каталоге классифициру- ется по отраслям знаний и практической деятельности организации, располага- ется в логической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфа- виту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. 233. В состав описания каталога входят: 1) наименование архива организации; 2) индекс; 3) рубрика, подрубрика; 4) дата события, место события; 5) содержание; 6) номер архивного фонда, наименование архивного фонда; 50 7) номера описи дела, документов, единицы хранения, листов; 8) язык документа; 9) способ воспроизведения документа. Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими ар- хивными справочниками применяется система отсылок. 234. Ведение каталога состоит из следующих видов работ: 1) научно-методическое обеспечение работы; 2) индексирование карточек; 3) систематизация карточек по индексам и рубрикам; 4) составление отсылочного аппарата к каталогу; 5) усовершенствование каталога. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических по- собий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение. Индексирование карточек осуществляется путем выбора или составления индекса по схеме классификации и отнесения его к соответствующей информа- ции каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются и располагаются по алфавиту. 235. Системы каталогов пополняются тематическими и предметно- тематическими картотеками, картотеками по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых архивных фондов. 236. Карточки картотеки по личному составу содержат фамилию, имя, от- чество работника, ссылки на номера архивного фонда, годового раздела свод- ной описи дел, на номера дел, листов со сведениями о нем. Карточки система- тизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфа- виту имен и отчеств (при наличии). 237. Архив организации, хранящий аудиовизуальную документацию, со- здает следующие виды картотек: 1) именную картотеку, содержащую сведения об авторах (режиссере, сце- наристе и операторе) кинодокумента, хронологическую картотеку, содержа- щую сведения о дате выпуска кинодокумента, алфавитную картотеку, содер- жащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях кинодокументов; 2) именную картотеку, содержащую сведения о лицах, информация о кото- рых имеется в фотодокументах, и объектную картотеку, содержащую сведения об объектах, событиях, информация о которых имеется в фотодокументах; 3) именную картотеку, содержащую сведения об авторе и исполнителе ху- дожественного, музыкального или документального произведения, записанного на фонодокумент, жанровую картотеку, содержащую сведения о художествен- ном, музыкальном или документальном произведении, записанного на фонодо- кумент; 51 4) алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях видеодокументов, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска видеодокумента. 238. Архив организации, хранящий научно-техническую документацию, со- здает следующие виды каталогов: 1) объектный каталог на объекты капитального строительства и объекты конструирования; 2) именной каталог в алфавитном порядке фамилий авторов проектов, раз- работок, изделий, тем исследований; 3) географический каталог на объекты проектирования по месту их распо- ложения; 4) алфавитный каталог по наименованиям научно-технических разработок в алфавитном порядке. 239. К аудиовизуальной документации составляются указатели к заголов- кам единиц хранения и (или) документам. 240. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (руб- рики) и поисковых данных. Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи дел, документов включают порядковые номера единиц хранения. Поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких архивных фон- дов одного архива организации дополняются номерами описей дел, докумен- тов, архивных фондов. 241. Тематический указатель включает понятия, которые представляют со- бой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже. 242. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавит- ном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия организаций, их структурных подраз- делений, наименования отраслей). Именной указатель составляется в алфавитном порядке и включает фами- лии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички) и биогра- фические справки. Географический указатель составляется в алфавитном порядке и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и иных географических объектов. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименова- ния вносятся в указатель без пояснения. 243. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты ис- торических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. 52 244. В поисковых указателях к архивным справочникам ссылки даются на страницы или разделы справочника, каталога. 245. В архиве организации составляются обзор архивного фонда и темати- ческий обзор. Обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании от- дельных комплексов документов. 246. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о со- ставе и содержании документов отдельно взятого архивного фонда. 247. Тематический обзор включает систематизированные сведения о соста- ве и содержании части документов одного или группы архивных фондов по определенной теме. 248. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, документов и справочного аппарата. В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологиче- ские рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей дел, документов, единиц хранения, листов единицы хранения. В межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В НСА обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисло- вие, список сокращенных слов, указатели. К тематическому обзору составля- ются список архивных фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фонд образовате- ля и истории архивного фонда, структуре обзора, составу НСА. 249. Обзоры составляются по структурному, отраслевому (функционально- му), предметно-тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам. 250. Монтажный лист кино-, видеодокумента раскрывает содержание и за- крепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров). Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спец выпуска, киножурна- ла, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроиз- ведения и поступает в архив организации в составе текстовой сопроводитель- ной документации к кинодокументу или видеофонограмме. Монтажный лист киновидеодокумента составляется в архиве организации в случае его отсутствия и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи. 251. В заглавных надписях указываются: 1) название архива; 53 2) номер монтажного листа и название кинодокумента с указанием его ха- рактеристик (озвучивание, цветность, количество частей); 3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария). 252. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодоку- мента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным по- плановым описанием. В монтажном листе киновидеодокумента сведения указываются в следую- щей последовательности: 1) номер плана по порядку; 2) определение плана (общий, средний или крупный); 3) метраж плана (с точностью до одной десятой кадра); 4) краткое содержание изображения плана кинодокумента. В конце монтажного листа указываются должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления. Параграф 6. Порядок составления автоматизированного научно- справочного аппарата архива организации 253. Автоматизированный НСА архива представляет собой комплекс элек- тронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации. 254. Автоматизированный НСА управленческой документации базируется на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизвод- стве организации (электронные регистрационно-контрольные картотеки и элек- тронная номенклатура дел). 255. Поле регистрационно-контрольной карточки "номер дела по номенкла- туре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска ин- формации на уровне документа к поиску на уровне дела. При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режи- ме осуществляются списание документов в дело и извлечение документов из дела. Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хране- ния и пункт (подпункт) по перечню. 256. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном ре- жиме осуществляется формирование описей дел по срокам хранения докумен- тов (постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения). 257. В электронной описи дел содержатся следующие реквизиты описания информации на уровне дела: 1) порядковый номер записи (номер дела); 54 2) индекс дела; 3) заголовок дела; 4) указание на подлинность (копийность); 5) крайние даты документов; 6) количество листов в деле; 7) аннотация документов. 258. На основе электронных регистрационно-контрольных карточек фор- мируется единый электронный каталог, содержащий описание на уровне доку- мента или дела. 259. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистра- ции документов создается база данных описаний на уровне управленческого, аудиовизуального и научно-технического документа (электронный каталог). Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: 1) индекс, рубрика, подрубрика; 2) дата события, место события; 3) содержание; 4) наименование архивного фонда, номер архивного фонда; 5) номер описи дел, документов; 6) номера дела, документа, листов. Наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и трансформируются из учетной автоматизированной системы. 260. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информа- ции, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников. Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользова- телю возможности быстрого поиска информации на уровне архивного фонда, описи дела, дела, документа. Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим пол- ные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, законода- тельные акты), предусматривает обращение пользователя к заголовкам разде- лов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, класси- фикационным индексам или словам из текста документа. 55 261. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передают- ся в архив вместе с автоматизированным НСА. Наличие реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и представление информации по этим реквизитам в электронном формате обес- печивают совместимость базы данных архива организации и автоматизирован- ного НСА государственного архива. |