434фываап. Правила приема платежей
 Скачать 3.5 Mb.
|
|
Глава 5. Планирование и контроль Описанные в предыдущих главах действия, не смотря на их фундаментальность, являются всего лишь подготовительным этапом к самому производственному процессу. Мы уже обсудили способы формирования календарного графика работ, который является основным производственным планом для каждого проекта, однако действительно эффективное производство – это долгосрочный план развития вашего предпринимательского дела, который позволяет сосредоточиться на достижении наиболее важных целей и решить целый комплекс текущих задач одновременно. Планирование производства включает в себя: 1. Прогноз продаж и фиксация фактического спроса для каждого вида продукции или услуг. Он показывает количества, которые должны быть проданы в каждый временной период (неделю, месяц, квартал) планового горизонта (обычно от 6 до 18 месяцев). 2. Сведение воедино в общий прогноз данных по всем видам продукции и услуг. 3. Преобразование суммарного спроса в каждом периоде в численность рабочих, оборудования и других составляющих производственных мощностей, требуемых для его удовлетворения. 4. Разработка альтернативных схем использования ресурсов, позволяющих обеспечить производственные возможности, удовлетворяющие суммарный спрос. 5. Отбор из альтернатив такого плана использования мощностей, который позволяет удовлетворить спрос и наилучшим образом отвечает поставленным целям. Безусловно, в данном разделе указанные составляющие будут рассмотрены только в общих чертах, но данные основы позволят вам идентифицировать собственную деятельность не как беспорядочный труд, сопровожденный постоянным поиском работы, а как полноценную предпринимательскую деятельность в сфере малого бизнеса. Я рекомендую каждому фрилансеру, который только начинает работу или тем, кто уже ведет деятельность и не видит перспектив развития, а также тем, кто стремится к расширению деятельности, определить для себя три приоритета: Самообразование Сфера информационных технологий постоянно трансформируется и это замечательное свойство, которое предоставляет возможность легкого вхождения на рынок в определенных отраслях (особенно, таких как фриланс), так как на данный момент монополизация IT-рынка в сфере услуг почти невозможна. Поэтому профессиональные навыки играют ключевую роль в успешности фрилансера. Менеджмент Искусство управления и распределение ресурсов очень помогает во всех сферах деятельности человека, отсутствие понимания принципов системного подхода, а также основных теорий менеджмента не позволяет профессионалу достигнуть уровня заработка выше определенной планки, поэтому знание менеджмента – это ключ к получению сверхприбыли за свои услуги. Финансы и учет Предпринимательская деятельность невозможна без четкого управления финансовыми ресурсами, в свою очередь управление финансами требует полного учета всех материальных средств. Глава 5. Планирование производства Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 56 Планирование производства Любое планирование начинается с определения целей и задач. Большинство фрилансеров, выполняя работу, не производят расчет эффективности своего труда, не ставят конкретных целей и поэтому обречены на постоянное обслуживание низкобюджетных заказов. Начните с постановки цели, выраженной в конкретном объеме и привязанной к конкретным срокам: - Сколько вы хотите зарабатывать в месяц? - Сколько вы хотите тратить времени на работу? - Зачем вы работаете и нравится ли вам своя работа? Ответы на эти и схожие вопросы всегда следует ставить перед началом производства, потому что рано или поздно вы зайдете в тупик, работа потеряет смысл, появится ощущение, что вы находитесь в колее, из которой невозможно выбраться. Я рекомендую начинающим фрилансерам разделить цели на следующие категории: Специализация Образование Менеджмент Личные цели Далее составьте список задач для каждой категории: Специализация o Выполнение заказов по графическому оформлению Веб-сайтов o Выполнение заказов по программированию Веб-приложений o Выполнение заказов по разработке маркетинговых стратегий o Выполнение заказов по организации онлайн-бизнеса o … Образование o Изучение передовых технологий программирования и применение их для повышения эффективности производства o Изучение нового ПО для разработки анимации, формирование нового вида предложения услуг на рынке o Изучения фундаментальных концепций маркетинга и освоение новых течений o Изучение платежных систем и психологической модели онлайн-потребителя o … Менеджмент o Сокращение временных издержек на получение и выполнение заказов o Организация системы субподрядчиков o … Личные цели o Изучение иностранных языков o Приобретение материальных благ o Реализация творческих планов o … Естественно список задач составляется индивидуально. Не стесняйтесь планировать больше, чем вы считаете возможным, человек постоянно развивается и то, что сейчас кажется невозможным - завтра будет для вас легко выполнимым. Глава 5. Планирование производства Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 57 Привяжите разработанный список задач к временному пространству, определите задачи, которые вы должны решить за неделю, месяц, год. Таким образом, вопрос «чем заняться и как это сделать?» перестанет вас волновать на очень долгое время, скорее всего он трансформируется в «как все успеть?». В планировании необходимо соблюдать иерархическую структуру, сначала вы формируете глобальную цель, потом список стратегических задач, а далее каждая задача делится на множество подзадач. Определите приоритеты – что имеет наибольшее значения для вас в конкретный период времени, выполнение каких задач позволит вам достигнуть наиболее желанных целей в кратчайший период. И продолжайте разветвлять план до тех пор, пока задачи не будут решаемы в масштабах одного дня. Мой план состоит из двух страниц А4, и как только один из пунктов плана выполнен, я сразу добавляю новую задачу и ставлю новую цель. Потому что залог успешного производства – это постоянство. При составлении глобального плана производства, следите за четким структурированием данных, чтобы производственный план был понятен и удобен в применении. Задачи, содержащиеся в плане, должны быть внятно разделены по категориям таким образом, чтобы вы могли всегда быстро сориентироваться в том, что вы сейчас делаете и для достижения какой конкретно цели. Для составления плана можно использовать специализированным ПО, но можно пользоваться и простым текстовым редактором или записной книжкой (хотя это менее удобно). Пример производственного плана: Специализация Образование Менеджмент Личные цели 1. Разработка системы формирования презентационных пакетов, на основе базы данных девелоперской компании a. Проведение маркетингового исследования отрасли i. Изучение конкурентной среды ii. Проведение опроса потенциальных покупателей iii. Тестирование маркетинговых стратегий iv. Формирование отчета и статистики b. Подготовка пакета документов i. Разработка ТЗ ii. Разработка календарного графика работ c. Проведение переговоров с менеджментом компании i. Составление текста письма для руководителя компании ii. Достижение договоренности о встрече iii. Подготовка презентационного материала для встречи d. … Глава 5. Планирование производства Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 58 2. Изучение языка программирования Java a. Изучение парадигмы объектно-ориентированного программирования i. История ООП ii. Работы GoF iii. Области применения ООП b. Изучение фундаментальных работ в области ООП i. Разбор примеров стандартных решений на Java c. … 3. Формирование команды разработчиков для обслуживания текущей базы клиентов a. Разработка системы поиска и отбора субподрядчиков i. Разработка системы тестирования ii. Разработка БД для хранения информации b. Изучение методов управления удаленной командой i. Изучение опыта зарубежных специалистов ii. Изучение рынка ПО для управления проектами c. Проведение переговоров с клиентами i. Введение новой модели взаимоотношений ii. Решение организационных вопросов d. … 4. Приобретение 3х-комнатной квартиры в Лондоне a. Исследование рынка недвижимости Лондона i. Изучение карты Лондона ii. Изучение рейтинга жилых районов iii. Изучение предложений риэлторов b. Формирование бюджета i. Для вторичного рынка недвижимости ii. Для новых домов iii. Определение интересующего рынка c. Формирование минимальных требований i. Возможность приобретения квартиры с внутренним двором ii. Возможность приобретения квартиры с видом на Темзу d. … В указанном примере можно четко отследить иерархию поставленных целей (оформление в виде расширяющегося списка), приоритетность (выделение жирным шрифтом), структуру (выделение цветом), а также общий ход выполнения плана (выделение коричневым цветом выполненных пунктов). Данная структура является самой простой для быстрой организации поставленных целей и задач в единый план, используя специализированное ПО вы сможете поднять уровень мониторинга своей деятельности на совершенно иной качественный уровень. Каждый день начинается с просмотра производственного плана, каждое действие должно быть согласовано с принятым планом и если вы хотите успеть выполнить задуманное в этой жизни – просто следуйте своему плану, тогда вы гарантировано будете получать удовольствие от каждого дня своей жизни. Глава 5. Ежедневное планирование Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 59 Ежедневное планирование Из предыдущего раздела – от глобального планирования следует естественный переход к ежедневному планированию. На эту тему написано очень много книг, ежедневное планирование включено в каждую фундаментальную систему общего планирования деятельности и методика ежедневного планирования – очень обширная тема для изучения. Так как цель данной книги – скорейший переход от теории к действию, я рекомендую начинать использовать одну из самых интуитивно понятных и простых систем ежедневного планирования, основанную на общей системе планирования Бенджамина Франклина. Для составления плана на день разделите стоящие перед вами задачи на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Данная классификация не требует обширного объяснения, поэтому вкратце рассмотрим каждую категорию задач: Первоочередные задачи – имеют наивысший приоритет, не начинайте никаких дел, не отвлекайтесь ни на что, пока вы не выполните первоочередную задачу на день. Потому что от выполнения первоочередных задач зависит реализация вашего глобального плана в целом. Первоочередными в работе фрилансера являются следующие задачи: Выполнение блока работы по проекту (от этого зависит ваш текущий доход) Освоение нового ПО или новой методики выполнения работы Формирование ежедневных планов и учет времени Разработка пакета документов к проекту Своевременное получение оплаты И так далее… Второстепенные задачи – это те задачи, выполнение которых следует начинать только после первоочередных. При этом необходимо понимать, что второстепенные задачи не имеют меньшей важности в общем графике производства, от их выполнения зависит скорость достижения главных целей. Второстепенными в работе фрилансера являются следующие задачи: Размещение заявок к проектам (от этого зависит ваш потенциальный доход) Проведение совещаний и переговоров с заказчиками Составление плана расширения производства Составление плана по реализации бизнес-идей Малозначительные задачи являются наименее эффективными в процессе достижения цели и естественно наиболее легкими. Поэтому их выполнение возможно только после полного завершения первоочередных и второстепенных задач. Их можно воспринимать, как возможность заняться любимым делом в свободное время, а именно: Ведение онлайн дневников Общение с коллегами на форумах, через icq, в комментариях и т.д. Совершение мелких покупок (еда, бытовая химия, одежда, обувь) Работа с корреспонденцией Встречи и развлечения Глава 5. Ежедневное планирование Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 60 Если задача не выполнена – она переносится на следующий день, поэтому систематическое невыполнение ежедневного плана, на ваших глазах превратится в снежный ком проблем и хлопот, которые будут мучить вас по ночам и развивать хроническую неудовлетворенность. И если день нужно начинать с прочтения плана глобальных задач, то продолжать его следует только тщательным изучением ежедневного плана. Ежедневные планы лучше всего хранить в отдельной папке (если вы не используете специализированно ПО), каждый файл именовать в соответствии с датой. В конце каждого рабочего дня необходимо проводить полную ревизию выполнения плана и составлять план на следующий день. Если во время работы у вас появляются неожиданные дополнительные дела, которые не были учтены в плане на день, необходимо определить приоритет задачи, внести корректировки в существующий план и приступать к ее выполнению, в порядке приоритетности. Глава 5. Система отчетности Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 61 Система отчетности Многие фрилансеры недоумевают, когда в самое неподходящее время (во время чтения сообщений на форуме) в онлайне появляется заказчик и вкрадчиво спрашивает: «Ну что, как у нас дела?». Какие бы договоренности ни были между вами и заказчиком (имеется в виду принятая регулярность отчетов о текущей деятельности) этих несвоевременных вопросов избежать не удастся. Вы, конечно, можете указать на то, что сейчас общаетесь с друзьями и вам не до отчетности или сообщить заказчику, что «все в порядке, работа ведется в соответствии с графиком, как раз заканчиваю разработку ключевых элементов структуры проекта», но в данном случае ваше реноме, как профессионального работника экстра класса, подвергнется тяжелому удару. К данной ситуации отлично подходит латинская пословица: «Кто предупрежден, тот вооружен», потому что негативный потенциал ситуации может быть легко превращен в преимущество. Оптимальный путь – это вести ежедневную отчетность по ходу производства для себя, в форме, доступной заказчику. В данном случае вы будете всегда готовы к неожиданным проверкам, а также сможете в очередной раз убедить заказчика в своем исключительном профессионализме. Бланк отчетности может быть составлен в произвольной форме, но обязательно с удобной структурой и понятным форматированием, я привел собственную форму отчетности, как образец: Глава 5. Система отчетности Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 62 Отчет №1, от 14.04.07 (введите полное название проекта) Дата получения ТЗ: введите данные Принятый срок окончания работ: введите данные Отклонение от принятого графика: введите данные Выполнено: Укажите работы, которые были выполнены в соответствии с принятым ТЗ, используя следующую форму: Дата Задание Комментарий Текущие работы: Укажите задания, в соответствии с принятым ТЗ, работа по которым ведется в данный момент, используя следующую форму: Дата Задание Комментарий Окончание работ Планируемые работы: Укажите задания, в соответствии с принятым ТЗ, работа по которым планируется к выполнению после завершения блока текущих работ, используя следующую форму: Дата Задание Комментарии и предложения: Данная форма может использоваться как для промежуточной отчетности (данные о работе, выполненные за день) так и для формирования систематических отчетов: объединение отчетов в одном файле (отчетность за неделю, месяц). Глава 5. Правила приема платежей Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 63 Правила приема платежей Как бы странно ни звучало название данного раздела, я не стал называть его «Бюджетирование». Нередко фрилансер, после выполнения заказа, начинает заниматься поддержкой проектов на постоянной основе – это приносит постоянный доход, не требует больших трудозатрат и данные отношения обычно основываются на взаимных симпатиях фрилансера и заказчика. Когда средства начинают поступать из нескольких источников, есть большая вероятность запутаться в том от кого были переведены деньги и за что. Чтобы исключить необходимость постоянных финансовых сверок и уточнений деталей многочисленных платежей (особенно, если они имеют небольшой объем), достаточно придерживаться нескольких простых правил: 1. Регистрировать любые движения средств по счетами 2. Для каждого проекта составлять график платежей 3. Вести учет всех средств, которыми вы оперируете При выполнении указанных правил возникает логичный вопрос – в какой форме следует производить регистрацию платежей и какую систему учета средств выбрать? Для ведения домашней бухгалтерии существует множество решений, поэтому не лишним будет провести анализ и отбор тех, которые подойдут вам больше всего. Я рекомендую начинать ведение учета с помощью программы «Домашние финансы», у которой существует бесплатная версия, предоставляющая все необходимые функции, для удовлетворения первостепенных задач по ведению учета. Программа имеет подробное описание и достаточно популярна в Интернете, адрес Веб-сайта программы: http://www.lab-1m.ru/soft/homefin/free.php Глава 5. Учет времени Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 64 Учет времени Учет времени – это мощнейший инструмент фрилансера, который отлично подходит для планирования производства, рационального распределения трудовых ресурсов и что самое главное - позволяет объективно оценить результативность работы. До использования учета времени, я был убежден, что работаю по 14 (!) часов в сутки и все равно не успеваю делать все запланированное, сводный отчет использования времени за первую неделю после введения системы показал, что я работал не более 4х часов в день… Я вел учет времени в течение месяца, потом составил сводную таблицу, провел тщательный анализ и на основе полученных данных разработал рабочий график, который позволил повысить производительность труда на 300%. Я максимально сократил трату времени на занятия, которые ничего мне не приносили (ни денег, ни образования, ни здоровья – совершенно ничего). И все освободившееся время использовал только для эффективных действий. Я пользуюсь бесплатной программой Violet Calculator, которую можно скачать по адресу: http://artego.obrazec.ru/index.php?page=day/programs.htm Данная программа достаточно проста, имеет аскетичный дизайн, подробную инструкцию и отлично подходит для начала ведения учета времени. Естественно, вы можете изучить рынок специализированного ПО (ключевые слова: time management, учет времени, управление временем) и найти себе более функциональные варианты (например, совмещенные с органайзером). Учет времени основан на нескольких принципах: Достоверность исходной информации Максимальная детализация Грамотно спроектированная структура В первую очередь вам необходимо снова заняться классификацией своей деятельности – запишите все дела и все поступки, которыми вы занимаетесь регулярно и сгруппируйте их по категориям. Далее определите степень их полезности, в соответствии с вашими приоритетами по шкале от -100% до +100%. Этот коэффициент будет использоваться для оценки результативности рабочего дня. Я определил для себя следующие приоритеты: Работа Образование Здоровье Глава 5. Учет времени Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 65 И сгруппировал свою деятельность в следующие категории: Наименование категории Коэффициент полезности Работа с заказчиками (4 категории, для четырех постоянных заказчиков) 100% Спорт (бассейн, тренажерный зал) 100% Образование (все образовательные процессы) 100% Разговоры (все виды коммуникаций) 100% Сон 100% Еда 100% Душ 100% Передвижения (микро миграция) 50% Уборка (все виды уборки) -100% Сборы -100% Ничто (магазины, отдых, Интернет, любая деятельность, не приносящая доход) -100% Как видно из приведенной таблицы, я свел количество бесполезных дел к минимуму. Такие категории как Разговоры, Сон, Еда, Душ я отнес к категории полезных дел, так как я трачу на них минимум времени, и все они способствуют нормальной деятельности моего мозга, установлению полезных контактов и т.д. В абсолютных величинах мой среднестатистический день имеет следующую структуру: Работа с заказчиками (4 категории, для четырех постоянных заказчиков) 10 часов Спорт (бассейн, тренажерный зал) 1.5 часа Образование (все образовательные процессы) 2 часа Разговоры (все виды коммуникаций) 0.5 часа Сон 5.5 часов Еда 1 час Душ 0.5 часа Передвижения (микро миграция) 1 час Уборка (все виды уборки) 0.5 часа Сборы 0.5 часа Ничто (магазины, отдых, Интернет, любая деятельность, не приносящая доход) 1 час Если вы хотите получить объективную статистику эффективности вашей деятельности, учет времени – это обязательный процесс! Причем ведение учета времени отнимает не более 10 минут/день. Если вы до сих пор не задумывались о том, на что уходит ваше время, и что вы успеваете сделать за день, то простой учет времени позволит вам существенно повысить эффективность любого приоритетного вида деятельности: работы, образования, заботу о здоровье! Для вдохновения почитайте книгу «Эта странная жизнь» Д.Гранина, краткий обзор книги находится по ссылке http://www.trizminsk.org/c/trtl/1322.htm , текст книги можно без труда найти в сети. Глава 6. Приемка-передача выполненных работ Эволюция фриланса Содержание, оформление, верстка © Fugees.ru http://www.fugees.ru 66 6 Приемка-передача выполненных работ 66 Проверка работы 68 Написание документации 68 Написание сопроводительного письма 69 Прием корректировок и сведений об ошибках 70 Техническая поддержка 71 |