Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата

• Название: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата
• Дата: 03.04.2023
• Размер: 0.68 Mb.
• Имя файла: 74368.doc
• Тип: Документы; #1033389
• страница: 3 из 18

Нормативные ссылки

1. 
   ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
   
2. 
   ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
   
3. 
   Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" от 16.12.2019 N 436-ФЗ (последняя редакция)
   
4. 
   Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"
   
5. 
   Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
   
6. 
   Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)
   
7. 
   Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
   
8. 
   Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек».
   
9. 
   "Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)
   
10. 
    "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 30.04.2021, с изм. от 17.05.2021)
    
11. 
    Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Собрание законодательства РФ. - 07.01.2002. - № 1 (ч. 1). - ст. 3; Официальный интернет-портал правовой информации - http://pravo.gov.ru/ - 2019. - 01 апреля.
    

Термины и определения

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в annapame управления, их использования в справочных целях и хранения. 

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. 

Сокращения

ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

2 ГСДОУ – Государственная система документационного обеспечения управления.

3 ДОУ – документационное обеспечение управления.

4 ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

5 СДОУ – система документационного обеспечения управления.

6. УСОРД – унифицированная распорядительной документации.

1 Теоретические основы правового регулирования процесса документообразования и разработки организационно-правовых документов

1.1 Понятие процесса документообразования 

Организация документационного обеспечения управления является гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности аппарата управления, высокой конкурентоспособности предприятия.

В условиях современного технического прогресса наиболее эффективной системой является электронный документооборот.

Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация [12, с.56].

Конкуренция способствует постоянному мониторингу новых продуктов в области технологий и технологий.

Консолидация информации во времени называется документами, а деятельность по их формированию-документационным обеспечением управления.

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения основных правил регистрации, контроля за исполнением и организации работы с деловыми бумагами компания готовит специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают, что единая система документации обязательна для всех сотрудников. Правовой уровень присваивается документу с набором обязательных элементов.

Объектом является документы по отдельности, а также вся система, предметом является оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Задачами данного направления являются отражение управленческой и производственной деятельности предприятия в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отлаженная процедура с документами не будет отвлекать специалистов от их основных профессиональных задач.

Существует несколько видов организации офисной работы, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает ее:

централизованно-все документы обрабатываются в офисе, общем отделе;

децентрализованные офисные операции разделены между департаментами;

смешанный-прием и регистрация документов осуществляется в одном месте, а хранение и формирование дел децентрализовано [25, с.42].

Формат офисной работы выбирается с учетом размера компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, используют первый тип.

Процесс документирования управленческих решений состоит из 3 этапов:

предоставление достоверной информации;

создание административного документа;

контроль за сроками.

Основные требования к организации документооборота:

немедленное перемещение документов, их целенаправленное регулирование;

процесс обработки однотипной документации должен быть как можно более монотонным;

исключение необоснованного движения ценных бумаг;

одноразовые операции целевого назначения.

Принятие управленческого решения начинается с получения информации, ее обработки и дифференциации. Эти компоненты тесно связаны с управленческой документацией.

Полученные данные, а также их количество и производительность влияют на экономический эффект.

На предприятиях, где направление работы с деловыми бумагами не отлажено, значительно ухудшается управленческая деятельность, от нее напрямую зависит эффективность и надежность приема и передачи данных, грамотный и быстрый поиск, хранение и применение документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ, они часто допускают ошибки при попытке его автоматизации. В такой ситуации выбор методов автоматизации является центральной проблемой.

Наиболее распространенным направлением в решении этого вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: клерка, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ-менеджера. В этом методе слабым местом системы является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Если перед директором юридического лица поставлена задача создания эффективной среды обработки данных и повышения качества управления, то необходимо придерживаться следующих позиций::

совершенствование направления подготовки и обработки документальной информации путем создания системы документационного обеспечения предприятия;

выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный подбор программных пакетов.

Координация всей системы делопроизводства и ее методическое обеспечение регулируются Федеральным архивным агентством.

Разработка форм находится в ведении департамента Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Офисные работники должны обращать внимание на положения законов и нормативных актов:

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125;

Приказ Министерства культуры № 526 от 31 марта 2015 года;

ГОСТ Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87.

Методические рекомендации по оформлению инструкций по делопроизводству также предлагает Росархив.

Анализируя и оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства в России, можно отметить, что не существует единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, выданную и применяемую в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И, как следствие, отсутствие единого подхода к этому вопросу. Иногда работа с документацией регулируется высшими государственными органами и руководством.

Основополагающее влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе Российской Федерации.