Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата
![]()
|
1.2 Сущность документационного обеспечения организационо-правовых документовОрганизация документационного обеспечения управления является гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности аппарата управления, высокой конкурентоспособности предприятия. В условиях современного технического прогресса наиболее эффективной системой является электронный документооборот. Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация [20, с.28]. Конкуренция способствует постоянному мониторингу новых продуктов в области технологий и технологий. Консолидация информации во времени называется документами, а деятельность по их формированию-документационным обеспечением управления. Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений. Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения основных правил регистрации, контроля за исполнением и организации работы с деловыми бумагами компания готовит специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают, что единая система документации обязательна для всех сотрудников. Правовой уровень присваивается документу с набором обязательных элементов. Объектом является документы по отдельности, а также вся система, предметом является оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ. Задачами данного направления являются отражение управленческой и производственной деятельности предприятия в соответствующей документации, их рациональное применение на практике. Отлаженная процедура с документами не будет отвлекать специалистов от их основных профессиональных задач. Существует несколько видов организации офисной работы, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает ее: централизованно-все документы обрабатываются в офисе, общем отделе; децентрализованные офисные операции разделены между департаментами; смешанный-прием и регистрация документов осуществляется в одном месте, а хранение и формирование дел децентрализовано. Формат офисной работы выбирается с учетом размера компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, используют первый тип. Процесс документирования управленческих решений состоит из 3 этапов: предоставление достоверной информации; создание административного документа; контроль за сроками. Основные требования к организации документооборота: немедленное перемещение документов, их целенаправленное регулирование; процесс обработки однотипной документации должен быть как можно более монотонным; исключение необоснованного движения ценных бумаг; одноразовые операции целевого назначения. Принятие управленческого решения начинается с получения информации, ее обработки и дифференциации. Эти компоненты тесно связаны с управленческой документацией. Полученные данные, а также их количество и производительность влияют на экономический эффект [18, с.75]. На предприятиях, где направление работы с деловыми бумагами не отлажено, значительно ухудшается управленческая деятельность, от нее напрямую зависит эффективность и надежность приема и передачи данных, грамотный и быстрый поиск, хранение и применение документов. Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ, они часто допускают ошибки при попытке его автоматизации. В такой ситуации выбор методов автоматизации является центральной проблемой. Наиболее распространенным направлением в решении этого вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: клерка, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ-менеджера. В этом методе слабым местом системы является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами. Если перед директором юридического лица поставлена задача создания эффективной среды обработки данных и повышения качества управления, то необходимо придерживаться следующих позиций:: совершенствование направления подготовки и обработки документальной информации путем создания системы документационного обеспечения предприятия; выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный подбор программных пакетов. Координация всей системы делопроизводства и ее методическое обеспечение регулируются Федеральным архивным агентством. Разработка форм находится в ведении департамента Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела. Офисные работники должны обращать внимание на положения законов и нормативных актов: Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1; Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125; Приказ Министерства культуры № 526 от 31 марта 2015 года; ГОСТ Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87. Методические рекомендации по оформлению инструкций по делопроизводству также предлагает Росархив. Анализируя и оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства в России, можно отметить, что не существует единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, выданную и применяемую в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И, как следствие, отсутствие единого подхода к этому вопросу. Иногда работа с документацией регулируется высшими государственными органами и руководством. Основополагающее влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе Российской Федерации. Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, отправки или ввода в действие. Существует три основных потока документации: - документы, полученные от других организаций (входящие); - документы, отправленные в другие организации (исходящие); - документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в процессе управления (внутренние). Документы, поступающие в организацию, обрабатываются: - первичная обработка; - предварительный обзор; - регистрация; - обзор руководства; - передача для исполнения. Электронный документооборот. В некоторых организациях внедрена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями). Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, в которой хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержка браузера определяется разработчиком созданного интерфейса). Доступ возможен как по локальной сети (внутренней), так и по Интернету (внешней). В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, нет единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, создаваемую и используемую компанией. Поэтому единого подхода к вопросам управления офисом не существует. В некоторых случаях вопросы работы с документами регулируются высшими государственными органами и руководством. Но основное влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы собирают и хранят документы, отражающие материальную и духовную жизнь ее народов, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение [11, с.42]. Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации: Положение о службе ДОУ-это правовой акт, определяющий порядок формирования, обязанности и организацию работы этого подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, работающих в службе ДОУ. Должностная инструкция является основным организационным документом, регулирующим разделение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования при выполнении отдельных операций. Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат: - Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004; - ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991; - Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов. Основные организационные структуры службы ДОУ: Секретариат - это структурное подразделение, созданное для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителей; секретариат совета; бюро протокола. В функции секретариата входят: предварительное рассмотрение и подготовка к отчету руководителю полученных им документов; подготовка отдельных документов по указанию руководителя проекта и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и обслуживание документации совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. Отдел рационализации ДОУ является центром совершенствования ДОУ, методологическим центром. В его функции входят: разработка и реализация мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положения, инструкции, правила, положения, табели учета унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения). Офис, который, в свою очередь, делится на экспедицию; бюро корреспонденции; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и воспроизведения текстов документов. Офис создается на предприятиях, в научно-исследовательских и опытно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуру управления обычно входят следующие подразделения (департаменты, секторы, группы): Экспедиция - специализированный отдел, который принимает и отправляет документы и корреспонденцию по почте и курьером. Отдел учета и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за соблюдением принятых правил регистрации документов, формирование и ведение справочно - информационного массива. Контрольная группа (бюро, инспекция, отдел) контролирует сроки исполнения устных распоряжений руководителя, анализирует исполнительскую дисциплину, информирует руководство о ходе исполнения документов и поручений. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Его функции заключаются в следующем: - подготовка запросов для рассмотрения руководством; - контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации; - уведомление заявителей о результатах рассмотрения их заявлений; - организация приема граждан по личным вопросам руководством организации. Группа подготовки документов перепечатывает документы из черновиков, читает и редактирует тексты документов, а также записывает выполненную работу. Копировально-множительные бюро, как правило, имеют место в тех организациях, деятельность которых связана с распространением большого количества нормативных или распорядительных документов. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр. Архив организации-принимает от структурных подразделений заполненные и подготовленные дела на хранение, оказывает им методическую помощь, ведет учет и хранит документы, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение [27, с.42]. Общий отдел-это служба по работе с документами в органах исполнительной власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же разделы, которые характерны для офиса, но здесь соединены такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки в организации. Папки распределяются в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Лицо, обладающее соответствующими правами, имеет право создавать, изменять или удалять созданные документы. Служба DOW решает три основных набора задач: - предоставление документации об управленческой деятельности; - организация работы с документами в учреждении; - совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой DOW, определяют ее функции: - разработка и проектирование форм, обеспечение их изготовления; - обеспечение производства документов, копирования и тиражирования; - контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдения установленного порядка согласования и сертификации документов. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются путем выполнения следующих функций: - Установление единого порядка прохождения документов (документооборот учреждения); - Пересылка обработки входящих и исходящих документов; - Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов; - Контроль за оформлением документов; - Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования; организация работы с обращениями граждан; - Обеспечение защиты информации. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя следующие функции:: - разработка и обработка нормативных, инструктивных и методических документов и доведение их до сведения сотрудников организации; - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; - повышение квалификации сотрудников организации и их консультации по работе с документами; - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины; - постановка задач по разработке и совершенствованию автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. В условиях роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, которые возникают в этом случае, выглядят примерно так: Руководство теряет всю картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают беспрепятственно осуществлять свою деятельность. Качество обслуживания и способность организации поддерживать внешние контакты снижаются. Следствием этого является падение производительности труда; возникает ощущение нехватки ресурсов: людских, технических, коммуникационных и т. Штат расширяется, вкладывая деньги в оборудование новых рабочих мест, помещений, коммуникаций и обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение численности персонала может привести к изменению технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста персонала, падения производительности труда, необходимости инвестиций в производство возникает необходимость увеличения оборотных средств, что, в свою очередь, приводит к снижению прибыли. Понимая важность улучшения ДОУ, организации часто совершают много ошибок при попытке автоматизировать его, и проблема выбора методов автоматизации имеет решающее значение в этой ситуации. |