Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата

• Название: Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата
• Дата: 03.04.2023
• Размер: 0.68 Mb.
• Имя файла: 74368.doc
• Тип: Документы; #1033389
• страница: 4 из 18

1.2 Сущность документационного обеспечения организационо-правовых документов

Организация документационного обеспечения управления является гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности аппарата управления, высокой конкурентоспособности предприятия.

В условиях современного технического прогресса наиболее эффективной системой является электронный документооборот.

Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация [20, с.28].

Конкуренция способствует постоянному мониторингу новых продуктов в области технологий и технологий.

Консолидация информации во времени называется документами, а деятельность по их формированию-документационным обеспечением управления.

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения основных правил регистрации, контроля за исполнением и организации работы с деловыми бумагами компания готовит специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают, что единая система документации обязательна для всех сотрудников. Правовой уровень присваивается документу с набором обязательных элементов.

Объектом является документы по отдельности, а также вся система, предметом является оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Задачами данного направления являются отражение управленческой и производственной деятельности предприятия в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отлаженная процедура с документами не будет отвлекать специалистов от их основных профессиональных задач.

Существует несколько видов организации офисной работы, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает ее:

централизованно-все документы обрабатываются в офисе, общем отделе;

децентрализованные офисные операции разделены между департаментами;

смешанный-прием и регистрация документов осуществляется в одном месте, а хранение и формирование дел децентрализовано.

Формат офисной работы выбирается с учетом размера компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, используют первый тип.

Процесс документирования управленческих решений состоит из 3 этапов:

предоставление достоверной информации;

создание административного документа;

контроль за сроками.

Основные требования к организации документооборота:

немедленное перемещение документов, их целенаправленное регулирование;

процесс обработки однотипной документации должен быть как можно более монотонным;

исключение необоснованного движения ценных бумаг;

одноразовые операции целевого назначения.

Принятие управленческого решения начинается с получения информации, ее обработки и дифференциации. Эти компоненты тесно связаны с управленческой документацией.

Полученные данные, а также их количество и производительность влияют на экономический эффект [18, с.75].

На предприятиях, где направление работы с деловыми бумагами не отлажено, значительно ухудшается управленческая деятельность, от нее напрямую зависит эффективность и надежность приема и передачи данных, грамотный и быстрый поиск, хранение и применение документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ, они часто допускают ошибки при попытке его автоматизации. В такой ситуации выбор методов автоматизации является центральной проблемой.

Наиболее распространенным направлением в решении этого вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: клерка, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ-менеджера. В этом методе слабым местом системы является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Если перед директором юридического лица поставлена задача создания эффективной среды обработки данных и повышения качества управления, то необходимо придерживаться следующих позиций::

совершенствование направления подготовки и обработки документальной информации путем создания системы документационного обеспечения предприятия;

выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный подбор программных пакетов.

Координация всей системы делопроизводства и ее методическое обеспечение регулируются Федеральным архивным агентством.

Разработка форм находится в ведении департамента Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Офисные работники должны обращать внимание на положения законов и нормативных актов:

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125;

Приказ Министерства культуры № 526 от 31 марта 2015 года;

ГОСТ Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87.

Методические рекомендации по оформлению инструкций по делопроизводству также предлагает Росархив.

Анализируя и оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства в России, можно отметить, что не существует единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, выданную и применяемую в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И, как следствие, отсутствие единого подхода к этому вопросу. Иногда работа с документацией регулируется высшими государственными органами и руководством.

Основополагающее влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе Российской Федерации.

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, отправки или ввода в действие. Существует три основных потока документации:

- документы, полученные от других организаций (входящие);

- документы, отправленные в другие организации (исходящие);

- документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в процессе управления (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, обрабатываются:

- первичная обработка;

- предварительный обзор;

- регистрация;

- обзор руководства;

- передача для исполнения.

Электронный документооборот.

В некоторых организациях внедрена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, в которой хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержка браузера определяется разработчиком созданного интерфейса). Доступ возможен как по локальной сети (внутренней), так и по Интернету (внешней).

В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, нет единого органа, несущего комплексную юридическую ответственность за документацию, создаваемую и используемую компанией. Поэтому единого подхода к вопросам управления офисом не существует. В некоторых случаях вопросы работы с документами регулируются высшими государственными органами и руководством. Но основное влияние на регулирование делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы собирают и хранят документы, отражающие материальную и духовную жизнь ее народов, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение [11, с.42].

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ-это правовой акт, определяющий порядок формирования, обязанности и организацию работы этого подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, работающих в службе ДОУ.

Должностная инструкция является основным организационным документом, регулирующим разделение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования при выполнении отдельных операций.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

- Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

- ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

- Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Основные организационные структуры службы ДОУ:

Секретариат - это структурное подразделение, созданное для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителей; секретариат совета; бюро протокола.

В функции секретариата входят: предварительное рассмотрение и подготовка к отчету руководителю полученных им документов; подготовка отдельных документов по указанию руководителя проекта и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и обслуживание документации совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

Отдел рационализации ДОУ является центром совершенствования ДОУ, методологическим центром.

В его функции входят: разработка и реализация мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положения, инструкции, правила, положения, табели учета унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

Офис, который, в свою очередь, делится на экспедицию; бюро корреспонденции; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и воспроизведения текстов документов.

Офис создается на предприятиях, в научно-исследовательских и опытно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуру управления обычно входят следующие подразделения (департаменты, секторы, группы):

Экспедиция - специализированный отдел, который принимает и отправляет документы и корреспонденцию по почте и курьером.

Отдел учета и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за соблюдением принятых правил регистрации документов, формирование и ведение справочно - информационного массива.

Контрольная группа (бюро, инспекция, отдел) контролирует сроки исполнения устных распоряжений руководителя, анализирует исполнительскую дисциплину, информирует руководство о ходе исполнения документов и поручений.

Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Его функции заключаются в следующем:

- подготовка запросов для рассмотрения руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

- уведомление заявителей о результатах рассмотрения их заявлений;

- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Группа подготовки документов перепечатывает документы из черновиков, читает и редактирует тексты документов, а также записывает выполненную работу.

Копировально-множительные бюро, как правило, имеют место в тех организациях, деятельность которых связана с распространением большого количества нормативных или распорядительных документов. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Архив организации-принимает от структурных подразделений заполненные и подготовленные дела на хранение, оказывает им методическую помощь, ведет учет и хранит документы, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение [27, с.42].

Общий отдел-это служба по работе с документами в органах исполнительной власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же разделы, которые характерны для офиса, но здесь соединены такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки в организации. Папки распределяются в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Лицо, обладающее соответствующими правами, имеет право создавать, изменять или удалять созданные документы.

Служба DOW решает три основных набора задач:

- предоставление документации об управленческой деятельности;

- организация работы с документами в учреждении;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой DOW, определяют ее функции:

- разработка и проектирование форм, обеспечение их изготовления;

- обеспечение производства документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдения установленного порядка согласования и сертификации документов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются путем выполнения следующих функций:

- Установление единого порядка прохождения документов (документооборот учреждения);

- Пересылка обработки входящих и исходящих документов;

- Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

- Контроль за оформлением документов;

- Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования; организация работы с обращениями граждан;

- Обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя следующие функции::

- разработка и обработка нормативных, инструктивных и методических документов и доведение их до сведения сотрудников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации сотрудников организации и их консультации по работе с документами;

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;

- постановка задач по разработке и совершенствованию автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В условиях роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, которые возникают в этом случае, выглядят примерно так:

Руководство теряет всю картину происходящего.

Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают беспрепятственно осуществлять свою деятельность. Качество обслуживания и способность организации поддерживать внешние контакты снижаются.

Следствием этого является падение производительности труда; возникает ощущение нехватки ресурсов: людских, технических, коммуникационных и т.

Штат расширяется, вкладывая деньги в оборудование новых рабочих мест, помещений, коммуникаций и обучение сотрудников.

Для производственных предприятий увеличение численности персонала может привести к изменению технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.

В ситуации неоправданного роста персонала, падения производительности труда, необходимости инвестиций в производство возникает необходимость увеличения оборотных средств, что, в свою очередь, приводит к снижению прибыли.

Понимая важность улучшения ДОУ, организации часто совершают много ошибок при попытке автоматизировать его, и проблема выбора методов автоматизации имеет решающее значение в этой ситуации.