Отчёт по производственной практике. Организация документационног. Профессиональные компетенции
 Скачать 1.15 Mb.
|
|
5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Во время прохождения практики необходимо принимать участие в регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. В отчете необходимо отразить следующее: • какая система регистрации документов применяется в организации (централизованная, децентрализованная, смешанная) • вид регистрационных форм (программа СЭД, журнальная форма, регистрационно-контрольные карточки и т.д.); • особенности регистрации отдельных видов документов; В приложении необходимо представить копии зарегистрированных документов. МБУСОССЗН «КЦСОН» применяется централизованная форма организации делопроизводства, все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ). Существует единая база данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно- контрольная карточка (РКК) документа. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (см. приложение 12), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД. Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных 36 реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать. Особенности регистрации отдельных видов документов: 1. Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело, и другие документы, предоставленные по запросу, заявления в ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном правонарушении, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) может осуществляться в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за регистрацию, учет и подготовку к хранению дел об административных правонарушениях. 2. Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: ФИО лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти, с указанием этого органа); дата вынесения Постановления о назначении административного наказания или иного решения; ФИО, должность, подпись ответственного должностного лица. При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов. 37 3. Исходящие дела, исковые материалы, исполнительные документы - направляются заказными письмами либо направляются курьерами. Извещения и копии административных актов направляются посредством почтовой связи в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (статья 4 Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи"). На письма составляется реестр внутренних почтовых отправлений, а на ценные письма (бандероли) еще и опись вложения. 4. Регистрация поступивших в Росстат документов по административному производству в электронном виде производится с учетом их особенностей в том же порядке, в котором осуществляется регистрация, учет документов по административному производству на бумажном носителе. 5. В случае повторного поступления судебных и административных документов при регистрации документов регистратором по номеру и дате документа проводится проверка наличия документов в СЭД и осуществляется прикрепление связанных судебных и административных документов. 6. Гражданские, административные дела подшиваются в обложку, на которой делаются необходимые отметки (наименование органа власти - Росстат, порядковый номер дела, дата начала производства в Росстате, наименование дела). 7. На внутренней стороне обложки гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу в Росстате (направление уведомлений (извещений), копии искового, административного искового заявления, копии решения, истребование документов и др.). 8. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке, на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, 38 наименование дела, дата поступления дела в Росстат, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив. 9. Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований. 10. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке или в учетном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в Росстат. По делам, присланным в Росстат по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства, в день приема дела. 11. Извещение участников административного производства о месте, дате и времени рассмотрения дела об административном правонарушении осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа путем подготовки извещений, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала, в случае обжалования - не менее чем за 3 суток до его начала с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в Росстат. Отправка документов осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства и экспедицией Росстата в день получения документа. 39 6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с нормативными актами, регламентирующими деятельность с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу. В отчете необходимо отразить следующее: - перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией; - перечень документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные; - особенности работы с конфиденциальными документами в организации. В приложении необходимо представить форму документа о неразглашении сведений конфиденциального характера. Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией: 1. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне". 2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.09.2013) Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау). 3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступающими в силу с 13.04.2014). 4. Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну». 40 5. Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ (ред. от 22.04.2010) «Об инвестиционных фондах» (принят ГД ФС РФ 11.10.2001). 6. Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. 7. Федеральный закон от 11.11.2003 N 152-ФЗ (ред. от 09.03.2010) «Об ипотечных ценных бумагах» (принят ГД ФС РФ 14.10.2003). 8. Статья 44. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. 9. Федеральный закон "Об инвестиционных фондах". 10. Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны. 11. Уголовный кодекс Российской Федерации. 12. Статья 17.2. Обязанность органов, уполномоченных на осуществление контроля в сфере размещения заказов, по соблюдению государственной, коммерческой, служебной, иной охраняемой законом тайны. 13. Статья 183. Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну (п.3. до пяти лет лишения свободы). Перечень документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные: Персональные данные граждан: 1. Фамилия, имя, отчество (в том числе прежние фамилия, имя или отчество в случае их изменения, когда, где и по какой причине изменяли). 2. Фотография. 3. Число, месяц, год рождения. 4. Место рождения. 5. Информация о гражданстве (в том числе прежние гражданства, иные гражданства). 41 6. Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании). 7. Сведения о зачислении, переводе и отчислении обучающихся. 8. Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации. 9. Сведения об ученой степени, ученом звании. 10. Информация о владении иностранными языками, степень владения. 11. Сведения из заключения медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания. 12. Сведения о прохождении службы (работы), в том числе: личный номер (при наличии), дата, основания поступления на службу (работу) и назначения на должность, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, денежного довольствия, заработной платы, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности, а также сведения о прежних местах службы (работы). 13. Информация, содержащаяся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору. 14. Сведения об участии в конференциях, фестивалях, конкурсах, соревнованиях и т.п., о достигнутых в их ходе результатах. 15. Информация о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (кем и когда награжден). 16. Информация об отпусках. 17. Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. 18. Сведения о социальных льготах, о назначении и получении стипендий, премий и других выплат. 42 19. Серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи. 20. Место жительства (адрес регистрации, фактического проживания) и адреса прежних мест жительства. 21. Номер телефона (либо иной вид связи). 22. Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. 23. Идентификационный номер налогоплательщика. 24. Реквизиты полиса обязательного медицинского страхования. 25. Семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших). 26. Информация, содержащаяся в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния. 27. Сведения о воинском учете и информация, содержащаяся в документах воинского учета. 28. Персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета. 29. Сведения о пребывании за границей. 30. Информация о наличии (отсутствии) судимости. 31. Номер расчетного счета. 32. Номер банковской карты. 33. Иные персональные данные, необходимые для достижения целей их обработки. 34. Номер визы, миграционной карты, КПП, дата пересечения границы РФ (для иностранных граждан). 35. Сроки пребывания на территории РФ и в СФУ (для иностранных граждан). Служебная информация ограниченного распространения: 1. Сведения о перспективных методах управления университетом. 43 2. Сведения о ведении и содержании переговоров, целях и содержании совещаний органов управления. 3. Сведения, содержащиеся в документах по организации воинского учета и мобилизационной работы. 4. План гражданской обороны университета. 5. Схемы размещения инфраструктуры жизнеобеспечения (энергоснабжения, водоснабжения, канализации, теплоснабжения, телефонной связи и др.). 6. Содержание переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных, электронных и иных сообщений. 7. Организация и состояние системы безопасности жизнедеятельности, в том числе системы защиты информации. 8. Организация и состояние охраны и пропускного режима. 9. Размещение защищаемых помещений (в которых хранится, циркулирует и обрабатывается конфиденциальная и другая ценная информация со средствами ее хранения, обработки и передачи), организация доступа в них. 10. Организация, схемы размещения, возможности и состояние системы охраны техническими средствами, в том числе системы видеонаблюдения, номера электронных ключей. 11. Организация, возможности и состояние оперативной связи обеспечения и безопасности жизнедеятельности. 12. Организация взаимодействия с правоохранительными и другими государственными органами при проведении совместных мероприятий. 13. Сведения, составляющие материалы служебных расследований, проверок, дознания, следствия, судопроизводства. 14. Проектная, техническая, эксплуатационная документация на автоматизированные системы (АС), вычислительные сети (ВС), средств связи, в которых обрабатывается и циркулирует конфиденциальная информация. 44 15. Схемы размещения технических средств обработки конфиденциальной информации, коммуникационных линий. 16. Сведения о специфических и уникальных программных продуктах. 17. Ключи шифрования и электронно-цифровые подписи средств криптографической защиты информации, места и порядок их хранения и выдачи. 18. Порядок использования, возможности и состояние систем (средств) криптографической и технической защиты информации, документация на них. 19. Организация и состояние систем администрирования, управления доступом в АС и ВС. 20. Порядок и места размещения информационных ресурсов, содержащих конфиденциальную информацию университета. 21. Организация и состояние системы парольной защиты (значение, порядок генерации, использования, смены и прекращения действия паролей) в АС, ВС и других средств вычислительной техники. 22. Организация резервирования конфиденциальной информации, места хранения резервных копий конфиденциальной, ценной и другой важной информации. 23. Программное обеспечение базового оборудования средств связи. 24. База данных абонентских номеров телефонной связи. Информация, составляющая коммерческую тайну: 1. Сведения о коммерческих замыслах и планах (расширении или свертывании работ в целом и по отдельным направлениям). 2. Содержание и условия коммерческих контрактов, договоров, соглашений и платежей. 3. Сведения о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами. 4. Сведения, составляющие секреты производства (ноу-хау). 45 5. Сведения, составляющие коммерческую тайну партнеров, переданные на доверительной основе. 6. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности. 7. Сведения об инвестициях. 8. Сведения, содержащие выводы и рекомендации по рыночной стратегии и тактике. 9. Сведения о фактическом состоянии расчетов по обязательствам. 10. Сведения об отдельных финансовых операциях университета и о доходах по этим операциям. 11. Сведения о внешнеэкономических, валютных и кредитных отношениях с конкретными иностранными и российскими предприятиями, фирмами и организациями. 12. Сведения о встречах и переговорах с деловыми партнерами университета. 13. Сведения об особых условиях отношений с иностранными научными и иными организациями. 14. Сведения о времени выхода на рынок, выбор посредника для ведения коммерческих переговоров и тактике их ведения. 15. Сведения о целях, задачах, программах, новейших по тематике и перспективных научно-технических работ и исследований. 16. Научно-техническая, технологическая, конструкторская и проектная документация. 17. Современные методы решения новых научных и научнотехнических задач. 18. Новые высокоэффективные технические решения, не защищенные патентным правом, обеспечивающие значительное улучшение основных технико-экономических характеристик устройств и систем. 19. Современные методы проектирования и испытания современных и перспективных устройств и систем. 46 20. Информация о новых разработках программного и компьютерного обеспечения. 21. Экспериментальные и расчетные результаты, получение которых связано с большими финансовыми, материальными или временными издержками. 22. Информация о рентабельности научно-исследовательских работ университета. 23. Информация о себестоимости и контрактных ценах научных разработок, товаров, услуг, условиях кредитования и платежа. 24. Информация о конъюнктуре рынка научно-технических исследований и разработок, сведения о научно-исследовательских работах, выполняемых университетом по государственным и муниципальным контрактам, хозяйственным договорам, инновационным проектам и т.д.). 25. Информация об экспертизе научных трудов (публикаций). 26. Сведения о сущности изобретения, полезной модели, промышленного образца до официальной их регистрации. 27. Современные и эффективные технологии и методики обучения. 28. Результаты дипломных проектов, учебно-исследовательских работ студентов и аспирантов, имеющих практическую ценность. 29. Содержание современных учебных планов и программ, учебнометодических разработок по новым дисциплинам до их официального опубликования. 30. Сведения о конъюнктуре рынка подготовки специалистов. 31. Сведения о контрактах с иностранными гражданами. Особенности работы с конфиденциальными документами в ПАО «Пролетарский завод»: Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны 47 предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них. Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации. При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом. 48 Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество. Все поступающие документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце 49 дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя. При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители 50 могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия: • запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя; • запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия; • запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК; • запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. 51 По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: • проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; • отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения; • отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия. В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. 52 При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов. Форма документа о неразглашении сведений конфиденциального характера представлена в приложении 13. |