Отчёт по производственной практике. Организация документационног. Профессиональные компетенции
 Скачать 1.15 Mb.
|
|
2 Содержание Профессиональные компетенции ........................................................................ 4 МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления» .............................. 5 1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. ............................................... 5 2.Анализ положения об отделе делопроизводства. ......................................... 8 3.Создание бланков документов организации. .............................................. 12 4.Составление и оформление различных видов документов. ....................... 14 5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. ................ 35 6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. ................................................................. 39 7.Оформление документов для передачи на архивное хранение. ................. 53 8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. .. 66 9. Составление отчета по практике. ................................................................ 76 МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания» ............................... 77 1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации. .... 77 2.Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.82 3.Составить фотографию рабочего дня секретаря. ........................................ 88 4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку. ......................................................................... 95 5.Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан....... 99 6.Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания. .............................................................. 104 7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы. ........................................................................................................................ 120 3 8. Составление отчета по практике. .............................................................. 124 Список использованных источников .............................................................. 125 Приложение 1. Бланк письма ........................................................................... 127 Приложение 2. Общий продольный бланк ..................................................... 128 Приложение 3. Общий угловой бланк............................................................. 129 Приложение 4. Приказ ..................................................................................... 130 Приложение 5. Распоряжение .......................................................................... 131 Приложение 6. Акт ........................................................................................... 132 Приложение 7. Служебная записка ................................................................. 134 Приложение 8. Докладная записка .................................................................. 135 Приложение 9. Объяснительная записка ........................................................ 136 Приложение 10. Протокол ............................................................................... 137 Приложение 11. Письмо .............................Ошибка! Закладка не определена. Приложение 12. Копии зарегистрированных документов в системе электронного документооборота (СЭД).......................................................... 139 Приложение 13. Форма документа о неразглашении сведений конфиденциального характера ........................................................................ 140 Приложение 14. Обложка дела ........................................................................ 141 Приложение 15. Внутренняя опись ................................................................. 142 Приложение 16. Лист-заверитель дела ............................................................ 143 Приложение 17. Фотография рабочего дня секретаря ................................... 144 Приложение 18. Копия приказа о направлении в командировку .................. 145 Приложение 19. Копия одного из обращений граждан .................................. 146 Приложение 20. Копия протокола ................................................................... 147 4 Профессиональные компетенции Профессиональные компетенции (ПК): ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей. ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций. ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации. ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя. ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно- распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения. ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела. ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу. ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы. ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение. ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы. 5 МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления» 1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу делопроизводственных служб в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание на наличие инструкции по делопроизводству в организации. После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по делопроизводству по следующему плану: - наименование организации, наличие служб делопроизводства; - основные виды нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты; - рекомендации по пополнению нормативной базы; Я прохожу практику в МБУСОССЗН «КЦСОН» в отделе делопроизводства. Основными нормативными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства в МБУСОССЗН «КЦСОН» являются: • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования". В МБУСОССЗН «КЦСОН» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это: 6 • Устав об МБУСОССЗН «КЦСОН», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции; • Организационная структура и списочный состав сотрудников МБУСОССЗН «КЦСОН»; • Приказ о распределении обязанностей между руководителем МБУСОССЗН «КЦСОН» и его заместителями. Структурные подразделения МБУСОССЗН «КЦСОН» осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников МБУСОССЗН «КЦСОН» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. В уставе МБУСОССЗН «КЦСОН» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей. Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству. К распорядительным документам МБУСОССЗН «КЦСОН» приказы по организационным вопросам; • приказы об утверждении в Обществе штатного расписания; • приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. В организации функционируют следующие системы документации: 1. Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБУСОССЗН «КЦСОН». Она включает 7 документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц. К организационно-правовым относятся: • устав (регулирует деятельность МБУСОССЗН «КЦСОН», определяет ее права и обязанности); • штатное расписание; • должностные инструкции. В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие МБУСОССЗН «КЦСОН»: решение, приказ, распоряжение и др. 2. Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки. 3. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности МБУСОССЗН «КЦСОН» за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад. 4. Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов. Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в МБУСОССЗН «КЦСОН», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов. К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление Общества. 8 2.Анализ положения об отделе делопроизводства. Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с положением об отделе делопроизводства. В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач. Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности делопроизводителя и организации документооборота. В этом случае необходимо, проанализировав должностную инструкцию этого специалиста, указать его функционал. Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБУСОССЗН «КЦСОН». Документационное оформление и контроль над исполнением решений; на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов МБУСОССЗН «КЦСОН» практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение. Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач: • организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБУСОССЗН «КЦСОН»; • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБУСОССЗН «КЦСОН»; • оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в МБУСОССЗН «КЦСОН» и структурных подразделениях; 9 • обеспечение единого порядка документирования в МБУСОССЗН «КЦСОН» построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив. Функции Отдела группа делопроизводства: • первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора; • отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф; • регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота; • контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки; • рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок; • регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора; • организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан; • издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок; • регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок; • контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок; 10 • подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам; • систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора; • разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.); • учетно-справочная работа по документам; • работа по распределению подписных изданий; • обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации; • разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений; • организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям завода, при разработке номенклатуры дел; • предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства; • разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел; • организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела; • контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями организации; • заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной 11 аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива организации т.д.; • участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); • систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по делопроизводству и документообороту; • проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях; • разработка (с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении; • подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения; • подготовка дел для сдачи в Архив. Численность сотрудников отдела составляет 3 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции. Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день. Нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет приоритет выполнения, таким образом некоторые задачи, внезапно становятся срочными и неотложными. 12 3.Создание бланков документов организации. Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа). В отчете необходимо отразить следующее: - особенности составления бланков; - соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству; - представить в приложении к отчету составленные бланки. Особенности составления бланков. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов. Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится 13 бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6- 24 кегля. Формы бланков установлены: 1. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2. Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты». 3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Бланки в отделе делопроизводства МБУСОССЗН «КЦСОН» создаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланк письма представлен в приложении 1. Общий продольный бланк представлен в приложении 2. Общий угловой бланки представлен в приложении 3. 14 |