Отчёт по производственной практике. Организация документационног. Профессиональные компетенции
 Скачать 1.15 Mb.
|
|
7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы. Для выполнения этого задания необходимо в течение прохождения практики участвовать в телефонном обслуживании, передавать и принимать документы при помощи факса. В отчете необходимо отразить следующее: - особенности организации телефонного обслуживания в организации; - отразить темы, по которым обращаются по телефону в организацию; - отразить особенности передачи документов при помощи факсов (частота использования, виды документов и т.д. т.п.) В приложении к отчету могут быть представлены копии документов, полученные при помощи факса, а также регистрационные записи ведения телефонного обслуживания. Организация и документирование телефонных переговоров Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности. Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282. В современном мире к массовым коммуникациям относят: • действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.); 121 • технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер. Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров. Переговоры по телефону имеют свои преимущества: • многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем; • отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела; • по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д. Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки: • лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках); • ограниченные возможности восприятия информации только на слух. В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения". Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой- либо общественной или профессиональной группы". Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает: • вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон); • краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей); 122 • логичность (последовательность в изложении материала); • средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам); • сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо). Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1). Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон: В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным 123 устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи". Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320. По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону. В должностные обязанности секретаря руководителя входят: • прием всех телефонных вызовов и их систематизация; • ответы абонентам; • фильтрация вызовов; • соединение руководителя с абонентом в случае необходимости. Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач. Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. В отделе делопроизводства ПАО «Пролетарский завод» факс не используется. Альтернативой ему применяется электронная почта и электронный документооборот (ЭДО). При необходимости пересылки документов осуществляется в бумажном варианте почтой России или транспортными компаниями. 124 8. Составление отчета по практике. Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения. 125 Список использованных источников Нормативно-правовые акты 1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7- ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851. 2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954. 3. О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451. 4. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. 5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004- ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. - 2017. Основные источники 6. Байкова, И.Ю. Полное руководство секретаря - референта. - Москва: Рид - Групп, 2013. - 208 с. 7. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - Москва: КноРус медиа, 2017. 8. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. Интернет-ресурсы 9. Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа http : //www.rusarchives.ru (дата обращения: 10.06.2022). 126 10. ВНИИДАД [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru . (дата обращения 08.06.2022). 11. Все о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delo-ved.ru/category/deloproizvodstvo/dokumentooborot (дата обращения 11.06.2022). 12. Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.delo-press.ru/journals.php/ (дата обращения 11.06.2022). 13. Консультант Плюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/ (дата обращения 11.06.2022). 14. Секретарское дело [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru (дата обращения 10.06.2022). 15. Современные технологии делопроизводства и документооборота Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/ (дата обращения 11.06.2022). 127 Приложение 1. Бланк письма ПАО «Пролетарский завод», Россия, 192029, Санкт-Петербург, ул. Дудко, 3 тел.: +7(812) 640-11-69, факс: +7(812) 640-11-72 e-mail: info@proletarsky.ru, http://proletarsky.ru ОКПО 07520955, ОГРН 1027806079289, ИНН 7811039386, КПП 781101001 О проведении обследования 07.06.2022 № 60/ На исх. 260 от 06.06.22 ЦГАНТД СПб Врио директора Учреждения Л.С. Чуриной 192007, г. Санкт-Петербург, ул. Тамбовская, д. 17, литера А Факс (812) 573-91-02 128 Приложение 2. Общий продольный бланк МБУСОССЗН «КЦСОН» Дирекция по закупкам и логистике РАСПОРЯЖЕНИЕ № _____________ __________ Санкт-Петербург 129 Приложение 3. Общий угловой бланк МБУСОССЗН «КЦСОН» Отдел документационного обеспечения Начальнику УМТО Зарецкой С.Г. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 07.06.2022 № 60/2302 ┌ Об обеспечении СИЗ ┐ 130 Приложение 4. Приказ МБУСОССЗН «КЦСОН» ПРИКАЗ ______________ _____________ Санкт - Петербург О проведении Дня донора 10 июня 2022 года В соответствии с Законом РФ «О донорстве крови и ее компонентов» № 125-ФЗ от 20.07.2012 г. и Распоряжением Администрации Невского района г. Санкт - Петербурга № 1380-р от 28.11.2006 г. в целях организации Дня донора на предприятии: П Р И К А З Ы В А Ю 1. Установить донорский день - 10 июня 2022 г. 2 . Руководителям всех подразделений довести до сведения подчиненных сотрудников, желающих сдать кровь о месте проведения мероприятий по забору крови - ДК «Пролетарский». Время проведения - 10 июня 2022 г. с 9 час. 00 минут до 11 час. 30 минут 3. Начальнику отдела управления недвижимостью Маракулиной Н.П. в соответствии с рекомендациями работников станции переливания крови к 10 июня 2022 г.: - обеспечить организацию помещений в ДК «Пролетарский» для осуществления забора крови работниками станции переливания крови; - организовать условия для хранения верхней одежды доноров во время сдачи ими крови; - организовать уборку помещений до и после проведения Дня донора в ДК «Пролетарский». 4. И.о. заведующей здравпунктом Шипуля Н.В. 10 июня 2022 г. обеспечить контроль над состоянием здоровья сотрудников, желающих сдать кровь и при необходимости оказать неотложную медицинскую помощь донорам. 5. Начальнику отдела режима Веселову Л.И. 10 июня 2022 г. обеспечить вход доноров в ДК «Пролетарский» с территории завода с 8 час. 45 мин, для чего выделить 2 (два) человека охраны для дежурства 10 июня 2022 г. в ДК «Пролетарский» с 8 час. 45 минут до 11 час. 30 минут. 6. Контроль за исполнением приказа возложить на Заместителя генерального директора по персоналу и административным вопросам Комина Ю.В. Генеральный директор Исполов М.В. 131 Приложение 5. Распоряжение МБУСОССЗН «КЦСОН» Дирекция по закупкам и логистике РАСПОРЯЖЕНИЕ № _____________ __________ Санкт-Петербург О создании экспертной комиссии Во исполнении приказа генерального директора № 315 от 08.06.2022 г. «О создании экспертной комиссии по направлениям деятельности» ОБЯЗЫВАЮ: Для проведения оценки работников в Дирекции по закупкам и логистике в целях установления профессионального статуса работникам создать рабочую комиссию в составе: Шаблов Дмитрий Валерьевич Заместитель генерального директора по закупкам и логистике -председатель комиссии Бенедик Вадим Юрьевич Начальник отдела -член комиссии Зарецкая Светлана Геннадьевна Начальник управления -член комиссии Федотова Ирина Владимировна Заведующий складом -член комиссии Левашов Вячеслав Викторович Начальник цеха №16 -член комиссии Горбунова Анна Александровна Начальник отдела -член комиссии Иванов Сергей Иванович Начальник цеха №27 -член комиссии Алексеева Наталья Вячеславовна Начальник отдела -член комиссии Шебаршев Ярослав Владимирович Начальник управления -член комиссии Работник юридического отдела -член комиссии Работник отдела труда и заработной платы -член комиссии Работник профсоюзной организации ПАО «Пролетарский завод» -член комиссии И.о. Заместителя генерального директора по закупкам и логистике С.Г. Зарецкая 132 Приложение 6. Акт «УТВЕРЖДАЮ» ВрИО генерального директора МБУСОССЗН «КЦСОН» _________________ /М.Л. Калугин/ _____._____.2022г. АКТ по итогам ревизии ТМЦ на складе №4 «литье, поковки». Председатель комиссии: заместитель начальника ОМТО Г.И. Холмский Члены комиссии: Федотова И.В. - заведующая центральным материальным складом Савельев А.Л. - начальник бюро металлов ОМТО Журавлева Л.К. - начальник бюро ЗИП ОМТО Галашов А.Н. - заместитель начальника ОТК Сорокин О.Б. - заместитель начальника ПДО Малков Д.К. - инженер-технолог Сухова О.И - бухгалтер В результате ревизии товарно-материальных ценностей, проведенной в период с 09.08.2016 по 12.08.2016 по складу №4 «литье, поковки», установлено: 1. Остатков ТМЦ по данным бухгалтерского и оперативного учета (отчет из базы данных 1С ERP) числится в количестве 696 814 кг на сумму 72 398 647,40 руб. 2. Материал не подлежит полной идентификации в виду длительного времени хранения. 3. Прямое применение рассматриваемых ТМЦ невозможно в указанном виде на строящихся и планируемых заказах предприятия. Предлагается: − использовать ТМЦ для внутренних нужд предприятия, для изготовления оснастки отливок; − реализовать на сторону максимальное количество данных ТМЦ, посредством открытых конкурентных торговых процедур; − нереализованный металл списать в металлолом; − материал и полуфабрикаты, не подлежащие реализации и списанию, переместить, сгруппировать компактно, подготовить к длительному хранению. Приложение: приложение на 10 листах. 133 Г.И. Холмский__________________________ О.И. Сухова____________________________ И.В. Федотова___________________________ Л.К. Журавлева__________________________ О.Б. Сорокин____________________________ А.Н. Галашов____________________________ Д.К. Малков_____________________________ 134 Приложение 7. Служебная записка МБУСОССЗН «КЦСОН» Отдел документационного обеспечения Начальнику УМТО Зарецкой С.Г. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 08.06.2022 № 60/2302 Уважаемая Светлана Геннадьевна! Прошу Вас закупить спец. одежду, а также средства индивидуальной защиты для сотрудников архива отдела документационного обеспечения Приложение: Заявка на 1 л в 1 экз. Начальник ОДО Кобрина К.С. ┌ Об обеспечении СИЗ ┐ 135 Приложение 8. Докладная записка МБУСОССЗН «КЦСОН» Наименование внутреннего структурного подразделения, номер (шрифт Times New Roman,13, одинарный интервал) Должность Инициалы, Фамилия (шрифт Times New Roman, 13, одинарный интервал) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ДД.ММ.ГГГГ №________ На № _______ от ДД.ММ.ГГГГ (Times New Roman, 9, одинарный интервал) Уважаемый Адресат (шрифт Times New Roman, 13) [Вводная часть] (Шрифт: Times New Roman, 13 обычное начертание, межстрочный интервал 1,5, выравнивание по ширине, абзацный отступ). [Основная часть] (Шрифт: Times New Roman, 13 обычное начертание, межстрочный интервал 1,5, выравнивание по ширине, абзацный отступ) Приложение (если есть): на ___л. в ___ экз. (Шрифт Times New Roman, 11, одинарный интервал) Должность (при наличии нескольких строк в наименовании должности расшифровку подписи печатать на уровне последней строки) (шрифт Times New Roman, 13, одинарный интервал) Фамилия И.О. [Отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне последнего листа] (Times New Roman, 11) И.О. Фамилия 136 Приложение 9. Объяснительная записка МБУСОССЗН «КЦСОН» Наименование внутреннего структурного подразделения, номер (шрифт Times New Roman,13, одинарный интервал) Должность Инициалы, Фамилия (шрифт Times New Roman, 13, одинарный интервал) ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ДД.ММ.ГГГГ №________ На № _______ от ДД.ММ.ГГГГ (Times New Roman, 9, одинарный интервал) Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «О чем?» (шрифт Times New Roman, 11, одинарный интервал) Уважаемый Адресат (шрифт Times New Roman, 13) [Вводная часть] (Шрифт: Times New Roman, 13 обычное начертание, межстрочный интервал 1,5, выравнивание по ширине, абзацный отступ). [Основная часть] (Шрифт: Times New Roman, 13 обычное начертание, межстрочный интервал 1,5, выравнивание по ширине, абзацный отступ) Приложение (если есть): на ___л. в ___ экз. (Шрифт Times New Roman, 11, одинарный интервал) Должность (при наличии нескольких строк в наименовании должности расшифровку подписи печатать на уровне последней строки) (шрифт Times New Roman, 13, одинарный интервал) И.О. Фамилия Фамилия И.О. [Отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне последнего листа] (Times New Roman, 11) 137 Приложение 10. Протокол МБУСОССЗН «КЦСОН» ПРОТОКОЛ Заголовок - формулировка вида совещания или его темы в родительном падеже («протокол - чего? – оперативного совещания» или «протокол совещания по вопросу утверждения проекта») . .2022г. №_____ г. Санкт - Петербург Председатель должность, И.О. Фамилия Секретарь должность, И.О. Фамилия Присутствовали: Фамилии и инициалы через запятую, в алфавитном порядке, без указания должности. Если количество участников больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество и в скобках - (регистрационный лист прилагается) Приглашенные- Наименование должности, И.О. Фамилия (в наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения) приглашенных − в алфавитном порядке |