журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая тайна» «ДСП». журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая та. Рабочая инструкция система менеджмента качества о порядке обращения

• Название: Рабочая инструкция система менеджмента качества о порядке обращения
• Анкор: журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая тайна» «ДСП
• Дата: 03.10.2021
• Размер: 143.94 Kb.
• Имя файла: журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая та.docx
• Тип: Инструкция; #240504
• страница: 7 из 9

Отбор документов, дел и изданий для хранения и уничтожения

1. 
   Проведение экспертизы научной и практической ценности доку- ментов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, уста- новленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведом- ственных архивов, раздел 3).
   
2. 
   Дела из структурных подразделений в архив университета пе- редаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы
   

«Для служебного пользования», вносятся в «Опись документальных мате- риалов (постоянного, временного) хранения» (приложение Г) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

3. 
   Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения пе- редаются в государственный архив в установленном порядке с обязатель- ной полистной проверкой включенных в них документов (Основные пра- вила работы ведомственных архивов, раздел 13).
   
4. 
   Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользова- ния», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение Д). В учетных формах об этом делается со- ответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
   
5. 
   Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опе- чатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы над- лежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основ- ные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).
   
6. 
   Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подле- жат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
   

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения на- чальника Общего отдела могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7. 
   Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользо- вания» другим сотрудникам, производится только через службу докумен- тационного обеспечения университета (Общий отдел).
   
8. 
   Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санк- ции Общего отдела или лица, осуществляющего их учет. Обо всех прове- денных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных доку- ментах, включая внутренние описи.
   

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

9. 
   При смене в университете специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих доку- ментов, который утверждается начальником Общего отдела университета.
   
10. 
    Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в университете, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом ректора университета. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хране- ние этих документов.
    

В архиве университета проверка наличия документов с грифом

«ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

11. 
    О фактах утраты документов, дел и изданий с грифом «ДСП», содержащих эти документы, либо разглашения информации, содержащей- ся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по виду деятельности) проректор университета и назначается комиссия для рассле- дования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются проректору университета, назначившему комиссию.
    

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответ- ствующие отметки в учетных формах.