журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая тайна» «ДСП». журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая та. Рабочая инструкция система менеджмента качества о порядке обращения
 Скачать 143.94 Kb.
|
Группировка исполненных документов в делаДокументы с грифом «Для служебного пользования» после ис- полнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматрива- ется номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справоч- ные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования». Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависи- мости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одно- му и тому же вопросу. В случаях, когда в организации образуется большое количество од- них и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служеб- ного пользования» добавляется отметка «ДСП», например: Индексыдел Заголовкидел 23-ХХ Инструкции…. 23-ХХ/ДСП Тоже. При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответст- вующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года. В структурных подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», но- менклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, кото- рое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппи- ровке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает само- стоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформи- ровываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимально- му сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в гра- фе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточ- ненным сроком хранения. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянно- го и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внут- ренние описи. |