журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая тайна» «ДСП». журнала учёта (регистрации) документов с грифом «Коммерческая та. Рабочая инструкция система менеджмента качества о порядке обращения
 Скачать 143.94 Kb.
|
Тиражирование, рассылка (отправка) и учет документов и изданийДокументы с грифом «ДСП» печатаются специалистом, ответ- ственным за подготовку документов с грифом «ДСП». Допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнит- ных носителей (дискет, флеш-носители). Указанные сменные магнитные носители хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП». Печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа: количества отпечатанных экземпляров; фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; наименование файла; дата печатания; инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ; номер дела, в которое будет подшит документ; дату и пометку «черновик уничтожен». Подписанные документы «Для служебного пользования» (вме- сте с черновиками) передаются для регистрации специалисту, осуществ- ляющему их учет. Передаются специалистам структурных подразделений под рас- писку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие до- кументы от одного работника другому, осуществляется только с разреше- ния руководителя структурного подразделения. 5..3 Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской служ- бой, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Не могут передаваться по незащищенным каналам факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для реги- страции специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) унич- тожены. Дата. Подпись». На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ог- раниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра простав- ляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. При необходимости направления документов с грифом «ДСП» не- скольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором простав- ляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам. Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ (предварительно со- гласованный с соответствующим заместителем руководителя организа- ции). Тиражирование документов и изданий с грифом «Для служеб- ного пользования» осуществляется только с письменного разрешения ру- ководства университета и под контролем Общего отдела. Учет тиражиро- ванных документов осуществляется по экземплярам. Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. За- прещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пере- сылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например: ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/яУ-087, № 378/ДСП, №456/ДСП. ОТПРАВИТЕЛЬ: 681013, г.Комсомольск-на-Амуре, пр. Ленина, д. 27. Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и со- трудников, а также наименования структурных подразделений организа- ции (университета) на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования». |