Документационное обеспечение управления Рабочая тетрадь. Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2022 Модуль Управленческий документ. Основные понятия
 Скачать 314.5 Kb.
|
|
Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и другие документы. Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям; иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению. Практическая часть Задание 1. Каковы назначение и виды организационных документов? Организационные документы -- правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом. Существуют следующие виды организационных документов: устав, положение, инструкции, правила. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Правила - документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Задание 2. Какие виды документов относятся к распорядительным? -постановление -решение -распоряжение -указание -приказ Задание 3. Каково назначение информационно-справочных документов? Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Задание 4.Рассмотреть основные реквизиты ОРД. Ознакомиться с реквизитами управленческих документов и правилами их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Составить таблицу «Состав реквизитов организационно-распорядительных документов таможенных органов»
Задание 3: Подготовить примеры основных видов организационно-распорядительных документов: -Положения о структурном подразделении; -должностной инструкции работника (по выбору студента) -приказа по основной деятельности Оформить в виде Приложения к Рабочей тетради Задание 4: Подготовить 1 пример (по выбору студента) основных видов информационно-справочных документов: акта, справки, докладной, служебной, объяснительной записки. ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Оформить в виде Приложения к Рабочей тетради Модуль 3. Организация работы с документами Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль за исполнением документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Организация документооборота Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. Порядок прохождения входящих документов Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации: — прием и первичная обработка; — предварительное рассмотрение; — регистрация; — рассмотрение документов руководителем организации; — доставка документов исполнителям; — контроль за исполнением; — подшивка исполненного документа в дело. В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации. Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично». После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя. После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу. Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на следующие категории: — документы, подлежащие регистрации; — нерегистрируемые документы; — документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации; — документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя. Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом. Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциямии компетенцией. Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока. Следующий этап обработки входящей корреспонденции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом. После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа. Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела. Сроки исполнения некоторых видов документов определяются «Перечнем типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов». |