Документационное обеспечение управления Рабочая тетрадь. Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2022 Модуль Управленческий документ. Основные понятия
 Скачать 314.5 Kb.
|
|
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Челябинский государственный университет» ФГБОУ ВО «ЧелГУ» Кафедра экономики отраслей и рынков РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ По дисциплине «Документирование управленческой деятельности» ФИО студента Направление обучения_____________________________________________ Группа____________________________________________________________ Преподаватель____________________________________________________ Челябинск, 2022 Модуль 1. Управленческий документ. Основные понятия Цель: сформировать понятийный аппарат; закрепить полученные знания особенностей управленческих документов, их функций, значения в процессе принятия и реализации управленческих решений. Теоретическая часть. Документ— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Организационно-распорядительный документ— вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц. Документирование— запись информации на различных носителях по установленным правилам. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. Функции документаподразделяются на общие и специфические. Кобщим функциям относятся: — информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве); — социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности); — коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами); — культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций). Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа: 1) управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные), создаваемые специально для реализации целей управления; 2) правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства); 3) научно-историческую функцию выполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около12—14 %. Юридическая сила документа Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков. Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России (например, Трудовому кодексу РФ) и содержать достоверную информацию. Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документов. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают его недействительным. Вместе с тем если в письме не будет заголовка или не будет указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу. К юридически значимымотносятся следующие реквизиты: наименование организации; подпись; дата составления документа; печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием таких носителей, как магнитные ленты, дискеты, диски и др.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплексывзаимоувязанных документов, созданных по единым правилам итребованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации (уставам), другим нормативным документам, содержащим правила документирования Практическая часть. Задание 1. Пользуясь учебной литературой и интернет-ресурсами, найдите определения следующих понятий Акт- документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной. Движение документов - документооборот. Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Делопроизводство или документационное обеспечение управления – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них. Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации. Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо. Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. Объяснительная записка - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Положения — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом (в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности); 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража для обязательного исполнения их решения. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. Регистрация документов – (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) — обязательный элемент официального документа. Реквизит – обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа. Решение - 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов депутатов в коллегиальном порядке с целью разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции; решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т. д. Система документации – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов Служба документационного обеспечения управления – организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Справка— 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках. Телефакс (факс) — сеть связи, передающая по электроканалам неподвижные плоские изображения при помощи факсимильных аппаратов. Трудовой контракт – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством. Унификация документов – приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов Устав — правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации. Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела Задание 2. Каково значение документа для предприятия? Документ – это доказательство совершения хозяйственной операции. Согласно информации, содержащейся в документе, устанавливается ответственность отдельных исполнителей за последствия выполненных ими хозяйственных операций. Задание 3. Что такое юридическая сила документа, юридически значимые реквизиты? Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа»; Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Задание 4. Перечислите функции документа. Функции документа подразделяются на общие и специфические. К общим функциям относятся: — информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве); — социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности); — коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами); — культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций). Задание 5. Что такое унифицированные системы документации? Унифицированные системы документации — это комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Задание 6. Каковы признаки классификации документов? Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Задание 7. Каковы задачи унификации документов? Унификация документов направлена на (задачи унификации документов): -повышение эффективности управленческого труда; -создание единой системы унифицированной документации, охватывающей систему управления в целом; -обеспечение сопряжения систем документации и отдельных форм документов; -сокращение числа форм документов; -сокращение количества реквизитов, имеющихся в конкретных формах документов. Модуль 2. Основные документы управления. Требования к их оформлению Цели: формирование способности осуществлять самостоятельный поиск информации по полученному заданию, сбор и анализ новой нормативно-правовой информации, необходимой для правильного оформления управленческих документов; умение составлять проекты основных документов управления в соответствии с требованиями к их оформлению Теоретическая часть Документация организации включает различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов. Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТом 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные. К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д. Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным. Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов: — названия организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения); — наименования вида документа; — даты и номера документа; — заголовка к тексту; — текста; — подписи. Распорядительные документы. Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации — постановления, распоряжения. Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов. |