Документационное обеспечение управления Рабочая тетрадь. Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2022 Модуль Управленческий документ. Основные понятия
 Скачать 314.5 Kb.
|
|
Порядок прохождения исходящих документов Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения: — составление проекта документа; — изготовление документа; — визирование проекта документа, его согласование (при необходимости); — подписание (утверждение) документа; — регистрация; — отправка документа адресату. Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены. Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров. После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения. Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях — сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь. Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Порядок прохождения внутренних документов Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы. Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим: 1) составление проекта документа; 2) его изготовление; 3) визирование проекта документа; 4) подписание; 5) регистрация; 6) размножение и доставка приказа исполнителям; 7) контроль за исполнением; 8) подшивка исполненного документа в дело. Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа. Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех, заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации. После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются: — номер приказа; — дата приказа; — наименование приказа (краткое содержание); — кто подписал приказ; — исполнители. После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело. Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение. Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения: 1) составление и оформление документа; 2) рассмотрение документа руководством; 3) исполнение документа; 4) подшивка исполненного документа в дело. Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих. Регистрация документов в организации Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие — в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения. В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ 1. Письма, присланные для сведения (копии). 2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок. 3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию. 4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 5. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 6. Сводки и информация, присланные для сведения. 7. Учебные планы, программы. 8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций. 9. Прейскуранты. 10. Технические условия. 11. Претензии. 12. Нормы и нормативы расходов материалов. 13. Поздравительные письма 14. Пригласительные билеты. 15. Документы по заключению коллективных договоров. 16. Бухгалтерские документы. 17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 19. Формы статистической отчетности. 20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично». 21. Объяснительные записки. 22. Арбитражные и исковые документы. Индексация документов Индексация — присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений). Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 — индекс структурного подразделения, 16 — номер дела по номенклатуре дел, 87 — индивидуальный регистрационный номер документа. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа. Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др. Практическая часть. 1.Привести схему документооборота на Вашем предприятии. 2.Какие службы занимаются обработкой документации. 3.Привести конкретный алгоритм обработки входящей, исходящей и внутренней документации в виде блок-схемы. ПРИЛОЖЕНИЕ 4 4.Представить технологию контроля исполнения документов на Вашем предприятии. Модуль 4. Оформление трудовых отношений Теоретическая часть. Приказы по личному составу. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор (контракт), докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника. Ведение трудовых книжек работников. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Формирование и ведение личных дел. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещающих в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник. Документы располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о назначении на должность. Личные дела имеют длительный срок хранения. Ведение личных карточек. На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки или на пишущей машинке. Все записи формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы. Задание 1.В чем заключается социальное значение кадровой документации? Совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же, составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа. Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы, которые без современного технического обеспечения превращается в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления. Задание 2.Назовите основные унифицированные формы по учету кадров. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5)(ОКУД 0301004) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) Задание 3.Приведите определение трудового договора. Раскройте содержание трудового договора. Назовите его реквизиты. Трудовой договор — в трудовом праве письменный документ — соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. В соответствии с трудовым договором работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации, а работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату. Трудовые договоры могут заключаться: Виды: 1) на неопределенный срок; 2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: -паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; -трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; -страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; -документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; -документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении трудового договора, установлен в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса: — ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); — место и дата заключения договора. Как эти реквизиты указать, говорится в п. п. 3.11 и 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее — ГОСТ Р 6.30-2003; — подписи сторон. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Есть еще один реквизит, который в указанной статье Трудового кодекса не упоминается, но который необходим, потому что ссылки на него содержат другие кадровые документы. Этим реквизитом является номер трудового договора. Его необходимо указывать в приказе о приеме на работу (форма N Т-1) в графе «Номер трудового договора», а также в личной карточке работника (форма N Т-2). Порядок оформления этого реквизита приведен в п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003. Задание 4.Каков порядок оформления трудовой книжки? Какие данные работника указываются в трудовой книжке? Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте). Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи: -о трудящемся; -самой работе; -внутренних и внешних переводах; -об увольнении; -наградах и заслугах работника. Задание 5. Каковы правила оформления приказов по личному составу? Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2017 г. ООО «Тара» Г.Шадринск Приказ № 29 Об увольнении по собственному желанию Уволить менеджера по сбыту Сидорова Н.И. по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 10 апреля 2017 года. Основание для издания приказа: личное заявление сотрудника. Генеральный директор Петров В. Д. 10.04.2017 |