Документационное обеспечение управления Рабочая тетрадь. Рабочая тетрадь по дисциплине Документирование управленческой деятельности фио студента Направление обучения Группа Преподаватель Челябинск, 2022 Модуль Управленческий документ. Основные понятия
 Скачать 314.5 Kb.
|
|
Задание 6.Каково назначение и порядок оформления личной карточки формы Т2?Охарактеризуйте основные разделы личной карточки. Личная карточка работника ведется на каждого работающего на предприятии. В ней записываются основные данные, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника на данном месте. Это делается для того, чтобы впоследствии при выходе работника на пенсию или переводе в другую организацию можно было полностью финансово рассчитать его, а при необходимости предоставить всю информацию за период его работы сотрудника в организации для проверки. Можно выделить следующую информацию, которая подлежит внесению в личную карточку: - номер приказа приема на работу, - данные из трудовой книжки (стаж работы по видам, наличие стажа, который позволяет иметь право на льготы и т.д.) - и паспортные данные. Основные разделы личной карточки: 1) Сведения о воинском учете- Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. 2) Прием на работу и переводы на другую работу- Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. 3) Аттестация- Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации. 4) Повышение квалификации- Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. 5) Отпуск- Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. 6) Награды (поощрения), почетные звания- Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен. Задание 7.Назовите документы, включаемые в личное дело сотрудника. Каков порядок оформления и хранения личных дел? Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации. Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации. В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам. Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы. Итоговый тест по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» Ответы на тестовые задания должны быть выделены жирным шрифтом 1 Составной частью делопроизводства является: А) все ответы верны Б) документирование как процесс составления и оформления документов В) регистрация документов Г) переработка документированной информации 2. Основным объектом изучения в делопроизводстве является: А) любой документ, а также процесс работы с ним Б) Организационно-распорядительный документ В) документы постоянного хранения Г) все ответы верны 3. Что такое документ? А) информация, зафиксированная на материальном носителе Б) результат отображения фактов и событий В) результат отображения явлений объективной действительности Г) результат отображения мыслительной деятельности 4. Задачами делопроизводства являются: А) все ответы верны Б) отражение управленческой, производственной и иной деятельности в соответствующих документах В) обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия 5. По каким принципам следует организовывать делопроизводство на предприятии? А) все ответы верны Б) оперативность - быстрая и четкая работа с документами В) техническое современное оснащение, облегчающее работу с документами Г) целесообразность всех делопроизводственных операций 6. Смешанная форма организации делопроизводства применяется: А) в крупных предприятиях Б) в небольших предприятиях В) в малых организациях, фирмах Г) все ответы верны 7. Кем осуществляется ДОУ на предприятии? А) службой ДОУ Б) руководителем В) отделом кадров Г) бухгалтерией 8. Что такое регистрация документов? А) фиксация факта создания или поступления документа и запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации Б) учет поступивших документов В) проставление регистрационного штампа Г) все ответы верны 9. Регистрация необходима для: А) поиска, учета и контроля документов Б) учета и передачи на архивное хранение документов В) контроля документов Г) быстрого поиска документов 10. Регистрационные сведения оформляются: А) арабскими цифрами в левом нижнем углу Б) римскими цифрами в правом верхнем углу В) арабскими цифрами в правом нижнем углу Г) любыми цифрами в любом месте 11. Где регистрируются протоколы и решения коллегии? А) в секретариате Б) в плановом отделе В) в отделе кадров Г) в бухгалтерии 12. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведет в пределах: А) календарного года Б) двух лет В) пяти лет Г) постоянно 13. В составлении номенклатуры дел участвуют: А) руководители структурных подразделений Б) сотрудник архива учреждения В) ответственный за делопроизводство Г) государственный архив 14. Какие документы составляют номенклатуру дел? А) положение (устав) организации и ее структурные подразделения Б) плановые и отчетные документы В) должностные инструкции сотрудников Г) дела общественных организаций Д) описи постоянного и долговременного хранения 15. Утвержденная номенклатура дел организаций действует в течении А) одного года Б) пяти лет В) десяти лет Г) 75 лет Д) постоянно 16. К какой категории работников относятся секретари, помощники руководителя организации? А) технические работники Б) руководители В) специалисты Г) рабочие 17. Кто составляет проект документа? А) работник, назначенный руководителем организации Б) руководитель В) секретарь Г) юрисконсульт 18. Какие документы подлежат регистрации? А) все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях Б) только ОРД В) исходящие и входящие Г) документы периодической печати, документы с грифом «Лично» 19. К организационным документам относятся: А) положения Б) инструкции В) распоряжения Г) акты 20. К распорядительным документам относятся: А) указания Б)должностные инструкции В) уставы Г) докладные записки 21. К информационно-справочным документам относятся: А) акты Б) письма В) положения Г) инструкции 22. Документ может утверждаться: А) специально издаваемым документом Б) физическим лицом В) все ответы неверные 23. Из каких частей состоит текст ПРИКАЗА? А) констатирующей и распорядительной Б) вступительной и констатирующей В) констатирующей Г) распорядительной и расчетной 24. Текст унифицированного документа может быть оформлен в виде: А) связного текста Б) таблицы В) соединения перечисленных форм 25. Что такое реквизит? А) обязательный элемент определенного вида документа Б) правила оформления документов В) метод стандартизации документов 26. В соответствии с ГОСТ Р6. 30-2003 установлено следующее число реквизитов: А) 30 Б) 29 В) 28 Г) 31 27. Реквизит «Наименование вида документа» проставляется: А) на всех документах кроме писем и факсов Б) на письмах и факсах В) на всех документах 28. Реквизит «Печать» проставляется: А) на справках, направляемых в вышестоящие организации Б) на всех документах В) на приказах по личному составу 29. Допустимы следующие примеры оформления реквизита «Дата документа» А) 05.09.2013 Б) 5 сентября 2013 г. В) 05.09.2013 г. Г) все ответы верны 30. В состав реквизита «Подпись» на документе, оформленном не на бланке документа входят А) полное наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) б) сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в) личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) г) сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись д) личная подпись УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ Основная литература: 1. Прохорова Л.В.Учебноепособие «Документационное обеспечение управления» [Электронный ресурс] 2. Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Учебное пособие по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» [Электронный ресурс] 3. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: Портал "БАЗА ГОСТОВ РФ». - http://gostexpert.ru/gost/gost-6.30-2003 Дополнительная литература: 1. СтенюковМ.В.Документы. Делопроизводство. – М, 2010 2. Кузнецова Т.В.Документационное обеспечение управления. – М, 2009 3. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И.Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.: 2008 4. Сотов П.В., Тихомиров А.Н.Делопроизводство. – М., 2008 5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. -М., 2010 Периодические издания: 1. Журнал «Делопроизводство» Приложение 1. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ  Отдел капитального и текущего ремонта (наименование структурного подразделения) ПСП 12.015–2021 (Издание1) Общие положения Полное официальное наименование структурного подразделения – отдел капитального и текущего ремонта (далее – отдел). Сокращенное наименование – ОКиТР. Отдел капитального и текущего ремонта реорганизован в форме преобразования из отдела капитального строительства приказом ректора университета от 28.06.2021 №883 на основании решения ученого совета университета от 25.06.2021 г. (протокол №9). Отдел капитального и текущего ремонта является структурным подразделением второго уровня, создание, изменение структуры, реорганизация и ликвидация отдела производится приказом ректора университета на основании решения ученого совета университета. В соответствии со Структурой ЮЗГУ отдел капитального и текущего ремонта относится к административно-хозяйственным подразделениям, входит в состав строительно-производственного управления и подчиняется непосредственно проректору. Основное направление деятельности отдела – организация работ по строительству, реконструкции, проведению капитального и текущего ремонта зданий и сооружений, закрепленных за университетом. Отдел капитального и теущего ремонта возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом ректора университета по представлению начальника строительно-производственного управления, согласованному с проректором, в установленном порядке в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) начальника отдела его обязанности, не связанные с изменением структуры, реорганизацией (ликвидацией) отдела, исполняет лицо, назначенное приказом ректора университета в установленном порядке в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации. Назначение на должности и освобождение от должностей работников отдела капитального и текущего ремонта производится приказом ректора университета по представлению начальника отдела, согласованному с проректором в установленном порядке в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации. ОКиТР зарегистрировннных печатей и штампов не имеет. В своей деятельности отдел руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Градостроительным кодексом Российской Федерации Трудовым кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 29.12.2012г.№273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере образования; законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, другими руководящими и методическими материалами в области строительства, реконструкции, капитального и текущего ремонта; нормативными актами, распорядительными документами и методическими материалами Минобрнауки России и других вышестоящих организаций; правилами производственной санитарии, экологической безопасности и требованиями охраны труда, пожарной безопасности и техники безопасности; уставом университета; нормативными, организационными и распорядительными документами университета; правилами внутреннего трудового распорядка работников университета; положением о строительно-производственном управлении; настоящим положением. Организационная структура Структура и штатная численность отдела капитального и текущего ремонта утверждаются приказами ректора университета, исходя из условий, особенностей деятельности и объема работ отдела. Состав должностей работников отдела определен приказом ректора университета и отражен в штатном расписании университета. Схема организационной структуры отдела капитального и текущего ремонта приведена в приложении А. Должностные обязанности начальника отдела и работников отдела определяются должностными инструкциями. Цели и задачи Целью деятельности отдела капитального и текущего ремонта является реализация политики университета в сфере строительства и реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства университета, а также развитие инфраструктурного комплекса университета. Основными задачами отдела капитального и текущего ремонта являются: технико-экономическое обоснование проектов строительства объектов; участие в подготовке контрактной документации; подготовка предпроектных решений; организация строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов университета; обеспечение (совместно с другими участниками инвестиционного процесса) выполнения заданий по вводу в действие подотчетных объектов в установленные сроки в соответствии с нормами продолжительности строительства и ремонтов; обеспечение своевременного ввода в эксплуатацию новых объектов строительства, реконструкции и капитального ремонта; обеспечение эффективности проектных решений на основе широкого применения прогрессивных технологий, оборудования, материалов и конструкций, передовых методов организации производства, труда и управления, соответствующих новейшим достижениям науки и техники, а также соблюдение современных требований к качественному уровню архитектуры и градостроительства; экономия средств университета за счет эффективного использования капитальных вложений, сокращения объемов незавершенного строительства и рационализации работы всего структурного подразделения; обеспечение реализации политики и целей университета в области качества в рамках функций отдела. Функции |