Разработка автоматизированной системы для документооборота. Реферат вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота,
 Скачать 3.12 Mb.
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» Институт радиоэлектроники и информационных технологий - РтФ Кафедра информационных технологий ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ Зав. Кафедрой ИТ _Л.Г. Доросинский____ ___________________________________ «______»_____________________2014 г. РАЗРАБОТКА ОНЛАЙН АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 230100.68 000000 010 ПЗ Руководитель ________________ Спиричева Н.Р. Нормоконтролер______________ Аксенов К.А. Студент гр. __________________ Нечеухин А.В. Екатеринбург 2014 г. 2 РЕФЕРАТ Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно- распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства. Деятельность любого современного предприятия сопровождается накоплением огромных объемов данных, которые часто имеют разнородную структуру и не поддаются простой агрегации. В результате менеджерам трудно делать значимые выводы на основе имеющейся информации, что неизбежно усложняет процесс принятия управленческих решений. Для продуктивной работы с массивами данных требуются специальные средства интеллектуального анализа. Анализ актуальности обусловили выбор темы исследования: «Разработка онлайн автоматизированной системы для электронного документооборота». Гипотеза исследования состоит в том, что независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Целью исследования является разработка и реализация онлайн автоматизированной системы электронного документооборота, системы управления контентом, разработка архитектуры системы интеллектуального анализа бизнес-процессов в электронном документообороте. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: исследование и обоснованный выбор аналогов систем электронного документооборота разработка онлайн автоматизированной системы электронного документооборота 3 развитие методов и алгоритмов интеллектуального анализа данных, средств администрирования разработка, обоснование и тестирование архитектуры системы систем электронного документооборота реализация системы управления контентом экспериментальная проверка разработанных функций систем Объектом исследования является система электронного документооборота Предметом исследования является документирование управленческой деятельности организации Методы исследования включают в себя: 1) методы работы с электронными документами; 2) методы поиска, обработки и хранения информации; 3) методы автоматизации решения различных делопроизводственных функций; 4) методы интеллектуального анализа данных; 5) методы экспертизы ценности электронных документов. Теоретической основой исследования стали: отечественные и зарубежные исследования по проблеме организации работы документооборота управленческой деятельности; современные концепции, раскрывающие сущность деятельности современного предприятия, использующего электронный документооборот. Теоретическая и практическая значимость работы заключается в том, что разработанная система электронного документооборота в связке с системой управления контента может быть доработана до коммерческого предложения и внедрена на предприятие. На защиту выносятся следующие положения: 1) Функциональное описание системы электронного документооборота 2) Логическое и физическое конструирование системы электронного документооборота 3) Разработка онлайн автоматизированной системы электронного документооборота 4) Разработка системы управления контентом 5) Разработка архитектуры системы и исследование методов интеллектуального анализа Апробация результатов исследования и публикации. Основные результаты исследования были доложены на научно-практической конференции «Тенденции формирования науки нового времени», проходившей 27-28 декабря 2013 года в г.Уфа. 4 Структура и объём работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, ___ глав и заключения, изложенных на ___ страницах, а также списка литературы и приложений. В работе имеется 32 рисунка. Список литературы содержит 15 наименований. 5 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................................................... 10 1 Основные понятия и определения электронного документооборота. Принципы организации документооборота управленческой деятельности ................................................................................. 12 1.1 Понятие документооборота ............................................................................................................ 12 1.1.1 Виды документооборота .......................................................................................................... 13 1.1.2 Способы организации документооборота .............................................................................. 13 1.1.3 Основные принципы электронного документооборота:....................................................... 14 1.2 Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ ....................................................... 17 1.3 Преимущество электронного над бумажным документооборотом ........................................... 19 1.4 Реализация электронного документооборота ............................................................................... 20 1.4.1 Зачем нужен электронный документооборот ........................................................................ 20 1.4.2 Что необходимо для построения электронного документооборота .................................... 21 1.4.3 Обеспечение подготовки документов .................................................................................... 23 2 Системы электронного документооборота ......................................................................................... 24 2.1 Системы электронного документооборота ................................................................................... 24 2.2 Типовые требования к СЭД ............................................................................................................ 27 2.2.1 Создание компонентов систем электронного документооборота ....................................... 28 2.3 Проблемы внедрения системы электронного документооборота .............................................. 28 2.4 Обзор ключевых систем электронного документооборота ......................................................... 29 2.4.1 Отраслевое распределение по количеству внедрений .......................................................... 29 2.5 Обзор типовых решений СЭД ........................................................................................................ 31 2.5.1 DIRECTUM ............................................................................................................................... 31 2.5.1.1 Архитектура системы ..................................................................................................... 32 2.5.2 DocsVision ................................................................................................................................. 35 2.5.2.1 Автоматизация канцелярии.............................................................................................. 36 2.5.3 С:Документооборот .................................................................................................................. 39 2.6 Комплексный подход к внедрению ИТ ......................................................................................... 43 2.6.1 Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД) ............................ 47 2.6.2 Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами) ..................................................................................................................................... 49 3 Автоматизированная онлайн-система .................................................................................................. 51 3.1 Постановка задачи ........................................................................................................................... 51 3.2 Функциональное описание системы ............................................................................................. 52 3.2 Логическое конструирование ......................................................................................................... 55 3.3 Онлайн-сервис «Колибри» ............................................................................................................. 58 6 3.3.1 Пользователи ............................................................................................................................. 58 3.3.2 Кейс ............................................................................................................................................ 59 3.3.2.1 Дополнение к кейсу .......................................................................................................... 60 3.3.3 Социальная составляющая....................................................................................................... 60 3.3.4 Статусы ...................................................................................................................................... 60 3.3.5 Учет основных средств ............................................................................................................ 60 3.3.6 Портреты пользователей .......................................................................................................... 61 3.4 Физическое конструирование ........................................................................................................ 64 3.4.1 Выбор и обоснование инструментальных средств ................................................................ 64 3.4.2 Ипользованное программное обеспечение ............................................................................ 66 3.4.3 Тестирование приложения ....................................................................................................... 67 3.5 Структура и состав БД .................................................................................................................... 67 3.6 Пользовательский интерфейс системы электронного документооборота ................................ 68 4 Система управления контентом (CMS-система) ................................................................................ 72 4.1 Классификация систем управления контентом ............................................................................ 72 4.2 Функциональные и технологические возможности контент-систем ......................................... 75 4.3. Назначение, функциональные возможности, состав и структурная схема системы ............... 79 4.3.1 Требования к системе администрирования контента (CMS) ............................................... 80 4.3.2 Создание контента .................................................................................................................... 80 4.3.3 Создание шаблонов оформления ............................................................................................ 81 4.3.4 Публикация контента ............................................................................................................... 81 4.3.5 Управление пользователями .................................................................................................... 82 4.3.6 Работа с системой администрирования разрабатываемой (CMS) ....................................... 83 5 Интеллектуальный анализ данных (DataMining) ................................................................................ 85 5.1 Практическое применение анализа данных .................................................................................. 87 5.2 Функциональное описание системы интеллектуального анализа. ............................................. 90 5.3 Воздействие системы интеллектуального анализа на бизнес-процессы СЭД. ......................... 93 5.4 Разработка архитектуры системы интеллектуального анализа. ................................................. 95 5.5 Организация хранения журналов выполнения бизнес-процессов. .......................................... 106 5.6 Интеграция СЭД с системой интеллектуального анализа выполнения бизнес-процессов. .. 110 5.7 Обзор отечественных систем электронного документооборота. ............................................. 114 ПРИЛОЖЕНИЕ А ................................................................................................................................... 124 ПРИЛОЖЕНИЕ В ................................................................................................................................... 147 7 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ В пояснительной записке использованы ссылки на следующие стандарты: ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы ЕСПД ГОСТ 19.201-78 Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело 8 ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ В пояснительной записке используются следующие определения, обозначения и сокращения: СЭД СЭД – система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками ЭДО Электронный документооборот –единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» Data Mining Интеллектуальный анализ данных – технология, которая позволяет выявить нетривиальные, неочевидные взаимосвязи в больших объемах данных, которые трудно обнаружить другими способами ЭЦП Электронная цифровая подпись –аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов CMS Система управления контентом –автоматизированный редакторский комплекс, позволяющий управлять содержанием и структурой Интернет- ресурса в режиме on-line МАБП Модель автоматизированных бизнес-процессов БД База данных ИТ Информационные технологии ЭД СЭУД ДОУ Электронный документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата Система электронного управления документами – системы, которые обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации Документационное обеспечение управления – основополагающая технология менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения 9 ИС СЭДД ЭА Информационная система Система электронной доставки документов - программно-технологический комплекс для обеспечения оперативного доступа читателей к библиотечным фондам, основанный на преобразовании потока запросов в форме вторичной информации в полнотекстовую Электронный архив –интегрированное решение, предназначенное для создания и веденияэлектронного технического архива предприятия, частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации 10 ВВЕДЕНИЕ Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно- распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства. Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Но создание онлайн автоматизированной системы, как одной единицы рабочего продукта не будет логичным и обоснованным решением, поэтому имеет место дополнить её функциональными и технологическими возможностями, роль которых будут выполнять система управления контентом и интеллектуальный анализ данных. Деятельность любого современного предприятия сопровождается накоплением огромных объемов данных, которые часто имеют разнородную структуру и не поддаются простой агрегации. В результате менеджерам трудно делать значимые выводы на основе имеющейся информации, что неизбежно усложняет процесс принятия управленческих решений. Для продуктивной работы с массивами данных требуются специальные средства интеллектуального анализа. 11 Процесс исследования больших объемов данных с целью обнаружения скрытых закономерностей и тенденций основан на разных методиках распознавания образов, статистических и математических методах. Технология Data Mining позволяет выявить нетривиальные, неочевидные взаимосвязи в больших объемах данных, которые трудно обнаружить другими способами. После применения методов Data Mining можно утверждать, что с большой вероятностью найденные с их помощью закономерности присущи и новым наборам данных аналогичной структуры. Система управления контентомявляется закономерным продуктом развития интернет- технологий, отражающим высокие требования к интернет-представительствам любого рода и предназначенный не для разработчика, а для конечного пользователя. Кроме того, не секрет, что технический персонал многих компаний, занятый облуживанием внутрикорпоративных бизнес-процессов, не в состоянии охватить многие нюансы используемых на интернет-рынке технологий. Всё сложнее и сложнее соответствовать возрастающим стандартам в то время, как сайтостроительство превратилось в серьезную индустрию, заняв самостоятельное положение в ряду ИТ. 12 |