Разработка автоматизированной системы для документооборота. Реферат вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота,
 Скачать 3.12 Mb.
|
|
3Автоматизированная онлайн-система 3.1 Постановка задачи Необходимо разработать универсальную систему электронного документооборота, которая позволит облегчить и ускорить работу с документами. СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: в системе должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей. Необходимо реализовать две роли: «администратор» и «обычный пользователь». доступ к системе должны иметь только пользователи, зарегистрированные администратором системы; необходимо обеспечить мультиплатформенность приложения; приложение не должно быть ориентировано на конкретную специализацию предприятий; необходимо предусмотреть возможность администратора настраивать систему под конкретную организацию; администратор должен иметь возможность использования следующих функций: добавление/удаление/редактирование пользователей, добавление/удаление/редактирование групп, добавление/удаление каталогов, удаление файлов; документы должны храниться в едином месте; каждый документ должен хранить метаданные; необходимо реализовать механизм ведения версий документов, который позволяет хранить историю изменения документов; пользователи должны иметь следующие возможности работы с файлами: добавить/удалить файл, задать срок хранения файла в системе, добавить комментарий к файлу, выбрать действия других пользователей над файлом, задавать область видимости файлов и отправлять оповещения пользователям на электронную почту; возможна реализация хранения шаблонов документов, которые часто используются в организации, с возможностью доступа к ним всех пользователей системы; желательно реализовать эффективную систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нем; дизайн системы должен быть ненавязчивым; система должна быть удобной для использования, не требующей специального обучения для работы с ней. 52 3.2 Функциональное описание системы Пользовательская модель (архитектура) - представление о том, какие функции будет выполнять система, как будет взаимодействовать с пользователем. Это взгляд на систему с точки зрения пользователя. Согласно технологии Microsoft Solution Framework, процесс проектирования начинается с методичного анализа пользователей, которые определяют различные типы пользователей и их рабочие функции. Затем формируется набор сценариев использования, где каждый из них разбивается на последовательность специфических действий, называемых примерами использования. Web – приложение «Колибри» предусматривает два типа пользователей системы электронного документооборота: обычный пользователь системы – каждый сотрудник учреждения; администратор – избранный человек, наделенный особыми полномочиями (правами) в системе. Общими для обоих типов пользователей являются следующие функции: Авторизация пользователя: после введения верных логина и пароля, пользователь авторизуется в системе и может выполнять определенные действиями в соответствии со своими правами. В качестве логина пользователя рассматривается e-mail, поскольку его удобно использовать в качестве рассылки важной информации. Просмотр содержимого каталогов: выбрав в дереве определенную папку, пользователь может просматривать ее содержимое в соответствии с его правами доступа к файлам. Он видит только те файлы, которые ему доступны для просмотра. Просмотр информации о файле: пользователь может просмотреть следующую информацию о файле – его название, дату добавления, о том, какой пользователь его создал, его размере, сроке хранения, комментарии. Удаление файла: при просмотре файла пользователь имеет возможность его удалить. Вместе с файлом удаляются и все его версии Файл может удалить только его создатель или администратор. Скачивание файла: пользователь может скачать файл, доступный ему для просмотра. Для этого он должен выбрать место (папку) для загрузки файла. Просмотр доступа к файлу: администратор и пользователи, для которые видят файл, могут просматривать списки пользователей и групп, для которых доступен файл. 53 Просмотр заданий к файлу: при выборе определенного файла пользователь может просмотреть все задания, которые были заданы к данному файлу (текст задания, кем добавлено, исполнитель, отметка о выполнения задания). Просмотр версий файла: в случае изменения добавленного файла образуются новые версии того же файла, которые доступны для администратора и пользователей, наделенных правами доступа к файлу. Пользователь может просмотреть список версий к файлу, в котором указаны номер версии, файл – родитель, дата добавления, комментарий и пользователь, добавивший версию. Считается, что версия №1 для файла – это он сам, поэтому в списке версии отображаются все, начиная со второй. Скачивание версии файла: пользователь может скачать версию файла, доступного ему для просмотра, выбрав место для сохранения. Удаление версий к файлу: существует две возможности удалить версии: Удалить выбранную версию из списка версий. В этом случае все версии файла, следующие за удаленной должны быть перенумерованы. Удалить все версии файла, кроме выбранной из списка версий. В этом случае все версии файла, помимо указанной, удаляются, а оставшаяся версия становится второй по номеру. Версии файла может удалять администратор или любой пользователь системы, имеющий права доступа к файлу с указанными версиями. Просмотр пользователей определенной группы: пользователь может просматривать списки пользователей, входящих в текущую группу. Просмотр списка пользователей: можно увидеть список всех пользователей системы с указанием ФИО, должности и адреса электронной почты. Просмотр списка групп: пользователь может просматривать список групп, существующих в системе. Для пользователей, авторизованных в роли администратора, предусмотрены следующие сценарии использования: Добавить пользователя: администратор может добавить пользователя, введя его фамилию, имя, отчество, должность, адрес электронной почты, логин и пароль. Удалить пользователя: администратор может сделать пометку о том, что пользователь удален. В этом случае, пользователь не отображается в списках. Восстановить пользователя: администратор может восстановить пользователя, ранее зарегистрированного в системе. Редактировать информацию о пользователе: администратор может изменять следующую информацию о пользователе – ФИО, должность, адрес электронной почты, логин и пароль. 54 Просмотреть группы пользователя: администратор может просматривать группы, в которых состоит пользователь. Добавить папку: администратор, находясь в определенном каталоге, может добавить в него новую папку. Удалить папку: администратор имеет возможность удаления папок. При этом вместе папкой удаляются и все вложенные в нее файлы и каталоги. Добавить задание: администратор может добавить новое задание, которое будет использоваться при определений пользователями заданий к файлу для исполнения другими пользователями. Удалить задание: администратор может удалить задание из списка назначаемых заданий, в связи с тем, что оно потеряло свою актуальность. В этом случае данное задание, будет сохраняться лишь для файлов, сохраненных в системе. Просмотр списка заданий: администратор может просматривать список добавленных им заданий, которые будут использованы в дальнейшем при назначении пользователями заданий к файлу. Создать группу: администратор имеет возможность создания группы пользователей, указав ее название. Удалить группу: администратор имеет возможность удалить группу. Добавить пользователя в группу: администратор может добавлять в группу пользователей, зарегистрированных в системе. Удалить пользователя из группы: администратор может удалять пользователя из определенной группы. Для пользователей, авторизованных в роли обычных сотрудников учреждения, сценарии использования, отличные от администратора, следующие: Добавление новой версии к файлу: для добавления новой версии к файлу пользователь должен ввести название файла, комментарий, срок хранения и выбрать файл для загрузки. Поля номер версии, дата добавления и создатель формируются автоматически. Добавление файла: для добавления файла пользователь должен ввести название файла, комментарий, срок хранения и выбрать файл для загрузки. Поля дата добавления, размер файла, создатель генерируются автоматически. По умолчанию, файл доступен всем пользователям системы Просмотр добавленных файлов: пользователь может просмотреть файлы, которые он добавил, при этом отобразиться список –таблица с указанием названия, даты добавления, размера, комментариев и срока хранения каждого файла с возможностью просмотра о них информации. 55 Назначение задания к файлу: пользователь может установить задание к файлу, выбрав тип задания и исполнителя. Поля пользователь, добавивший задание, очередность выполнения и статус о выполнении задания автоматически генерируются системой. По умолчанию задание считается невыполненным. Редактирование доступа к файлу: для каждого добавленного файла пользователь может изменять списки доступа к файлу по группам и пользователям, выбрав из списка те группы и тех пользователей, которым будет виден файл. По умолчанию файл доступен всем пользователям системы. Просмотр заданий пользователя: отображаются все задания к файлам, назначенные для исполнения данным пользователем. По каждому заданию можно увидеть следующую информацию: текст задания, к какому файлу оно добавлено, кем добавлено, и отметку о выполнении задания. Просмотр добавленных заданий: отображаются все задания к файлам, который пользователь назначил другим. По каждому заданию можно увидеть следующую информацию: текст задания, к какому файлу оно добавлено, исполнителя и отметку о выполнении задания. Отметка о выполнении задания: пользователь, добавивший задание к файлу или тот, кто получил задание, имеет возможность поставить отметку о выполнении задания по окончанию проделанных работ. В случае положительной отметки («задание выполнено») пользователь, назначивший текущее задание получает на e-mail сообщение о том, что задание выполнено, а в списке его задания для выполнения также отображается отметка о выполнении задания. 3.2 Логическое конструирование Для описания предметной области, с учетом особенностей представления данных в разрабатываемой системе, созданы следующие основные сущности: администратор пользователь группа каталог содержимое каталога файл информация о файле задание задание к файлу доступ к файлу 56 версия шаблон В результате анализа пользовательской архитектуры выделены следующие группы задач (сервисы), необходимые для реализации всех функций, описанных в пользовательской архитектуре: сервис для работы с базой данных сервис для работы с пользователями и группами сервис для работы с файлами и каталогами сервис для работы с заданиями Содержание сервисов: Сервис для работы с базой данных содержит основные функции: подключение к БД – создает устойчивое подключение к базе данных; создание таблиц в БД – создает таблицы в базе данных, добавляет необходимые первоначальные данные в таблицы (создает администратора и корневой каталог). Сервис для работы с пользователями и группами содержит реализацию следующих функций: аутентификация пользователей и администраторов – проверяет, есть ли в БД пользователь или администратор с введенным логином и паролем; если такой пользователь или администратор имеется, разрешает доступ к системе; получить информацию о пользователе; получить список пользователей – для отображения всех пользователей системы; получить список групп – для отображения информации о группах пользователей системы; получить список групп, в которых состоит пользователь; получить список пользователей из группы; добавить/ редактировать/ удалить пользователя – функции, доступные только администратору системы; восстановить пользователя - удаленный из системы пользователь может быть восстановлен администратором; добавить/удалить группу - функции, доступные только администратору системы; добавить/удалить пользователя в группу/из группы - функции, доступные только администратору системы. Кроме основных функций сервис содержит следующие служебные функции: 57 проверка логина на соответствие адресу электронной почты – это позволяет отправлять пользователю оповещения на электронную почту; проверка существования логина – это позволяет наличие уникального идентификатора пользователя системы; проверка существования группы с введенным именем – позволяет обеспечить уникальность имени группы; получение различных атрибутов сущностей. Сервис для работы с файлами и каталогами содержит следующие основные функции: добавить/удалить каталог – доступны только администратору; отобразить содержимое каталога – служит для отображения каталогов и файлов, находящихся в выбранном каталоге, к которым пользователь имеет доступ; администратору доступны все файлы системы; добавить файл – ввод данных, описывающих файл и загрузка файла в файловую систему сервера; удалить файл – функция доступна администратору и пользователю, который добавил данный файл; файл удаляется из БД и из файловой системы; вместе с файлом удаляются все его версии; получить информацию о файле – необходимо для вывода описания файла и пользователя, который добавил данный файл; разрешить/запретить доступ всех пользователей к файлу – доступны только автору файла; разрешить/запретить группе доступ к файлу - доступны только автору файла; разрешить/запретить доступ пользователя к файлу - доступны только автору файла; получить списки групп и пользователей, имеющих доступ к файлу – доступна администратору системы и автору файла; добавить/удалить версию файла – доступны администратору и всем пользователям, имеющим доступ к файлу; удалить все версии файла – удаляются все версии выбранного файла, сам файл не удаляется; удалить все версии файла, кроме одной – необходима в случае, когда нужно оставить лишь одну версию файла (например, последнюю, окончательную), а все остальные удалить; сам файл не удаляется; получить версии файла – для отображения информации о версиях выбранного файла. 58 Кроме основных функций сервис содержит следующие служебные функции: проверка существования имени каталога – позволяет сохранить уникальность имен каталогов, расположенных на одном уровне; получение путь до файла в файловой системе – необходимо для скачивания, удаления файла, для добавления версий к файлу; получить текущее количество версий файла; получить общее количество версий файла; получить путь до версии файла в файловой системе – необходимо для скачивания, удаления версий. Сервис для работы с заданиями содержит функции: добавить/удалить задание для работы с файлами – задания, которые будут добавляться к файлам; доступна только администратору системы; отобразить задания для работы с файлами – для выбора задания к файлу либо для просмотра заданий администратором; добавить/удалить задание к файлу – при добавлении задания к файлу, адресату отправляется оповещение на электронную почту; получить задания к файлу – отобразить список всех заданий к данному файлу; получить задания, адресованные пользователю – пользователь системы может просмотреть задания, адресованные ему; получить задания, добавленные пользователем – пользователь системы может просмотреть информацию о заданиях, которые он добавил сам; проверить, выполнено ли задание; сообщить о выполнении/невыполнении задания – адресат или автор файла могут подтвердить выполнение задания либо назначить задание еще раз с повторным отправлением оповещения на почту; 3.3 Онлайн-сервис «Колибри» 3.3.1 Пользователи Ориентируемся на предпринимателей, самостоятельно без бухгалтера ведущих учет. Но при этом имеем в виду функциональность, связанную с основными средствами, которая по закону требуется для отчетности в налоговую. И все сложности ООО по сравнению с ИП по возможности перекладываем с предпринимателя на систему (например, автоматическое формирование отчетов для налоговой и платежек для уплаты налогов). Поддерживаются все системы налогообложения, но объем функционала подойдет только ИП на любой системе налогообложения (УСН, ОСН, 59 ЕНВД и УСН на основе патента) и ООО на УСН, так как им нужно вести только налоговый учет. ООО на основе ОСН и ЕНВД нужно вести еще и бухгалтерский учет, поэтому в полном объеме «Колибри» им не подойдет, хотя они смогут вести налоговый учет, пользоваться интеграцией с банком и сообществом. Интерфейс системы — в целом одинаковый для всех, отличается только деталями. Например, если для системы налогообложения не предусмотрен НДС, то в интерфейсе поля «НДС» не будет (чтобы не нагружать пользователя лишней информацией), а в сформированном документе будет поле «НДС» со значением «0». Документы формируются строго в соответствии с требованиями законодательства, а налоги считаются по-разному, в зависимости от системы налогообложения. Можно выделить предпринимателей, которые пользуются интеграцией с банком (есть счет в одном из банков, с которыми интегрирована система) и пользователей, которые этим не пользуются. Если предприниматель не пользуется интеграцией из-за того, что у него счета в банке-партнере «Колибри», то тем не менее, он может вручную выгрузить платежные поручения из «Колибри» в свой банк и загрузить выписки из банка в «Колибри». У пользователя может быть одна организация с интерграционным шлюзом, и одна – с ручной загрузкой-выгрузкой документов банка (такое возможно, если счета этих организаций открыты в разных банках). Также можно выделить организации пользователя, имеющих работников и не имеющих работников, а также пользователей, имеющих ООО и имеющих ИП. Все это указывается при регистрации новой организации и влияет на количество отчетности. Пользователь может добавить несколько организаций. Он входит в систему как физическое лицо, и в процессе работы может выбирать то одну, то другую организацию. |