Разработка автоматизированной системы для документооборота. Реферат вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота,
 Скачать 3.12 Mb.
|
|
3.3.2 Кейс У пользователя есть компания, которая оказывает услуги по разработке сайтов. Компания имеет организационно-правовую форму "ООО" и работает по упрощенной системе налогообложения. Пользователь входит в систему для того, чтобы выставить счет клиенту за разработку 3 баннеров. Система подставляет номер расчетного счета в банке, номер и дату документа. Пользователь выбирает плательщика из списка контрагентов (или вводит название, если нужного нет в списке) и наименование услуги «Разработка баннера» Система подставляет количество (по умолчанию 1), единицу измерения и цену, соответствующие выбранной услуге, считает суммы по наименованиям услуг и итоговую сумму по счету. 60 Пользователь сохраняет счёт, выбирает из опций «Отправить по электронной почте». Система предлагает ввести текст сопроводительного письма и выбрать вариант подписи. Пользователь пишет текст и подписывает документ ЭЦП. Пользователь отправляет счет клиенту, выбрав опцию "пригласить в Колибри", чтобы клиент в будущем мог найти все документы в одном месте. Статус счета с «создан» меняется на «отправлен клиенту». Также пользователь добавляет акт о выполненных работах и отправляет его клиенту. 3.3.2.1 Дополнение к кейсу Пользователь своевременно отправляет отчеты: — В налоговую — Пенсионный фонд — Фонд социального страхования Пользователь контролирует задолженность — смотрит, сколько он должен своим контрагентам и сколько должны ему. Пользователь меняет статусы документов (например, акт о выполненных работах подписан клиентом). Пользователь добавляет договора с клиентами, заполняя шаблон. 3.3.3 Социальная составляющая — Можно отправлять документы другим пользователям (клиентам и поставщикам) — Можно отправлять сообщения другим пользователям (чат) — Можно опубликовать свою публичную страничку с информацией об организации 3.3.4 Статусы У документов есть статусы, например: Счет может быть отправлен, просмотрен, оплачен, частично оплачен. Договор может быть подписан с нашей стороны, отправлен, подписан контрагентом. Статусы могут меняться как вручную, так и автоматически. Например, если все поступления по счету равны сумме счета, то счет оплачен. 3.3.5 Учет основных средств Учет основных средств предусмотрен в объеме, необходимом для формирования декларации по УСН. Также в книге доходов и расходов по УСН будет раздел по основным средствам. Система будет отслеживать выплаты (по платежным поручениям) за приобретение основных средств и правильно отражать их в книге доходов и расходов. Планируется реализовать 61 только налоговой учет основных средств, в отличие от 1С, в котором есть как налоговый, так и бухгалтерский учет. При формировании платежного пользователю будет предложено выбрать вид расхода (например, приобретение оборудования), к которому нужно отнести данный платеж. Виды расходов, написанные простым языком, а не юридическим, будут заложены в системе изначально в соответствии с статьями расходов из Налогового кодекса. Система, в зависимости от вида расхода и суммы платежа будет относить этот расход в книгу доходов и расходов как основное средство, а в случае другой статьи расходов или меньшей суммы — как расходы. Также могут быть выплаты, которые не попадают в книгу, например гашение кредита в банке. 3.3.6 Портреты пользователей Индивидуальный предприниматель Анна, 28 лет Анна — дизайнер-фрилансер, 6 лет работала в различных студиях, занималась дизайном веб-сайтов и иллюстрацией. Два месяца назад решилась уйти в свободное плавание, стать индивидуальным предпринимателем. Анна хорошо знает свое дело, но плохо разбирается в бухгалтерии, для нее это обуза. Поискав в интернете информацию, решает для себя не нанимать бухгалтера, а воспользоваться онлайн-сервисом «Колибри» для ведения бухгалтерии. К тому же сервис предлагает интеграцию с банком, а также сообщество предпринимателей, где можно рекламировать свои услуги и посмотреть, что предлагают другие. В первую очередь, Анне нужно зарегистрировать ИП. Сервис обещает помочь ей заполнить все необходимые документы и ничего не забыть. Обрадованная такой возможностью Анна быстро регистрируется в системе. Активирует аккаунт через электронную почту и начинает работать с системой. Заполнение личных данных и фотографии она оставляет на потом. Сначала — регистрация ИП. Система предлагает выбрать между ИП и ООО, поясняя при этом, в чем разница. Анна смотрит сравнение, убеждается в том, что ее выбор ее устраивает и выбирает ИП и упрощенную систему налогообложения. После этого система пошагово предлагает ей заполнить все документы, а после заполнения — сохранить в .doc или .pdf и распечатать. Анне остается только оплатить пошлину и отнести документы в различные инстанции. После прохождения инстанций Анна возвращается в систему и выбирает банк из списка банков-партнеров, в котором выгоднее или удобнее открыть счет. Анна подает заявку на открытие счета через «Колибри», через некоторое время специалист банка по телефону приглашает Анну с паспортом в банк для открытия счета и получения ЭЦП. Также Анна выбирает банк, в котором 62 откроет дебетовую карту. На эту карту Анна будет переводить с расчетного счета выручку от клиентов, это удобнее и бесплатно: снимать деньги в банкоматах, чем снимать деньги напрямую с расчетного счета (нужно покупать в банке чековую книжку, платить комиссию за снятие денег с расчетного счета по этой книжке, да еще лично приходить каждый раз в офис банка). После уплаты пошлины и регистрации в разный инстанциях Анна может наконец-то начать вести свой бизнес. Она возвращается в «Колибри», заполняет свои данные, данные организации, оставляет номер телефона и скайп, указывает, какие услуги предлагает и размещает рекламу на сервисе. Спустя два дня, она получает сообщение в системе от представителя дизайн- студии, который нашел ее через поиск в системе, с предложением о разработке фирменного стиля. Анна обсуждает условия сделки в чате и сразу же в системе формирует договор и отправляет его. У договора сразу виден статус — «отправлен». Когда клиенты получает договор, обе стороны подписывают его ЭЦП, таким образом необязательно встречаться лично. После выполнения работ Анна заводит у себя в системе услугу «Фирменный стиль», добавляет нового клиента, создает акт о выполнении работ. При создании акта система подсказывает Анне, что сначала лучше создать счет, на основе которого буден сделан акт — это сэкономит время, и предлагает на месте создать счет — Анна выбирает клиента, услугу, вводит количество (1) и сумму. Система показывает Анне задолженность клиентов по услугам (с детализацией, что оплачено, а что нет). Анна получает все деньги от клиентов по расчетному счету, поэтому Колибри сама отслеживает эти поступления, Анне даже не надо для этого заходить в интернет-банк. Она делает акты на поступления по расчетному счету. Система сама считает налоги совсем без участия Анны, в нужный срок формирует платежные поручения с готовыми суммами к уплате и уведомляет Анну, что платежки готовы и спрашивает Анну, можно ли оплатить все платежи. А если денег на счете не хватает для оплаты всех налогов, о чем «Колибри» всегда узнает раньше, чем Анна, то система и об этом тоже Анне обязательно скажет, и даже предложит перевести недостающую сумму с карточки Анны на расчетный счет. Система сама без участия Анны заполняет декларацию (что исключает ошибки) и в срок спрашивает Анну, можно ли отправить декларацию в налоговую. Анна может посмотреть декларацию, система в случае вопросов расскажет Анне откуда взялись такие цифры, если все- таки Анне что-то не понравится она может исправить любую цифру. Список ближайших платежей и отчетов видны на главной странице, плановые платежи на несколько месяцев вперед можно посмотреть в календаре. Предприниматель, владеющий несколькими ООО 63 Роман, 29 лет Роман — владелец фирмы по ремонту автомобилей и кафе (которое находятся по соседству с ремонтом), первая оформлена как ИП, вторая — как ООО. Поскольку компании небольшие, то Роман решил не обращаться к услугам бухгалтера, а вести бухгалтерию сам. С системой «Колибри» работает несколько месяцев, через систему ему нашли несколько клиентов, которые в последствии стали постоянными. Система привлекает своей простотой. К Роману в компанию ремонту авто устраивается новый сотрудник. Роман авторизуется в системе, выбирает компанию ремонту автомобилей и переходит в раздел «Сотрудники». Добавляет нового сотрудника, Колибри сама предлагает сформировать все документы для личного дела сотрудника, обязательные по закону. Если Роман впервые в жизни принимает на работу человека, то скорее всего он мало что знает про эти документы. Также Колибри сразу подсказывает какую запись надо внести Роману в трудовую книжку, и прямо с экрана ПК эту запись можно переписать в трудовую книжку нового работника. Роман находит в списке созданных документов трудовой договор, выгружается его в .pdf и распечатывает. Близится конец месяца, система напоминает о том, что нужно заплатить налоги и отчисления в различные фонды. Система сама считает налоги без участия Романа, в нужный срок формирует платежные поручения с готовыми суммами к уплате и уведомляет Романа, что платежки готовы и спрашивает Романа, можно ли оплатить все платежи. Если денег на счете не хватает для оплаты всех налогов, о чем «Колибри» всегда узнает раньше, чем Роман, то система и об этом тоже Роману обязательно скажет, и даже предложит перевести недостающую сумму с карточки Романа на расчетный счет или пополнить счет наличными. Также «Колибри» сама создает файл для банка на зачисление зарплаты на карточки сотрудникам и спрашивает Романа, можно ли этот файл отправить в банк. Роман имеет в банке не только расчетный счет, но и зарплатный проект по которому банк выпустил всем сотрудникам карточки. Конечно, если денег на счете не хватает на выплату зарплаты, Роман также узнает это от Колибри. Для автомастерской нужно купить новое шиномонтажное оборудование. На эти покупки были оформлены накладные, расходы были учтены в системе. Также «Колибри» формирует в налоговую декларацию и в срок спрашивает Романа, можно ли отправить декларацию в налоговую. Роман может посмотреть декларацию, система в случае вопросов расскажет Роману откуда взялись такие цифры, если все-таки Роману что-то не понравится он может исправить любую цифру. Когда у Романа появляются вопросы, связанные с учетом, он обращается за консультацией к профессиональным бухгалтерам. Эту услугу он подключил в «Колибри» как дополнительную. 64 3.4Физическое конструирование 3.4.1 Выбор и обоснование инструментальных средств При выборе технологии разработки системы были рассмотрены следующие требования: Система должна быть мультиплатформенной. Чтобы учесть это требование, необходимо использовать мультиплатформенный язык программирования. Данная система разрабатывалась на мультиплатформенном языке Java. Система должна быть реализована в виде веб-приложения. Это дает следующие преимущества: реализация по модели клиент-сервер дает сосредоточение и централизацию информации; веб-приложения не требуют процесса ручной инсталляции, они запускаются и устанавливаются в автоматическом режиме; пользователям для работы необходимо наличие только лишь браузера; возможность удаленной работы в сети. На основе этого требования была выбрана технология Java Server-Side - технология проектирования и разработки (Java EE, Servlets/JSP). Для реализации веб-приложения в качестве шаблона проектирования использовалась модель MVC (Model View Controller). Стандартная схема архитектуры «Модель-Вид-Контроллер» (Рисунок 3.1): Рисунок 3.1 – Схема архитектуры «Модель-Вид-Контроллер» В этом шаблоне есть три основных компонента: Модель, Представление и Контроллер. Представление (вид) отвечает за отображение информации, поступающей из системы или в систему. [7] Модель является «сутью» системы и отвечает за непосредственные алгоритмы, расчёты и тому подобное внутреннее устройство системы. 65 Контроллер является связующим звеном между «представлением» и «моделью» системы, посредством которого и существует возможность произвести разделение между ними. Контроллер получает данные от пользователя и передаёт их в «модель». Кроме того, он получает сообщения от модели, и передаёт их в «представление». При разработке системы в качестве модели использовались сущности и сервисы, описанные на этапе логического проектирования. Функции, описанные в сервисах, были реализованы с помощью запросов к базе данных на языке sql и обращений к файловой системе, а так же содержат реализацию необходимых алгоритмов. Для организации связи между моделью системы и представлением были разработаны сервлеты. Сервлет является Java-программой, выполняющейся на стороне сервера и расширяющей функциональные возможности сервера. Сервлет взаимодействует с клиентами посредством принципа запрос-ответ. Основная задача технологии сервлетов - обеспечить доступ для пользователей Интернета или корпоративных сетей к данным и ресурсам на сервере, используя стандартные средства Web (любой браузер, HTML, HTTP), не требуя установки никакого специального ПО на стороне клиента. Вся обработка данных перенесена на сервер или несколько серверов. Клиенту в итоге возвращается Web-страница с запрашиваемыми данными. Сервлеты в совокупности составляют контроллер. Аналогично JSP-страницам, сервлеты были разделены на две группы: отвечающие за работу обычного пользователя и администратора. В каждой из групп разбиение на сервлеты было реализовано по такому же принципу, как разбиение на сервисы на этапе логического проектирования. Таким образом, были реализованы следующие сервлеты: Для пользователей: MainPageServlet – отвечает за главную страницу (страницу, на которую пользователь попадает после аутентификации); UserGroupServlet – отвечает за данные, связанные с пользователями и группами (просмотр групп, просмотр данных о пользователях и другие); FileFolderTaskServlet – отвечает за работу с каталогами, файлами, версиями и заданиями к файлам (добавление и удалений файлов и версий, добавление и удаление заданий, просмотр информации о файле и т.д.); Upload – необходим для загрузки файлов в файловую систему; Download – необходим для скачивания файлов из файловой системы. Для администраторов: AdminMainPageServlet – отвечает за главную страницу администратора; 66 AdminUserGroupServlet – отвечает за данные, связанные с пользователями и группами (просмотр групп, просмотр данных о пользователях, удаление/добавление групп и пользователей, редактирование пользователей и другие); AdminFileFolderTaskServlet – отвечает за работу с каталогами, файлами, версиями и заданиями к файлам (добавление и удалений каталогов, удаление файлов и версий, просмотр и удаление заданий, просмотр информации о файле и т.д.); AdminDownload – необходим для скачивания файлов из файловой системы; Кроме перечисленных сервлетов, реализован сервлет AuthServlet, отвечающий за аутентификацию, который является общим для пользователей и администраторов, а также два служебных класса MailLogger и SMTPAuthenticator, необходимых для отправки сообщений на электронную почту. Для реализации представления использовалась технология JSP – она является обобщением технологии сервлетов. Эта технология позволяет комбинировать HTML-код Web-страницы c фрагментами Java-кода в одном документе. Когда клиент делает запрос к JSP странице, Web- сервер перенаправляет этот запрос к соответствующему сервлету, который выполняет всю работу и генерирует ответ, который отправляет Web-серверу, а Web-сервер - клиенту. Были разработаны JSP-страницы, каждая из которых отвечает за определенную страницу, отображающуюся в окне браузера. Так как система предусматривает две роли пользователей (обычный пользователь и администратор), для каждой из ролей были созданы отдельные JSP- страницы. Для удобства работы пользователей с помощью технологии AJAX было реализовано отображение дерева каталогов. AJAX – подход к построению интерактивных пользовательских интерфейсоввеб-приложений, заключающийся в «фоновом» обмене даннымибраузера с веб- сервером. В результате, при обновлении данных, веб-страница не перезагружается полностью и веб-приложения становятся более быстрыми и удобными. [11] Для связи с БД использовалась технология JDBC - это программный интерфейс приложения, обеспечивающий возможность связи системы управления базами данных с большим числом SQL баз данных и доступа к другим источникам табличных данных, например, электронным таблицам или неструктурированным файлам. 3.4.2 Ипользованное программное обеспечение Среда разработки IntelliJ IDEA 8.1.3. База данных для тестирования: hsqldb. Сервер: apache-tomcat-5.5.25. 67 3.4.3 Тестирование приложения Приложение тестировалось локально. В качестве данных использовались данные вымышленной организации. В качестве файловой системы использовался предварительно созданный на жестком диске каталог. 3.5Структура и состав БД В соответствие с определенными ранее сущностями было принято решение включить в базу данных нижеперечисленные таблицы. В целях сохранения целостности данных были определены внешние ключи в таблицах. Список таблиц: Администраторы (идентификационный номер администратора, логин, пароль) Данные пользователей для аутентификации (идентификационный номер пользователя, логин, пароль, статус об удалении пользователя) Пользователи (идентификационный номер пользователя – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации, фамилия, имя, отчество, должность) Папки (идентификационный номер папки, название, идентификационный номер папки- родителя – внешний ключ к идентификационному номеру папки) Шаблоны (идентификационный номер шаблона, название) Файлы (идентификационный номер файла, название, комментарий, идентификационный номер папки – внешний ключ к таблице Папки, идентификационный номер шаблона – внешний ключ к таблице Шаблоны, неограниченность доступа к файлу) Информация о файлах (идентификационный номер файла – внешний ключ к таблице Файлы, идентификационный номер пользователя – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации, дата добавления, размер, срок хранения, путь) Группы (идентификационный номер группы, название) Список пользователей в группах (идентификационный номер группы – внешний ключ к таблице Группы, идентификационный номер пользователя – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации) Списки доступа групп к файлам (идентификационный номер файла – внешний ключ к таблице Файлы, идентификационный номер группы – внешний ключ к таблице Группы) Списки доступа пользователей к файлам (идентификационный номер файла – внешний ключ к таблице Файлы, идентификационный номер пользователя – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации) Задания (идентификационный номер задания, текст задания, статус об удалении задания) 68 Мои Задания (идентификационный номер моего задания, идентификационный номер задания – внешний ключ к таблице Задания, идентификационный номер файла – внешний ключ к таблице Файлы, составитель – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации (идентификационный номер пользователя), исполнитель – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации (идентификационный номер пользователя), очередность выполнения, отметка о выполнении задания) Версии (идентификационный номер файла - внешний ключ к таблице Файлы, порядок версии, идентификационный номер пользователя – внешний ключ к таблице Данные пользователей для аутентификации, дата добавления, комментарий, число для генерации пути) |