Разработка автоматизированной системы для документооборота. Реферат вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота,
 Скачать 3.12 Mb.
|
|
2.5 Обзор типовых решений СЭД 2.5.1 DIRECTUM Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Краткое описание системы Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решаемые задачи В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи: работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП; высшее руководство работает с документами из системы; контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы; в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников; создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями. Основной функционал системы определяется следующими возможностями: 1) Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты. 32 2) Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов. 3) Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами. 4) Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты. 5) Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP- систем в DIRECTUM. 6) Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов. 7) Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера) 8) Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. 9) Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов. 10) Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. 11) Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ). 2.5.1.1 Архитектура системы Состав системы «DIRECTUM»: Система состоит из несколькоих модулей (Рисунок 2.4). Рисунок 2.4 - Модульный состав СЭД «DIRECTUM» 33 Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow). Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.). Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам: Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами. Службыфайловыххранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа- данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам. Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб- браузер. 34 Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint. Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных. DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии. Службывводадокументов ( DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.). Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации. Наборсредствинтеграции ( DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP- системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы. Преимущества системы Эффект от внедрения DIRECTUM – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота: Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. 35 Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д. Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому. С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников. Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах. 2.5.2 DocsVision Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота – создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс. Краткое описание системы Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision – регистрация входящих/исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений. Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления 36 работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию. Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям; создание новых и редактирование уже существующих документов. Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов – карточки документов – могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство». DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации. Основные функции DocsVision: Автоматизация управления предприятием. Поддержка процессного подхода в организации управления. Автоматизация систем менеджмента качества. Автоматизация процессов согласования и утверждения документов. Средства контроля исполнения документов и заданий. Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей. Управление процессами обработки документов. Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками. 2.5.2.1 Автоматизация канцелярии Создание электронного архива документов. В основу архитектуры платформы DocsVision (Рисунок 2.5) положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision – интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений. 37 Рисунок 2.5 - Архитектура системы «DocsVision» В основу построения DocsVision положен модульный принцип – система включает следующие компоненты: Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы. Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы. Шлюзы – модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе. Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе. Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора. Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек. Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения. В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы. Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра – сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения. 38 Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter. Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server. В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part. Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе. Преимущества системы Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества: Единые механизмы хранения и представления информации. Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними. Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя. Общую структуру справочников. Общие средства поиска и извлечения знаний. Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации. Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений. Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры. Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения. 39 Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты. DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями: электронными документами, содержащие большие объемы данных, большими количествами документов, хранящимися на сервере, большим количеством одновременных пользовательских сессий. 2.5.3 С:Документооборот "1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота. Краткое описание системы: "1С:Документооборот 8" позволяет реализовать следующие возможности: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) Программа работает на платформе "1С:Предприятие 8" и обеспечивает выполнение следующих операций: хранение любых документов; ограничение прав доступа к документам; коллективная работа с документами; хранение и контроль версий; выдача и контроль поручений; отчетность; работа с системой через веб-браузер. Решаемые задачи: Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. 40 Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений: Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа. Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям. Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию. Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов. Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа. Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др. Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения): текст поручения; описание; исполнитель; контрольный срок. Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей) Поручение с контролем – после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку. 41 Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования. Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок. "1С:Документооборот 8" в комплексе (Рисунок 2.6) решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: централизованное безопасное хранение документов, оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д., коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников. Рисунок 2.6 - Модульный состав СЭД «1С:Документооборот 8» Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних 42 документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,Требования ГСДОУ, типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти. Архитектура системы: "1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу (Рисунок 2.7) в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Логическая структура "1С:Документооборот 8": Рисунок 2.7 - Функциональные блоки СЭД «1С:Документооборот 8» Схема развертывания системы и организации электронного документооборота (Рисунок 2.8): Рисунок 2.8 - Схема развертывания СЭД «1С:Документооборот 8» Преимущества системы «1С:Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. 43 Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных. Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения: Делопроизводство, Документооборот, Взаимодействие, Поиск данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения. |